Как оформить прием на работу сотрудника в 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерии

Приняли человека, а в расчетном листке ноль? Или программа не дает ввести отпуск, потому что «нет действующего кадрового документа»? Почти всегда причина одна — приём на работу в 1С оформлен не до конца. Одной карточки сотрудника мало.

Ниже — как в 1С 8.3 ЗУП принять на работу нового сотрудника пошагово: от создания физлица и карточки до документа приёма, начисления первой зарплаты и сдачи ЕФС-1. Отдельно покажу, как принять сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия — там короче. Разберём типичные ошибки и особые случаи: приём списком и совместительство.

Инструкция актуальна для 1С:ЗУП ред. 3.1 и 1С:Бухгалтерия ред. 3.0. Мелкие отличия по релизам оговариваю по ходу.

Три сущности, которые путают: физлицо, сотрудник и приём

Прежде чем щёлкать кнопки, держите в голове модель данных 1С. Здесь ошибаются чаще всего.

• 👤 Физическое лицо — сам человек. Хранит паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес. У одного физлица один комплект персданных.
• 💼 Сотрудник — это «место работы» физлица. У одного человека может быть несколько записей: основное место + внутреннее совместительство.
• 📄 Приём на работу — документ, который связывает сотрудника с должностью, датой и окладом. Без него человек в штат не попадает.

💡 Запомните формулу: один человек — одно физлицо — сколько угодно сотрудников. Именно поэтому дубли физлиц ломают отчётность по НДФЛ и взносам.

Что подготовить до оформления приёма

Чтобы не бегать за данными в процессе, соберите всё заранее. Минимальный пакет.

Если ведёте штатное расписание, должность и оклад берутся из позиции штатки. Если не ведёте — оклад проставляете руками в документе приёма. Проверить режим: Настройка – Кадровый учёт – Настройка штатного расписания.

Прием нового сотрудника в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

Дальше — основной сценарий. Пять шагов, идём по порядку.

Шаг 1. Создаём карточку сотрудника в справочнике

Откройте Кадры – Сотрудники и нажмите Создать.

1. В поле «ФИО» введите полностью фамилию, имя, отчество.
2. 1С проверит, нет ли уже такого физлица. Если программа нашла совпадение — не создавайте нового человека, выберите существующего. Иначе получите дубль.
3. Укажите дату рождения и ИНН/СНИЛС — по ним и идёт проверка на дубли.

После записи 1С сама создаст связанное физлицо. Так в справочнике заводится и создаётся новый сотрудник.

Шаг 2. Заполняем персональные данные

В карточке сотрудника пройдите по ссылкам-разделам.

• Личные данные → гражданство, статус (резидент/нерезидент), паспорт, адрес.
• Оплата труда → тут задаётся плановое начисление (Оклад по дням/по часам) и размер. Часто удобнее задать оклад прямо в документе приёма — тогда сюда лезть не нужно.
• Налог на доходы → заявления на стандартные вычеты, если у сотрудника есть дети.
• Выплаты, учёт затрат → способ выплаты (касса/на карту) и счёт/подразделение затрат, если отличается от организации.

⚠️ Статус налогоплательщика (резидент, нерезидент, ВКС, ЕАЭС) влияет на ставку НДФЛ. Поставите не то — весь налог посчитается неверно с первого месяца.

Шаг 3. Согласие на обработку персональных данных

Прямо из карточки физлица можно распечатать согласие: кнопка Печать – Согласие на обработку персональных данных. Формально это не влияет на расчёты, но по 152-ФЗ бумага должна быть. В 1С есть готовый бланк — не забывайте про него.

Шаг 4. Вводим документ «Приём на работу»

Это ключевой шаг. Способа два.

Способ А — из карточки сотрудника. Сразу после заполнения появляется ссылка Оформить приём на работу или зелёная надпись «Принять на работу». Жмёте — документ создаётся с уже подставленным сотрудником.

Способ Б — из журнала. Кадры – Приёмы, переводы, увольнения – Приём на работу.

Документ «Приём на работу» состоит из вкладок.

• На вкладке Главное дата приёма = первый рабочий день по приказу.
• На вкладке Оплата труда нажмите Добавить и выберите вид начисления «Оплата по окладу», впишите сумму. Тут же задаётся аванс: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца.
• На вкладке Трудовой договор заполните реквизиты, чтобы распечатать ТД и приказ по форме Т-1 прямо из документа (кнопка Печать).

Проведите документ. Сотрудник в штате.

Шаг 5. Передаём в СФР сведения ЕФС-1 (Подраздел 1.1)

О приёме нужно отчитаться в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Это подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД).

1. Откройте Кадры – Электронные трудовые книжки (или Отчётность, справки – ЕФС-1).
2. Программа сама подберёт сотрудников, по которым были кадровые события.
3. Проверьте мероприятие «ПРИЁМ», код выполняемой функции, дату.
4. Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл.

⚠️ Срок — следующий рабочий день. За просрочку подраздела 1.1 штраф по ст. 15.33.2 КоАП — до 500 ₽ за каждого сотрудника. Не откладывайте.

Начисляем сотруднику первую зарплату

Приём проведён — проверим, что человек «виден» в расчёте.

• Откройте Зарплата – Начисление зарплаты и взносов за месяц приёма.
• Нажмите Заполнить. Новый сотрудник должен попасть в табличную часть с окладом, пропорциональным отработанным дням.

Если сотрудника нет в списке — почти всегда дело в дате приёма (позже расчётного периода) или в незаполненном плановом начислении. Вернитесь в документ приёма и проверьте вкладку «Оплата труда».

Пример. Оклад 60 000 ₽, принят с 15-го числа, в месяце 21 рабочий день, отработано 11.

Начислено = 60 000 / 21 × 11 = 31 428,57 ₽
НДФЛ 13% = 31 428,57 × 13% = 4 085,71 → 4 086 ₽
К выплате ≈ 27 342,57 ₽

Проверить удержания и взносы по конкретному человеку удобно в отчёте «Расчётный листок».

Прием сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово

Если зарплату вы считаете прямо в 1С:Бухгалтерии (небольшой штат), приём оформляется проще — отдельного мощного кадрового блока тут нет.

Сначала включите кадровый функционал: Администрирование – Функциональность – Сотрудники – Кадровые документы (Приём, кадровый перевод, увольнение).

Дальше — как принять сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово:

1. Зарплата и кадры – Сотрудники – Создать. Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт.
2. В карточке в блоке Приём на работу укажите подразделение, должность, дату и оклад — либо создайте отдельный документ Приём на работу (если включены кадровые документы).
3. Проведите документ.
4. Сдайте ЕФС-1 подраздел 1.1: Зарплата и кадры – ЕФС-1, СЗВ....

💡 В упрощённом режиме «Бухгалтерии» карточка сотрудника и приём совмещены в одной форме — оклад вводится прямо там. Это тот же принцип, что «как принять сотрудника в 1С 8.3 зарплата и кадры пошагово», просто интерфейс компактнее, чем в ЗУП.

Функционально приём на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия закрывает те же задачи, что и ЗУП, но без глубокого кадрового учёта (графики, позиции штатки, воинский учёт разворачиваются слабее).

Особые случаи: приём списком и совместительство

Приём нескольких сотрудников сразу

Массово оформлять по одному — долго. В ЗУП есть документ Приём на работу списком: Кадры – Приёмы, переводы, увольнения – Приём на работу списком. Добавляете строки по каждому человеку, в каждой — своя должность и оклад, проводите одним документом. Удобно при наборе бригады или открытии филиала.

Совместительство (внутреннее и внешнее)

Совместитель — это отдельная запись Сотрудник у того же физлица.

• Внешнее совместительство — человека у вас раньше не было. Создаёте нового сотрудника, физлицо 1С подтянет или создаст.
• Внутреннее совместительство — сотрудник уже работает. Создаёте вторую карточку сотрудника, привязанную к тому же физлицу, и на вкладке «Главное» документа приёма ставите вид занятости Совместительство.

⚠️ Для совместителей норма времени обычно не более половины ставки. Не забудьте задать неполный график, иначе оклад начислится как за полную ставку.

Проверьте себя

Типичные ошибки при приёме на работу в 1С:ЗУП

Собрал то, на чём спотыкаются чаще всего.

Как проверить, что приём оформлен правильно

Финальная сверка перед тем, как закрыть вопрос.

• ✅ В Кадры – Сотрудники человек есть, дубля физлица нет.
• ✅ Документ «Приём на работу» проведён, дата = первый рабочий день.
• ✅ На вкладке «Оплата труда» стоит оклад и вид начисления.
• ✅ Статус налогоплательщика и вычеты заданы верно.
• ✅ ЕФС-1 подраздел 1.1 отправлен, есть подтверждение из СФР.
• ✅ В «Начислении зарплаты» сотрудник появляется с корректной суммой.

💡 Отчёт для быстрой проверки кадров — Кадры – Кадровые отчёты – Личные данные сотрудников и «Штатные сотрудники организации».

Частые вопросы