Полный свод начислений и удержаний за год в 1С ЗУП без разбивки по месяцам

Аудитор просит годовые данные по зарплате, бухгалтер выгружает отчёт — и получает простыню, где каждая сумма раздроблена на двенадцать колонок по месяцам. А нужна одна строка на человека: начислено, удержано, выплачено за весь год.

Дальше — как в программе 1С ЗУП сделать свод по зарплате за год: где найти отчёт, как убрать помесячную разбивку, что вывести в колонки и как сверить итоги с отчётностью. Всё на редакции 3.1.

Где найти свод начислений и удержаний в 1С 8.3

Путь один: Зарплата → Отчёты по зарплате. В открывшемся списке два похожих по названию отчёта, и они решают разные задачи.

Если нужен именно свод по зарплате за год с суммами к выплате — берите второй. Первый короче и грузится быстрее, его удобно держать под рукой для ежемесячного контроля.

Соседние отчёты, которые закрывают те же цифры под другим углом:

• 🔹 Анализ зарплаты по сотрудникам — все начисления по одному человеку в разрезе видов расчёта.
• 🔹 Расчётный листок — детальная расшифровка по месяцам, с отработанным временем.
• 🔹 Начисления и удержания сотрудников — плоская таблица, удобна для выгрузки в Excel.
• 🔹 Анализ взносов в фонды — если годовой свод понадобился для проверки РСВ.

Как сделать свод по зарплате за год одной суммой

По умолчанию отчёт открывается за текущий месяц и дробит данные по периодам. Задача — растянуть интервал на год и схлопнуть колонки.

Ключевой шаг — третий. Пока в структуре отчёта остаётся группировка «Период» или «Месяц начисления», 1С будет дробить суммы по месяцам, какой бы интервал вы ни задали в шапке.

Настроить вид отчёта: расширенный режим

Если вкладки Структура не видно, отчёт открыт в простом режиме настроек. Нажмите Настройки → Ещё → Расширенный вид (в разных релизах ЗУП 3.1 кнопка называется Все настройки или Расширенный). Появятся четыре вкладки:

1. Отборы — по организации, подразделению, сотруднику, виду начисления.
2. Поля и сортировки — какие колонки выводить и в каком порядке.
3. Оформление — шрифты, выделение итогов, условное оформление.
4. Структура — группировки строк и колонок, та самая разбивка по месяцам.

Сохранить настройку, чтобы не собирать заново

Настроенный вариант стоит сохранить один раз:

1. Ещё → Сохранить вариант отчёта.
2. Имя, например Свод за год без месяцев.
3. В следующий раз выбираете готовый вариант и меняете только год в периоде.

Вариант можно сделать общим для всех пользователей — при сохранении отметьте доступность другим. Тогда коллеги не будут каждый раз спрашивать, где убрать месяцы.

Какие показатели вывести в свод начислений и удержаний

В ЗУП 3.1 набор колонок в своде настраиваемый. По каждому блоку можно оставить только нужное — годовой отчёт на 40 видов начислений читать невозможно.

Что обычно оставляют:

• 📌 Начислено всего — итог по всем видам, включая районные коэффициенты и премии.
• 📌 Отдельные виды расчёта — оклад, премия, отпуск, больничный за счёт работодателя, если нужна структура ФОТ.
• 📌 НДФЛ исчисленный и удержанный — две разные колонки, расхождение между ними видно сразу.
• 📌 Прочие удержания — алименты, займы, профсоюзные взносы.
• 📌 Выплачено и долг на конец периода — только в полном своде.

Сводная ведомость по заработной плате в целом по организации

Когда детализация по людям не нужна, а нужен один итог по фирме, из структуры убирают и группировку Сотрудник. Остаётся Организация либо Подразделение — и отчёт превращается в сводную ведомость по заработной плате на несколько строк.

Три уровня свёртки, между которыми переключаются чаще всего:

Для нескольких юрлиц в одной базе добавьте Организация в колонки — получите сравнение фирм в одной таблице.

Как посмотреть все начисления по одному сотруднику

Иногда нужен не общий свод, а полная картина по конкретному человеку — для справки, суда или разбора претензии по расчёту.

Отбор ставится так: Настройки → Отборы → Сотрудник равно …. Остальная структура настраивается как выше.

Сверка годового свода: с чем должны биться суммы

Свод не самоцель — его берут, чтобы поймать расхождения до сдачи отчётности. Проверяйте по трём точкам.

1. Начислено ↔ РСВ. Годовая графа «Начислено всего» минус необлагаемые (больничные за счёт СФР, матпомощь в пределах лимита, суточные в норме) должна совпасть с базой из РСВ.

Пример на цифрах: начислено за год 8 420 000 ₽, из них больничные за счёт фонда 96 300 ₽ и матпомощь 50 000 ₽. База по взносам — 8 273 700 ₽. Если в РСВ стоит другая сумма, ищите документы, проведённые после формирования отчёта.

2. НДФЛ исчисленный ↔ раздел 2 формы 6-НДФЛ. Колонка «НДФЛ исчисленный» за год должна совпасть с годовым исчисленным налогом. Разница между исчисленным и удержанным — это декабрьская зарплата, выплаченная в январе, либо реальные долги.

3. Выплачено ↔ банк и касса. Сумма графы «Выплачено» сверяется с оборотами по перечислениям зарплаты. Расхождение обычно даёт депонированная зарплата или неотражённая ведомость.

Выгрузка и печать годового свода

Годовой свод на 200 человек в печать не влезает по ширине. Что делают:

• 📤 Ещё → Сохранить как → Лист Microsoft Excel (xlsx) или .mxl для 1С.
• 🖨 Перед печатью: Ещё → Параметры страницы → альбомная ориентация, масштаб «по ширине страницы».
• 🔒 Для отправки аудитору лучше .pdf — суммы не поправят по дороге.

Для регулярной выгрузки удобнее рассылка: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов. Настроили один раз — свод сам уходит на почту в заданный день.

Типичные ошибки

Ещё две мелочи, на которых спотыкаются:

• 🔸 Округление. Годовая сумма может расходиться с суммой двенадцати месяцев на копейки из-за помесячного округления НДФЛ. Это норма.
• 🔸 Уволенные в середине года. Они попадают в свод, если период отчёта перекрывает месяц их расчёта. Если их не видно — снимите отбор по статусу или подразделению: у уволенного подразделение могло быть очищено.

Если не помогло

Когда нужной группировки в настройках нет или отчёт ведёт себя странно:

1. Сбросьте вариант: Ещё → Стандартные настройки — отчёт вернётся к заводскому виду, настройте заново.
2. Проверьте релиз конфигурации (Главное → О программе). Расположение настроек между ранними и актуальными релизами ЗУП 3.1 отличается: в свежих группировки на вкладке Структура, в старых лежали глубже в Ещё.
3. Обновите конфигурацию до актуального релиза, если отчёт заметно не похож на описанный.
4. Не хватает нужного разреза — соберите свой вариант через Универсальный отчёт по регистру накопления Начисления и удержания по сотрудникам.

Быстрый чек перед тем, как отдавать свод:

Частые вопросы