Дата в поле «Способ ведения трудовой книжки», выбранном на прежней работе

Быстрый ответ: ставьте дату заявления, которое сотрудник написал на прежнем месте работы — о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) или о сохранении бумажной. Эту дату берут из справки СТД-Р от прошлого работодателя или из СТД-СФР через Госуслуги. Дату приёма к вам или сегодняшнее число сюда ставить нельзя.

Ситуация знакомая любому кадровику: оформляете приём, в карточке сотрудника доходите до поля «Способ ведения трудовой книжки», а рядом — реквизит с датой и пометкой «выбран по прежнему месту работы». Программа ждёт конкретное число, а откуда его взять — непонятно. Ниже разберём, какую именно дату ставить в 1С, где её найти и что делать, если человек ничего не помнит и справки на руках нет.

Что означает поле «Способ ведения трудовой книжки»

С 2020 года у каждого работника есть выбор: продолжать вести бумажную трудовую книжку или перейти на электронную (ЭТК). Свой выбор человек делает один раз — подавая заявление работодателю. При переходе к новому работодателю выбор сохраняется, повторно писать заявление не нужно.

В 1С:ЗУП 8 (ред. 3) и 1С:Бухгалтерии 8 это фиксируется в поле «Способ ведения трудовой книжки». Значений два:

• 📗 Бумажная и электронная — работник сохранил бумажную книжку, но сведения о нём всё равно сдаются в СФР по форме ЕФС-1.
• 📱 Только электронная — работник отказался от бумажной, сведения ведутся исключительно в электронном виде.

Рядом с выбором стоит дата — это и есть камень преткновения. Она показывает, когда человек сделал свой выбор. Если выбор был сделан не у вас, а на прошлой работе, программа помечает реквизит как «выбран по прежнему месту работы».

Какую дату ставить, если способ выбран на прежней работе

Правило одно: дата = дата заявления сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки, поданного прошлому работодателю. Не дата приёма, не дата увольнения с прошлого места, не сегодняшнее число.

Разберём по случаям.

Ключевой момент: дата привязана к заявлению, а не к какому-либо событию в вашей организации. Если поставить дату приёма — это ошибка, которая позже всплывёт в отчётности.

Где взять дату: СТД-Р, СТД-СФР и Госуслуги

Дату заявления не придумывают — её берут из документа. Источников три.

1. СТД-Р — справка о трудовой деятельности, которую прежний работодатель выдаёт при увольнении (по форме, утверждённой Минтрудом). Внизу формы есть блок «Сведения о поданном работником заявлении…» с датой. Это самый удобный источник — она уже на руках у нового сотрудника.
2. СТД-СФР (ранее СТД-ПФР) — та же справка, но из Социального фонда. Работник получает её:
   • на портале Госуслуги (раздел «Справки, выписки» → сведения о трудовой деятельности);
   • в личном кабинете на сайте СФР;
   • лично в отделении СФР или МФЦ.
3. Само заявление — если у работника сохранилась копия заявления о выборе способа ведения ТК, дата стоит прямо на нём.

Как выглядит нужная строка

В СТД-Р и СТД-СФР ближе к концу формы есть графа с отметкой о заявлении:

• «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» + дата — значит, бумажная, ставим эту дату.
• «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» + дата — значит, ЭТК, ставим эту дату.

Именно число из этой графы и переносится в поле 1С.

Как заполнить поле при приёме сотрудника: пошагово

Порядок действий в 1С:ЗУП 8 (ред. 3) и 1С:Бухгалтерии 8 практически совпадает.

Пара нюансов по ходу:

• Если галочки/переключателя «выбран по прежнему месту работы» в вашем релизе нет — просто заполните дату выбора: программа сама поймёт, что она предшествует приёму.
• Прежде чем менять уже проведённые кадровые документы, сделайте резервную копию базы. Правка способа ведения ТК задним числом может затронуть ранее сданную отчётность.

Как это влияет на ЕФС-1

Способ ведения трудовой книжки напрямую связан с отчётом ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД), подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

Что важно понимать:

• 🔹 При приёме сотрудника, который уже выбрал способ на прошлой работе, вы не подаёте повторно сведения о его выборе. В ЕФС-1 отражается только сам факт приёма.
• 🔹 Заявление о выборе способа подаётся в СФР тем работодателем, у которого работник его написал. Вы за прошлого работодателя это не делаете.
• 🔹 Правильно указанная дата нужна 1С для внутренней логики и корректных печатных форм, а не для повторной сдачи в фонд.

Если же работник впервые определяется со способом именно у вас (редкий случай для тех, кто был занят до 2021 года и раньше выбор не делал) — тогда его заявление вы фиксируете и отражаете в ЕФС-1 уже своей организацией, с датой его заявления к вам.

Типичные ошибки

Собрали то, на чём спотыкаются чаще всего.

• ❌ Ставят дату приёма. Самая частая ошибка. Дата выбора почти всегда раньше даты приёма к вам.
• ❌ Ставят текущую дату. Поле не про «когда я заполняю карточку», а про «когда работник сделал выбор».
• ❌ Ищут дату в бумажной трудовой книжке. Её там нет — только в СТД-Р/СТД-СФР или в заявлении.
• ❌ Заполняют способ у первичника с 2021 года. У них только ЭТК, выбора по прежнему месту не было.
• ❌ Оставляют «Бумажная», хотя работник перешёл на ЭТК. Из-за этого на человека будут ошибочно готовиться бумажные документы по трудовой.

Частые вопросы