Как начислить сохраняемый заработок бывшим сотрудникам в 1С ЗУП

Частая путаница: бухгалтер ищет, как в 1С 8.3 ЗУП начислить сохраняемый средний заработок на время трудоустройства через документ Увольнение, а его там нет. Логично — сотрудник уже уволен, и за второй и третий месяц платят отдельным документом.

Разберём весь маршрут: где включить оплату времени сохраняемого среднего заработка, каким документом провести выплаты бывшим сотрудникам за второй месяц и последующие, как посчитать сумму и что с НДФЛ и взносами.

Кому и за что положен сохраняемый заработок

Речь про увольнение по сокращению штата или при ликвидации (ст. 178 ТК РФ). Работнику полагаются:

• 💰 выходное пособие — средний месячный заработок за первый месяц после увольнения;
• 📆 сохраняемый средний заработок — за второй месяц, если человек не трудоустроился;
• 📄 за третий месяц — только по решению службы занятости (в исключительных случаях).

Первый месяц (выходное пособие) закрывается прямо при увольнении. А вот выплаты за второй и третий месяц — это и есть «выплаты бывшим сотрудникам»: человека в штате уже нет, но деньги ему начисляем.

💡 За второй месяц зачитывается выходное пособие. По сути работник получает разницу за фактические дни, когда оставался без работы. Если он устроился, например, с 20-го числа — платим только за дни до трудоустройства.

С 2023 года у работодателя есть право заменить ежемесячные выплаты единовременной компенсацией — в размере двукратного среднего заработка (для районов Крайнего Севера — до пятикратного). Это оформляется тоже как выплата бывшему сотруднику.

Шаг 1. Включаем выплаты бывшим сотрудникам

По умолчанию документа в программе не видно — сначала включите функциональность.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Установите флажок «Регистрируются выплаты бывшим сотрудникам организаций».
3. Сохраните настройку.

После этого в разделе Зарплата появится журнал «Выплаты бывшим сотрудникам».

⚠️ Флажок влияет только на видимость документа. Средний заработок для расчёта берётся из данных, которые уже накоплены за период работы сотрудника, — их отдельно вводить не нужно.

Шаг 2. Создаём документ «Выплата бывшим сотрудникам»

Это основной документ темы — им регистрируется оплата времени сохраняемого среднего заработка за любой месяц после первого.

Шаг 3. Как считается сумма

Средний заработок для сохраняемых выплат — тот же, что при увольнении. Отдельно ничего не пересчитывается.

Формула простая:

Сумма = средний дневной заработок × количество рабочих дней в оплачиваемом периоде

Пример. Сотрудник уволен 31 марта. Средний дневной заработок — 2 500 ₽.

За второй месяц человек получает полную сумму 52 500 ₽ — выходное пособие за первый месяц зачитывается автоматически, отдельно вычитать его руками не нужно, документ учитывает это сам.

💡 Если сотрудник трудоустроился 15-го числа второго месяца — в документе укажите период до 14-го числа включительно, и программа посчитает выплату только за отработанные до трудоустройства рабочие дни.

НДФЛ и страховые взносы с выплаты

Здесь чаще всего ошибаются, поэтому отдельно.

Выходное пособие и сохраняемый средний заработок не облагаются НДФЛ и взносами в пределах:

• 🟢 трёхкратного среднего месячного заработка — обычные регионы;
• 🟢 шестикратного — районы Крайнего Севера и приравненные местности.

Сумма сверх лимита облагается НДФЛ и взносами на общих основаниях (ст. 217 и ст. 422 НК РФ). Программа сравнивает совокупность выплат с лимитом сама, но результат стоит проверить вручную по большим выплатам.

⚠️ Лимит считается нарастающим итогом по всем выплатам при увольнении (пособие + сохраняемый заработок + компенсации). Одна выплата может уложиться в лимит, а вместе с предыдущими — выйти за него.

Проводки: что сформируется в учёте

Синтетический учёт зависит от подразделения и настроек отражения зарплаты. Типовой вариант:

В 1С ЗУП способ отражения задаётся в карточке начисления и синхронизируется в бухгалтерскую программу. Если проводки «не легли» — проверьте способ отражения по этому виду начисления.

Частые ошибки и как их избежать

• 🔴 Ищут начисление в документе Увольнение. За второй и третий месяц — только отдельный документ «Выплата бывшим сотрудникам».
• 🔴 Не включили флажок в настройках. Без него журнала выплат бывшим сотрудникам просто нет в интерфейсе.
• 🔴 Платят за третий месяц без решения ЦЗН. Это основание обязательно, иначе выплата неправомерна.
• 🔴 Забывают про зачёт выходного пособия за второй месяц — при ручном расчёте задваивают сумму.
• 🔴 Не проверяют лимит по НДФЛ/взносам при крупных выплатах — и теряют на пересдаче отчётности.

Частые вопросы

Если не помогло

Если сумма в документе не совпадает с ожидаемой:

• проверьте средний заработок в документе Увольнение — именно он подтягивается в выплату;
• убедитесь, что верно указан период трудоустройства (рабочие дни, а не календарные);
• пересчитайте документ кнопкой Пересчитать, если меняли данные учёта времени;
• при расхождении по НДФЛ — проверьте, не превышен ли необлагаемый лимит нарастающим итогом.