Как принять сотрудника на работу в 1С:ЗУП 8.3

Чтобы оформить приём на работу в 1С 8.3 ЗУП, нужны три действия: завести карточку в справочнике Сотрудники, провести документ Приём на работу и отправить в СФР сведения ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. Дальше — пошаговая инструкция по каждому этапу, с разбором вкладок, числовым примером и списком ошибок, из-за которых потом «не считается зарплата».

Разбираем на редакции 3.1 «1С:Зарплата и управление персоналом». Для 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0) и упрощённого блока «Зарплата и кадры» логика та же — отличия собрали в отдельном разделе.

Где в 1С принять на работу сотрудника: маршруты по конфигурациям

Первая заминка у новичков — банально не находят нужный журнал. Он в разных местах:

Что должно быть готово до оформления

Соберите документы и проверьте настройки заранее. Иначе на середине приёма выяснится, что не хватает подразделения, должности или свободной позиции штатного расписания.

Документы от работника (ст. 65 ТК РФ):

• 📄 паспорт;
• 📄 СНИЛС;
• 📄 ИНН (если есть);
• 📄 трудовая книжка или сведения СТД-Р;
• 📄 документ об образовании — где он обязателен по должности;
• 📄 военно-учётные документы — для военнообязанных.

Настройки, которые меняют вид формы приёма

Часть полей в карточке и документе появляется только при включённых настройках. Загляните в Настройка → Кадровый учёт и Настройка → Расчёт зарплаты:

Шаг 1. Регистрируем нового сотрудника в справочнике «Сотрудники»

Открываем Кадры → Сотрудники → Создать. Так в 1С заводится новый сотрудник.

1. Впишите ФИО полностью — программа предложит создать связанное физическое лицо или выбрать существующее.
2. Укажите организацию, если их несколько.
3. Нажмите Записать — карточка сохранена, приём пока не оформлен.

Сотрудник и физлицо — почему это два разных объекта

Это главное, что стоит понять про кадры в 1С:ЗУП.

• Физическое лицо — сам человек: паспорт, СНИЛС, ИНН, вычеты, доходы для НДФЛ. Заводится один раз на всю жизнь базы.
• Сотрудник — трудовые отношения этого человека с организацией: должность, оклад, стаж.

У одного физлица бывает несколько «сотрудников»: основное место плюс внутреннее совместительство, или увольнение и повторный приём через год.

Шаг 2. Какие данные заносим в 1С: кадры и персональные сведения

Из карточки сотрудника переходим по ссылке Личные данные (или прямо в физлицо) и заполняем то, без чего не посчитается зарплата и не сдастся отчётность.

Обязательный минимум:

• 👤 дата рождения, пол, гражданство;
• 🏠 адрес регистрации и фактический;
• 🪪 паспорт: серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения;
• 📇 СНИЛС и ИНН;
• 📞 телефон и e-mail — для расчётного листка и кадрового ЭДО;
• 🎓 образование, стаж, воинский учёт — для Т-2 и статистики.

Данные по НДФЛ на нового сотрудника

Отдельный блок в карточке физлица — его пропускают чаще всего:

• Статус налогоплательщика — резидент, нерезидент, ВКС, патент. От него зависит ставка НДФЛ.
• Вычеты на детей — Налог на доходы → Ввести новое заявление на вычеты. Без заявления вычет не применится, даже если дети указаны в личных данных.
• Доходы с прошлого места работы — если человек принят не с января, введите данные из справки о доходах. Иначе программа посчитает стандартные вычеты и прогрессивную шкалу по неполной базе.
• Инвалидность — влияет на льготы и на дополнительные гарантии.

Согласие на обработку персональных данных

По 152-ФЗ работодатель обрабатывает персданные, значит нужно письменное согласие. В ЗУП оно печатается из карточки физлица: Оформить согласие на обработку персональных данных. Дата — не позднее дня приёма.

Шаг 3. Заполняем документ «Приём на работу» по вкладкам

Это главный документ: он создаёт трудовые отношения, задаёт оклад и запускает начисления. Всё остальное — производное от него.

Вкладка «Главное»

• Вид занятости. Для совместителя программа сама ограничит норму времени — обычно половину ставки.
• Позиция штатного расписания. Появляется при ведении ШР и подставляет должность с окладом из позиции.
• Дата приёма. Ставьте фактический первый рабочий день, а не дату, когда вы сели за 1С.
• Подразделение. Влияет на способ отражения зарплаты в бухучёте, то есть на счёт затрат.

Вкладка «Оплата труда»

Минимум — одно плановое начисление: оклад по дням или по часам. Здесь же добавляются надбавки, доплата за вредность, ночные, разъездной характер.

Пример расчёта первого месяца: оклад 60 000 ₽, пятидневка, приём с 15-го числа, в месяце 22 рабочих дня, отработано 12. Начислено 60 000 / 22 × 12 = 32 727,27 ₽. НДФЛ 13% — 4 254 ₽, на руки ≈ 28 473 ₽. Взносы по единому тарифу 30% — ещё 9 818 ₽ сверху.

Способ отражения зарплаты в учёте

Проводок сам документ приёма не делает, но задаёт, куда они лягут потом. Способ отражения берётся по цепочке: сотрудник → подразделение → организация. Типовая картина для оклада производственного рабочего:

Если у нового работника затраты идут не туда, куда у остальных в подразделении, укажите способ отражения индивидуально в его карточке.

Шаг 4. Трудовой договор, приказ Т-1 и кадровый ЭДО

Из проведённого документа по кнопке Печать доступны:

1. Трудовой договор — подтягивает условия из вкладки «Трудовой договор» и оклад из «Оплаты труда».
2. Приказ о приёме (Т-1) — тот самый приказ, от даты которого считается срок ЕФС-1.
3. Приказ о приёме списком (Т-1а) — если принимали группу.
4. Личная карточка Т-2 — печатается из карточки сотрудника.

Незаполненная вкладка «Трудовой договор» — причина пустых полей в печатной форме. Проверьте срок договора: для срочного нужно основание из ст. 59 ТК РФ, иначе договор считается бессрочным.

Если включён кадровый ЭДО, договор и приказ уходят работнику на подпись в сервис — в Кадры → Кадровый ЭДО видно статус: «Отправлен», «Подписан сотрудником», «Подписан всеми». Бумажный экземпляр в этом случае не нужен.

Шаг 5. Сдаём ЕФС-1 в СФР по приёму

Про это забывают чаще всего. Сведения о приёме подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (подраздел 1.1 формы ЕФС-1). Просрочка — штраф, и считается он за каждого работника.

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки или Отчётность, справки → 1С-Отчётность.
2. Создайте Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1, подраздел 1.1).
3. Программа сама подтянет кадровое мероприятие «Приём» за период.
4. Проверьте код выполняемой функции (по ОКЗ) и основание, затем отправьте или выгрузите файл.

Приём на работу списком

Когда выходит сразу группа — например, открыли новый отдел или магазин — оформлять по одному незачем.

В журнале приёмов: Создать → Приём на работу списком. Добавляете строками сотрудников с должностями, окладами и графиками. Один документ, один приказ Т-1а, одна проверка. Даты приёма в строках могут различаться.

Особые случаи: как оформить совместителя, дистанционщика, иностранца

Внутреннее и внешнее совместительство

Внутреннее: физлицо оставляем прежнее, создаём второго сотрудника и в приёме ставим вид занятости «Внутреннее совместительство». Внешнее: и физлицо, и сотрудник новые, трудовая книжка остаётся по основному месту.

Норма времени у совместителя — не больше половины нормы (ст. 284 ТК РФ). Оклад в документе указывайте полный по должности, а ставку — 0,5: программа сама пересчитает начисление.

Дистанционная работа

Вид занятости остаётся «Основное место», а дистанционность фиксируется в условиях трудового договора (гл. 49.1 ТК РФ) и в характере работы. В ЕФС-1 для дистанционного сотрудника заполняется признак работы вне места нахождения работодателя.

Иностранный работник

В карточке физлица обязательно: гражданство, статус налогоплательщика (патент, ВКС, временно пребывающий), документ, подтверждающий право на работу. От статуса зависят и ставка НДФЛ, и тариф взносов — ошибка тянет пересчёт задним числом.

Несовершеннолетний и сокращённое время

Для работника до 18 лет ставьте сокращённую норму в графике работы. Отдельный график создаётся в Настройка → Графики работы сотрудников.

Приём на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция

Если зарплату считаете прямо в 1С:Бухгалтерии, без отдельной ЗУП, порядок такой:

1. Зарплата и кадры → Приёмы на работу → Создать.
2. Выберите или создайте сотрудника — карточка тут короче, физлицо создаётся автоматически.
3. Укажите подразделение, должность, дату приёма, оклад и вид занятости.
4. Провести и закрыть, затем распечатайте приказ Т-1.
5. ЕФС-1 сформируйте в Отчёты → 1С-Отчётность → Отчёты → Сведения о трудовой деятельности.

Чем приём сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия отличается от ЗУП:

• вкладок меньше, часть кадровых полей отсутствует;
• нет полноценного штатного расписания и кадрового ЭДО;
• начисления ограничены окладом и простыми надбавками;
• сложные графики, вредность, северные надбавки нормально не считаются.

Для штата до 15–20 человек с простыми выплатами этого хватает. Та же схема работает и в блоке «Зарплата и кадры»: пошагово принять сотрудника в 1С 8.3 «Зарплата и кадры» — это карточка сотрудника → документ приёма → приказ → ЕФС-1, просто полей меньше.

Доступ сотрудника в программу и права

Приём — кадровое событие, учётную запись оно не создаёт. Если новичку нужен вход в 1С, это отдельная работа администратора: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать, привязать к физлицу и выдать профиль доступа.

Как проверить, что приём оформлен верно

После проведения документа пробежитесь по четырём точкам:

• Кадры → Штатные сотрудники — работник в списке действующих с нужной даты.
• Кадры → Личные карточки (Т-2) — персональные данные подтянулись, пустых блоков нет.
• Отчёты → Кадровые → Списочная численность — попал в численность.
• Начисление зарплаты за месяц приёма — сумма считается и совпадает с ручной проверкой по дням.

Типичные ошибки при оформлении приёма

Частые вопросы