Какую дату ставить для способа ведения трудовой книжки, выбранного на прежней работе

Ставим дату заявления, которым сотрудник выбрал способ ведения трудовой книжки на прежнем месте работы, — а не дату приёма к вам. Это ключевой момент, из-за которого поле часто заполняют неверно.

Ситуация знакомая: принимаете человека, в карточке 1С есть поле «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы», рядом просят дату — и непонятно, какую именно ставить и откуда её взять. Разберём по шагам: что это за поле, где искать дату, что делать, если её негде взять, и как не создать лишнее событие в ЕФС-1.

Что это за поле и зачем ему дата

В 2020 году работники один раз выбирали, как вести их трудовую книжку дальше:

• 📕 оставить бумажную (плюс электронные сведения);
• 📱 перейти на электронную — отказаться от бумажной книжки.

Выбор оформлялся письменным заявлением работодателю. Заявления принимали до 31 декабря 2020 года включительно (ст. 2 ФЗ-439). Свой выбор человек «носит» за собой: сделал его один раз — и на всех следующих работах он сохраняется.

Поэтому при приёме нового сотрудника в 1С вы не переспрашиваете его заново, а фиксируете уже сделанный ранее выбор. Дата в поле — это дата того самого заявления с прошлой работы.

💡 Поле информационное для кадрового учёта. Оно нужно, чтобы 1С понимала: сотрудник уже определился со способом ведения, и заново регистрировать это событие в отчётности не надо.

Значение поля «Способ ведения трудовой книжки»

Возможных значений по сути три. От того, что выбрано, зависит, какую дату вписывать.

==Дата и выбранный способ должны совпадать с тем, что человек указал на прежней работе.== Придумывать их «от приёма» нельзя — данные разъедутся с тем, что о сотруднике знает СФР.

Какую дату ставить: разбор по вашему случаю

Если сотрудник принёс СТД-Р

СТД-Р (форма сведений о трудовой деятельности) выдаётся работнику при увольнении. В ней прямо отражён факт и дата подачи заявления о выборе способа ведения книжки. Это самый надёжный источник — переносите дату оттуда.

Если СТД-Р нет — смотрим СТД-СФР

СТД-СФР (ранее СТД-ПФР) сотрудник получает бесплатно:

1. на портале Госуслуг — раздел «Работа и занятость»;
2. в клиентской службе СФР или в МФЦ.

В выписке есть строка события о подаче заявления с датой. Её и берём.

Первое трудоустройство: заявления не было

Если человек впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажную книжку ему уже не заводят — только электронные сведения (ст. 2 ФЗ-439). Никакого заявления о выборе он не писал.

• Способ ведения — электронная трудовая;
• поле даты выбора оставляем пустым;
• если 1С требует значение — ставим дату приёма к вам.

Где заполнить поле в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия (ред. 3.0) путь короче: карточка сотрудника → ссылка с данными о трудовой книжке. Логика та же — переносим чужой ранее сделанный выбор с его датой.

Отражение в ЕФС-1: частая ловушка

Событие «ПОДАЧА ЗАЯВЛЕНИЯ» о выборе способа ведения подаёт тот работодатель, которому это заявление написали. Если сотрудник выбрал способ на прошлой работе, вы это событие в ЕФС-1 (подраздел 1.1) не показываете.

⚠️ Если по ошибке зарегистрировать заявление заново у себя, в отчёт попадёт лишнее кадровое мероприятие. СФР получит дубль события, которое уже сдал прежний работодатель.

Ваша задача — только корректно заполнить справочные данные в карточке, чтобы 1С не пыталась это событие сформировать.

Типичные ошибки

• ❌ Ставят дату приёма к себе. Дата должна быть от заявления на прежней работе, а не от вашего трудоустройства.
• ❌ Регистрируют заявление заново и задваивают событие в ЕФС-1.
• ❌ Путают способ. У человека электронная, а в карточку ставят «ведётся» (бумажная) — искажается персучёт.
• ❌ Угадывают дату, когда нет ни СТД-Р, ни СТД-СФР. Правильно — запросить выписку.

Частые вопросы