Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: где найти, заполнить и изменить

Многие открывают ЗУП и не находят штатное расписание там, где ждали, — в разделе «Кадры» его как будто нет. Дело не в версии программы: по умолчанию функция просто выключена. Пока вы не включите её в настройках, ни ввести штатку, ни заполнить позиции, ни добавить должность не получится.

Разберём по шагам, где найти штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП и как его заполнить с нуля: где включается функция, как ввести первую редакцию, как вносить изменения и утверждать новую версию вместо старой. Дальше — про добавление должностей и ставок, ведение с историей, отчёты и печать формы Т-3.

💡 Всё описанное актуально для 1С:ЗУП 3.1 (ред. 3). Пункты меню в 3.1.x почти не меняются от релиза к релизу, так что инструкция подойдёт и для свежих обновлений.

Что такое штатное расписание и зачем оно нужно в ЗУП

Штатное расписание (ШР) — это перечень подразделений, должностей и количества ставок с указанием оклада и надбавок. Юридически оформляется по форме Т-3 или по собственному бланку.

В ЗУП штатка — не просто справочник для галочки. От неё зависит логика всей кадровой работы:

• 📌 при приёме и кадровых перемещениях программа подставляет оклад и надбавки из позиции ШР;
• 📌 контролируется занятость ставок — видно, сколько свободно;
• 📌 формируются аналитические отчёты по плановому ФОТ;
• 📌 печатается унифицированная форма Т-3.

Формально Трудовой кодекс не обязывает каждую компанию иметь штатное расписание. Но на практике оно упоминается в ст. 15 и 57 ТК РФ (трудовая функция «в соответствии со штатным расписанием»), поэтому инспекторы ГИТ обычно его запрашивают. Проще вести, чем доказывать, что можно без него.

Как включить и где найти штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Если пункта меню нет — функция отключена. Включается она одним флажком.

1. Откройте Настройка → Кадровый учёт.
2. Найдите блок Штатное расписание и перейдите по ссылке Настройка штатного расписания.
3. Поставьте галку Ведётся штатное расписание.
4. Здесь же сразу решите, вести ли с сохранением истории изменений (об этом ниже).
5. Запишите и закройте.

После этого пункт появляется в разделе Кадры.

⚠️ Если в базе несколько организаций, настройка ведения ШР — общая для всей информационной базы, а не для отдельного юрлица. Включив её один раз, вы включаете штатку для всех.

Где посмотреть штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП после включения:

Ведение с историей изменений или без: чем отличается

Этот выбор делают один раз в начале, и он определяет, как вы дальше вносите правки. Ошибиться здесь — значит потом переделывать.

💡 Совет: если сомневаетесь — включайте с историей. Она чуть строже в работе, зато вы всегда покажете инспектору штатку на любую прошлую дату и увидите, что и когда меняли.

Переключить режим можно и позже, в той же настройке. Но при переходе программа предупредит о пересборе данных — делайте это осознанно и на закрытом периоде.

Как заполнить и составить штатное расписание в 1С ЗУП: пошагово

Первый ввод оформляется документом «Утверждение штатного расписания». Он и создаёт первую редакцию.

Позиция штатного расписания: что заполнять

Позиция ШР — это связка «подразделение + должность» с параметрами. Ключевые поля:

• 🏢 Подразделение и Должность — основа позиции;
• 🔢 Количество ставок — можно дробные (0,5; 1,5; 2);
• 📅 График работы — влияет на норму времени;
• 💰 Оплата труда — оклад, тариф, надбавки; допустимо задавать «вилку» (мин/макс) или фиксированную сумму;
• 🏷️ Разряд/категория — при необходимости.

⚠️ Оклад в позиции ШР — плановый ориентир, а не факт начисления. Фактический оклад сотрудника фиксируется в приказе о приёме. Если развести их значения, программа при приёме предупредит о расхождении с ШР.

Как добавить новую должность и штатную единицу

Добавление должности или ставки — это тоже изменение ШР. Как оно оформляется, зависит от режима.

Без истории изменений — быстро, в справочнике позиций:

1. Кадры → Штатное расписание.
2. Кнопка Добавить позицию (или откройте нужную и увеличьте ставки).
3. Заполните подразделение, должность, число ставок, оплату.
4. Запишите.

С сохранением истории — документом:

1. Кадры → Штатное расписание → Изменить текущее штатное расписание.
2. Кнопка Добавить позицию → новая должность/единица.
3. Чтобы добавить ставку к существующей позиции — Изменить позицию и увеличьте количество.
4. Укажите дату вступления изменения в силу, проведите.

Как изменить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция

Раз в год штатку пересматривают почти все — индексация окладов, новые отделы, сокращения. Порядок правки зависит от выбранного режима.

Изменение без сохранения истории изменений

Здесь всё просто — правите актуальные данные напрямую:

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Найдите позицию, откройте двойным кликом.
3. Измените оклад, число ставок или надбавки.
4. Запишите. Прошлые значения не сохраняются.

Минус очевиден: показать, каким ШР было полгода назад, вы не сможете.

Внесение изменений при ведении с сохранением истории

1. Кадры → Штатное расписание → Изменить текущее штатное расписание.
2. В документе появляется список действующих позиций.
3. Нажмите Изменить позицию для правки или Добавить позицию для новой.
4. Правьте оклады, ставки, надбавки. Закрываемые позиции — через Закрыть позицию.
5. Укажите дату изменения — именно с неё новые условия действуют.
6. Проведите документ.

💡 Как изменить количество ставок: откройте позицию через Изменить позицию и поменяйте поле Количество ставок. Увеличение — можно принимать новых людей; уменьшение — программа не даст закрыть занятые ставки, пока сотрудники числятся.

Как утвердить новое штатное расписание вместо старого

Иногда правок так много, что проще утвердить штатку заново, а не менять по одной позиции. Для этого — снова документ «Утверждение штатного расписания» с новой датой.

• ✅ старая редакция автоматически закрывается предыдущим днём;
• ✅ новая действует с указанной даты;
• ✅ при ведении с историей обе версии остаются в архиве — старую всегда видно на её период.

Так поступают при плановом пересмотре с начала года или при крупной реорганизации.

Частые ошибки и как их избежать

Ещё пара граблей, на которые наступают часто:

• 🚫 Меняют оклад в карточке сотрудника, забыв про ШР — плановый ФОТ в отчётах «врёт».
• 🚫 Ведут без истории, а потом при проверке не могут показать штатку на прошлую дату.
• 🚫 Ставят дату изменения «задним числом» в уже закрытом периоде — ломают ранее проведённые начисления.

Отчёты по штатному расписанию для проверки

После заполнения и любых изменений сверяйтесь с отчётами: Кадры → Отчёты по кадрам.

💡 «Штатная расстановка» — самый рабочий отчёт: сразу видно занятые и свободные ставки. Перед подбором персонала смотрите именно его.

Форма Т-3 и можно ли менять бланк

Унифицированная форма № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года она не обязательна — компания вправе применять собственный бланк, закрепив его в учётной политике.

В ЗУП печать Т-3 доступна из списка ШР или из отчётов. Если нужен свой бланк — форму печатают из отчёта и дорабатывают, либо ведут ШР в 1С «для себя», а утверждают приказом на своём шаблоне.

⚠️ Как часто можно менять штатное расписание, закон не ограничивает. Меняйте хоть ежемесячно — главное оформлять приказом и, при изменении обязательных условий труда, соблюдать порядок ст. 74 ТК РФ (уведомление за 2 месяца).

Как отключить или удалить штатное расписание

Если ШР завели по ошибке или больше не ведёте:

1. Снимите занятость — не должно быть завязанных документов на активных позициях.
2. Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания → снимите флаг Ведётся штатное расписание.
3. Пункт меню в разделе «Кадры» исчезнет, документы утверждения останутся в базе как история.

Полностью «стереть» проведённые документы ШР без последствий нельзя — на них могут ссылаться кадровые приказы. Проще отключить ведение, чем удалять.

Частые вопросы