Как принять сотрудника на работу в 1С:ЗУП 8.3

Чтобы принять сотрудника в 1С 8.3 ЗУП, нужны три действия: завести карточку в справочнике Сотрудники, провести документ Приём на работу и отправить в СФР сведения ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. Ниже — пошаговая инструкция по всем трём этапам с разбором вкладок и частых ошибок.

Разбираем на редакции 3.1 «1С:Зарплата и управление персоналом». В базовой версии и в 1С:Бухгалтерии логика похожая, отличия отметим по ходу.

Что должно быть готово до оформления

Перед тем как в 1С оформить сотрудника, соберите документы и проверьте пару настроек. Иначе на середине приёма выяснится, что не хватает подразделения или позиции штатного расписания.

Документы от работника (ст. 65 ТК РФ):

• 📄 паспорт;
• 📄 СНИЛС;
• 📄 ИНН (если есть);
• 📄 трудовая книжка или сведения СТД‑Р;
• 📄 документ об образовании — где нужен по должности;
• 📄 военно‑учётные документы — для военнообязанных.

Настройки, которые влияют на форму приёма

Часть полей в карточке и в документе появляется только при включённых настройках. Загляните в Настройка → Кадровый учёт и Настройка → Расчёт зарплаты:

Шаг 1. Заводим карточку в справочнике «Сотрудники»

Открываем Кадры → Сотрудники и жмём Создать. Так в 1С регистрируется новый сотрудник.

1. Впишите ФИО полностью — программа предложит создать связанное физическое лицо.
2. Укажите организацию, если их несколько.
3. Сохраните по кнопке Записать.

Сотрудник и физлицо — почему это два объекта

В 1С:ЗУП «Сотрудник» и «Физическое лицо» — разные сущности, и это ключ к пониманию программы.

• Физическое лицо — сам человек: паспорт, СНИЛС, ИНН, вычеты. Заводится один раз.
• Сотрудник — трудовые отношения физлица с организацией: оклад, должность, стаж.

У одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место и внутреннее совместительство, или увольнение и повторный приём.

Шаг 2. Заполняем персональные данные

Из карточки сотрудника по ссылке Личные данные (или через физлицо) заполняем всё, что нужно для расчёта и отчётности.

Основные данные:

• 👤 дата рождения, пол, гражданство;
• 🏠 адрес регистрации и фактический;
• 🪪 паспорт: серия, номер, кем и когда выдан;
• 📇 СНИЛС и ИНН;
• 📞 телефон и e‑mail — пригодятся для расчётного листка.

Отдельно проверьте:

• Статус налогоплательщика — резидент / нерезидент. От него зависит ставка НДФЛ.
• Вычеты — заявление на детей вводится через Налог на доходы → Ввести новое заявление на вычеты.
• Инвалидность — влияет на льготы по взносам.

Согласие на обработку персональных данных

По 152‑ФЗ работодатель обрабатывает персональные данные, значит нужно согласие работника. В ЗУП оно оформляется из карточки физлица: Оформить согласие на обработку персональных данных — программа выведет печатную форму на подпись.

Шаг 3. Вводим документ «Приём на работу»

Это главный документ. Именно он создаёт трудовые отношения, задаёт оклад и запускает начисления. В 1С приём на работу проводится так.

Открыть Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу. Из карточки сотрудника есть быстрая ссылка Оформить приём на работу.

Вкладка «Главное»

• Вид занятости. Основное место, внешнее или внутреннее совместительство. Для совместителя автоматически подтянется ограничение по времени.
• Позиция штатного расписания. Появляется, если ШР ведётся; подставит должность и оклад из позиции.
• Дата приёма. Ставьте фактический первый рабочий день, а не дату оформления документа.

Вкладка «Оплата труда»

Здесь настраиваются начисления. Минимум — оклад по дням или по часам.

Пример: оклад 60 000 ₽, пятидневка, приём с 15‑го числа месяца из 22 рабочих дней, отработано 12 дней. Начислено за первый месяц: 60 000 / 22 × 12 = 32 727,27 ₽ (до НДФЛ).

Вкладка «Трудовой договор»

Заполняется, если включена печать договора из программы. Здесь же — испытательный срок и, для срочного договора, основание из ст. 59 ТК РФ. По кнопке Печать выходит готовый трудовой договор и приказ Т‑1.

Приём на работу списком

Когда выходит сразу несколько человек (например, открыли новый отдел), удобнее один документ на всех.

В форме списка приёмов есть кнопка Создать → Приём на работу списком. Добавляете строками сотрудников с их должностями и окладами — один документ вместо десяти. Полезно при массовом наборе.

Шаг 4. Сдаём ЕФС-1 в СФР по приёму

Это то, о чём часто забывают. Сведения о приёме подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (подраздел 1.1 формы ЕФС‑1). Пропуск срока — штраф на должностное лицо.

Как сформировать в ЗУП:

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки (или Отчётность, справки → 1С‑Отчётность).
2. Создайте Сведения о трудовой деятельности, ЕФС‑1 (СЗВ‑ТД).
3. Программа сама подтянет кадровое мероприятие «Приём».
4. Проверьте код выполняемой функции и основание, затем отправьте через 1С‑Отчётность или выгрузите файл.

Приём в 1С:Бухгалтерия — чем отличается

Если зарплату считаете прямо в 1С:Бухгалтерия 8.3 (без отдельной ЗУП), приём делается в разделе Зарплата и кадры → Приёмы на работу. Так же оформляют сотрудников в 1С «Зарплата и кадры» упрощённо.

Отличия от ЗУП:

• меньше вкладок и настроек;
• нет расширенного штатного расписания;
• подходит для небольшого штата без сложных начислений.

Логика та же: карточка сотрудника → документ приёма → ЕФС‑1. Поэтому пошагово принять сотрудника в 1С 8.3 «Зарплата и кадры» получится по этой же схеме, только полей меньше.

Типичные ошибки при оформлении

Собрали то, на чём спотыкаются чаще всего.

Как проверить, что приём оформлен верно

После проведения быстро проверьте себя по отчётам:

• Кадровый учёт → Личные карточки (Т‑2) — данные подтянулись.
• Кадры → Штатные сотрудники — работник в списке действующих.
• Отчёты → Кадровые → Списочная численность — попал в численность с нужной даты.

Частые вопросы