Сотрудника призвали на военные сборы: оформление в 1С 8.3 ЗУП

Сотрудника призвали на военные сборы — в 1С 8.3 ЗУП это оформляют документом начисления с оплатой по среднему заработку, а в табеле ставят код «Г». Место работы и должность за работником сохраняются, а выплаченный средний заработок потом возмещает военкомат из федерального бюджета.

Частая ошибка — провести сборы как отпуск за свой счёт или как прогул. Тогда сотрудник теряет деньги, а организация — право на компенсацию из бюджета. Ниже разберём, как правильно оформить военные сборы сотрудника в 1С ЗУП: настройка начисления, документ, отметка в табеле, налоги и возврат денег.

Что положено сотруднику на время военных сборов

Пока работник на сборах, он не трудится, но и уволить или заменить его нельзя. За ним закреплены гарантии:

• 💼 Сохраняется место работы и должность (ст. 170 ТК РФ).
• 💰 Выплачивается средний заработок за дни сборов (ст. 6 ФЗ-53).
• 🏦 Расходы возмещает бюджет через военкомат (Постановление № 704).

Основание для оформления — повестка из военкомата. Без неё проводить отсутствие как оплачиваемое нельзя. Повестку сотрудник приносит заранее, копию подшивают к приказу.

Настройка начисления и оформление в 1С ЗУП

В типовой поставке 1С:ЗУП 3.1 отдельного предопределённого начисления «Военные сборы» нет — его создают один раз вручную, а дальше пользуются готовым видом расчёта. В свежих релизах для таких случаев есть документ Отсутствие с сохранением оплаты, но универсальный способ через собственное начисление работает в любой версии.

После проведения документа период сборов попадёт в расчётный лист отдельной строкой, а дни автоматически встанут в табель с кодом «Г».

Где в 1С в табеле ставить военные сборы: код «Г»

Военные сборы — это исполнение государственных обязанностей. В форме Т-13 для них предусмотрен свой код. Если вид времени настроен правильно (шаг 2 выше), 1С проставит его сама.

⚠️ Не ставьте вручную «Я» (явка), «ДО» или «НН». Дни сборов — это оплачиваемая неявка с кодом «Г», иначе не сойдётся ни оплата, ни возмещение.

Оплата по среднему заработку: пример с числами

Средний считают по общим правилам — из выплат за 12 календарных месяцев перед месяцем сборов. Оплачивают рабочие дни по графику сотрудника, попавшие на период сборов.

Пример. Оклад 60 000 ₽. Средний дневной заработок за расчётный период — 2 500 ₽. Сотрудник на сборах 7 рабочих дней:

• 7 дней × 2 500 ₽ = 17 500 ₽ к начислению по среднему.

Эту сумму выплачивают вместе с ближайшей зарплатой. Оклад за дни сборов при этом не начисляется — сотрудник эти дни не работал.

НДФЛ, страховые взносы и бухучёт

Здесь у бухгалтеров чаще всего возникают вопросы — единой очевидной позиции нет.

• 🧾 НДФЛ. Средний заработок за время сборов в перечне необлагаемых доходов (ст. 217 НК РФ) прямо не назван, поэтому на практике его чаще облагают НДФЛ и удерживают налог как обычно.
• 📊 Страховые взносы. Выплата не связана с исполнением трудовых обязанностей в этот период. Распространённый подход — взносы не начислять, но встречаются письма, где ведомства требуют обратного. Решение лучше зафиксировать в учётной политике.
• 📁 Бухучёт. Средний заработок относят на тот же счёт затрат, что и обычную зарплату сотрудника (26, 44, 20 и т. п.).

Как вернуть деньги: возмещение из военкомата

Средний заработок вы платите из своих средств, но потом его компенсирует федеральный бюджет через военкомат. Порядок — по Постановлению № 704. Затягивать не стоит: соберите документы сразу после сборов.

Военкомат перечисляет сумму на счёт организации. Компенсируют именно фактически выплаченный средний заработок в пределах, установленных порядком.

Особые случаи

Сборы попали на отпуск. Ежегодный отпуск на дни сборов прерывается или продлевается — по договорённости с работником. Дни сборов оформляют кодом «Г», отпуск сдвигают.

Сотрудник заболел на сборах. Больничный за дни, совпавшие со сборами, не оплачивается — эти дни уже закрыты средним заработком по гособязанности.

Внешний совместитель. Гарантии сохраняются по каждому месту работы. Средний заработок платит и основной работодатель, и совместитель — каждый по своим данным.

Типичные ошибки

• ❌ Провели сборы как отпуск за свой счёт — сотрудник недополучил средний, бюджет ничего не вернёт.
• ❌ Начислили оклад вместо среднего — неверная сумма и неверный табель.
• ❌ Поставили в табеле «Я» или «НН» вместо «Г» — не сойдётся возмещение.
• ❌ Не собрали документы для военкомата — расходы зависли на организации.

Частые вопросы