Как сформировать справку о кадровых ресурсах в 1С:ЗУП 8.3

Готовой кнопки «Справка о кадровых ресурсах» в 1С:ЗУП 8.3 нет — и это первое, обо что спотыкаются, когда её просят к заявке на тендер или для СРО. Форму задаёт заказчик, а данные для неё вы собираете сами: из отчётов по сотрудникам.

Разберём, как в 1С 8.3 сформировать справку о кадровых ресурсах: какие отчёты дают нужный список работников, как настроить состав колонок под конкретную форму и выгрузить всё в Excel, чтобы вставить в шаблон заказчика.

Что такое справка о кадровых ресурсах и зачем её формируют

Это документ, где перечислены сотрудники организации с их квалификацией. Чаще всего его просят:

• 📄 в заявке на участие в закупке (44-ФЗ, 223-ФЗ) — подтвердить, что есть квалифицированный персонал;
• 🏗️ при вступлении в СРО — минимальное число специалистов с нужным образованием и стажем;
• 🏦 в банк или контрагенту — «справка о кадровом составе по месту требования».

Единой утверждённой формы нет. Заказчик даёт свой бланк или список колонок. Ваша задача — вытащить из 1С фактические данные и разложить их по этим колонкам.

💡 Не путайте со сведениями о среднесписочной численности — это отдельная история (её сдают в составе РСВ). Про численность ниже есть отдельный блок.

Где в 1С 8.3 взять данные для справки

Всё держится на трёх источниках. Какой выбрать — зависит от того, что именно требует форма.

Для типовой справки к заявке почти всегда хватает связки «Личные данные сотрудников» + универсальный отчёт для добора образования и стажа.

Как сформировать справку через универсальный отчёт: пошагово

Универсальный отчёт — самый гибкий путь. Он вытягивает данные из любого справочника или регистра ЗУП, а колонки вы выбираете сами.

⚠️ Универсальный отчёт показывает то, что реально введено в базу. Пустое поле «Образование» в справке = данные не занесены в карточку сотрудника, а не «нет образования». Перед выгрузкой проверьте заполненность карточек ключевых специалистов.

Готовые отчёты по кадрам: списки под разные сценарии

Если форма нестрогая, часто быстрее взять типовой отчёт. Все они в разделе Кадры → Отчёты по кадрам.

Для справки о кадровых ресурсах обычно берут именно «работающих на дату» — заказчику нужен актуальный состав на день подачи заявки.

Какие данные включить в справку

Состав колонок диктует форма заказчика. Но набор-минимум, который просят почти всегда, стоит проверить заранее.

Если каких-то данных в 1С нет (сертификаты, разряды по внешним аттестациям) — их либо заносят в карточку через Дополнительные реквизиты, либо дописывают в справку вручную уже после выгрузки.

Выгрузка в Excel и оформление по месту требования

Любой отчёт 1С выгружается в таблицу без пересборки данных.

1. Сформируйте отчёт на экране.
2. Ещё → Сохранить как… → формат Лист Excel 2007 (.xlsx) или Табличный документ (.mxl).
3. Откройте в Excel, перенесите колонки в шаблон заказчика, подпишите у руководителя.

💡 Для регулярных справок сделайте один раз сохранённый вариант универсального отчёта с точным порядком колонок «как в форме». Дальше — Сформировать → Сохранить как → готово, без ручной перекладки столбцов.

Печать «по месту требования» — та же логика: формируете список, при необходимости добавляете шапку с реквизитами организации и подпись. Отдельного бланка «по месту требования» в 1С нет, это свободная форма.

Типичные ошибки и как их избежать

• ❌ Ищут готовую печатную форму «Справка о кадровых ресурсах». Её в типовой ЗУП нет — собирают из отчётов. Не тратьте время на поиск кнопки.
• ❌ Не поставили отбор по организации. В базе несколько юрлиц — в справку попадают чужие сотрудники. Всегда указывайте организацию в отборах.
• ❌ Забыли дату актуальности. Список «на сегодня» вместо «на дату подачи заявки» — попадают уже уволенные или ещё не принятые.
• ❌ Пустые поля образования/стажа приняли за отсутствие данных. Это незаполненные карточки — проверьте и дозаполните.
• ❌ Путают среднесписочную численность и список ФИО. Заказчику нужен поимённый состав — численность его не заменит.

Частые вопросы