Как посмотреть задолженность по заработной плате в 1С 8.3 ЗУП

Задолженность по заработной плате в 1С 8.3 ЗУП смотрят в отчёте «Задолженность по зарплате»: раздел Зарплата → Отчёты по зарплате → Задолженность по зарплате. Он и заменяет справку — показывает, кто кому должен на выбранную дату.

Бухгалтер открывает его в трёх случаях: перед выплатой, при сверке с сотрудником и когда просят письменную справку о долге — например, для суда или проверки. Ниже разберём, где отчёт лежит, как настроить итоги, чем он отличается от сальдо по счёту 70 и почему цифры иногда «не бьются».

Где в 1С 8.3 ЗУП сформировать справку о задолженности по зарплате

Путь к отчёту:

1. Раздел Зарплата (в некоторых версиях — Выплаты).
2. Ссылка Отчёты по зарплате.
3. Отчёт Задолженность по зарплате.
4. Укажите организацию и дату, на которую нужен остаток.
5. Нажмите Сформировать.

Отчёт строится не по счёту 70, а по внутреннему регистру ЗУП «Взаиморасчёты с сотрудниками». Поэтому он работает даже без синхронизации с бухгалтерией — данные берутся из начислений и ведомостей самой ЗУП.

💡 Дата важна. Отчёт показывает остаток на конец указанного дня. Если поставить дату начисления, но до выплаты, увидите полный долг предприятия; если после выплаты — уже закрытый остаток.

Что показывает отчёт «Задолженность по зарплате»

Колонка результата зависит от знака остатка:

• Долг предприятия — организация должна работнику (начислили, ещё не выплатили). Обычная ситуация в середине месяца.
• Долг работника — сотрудник должен организации (переплата, невозвращённый аванс, удержание больше начисления).

Строки группируются по сотрудникам, внутри — по месяцам начисления. Итог снизу — общая сумма долга по организации.

Перед подписанием справки о долге всегда проверяйте дату отчёта — самая частая причина спорных сумм.

Как настроить итоги в отчёте о задолженности по зарплате

По умолчанию отчёт группирует по сотрудникам. Настройки открываются кнопкой Настройки (или Ещё → Настройки):

• 🔹 Отбор — по подразделению, конкретному сотруднику или виду начисления.
• 🔹 Группировка — добавьте Подразделение первым уровнем, чтобы получить итоги по отделам.
• 🔹 Поля — выведите месяц взаиморасчётов, чтобы видеть, за какой период висит долг.
• 🔹 Оформление — подсветка отрицательных сумм красным помогает быстро найти долги работников.

Готовый вариант сохраните: Ещё → Сохранить вариант отчёта. В следующий раз откроется с нужными итогами.

Универсальный отчёт для проверки задолженности по зарплате

Когда стандартного отчёта мало (нужен разрез по видам расчёта, документам-регистраторам или движениям регистра), берут универсальный отчёт: Администрирование → Универсальный отчёт.

Настройка:

1. Источник данных — регистр накопления «Взаиморасчёты с сотрудниками».
2. Тип — Остатки и обороты.
3. Период — нужная дата.
4. В группировках — Сотрудник, при желании Регистратор (виден документ-источник каждой суммы).

Такой отчёт удобен для аудита: видно не только остаток, но и каким документом он создан. Легко поймать «зависшую» проводку или ошибочную ведомость.

Задолженность в ЗУП и сальдо по счёту 70: почему цифры расходятся

Тонкий момент, о котором часто забывают.

В самой ЗУП учёт взаиморасчётов ведётся в регистрах, а не на счетах бухучёта. Счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» живёт в Бухгалтерии и наполняется после синхронизации.

Значит, сравнивать нужно правильно:

• Отчёт «Задолженность по зарплате» (ЗУП) — регистр взаиморасчётов.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 (Бухгалтерия) — после загрузки «Отражения зарплаты в бухучёте».

Кредитовое сальдо счёта 70 = долг предприятия перед работниками. Если оно не сходится с отчётом ЗУП — ищите незагруженное отражение или проводку, сделанную вручную мимо документа.

Проверка взаиморасчётов, НДФЛ и взносов

Расхождение в задолженности почти всегда тянет за собой ошибку в налогах. Быстрая сверка по трём направлениям:

• Счёт 70 (взаиморасчёты) — сальдо на конец месяца сходится с отчётом ЗУП.
• Счёт 68.01 (НДФЛ) — удержанный налог равен исчисленному; проверяют отчётом «Анализ НДФЛ» и «Контроль сроков уплаты».
• Счёт 69 (взносы) — начисленные взносы совпадают с базой; смотрят «Анализ взносов в фонды».

Для регулярного контроля в ЗУП есть сервис Зарплата → Отчёты по зарплате → Проверка расчёта зарплаты — подсвечивает нестыковки автоматически.

Как оформить письменную справку о задолженности

Отдельной унифицированной формы «справка о задолженности по заработной плате» в 1С нет. На практике делают так:

1. Формируют отчёт «Задолженность по зарплате» на нужную дату.
2. Выгружают в Excel (Ещё → Сохранить) или печатают.
3. Оформляют на бланке организации, заверяют подписью руководителя и бухгалтера, печатью.

Для суда или банкротства такую справку дополняют расшифровкой по месяцам и реквизитами приказов о начислении. Ссылка на срок выплаты — ст. 136 ТК РФ, при увольнении — ст. 140 ТК РФ.

⚠️ Не подписывайте справку по «сырым» данным. Сначала закройте месяц, проведите все ведомости и отражение в учёте — иначе долг в справке окажется завышен на неразнесённые выплаты.

Типичные ошибки при проверке задолженности по зарплате

Частые вопросы