Суммированный учёт рабочего времени в 1С:ЗУП 8.3: настройка, регистрация и расчёт переработок

Суммированный учёт рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП включается в свойствах графика работы: ставите признак суммированного учёта, выбираете учётный период (месяц, квартал, полугодие, год) и способ определения нормы. Дальше программа сама сравнивает норму периода с фактом и по его итогам даёт цифру переработки, которую вы проводите документом Регистрация переработок.

Беда в том, что ошибка в настройке всплывает только в конце периода — когда закрывать зарплату уже поздно. Ниже весь путь: настройка графика, как считается норма и отработанные часы, как начислить переработку, что уходит в 1,5-кратный размер, а что в 2-кратный, и какими отчётами всё это проверить.

Что такое суммированный учёт рабочего времени и когда он нужен

Суммированный учёт вводят там, где соблюсти дневную или недельную норму невозможно физически: сменный график, сутки через трое, вахта, непрерывное производство, водители, охрана, общепит.

Норма считается не за день и не за неделю, а за учётный период целиком (ст. 104 ТК РФ). Внутри периода сотрудник может в одну неделю отработать 60 часов, в другую 20 — важен только итог.

Переработка при суммированном учёте — это часы сверх нормы за весь период. Пока период не закрыт, точной цифры нет: излишек одной смены гасится недостачей другой.

Переработка = Отработанные часы − Норма часов за учётный период

Вся сложность — корректно посчитать обе части этой разности. Но сначала настройка.

Какой учётный период выбрать

Как в 1С настроить суммированный учёт рабочего времени (ЗУП 8.3)

Из коробки нужные начисления выключены, поэтому идём сверху вниз: сначала состав начислений, потом график, потом сотрудник.

Шаг 1. Включить начисление переработок

Откройте Настройка → Расчёт зарплаты → ссылка Настройка состава начислений и удержаний → закладка Почасовая оплата.

Поставьте флажок по переработкам при суммированном учёте рабочего времени. Заодно посмотрите соседние флажки — Ночные часы, Вечерние часы, Работа в праздничные и выходные дни: при сменном графике они почти всегда нужны.

После включения в программе появятся начисление Оплата переработок при суммированном учёте рабочего времени и документ Регистрация переработок.

Шаг 2. Создать график работы с суммированным учётом

Дальше Настройка → Графики работы сотрудников → Создать.

1. Задайте имя графика так, чтобы его было видно в списке: например, Сменный 12ч сутки-трое (суммир., квартал).
2. Нажмите Изменить свойства графика (или Настроить) — откроется помощник настройки.
3. Выберите способ заполнения: по дням недели или по циклам произвольной длины — для «сутки через трое» нужен именно цикл.
4. Установите признак Суммированный учёт рабочего времени.
5. Укажите учётный период.
6. Заполните виды времени в цикле: явка, ночные часы, при необходимости вечерние.
7. Нажмите Заполнить график на весь учётный период и проверьте итоговые часы по месяцам.

Шаг 3. Настроить норму времени в графике

Это поле чаще всего и ломает расчёт. В свойствах графика указывается, по чему определяется норма:

• 📅 По производственному календарю — норма берётся из 40-часовой пятидневки. Стандартный и в большинстве случаев верный вариант.
• 🔁 По данному графику — нормой считаются часы самого графика. Тогда переработки по определению не будет: факт равен норме. Ставят для вахты и отдельных сценариев, но случайно поставленный флажок обнуляет все сверхурочные.
• 🔗 По другому графику — норма берётся из указанного графика. Нужно при неполном рабочем времени и нестандартной норме.

Если переработка при суммированном учёте «не считается» — первым делом смотрите именно это поле, а не документ начисления.

Шаг 4. Назначить график сотруднику

График подставляется в Приём на работу, Кадровый перевод или Изменение графика работы. Проверить назначенный график удобнее всего в карточке сотрудника или отчётом по кадровым данным.

Настройка нормы и фактического времени: как программа видит часы

1С:ЗУП работает с тремя разными величинами, и путать их нельзя:

Плановые часы графика в расчёте переработки не участвуют напрямую: сравниваются факт и норма. Поэтому корректный график без корректного табеля картину не спасёт.

Как считается норма часов для расчёта переработки

Норму программа берёт из производственного календаря по графику сотрудника. При учётном периоде «квартал» складываются нормы трёх месяцев, а затем из них вычитаются периоды отсутствий.

Что уменьшает норму, а что нет:

• ✅ Уменьшают норму — отпуск, больничный, командировка, отпуск за свой счёт, другие уважительные отсутствия. Человек физически не мог работать, поэтому его личная норма меньше плановой.
• ❌ Не уменьшают норму — прогулы и неявки по невыясненным причинам. Сотрудник был обязан выйти и не вышел; снижать норму — значит поощрять прогул.

Как проверить норму часов: пример с числами

Ручная сверка занимает пару минут.

1. Откройте Настройка → Производственные календари и выпишите норму за каждый месяц учётного периода.
2. Сложите месяцы периода.
3. Вычтите часы, приходящиеся на отпуск, больничный и командировки этого сотрудника.
4. Прогулы и неявки по невыясненным причинам не вычитайте.
5. Полученное число — личная норма, от которой считается переработка.

Пример. Учётный период — квартал, норма по календарю: 168 + 176 + 160 = 504 часа.

• Сотрудник был в отпуске 14 календарных дней, на которые пришлось 80 часов нормы по календарю.
• Один день прогула — 8 часов нормы.

Личная норма: 504 − 80 = 424 часа. Прогульные 8 часов остаются в норме.

Edge-кейсы: когда норма считается нестандартно

• Сотрудника переводили на обычный график (пятидневку) внутри периода. Норма складывается по частям: за отрезок на суммированном учёте — по нему, за отрезок на пятидневке — по календарю пятидневки. Переработку «пятидневных» дней считают отдельно, как обычную сверхурочную работу документом Работа сверхурочно.
• Норма менялась внутри периода — например, человек перешёл на 0,5 ставки. 1С:ЗУП считает норму пропорционально каждому отрезку: общая норма = сумма норм по своим графикам за свои интервалы.
• Сотрудник принят или уволен в середине периода. Норма считается только за отработанную часть периода, а не за весь квартал.
• «Вредники» с сокращённой неделей (36 или 30 часов). Норма определяется по отдельному графику с этой недельной нормой, а не по 40-часовому календарю.
• Праздник в графике смен. Норму календаря праздник уменьшает, но отработанные в праздник часы оплачиваются по своим правилам — об этом ниже.

Как определяются отработанные часы при суммированном учёте

Факт 1С:ЗУП берёт из табеля: смены по графику плюс разовые выходы, введённые документом Данные для расчёта зарплаты или ручной корректировкой табеля.

Отдельный нюанс — праздники. Часы, отработанные в нерабочий праздничный день, уже оплачены минимум в двойном размере по ст. 153 ТК РФ. Чтобы не заплатить дважды, программа исключает эти часы из расчёта переработки.

Как проверить отработанные часы

1. Сформируйте Табель учёта рабочего времени (Т-13) за весь учётный период.
2. Просуммируйте фактически отработанные часы по сотруднику.
3. Отнимите праздничные часы, уже оплаченные в повышенном размере.
4. Результат — «чистые» отработанные часы для сравнения с нормой.

Продолжим пример. По табелю за квартал — 470 часов, из них 22 часа отработаны 1 и 9 мая и оплачены в двойном размере.

Чистый факт: 470 − 22 = 448 часов.

Как рассчитываются часы переработки к оплате: 1,5× и 2×

Разность «чистый факт минус личная норма» и есть переработка. Дальше её делят на две ставки, и здесь главное отличие суммированного учёта от обычного графика.

Самая частая ошибка: при суммированном учёте полуторный размер применяется только к первым 2 часам за период, а не к каждой смене. За каждый день — это про обычный график.

Считаем дальше по нашему примеру: личная норма 424 часа, чистый факт 448 часов.

• Переработка: 448 − 424 = 24 часа.
• В 1,5-кратном размере: 2 часа.
• В 2-кратном размере: 24 − 2 = 22 часа.

Часовая ставка — 320 ₽. Сами часы уже оплачены по табелю в одинарном размере, поэтому начисляется доплата:

• за полуторные: 2 × 320 × 0,5 = 320 ₽;
• за двойные: 22 × 320 × 1 = 7 040 ₽;
• итого доплата за переработку ≈ 7 360 ₽.

На какое число берётся стоимость часа

Стоимость часа для доплаты определяется на последний месяц учётного периода — то есть на момент, когда переработка выявлена и начислена. Тариф менялся внутри периода? Берётся ставка последнего месяца, а не среднее по периоду.

Расчёт заработка при суммированном учёте рабочего времени

Сама зарплата при сменном графике начисляется одним из двух способов, и от выбора зависит, как считается часовая стоимость.

• 💰 Оплата по часовой тарифной ставке. Самый прозрачный вариант: начисление Оплата по часовому тарифу, часы из табеля × ставка. Стоимость часа известна сразу.
• 📊 Оклад с пересчётом в часы. Начисление Оплата по окладу (по часам): программа делит оклад на норму часов месяца и умножает на отработанные. Стоимость часа при этом «плавает» от месяца к месяцу.

Поверх базовой оплаты при сменном графике обычно идут:

• 🌙 доплата за ночные часы (с 22:00 до 06:00, минимум 20 % по постановлению Правительства о минимальном размере повышения);
• 🌆 доплата за вечерние часы, если она закреплена в положении об оплате труда;
• 🎉 повышенная оплата работы в праздники и выходные (ст. 153 ТК РФ);
• ⏱ доплата за переработку по итогам периода.

Проводки при начислении простые и зависят только от способа отражения, заданного в подразделении или в самом начислении:

Как начислить переработку в 1С 8.3 ЗУП: пошагово

Регистрируют переработку в последнем месяце учётного периода, когда известны и норма, и факт.

Повышенная оплата или отгул — что выбрать

По ст. 152 ТК РФ работник вправе вместо повышенной оплаты взять дополнительное время отдыха. Тогда переработанные часы оплачиваются в одинарном размере, а сверхнормативные дают отгул.

Как посмотреть неиспользованные дни переработки

Накопленные и ещё не отгулянные часы видны в отчётах по неиспользованному времени отдыха: Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам → отчёт по неиспользованным дням отдыха за переработку (в разных релизах название отличается — ищите по слову «отдых»).

Держите этот отчёт под рукой перед каждым увольнением и перед закрытием года: неотгулянные часы — это скрытое обязательство работодателя.

Переработка при увольнении

Если сотрудник копил переработку под отгул, но увольняется, недобранный отдых компенсируют деньгами.

1. Проведите Увольнение и убедитесь, что табель до даты увольнения закрыт.
2. Зарегистрируйте переработку за неполный учётный период — с начала периода до даты увольнения. Норма считается только за эту часть.
3. Способ компенсации — повышенная оплата.
4. Стоимость часа берётся по тарифу месяца увольнения.
5. Проверьте, что доплата попала в базу для расчёта компенсации за неиспользованный отпуск и в средний заработок.

Отчёты для проверки

• 🕐 Табель учёта рабочего времени (Т-13) — источник факта, сверяем с нормой.
• 📄 Расчётный листок — строка оплаты переработок с часами и суммой в разбивке 1,5× / 2×.
• 📊 Полный свод начислений, удержаний и выплат — видно, попала ли доплата в ФОТ и в базу взносов.
• 📈 Анализ зарплаты по сотрудникам — контроль итогов по человеку и подразделению.
• 👥 Отчёты по кадрам — назначенные графики и неиспользованное время отдыха.

Типичные ошибки

• 🔴 Полуторный размер за каждую смену. При суммированном учёте 1,5× — только первые 2 часа за весь период. Остальное в 2×.
• 🔴 В графике норма определяется «по данному графику». Тогда факт всегда равен норме и переработки не будет никогда. Нужен производственный календарь .
• 🔴 Норму уменьшили на прогулы. Прогулы и неявки по невыясненным причинам норму не снижают.
• 🔴 Праздничные часы задвоены. Часы, оплаченные по ст. 153 ТК РФ, из переработки исключаются.
• 🔴 Переработку регистрируют в середине периода. До его закрытия цифра недостоверна.
• 🔴 Не проведены отклонения. Непроведённый больничный завышает норму и занижает переработку.
• 🔴 График заполнен на один месяц вместо периода. Табель за остальные месяцы уйдёт пустым.
• 🔴 Не включён флажок переработок в составе начислений. Документа Регистрация переработок просто не будет в интерфейсе.
• 🔴 Забыли перезаполнить начисление зарплаты после регистрации переработок — доплата не попала в листок.

Если переработка всё равно не считается

Проверяйте по порядку — в 9 случаях из 10 находится на первых трёх пунктах:

1. Свойства графика: стоит ли признак суммированного учёта и верный ли учётный период.
2. Поле определения нормы времени в графике — производственный календарь, а не «данный график».
3. График заполнен на весь период, производственный календарь заведён до его конца.
4. Сотруднику назначен именно этот график кадровым документом, а не «похожий» соседний.
5. Все отклонения проведены, табель закрыт.
6. Документ регистрации переработок создан в последнем месяце периода.
7. Начисление зарплаты перезаполнено после регистрации.

Ничего не помогло и цифра всё равно расходится — посчитайте норму и факт руками по инструкции выше и сравните с отчётом Анализ зарплаты по сотрудникам. Расхождение покажет, на каком именно месяце периода программа «потеряла» часы. Если ЗУП давно не обновлялся, обновите до актуального релиза 3.1: расчёт переработок и база для сверхурочных менялись вместе с поправками в ТК РФ.

Проверь себя

Частые вопросы