Где в 1С ЗУП 8.3 найти и сформировать список сотрудников

Найти список сотрудников в 1С 8.3 ЗУП можно в двух местах: справочник Кадры – Сотрудники — посмотреть и вывести список прямо из него, и раздел Кадры – Кадровые отчёты — сформировать под задачу, отобрать и распечатать. Где именно смотреть, зависит от того, что нужно на выходе: просто найти человека или получить перечень работающих на дату с должностями.

Ниже — все рабочие способы: вывод списка из справочника, отчёты «Штатные сотрудники», «Личные данные», «Уволенные», кадровая история и численность. С отбором, полями, сортировкой и печатью.

Где в 1С ЗУП посмотреть список действующих сотрудников

Самый короткий путь — справочник.

1. Раздел Кадры (в некоторых конфигурациях — Зарплата).
2. Пункт Сотрудники.
3. Открывается список всех сотрудников организации.

Справочник удобен для поиска, но у него есть ограничение: он хранит всех, кого когда-либо заводили, и знает только «работает сейчас». Отделить действующих на прошлую дату он не умеет — для этого нужен отчёт.

Как в 1С ЗУП вывести список работающих сотрудников из справочника

Если печатный перечень нужен быстро и без настроек, справочник умеет отдавать себя списком.

1. Откройте Кадры – Сотрудники.
2. Переключите отбор на работающих (см. выше).
3. Меню Ещё – Вывести список.
4. В окне отметьте колонки, которые нужны: Наименование, Табельный номер, Подразделение, Должность, Дата приёма.
5. Выберите, куда выводить — Табличный документ (можно печатать) или Текстовый документ.
6. ОК — получите таблицу, готовую к печати и сохранению в Excel.

Колонок в справочнике меньше, чем в отчётах, и разреза «на дату» тут нет. Поэтому для кадровых задач берите кадровые отчёты.

Кадровые отчёты: где найти список сотрудников под печать

Все списки под печать и выгрузку живут здесь:

Кадры – Кадровые отчёты (или Зарплата – Отчёты по кадрам).

Основные отчёты, которые закрывают тему:

Отчёт «Штатные сотрудники»: список работающих на дату

Это главный отчёт по теме. Отвечает сразу и на «где найти штатных сотрудников», и на «список действующих на дату».

Пример: на 01.09 в штате 42 человека, на 30.09 — 40. Два отчёта на разные даты сразу показывают, что за месяц ушли двое, и кто именно.

Как создать список сотрудников с должностями и подразделениями

Должность и подразделение — это отдельные колонки (поля) отчёта. В «Штатных сотрудниках» они обычно уже включены. Если нет:

1. В открытом отчёте нажмите Настройки → вкладка Поля и сортировки.
2. Отметьте флажками Должность, Подразделение, при необходимости — Дата приёма, Вид занятости.
3. Уберите лишние поля, чтобы список был компактным.
4. Закрыть и сформировать.

Настройка отбора, полей и сортировки

Четыре инструмента, которые превращают сырой список в нужный:

• 🔎 Отбор — по подразделению, виду занятости (Основное место работы / Внутреннее совместительство), полу, наличию детей, территории.
• 📑 Поля — какие колонки вывести: ФИО, табельный номер, должность, оклад, контакты.
• ↕️ Сортировка — по алфавиту, по подразделению, по дате приёма.
• 🧩 Группировка — свернуть список по подразделениям с подсчётом численности в каждом.

Настроенный вариант сохраните: Ещё – Сохранить вариант отчёта → своё название. В следующий раз откроете готовым, без повторной настройки.

Списки по личным данным: пол, возраст, дети

Отчёт Личные данные сотрудников — тот же список, но с кадровыми реквизитами физлица. На нём строятся выборки, которые в «Штатных» не собрать.

Сотрудники определённого пола или возраста

1. Откройте Личные данные сотрудников → Настройки.
2. На вкладке Отборы добавьте поле Пол = Женский (или мужской).
3. Для возраста добавьте Дата рождения с условием Меньше или равно и нужной датой. Например, чтобы найти работников старше 50 лет на 2026 год, ставьте дату рождения ≤ 31.12.1976.
4. Вынесите Дата рождения и Возраст в поля — список сразу читается.

Список сотрудников, у которых есть дети

Дети хранятся в карточке физлица на закладке Семья. Чтобы получить перечень:

• в отборах отчёта Личные данные сотрудников выберите поле по составу семьи (Родственники, Степень родства = Сын / Дочь);
• либо сформируйте отчёт Сведения о родственниках / Состав семьи, если он есть в вашем релизе.

Контактная информация

Отчёт Контактная информация сотрудников выводит телефоны, личные e-mail и адреса одной таблицей — удобно для обзвона и рассылки. Пустые ячейки сразу показывают, у кого контакты не заполнены.

Списки за период: кадровые изменения, история, уволенные

«Штатные сотрудники» работают на дату. Если нужен интервал — три других отчёта.

• Кадровые изменения. Приёмы, переводы и увольнения за выбранный период с видом кадрового документа. Отвечает на «кто устроился и кто ушёл за квартал».
• Кадровая история сотрудников. Все, кто числился внутри периода, включая принятых и уволенных в его середине. Это и есть список работающих за период, а не на один день.
• Уволенные сотрудники. Кто и когда покинул организацию, с датой и основанием. Тот же результат даёт «Штатные» с отбором по дате увольнения.

Простой приём для сверки: сформируйте «Штатных» на начало периода и на конец, разницу объясните отчётом «Кадровые изменения». Если числа не бьются — где-то кадровый документ проведён не той датой.

Списочная и среднесписочная численность

Отдельный отчёт в том же разделе кадровых отчётов. Он не перечисляет людей, а считает численность за месяц и период по методике Росстата: внешние совместители и декретницы учитываются не так, как в обычном списке.

Пример: в штате 40 человек, но двое приняты 20-го числа, одна в отпуске по уходу за ребёнком. Среднесписочная за месяц выйдет ≈ 38, а не 40. Для статистической отчётности берите именно это значение, а не количество строк в «Штатных сотрудниках».

Как распечатать список сотрудников и выгрузить в Excel

После формирования любого отчёта:

1. Кнопка Печать (или значок принтера) — сразу на принтер.
2. Ещё – Сохранить как → формат Excel / PDF, если нужен файл.
3. Для аккуратной печати проверьте Ещё – Параметры страницы: ориентация и масштаб, чтобы колонки влезли на лист.

Какой отчёт выбрать: шпаргалка

Набор и названия отчётов зависят от релиза: в актуальных версиях ЗУП 3.1 они собраны в Кадры – Кадровые отчёты, в более старых сборках часть лежит в Зарплата – Отчёты по кадрам. Состав полей и логика при этом те же.

Типичные ошибки

• ❌ Берут список из справочника «Сотрудники» и удивляются уволенным. Справочник хранит всех. Для действующих — отчёт «Штатные сотрудники» с датой.
• ❌ Не выставили дату — отчёт берёт текущую и не показывает картину на прошлый период.
• ❌ Выбрана не та организация — в многофирменной базе список получается неполным.
• ❌ Считают «за период» отчётом на дату — уволившиеся внутри периода выпадают. Нужна «Кадровая история».
• ❌ Совместители «теряются» — проверьте отбор по виду занятости, если нужны все.
• ❌ Один человек в списке дважды — это не сбой: у внутреннего совместителя два элемента «Сотрудник» на одно физлицо. Группируйте по физлицу, если нужны люди, а не ставки.
• ❌ Путают численность и количество строк — для статистики берите отчёт по среднесписочной.

Частые вопросы