Сотрудника призвали на военные сборы: оформление в 1С 8.3 ЗУП

Сотрудника призвали на военные сборы — как оформить это в 1С ЗУП, знают далеко не все: отдельной кнопки «Военные сборы» в программе нет. Оформляют через собственный вид расчёта с оплатой по среднему заработку, а в табеле ставят код «Г». Место работы и должность за работником сохраняются, а выплаченный средний потом возмещает военкомат из федерального бюджета.

Частая ошибка — провести сборы как отпуск за свой счёт или как неявку по невыясненным причинам. Сотрудник теряет деньги, организация — право на компенсацию. Ниже полная пошаговая инструкция для 1С:ЗУП 8.3: настройка вида начисления по вкладкам, документ на сотрудника, отметка в табеле, налоги, отчёты для проверки и возврат денег.

Сборы, вызов в военкомат и мобилизация — три разных сценария

Половина путаницы в 1С начинается здесь. Повестки выглядят похоже, а оформление и оплата различаются принципиально.

Что положено сотруднику на время военных сборов

Пока работник на сборах, он не трудится, но и уволить или заменить его нельзя. За ним закреплены гарантии:

• 💼 Сохраняется место работы и должность (ст. 170 ТК РФ).
• 💰 Выплачивается средний заработок за дни сборов (ст. 6 ФЗ-53).
• 🏦 Расходы возмещает бюджет через военкомат (Постановление № 704).

Основание для оформления — повестка из военкомата. Без неё проводить отсутствие как оплачиваемое нельзя. Повестку сотрудник приносит заранее, копию подшивают к приказу.

Что проверить перед вводом данных в 1С

Пять минут подготовки экономят час на исправлениях:

1. Повестка на руках, даты начала и окончания сборов читаемы.
2. Приказ об освобождении от работы издан и подписан.
3. График работы сотрудника в 1С актуален — по нему программа определит оплачиваемые дни.
4. Начисления за 12 предыдущих месяцев в базе есть. Если сотрудника переносили из другой программы, средний посчитается неверно — данные вводят документом Данные для расчёта среднего заработка.
5. Релиз ЗУП свежий. В актуальных релизах 3.1 часть сценариев отсутствий закрывается типовым документом, так что сначала проверьте, что у вас в базе уже есть.

Настройка начисления: разбираем вкладки вида расчёта

В типовой поставке 1С:ЗУП 3.1 предопределённого начисления «Военные сборы» нет — его создают один раз вручную, а дальше пользуются готовым видом расчёта. Универсальный способ через собственное начисление работает в любой версии программы, включая 1С:ЗГУ для госучреждений.

Путь: Настройка → Начисления → Создать. Название — «Военные сборы». Дальше по вкладкам.

Вкладка «Основное»

• Назначение начисления — «Повременная оплата труда и надбавки».
• Начисление выполняется — «По отдельному документу» (тогда появится свой документ в разделе «Зарплата»).
• Способ расчёта — «По среднему заработку», категория среднего — как для исполнения гособязанностей.

Вкладка «Рабочее время»

• Вид времени — создаём новый, «Военные сборы».
• Категория — «Неявка» (оплачиваемая).
• Буквенный код табеля — «Г», цифровой — 23.

Без этой настройки дни сборов либо останутся явкой, либо провалятся в «НН».

Вкладка «Усреднённый заработок»

• Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала сборов.
• Само начисление в базу для расчёта будущего среднего не включаем — иначе средний начнёт «накручиваться» сам на себя.

Вкладка «Налоги, взносы, бухучёт»

• Код дохода НДФЛ и порядок обложения взносами (подробнее — в разделе ниже).
• Способ отражения в бухучёте — как для обычной зарплаты этого сотрудника, либо оставляем пустым, чтобы сработали настройки подразделения.

Сотрудника забрали на военные сборы: как оформить в 1С по шагам

После проведения документа период сборов попадёт в расчётный лист отдельной строкой, а дни автоматически встанут в табель с кодом «Г».

Где в 1С в табеле ставить военные сборы: код «Г»

Военные сборы — это исполнение государственных обязанностей. В формах Т-12 и Т-13 для них предусмотрен свой код. Если вид времени настроен правильно, 1С проставит его сама — вручную в табель лезть не нужно.

⚠️ Не ставьте вручную «Я» (явка), «ДО» или «НН». Дни сборов — это оплачиваемая неявка с кодом «Г», иначе не сойдётся ни оплата, ни возмещение.

Где смотреть результат: Кадры → Кадровые отчёты → Табель учёта рабочего времени (Т-13). Если в клетках пусто или стоит «Я» — вернитесь на вкладку «Рабочее время» вида расчёта.

Оплата по среднему заработку: пример с числами

Средний считают по общим правилам — из выплат за 12 календарных месяцев перед месяцем сборов. Оплачивают рабочие дни по графику сотрудника, попавшие на период сборов.

Пример. Оклад 60 000 ₽. Средний дневной заработок за расчётный период — 2 500 ₽. Сотрудник на сборах 7 рабочих дней:

• 7 дней × 2 500 ₽ = 17 500 ₽ к начислению по среднему.

Эту сумму выплачивают вместе с ближайшей зарплатой. Оклад за дни сборов при этом не начисляется — сотрудник эти дни не работал. Итого за месяц он получит меньше или больше обычного в зависимости от того, как средний соотносится с дневной частью оклада, и это нормально: закон гарантирует именно средний.

НДФЛ, страховые взносы и бухучёт

Здесь у бухгалтеров чаще всего возникают вопросы — единой очевидной позиции нет.

• 🧾 НДФЛ. Средний заработок за время сборов в перечне необлагаемых доходов (ст. 217 НК РФ) прямо не назван, поэтому на практике его чаще облагают НДФЛ и удерживают налог как обычно.
• 📊 Страховые взносы. Выплата не связана с исполнением трудовых обязанностей в этот период. Распространённый подход — взносы не начислять, но встречаются разъяснения с обратной трактовкой. Решение лучше зафиксировать в учётной политике.
• 📁 Бухучёт. Средний заработок относят на тот же счёт затрат, что и обычную зарплату сотрудника.

Как это выглядит в проводках после синхронизации с бухгалтерской программой:

Отчёты, которыми проверяют результат

Не закрывайте месяц, не посмотрев три отчёта:

• 📄 Расчётный листок — есть ли строка «Военные сборы» и правильная ли сумма.
• ⏱ Табель Т-13 — стоит ли «Г» ровно в те дни, что в повестке.
• 📈 Справка о среднем заработке / отчёт по среднему — из каких выплат посчитан средний дневной.
• 🧮 Анализ взносов и НДФЛ — попало ли начисление в базу так, как вы решили в учётной политике.

Особые случаи

Сборы попали на отпуск. Ежегодный отпуск на дни сборов прерывается или продлевается — по договорённости с работником. Дни сборов оформляют кодом «Г», отпуск сдвигают.

Сотрудник заболел на сборах. Больничный за дни, совпавшие со сборами, не оплачивается — эти дни уже закрыты средним заработком по гособязанности.

Внешний совместитель. Гарантии сохраняются по каждому месту работы. Средний заработок платит и основной работодатель, и совместитель — каждый по своим данным.

Сборы перешли на следующий месяц. Документ вводят один, период — сквозной по повестке. Начисление попадёт в месяц, указанный в документе; при необходимости делают два документа по месяцам, чтобы аккуратно лёг НДФЛ.

Сотрудник на сдельной оплате или суммированном учёте. Средний считается так же, но проверьте график: часы неявки должны корректно вычитаться из нормы, иначе поедет расчёт сверхурочных.

Сборы продлили повесткой. Не правьте проведённый документ — вводите второй на дополнительный период. История начислений останется прозрачной для военкомата.

Типичные ошибки

• ❌ Провели сборы как отпуск за свой счёт — сотрудник недополучил средний, бюджет ничего не вернёт.
• ❌ Начислили оклад вместо среднего — неверная сумма и неверный табель.
• ❌ Поставили в табеле «Я» или «НН» вместо «Г» — не сойдётся возмещение.
• ❌ Включили начисление в базу для расчёта будущего среднего — средний начнёт расти на пустом месте.
• ❌ Спутали сборы с мобилизацией и приостановили трудовой договор — сотрудник остался без оплаты.
• ❌ Не собрали документы для военкомата — расходы зависли на организации.

Как вернуть деньги: возмещение из военкомата

Средний заработок вы платите из своих средств, но потом его компенсирует федеральный бюджет через военкомат. Порядок — по Постановлению № 704. Затягивать не стоит: соберите документы сразу после сборов.

Военкомат перечисляет сумму на счёт организации. Компенсируют именно фактически выплаченный средний заработок и начисленные с него обязательные платежи — в пределах, установленных порядком. Если сумма пришла не полностью, запросите в военкомате расчёт: чаще всего расхождение из-за спорных дней или из-за взносов.

Частые вопросы