Суммированный учёт рабочего времени в 1С:ЗУП 8.3: настройка, графики и расчёт переработок

Суммированный учёт рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП настраивается через график работы с признаком «суммированный учёт» и указанием учётного периода — месяц, квартал или год. Программа сама считает норму часов по производственному календарю, сравнивает её с фактически отработанными часами и по итогам периода выводит переработку, которую вы регистрируете документом «Регистрация переработок».

Тема живёт на стыке Трудового кодекса и настроек программы. Ошибётесь в графике — 1С посчитает норму неверно, и сверхурочные либо не появятся, либо вылезут лишними. Ниже — весь путь: от настройки до проводок и разбора, сколько часов оплачивать в полуторном размере, а сколько в двойном.

Что такое суммированный учёт и когда он нужен

Обычная пятидневка легко укладывается в 40 часов в неделю. Но у сменных графиков, вахты, сутки-через-трое так не выходит: в одну неделю человек отрабатывает 48 часов, в другую — 24. Уложить каждую неделю в норму невозможно.

Здесь и включается суммированный учёт (ст. 104 ТК РФ). Норму часов соблюдают не за неделю, а за учётный период целиком.

Кому обычно подходит:

• 🏭 сменные производства, работа по графику 2/2, сутки/трое;
• 🚚 водители, охрана, диспетчеры;
• ⛏️ вахтовый метод;
• 🏥 медперсонал, дежурные службы.

Виды учётного периода

Период выбирают под характер работы. Чем длиннее — тем больше пространства «сгладить» переработки одного месяца недоработками другого.

Учётный период закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка. В 1С он задаётся прямо в графике работы.

Настройка суммированного учёта в 1С:ЗУП 8.3

Как в 1С настроить суммированный учёт рабочего времени в ЗУП 8.3 — по шагам. Всё крутится вокруг графика работы.

Шаг 1. Включить сверхурочные в настройках

Зайдите в Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний, вкладка Почасовая оплата. Поставьте флаг Выполняется сверхурочная работа.

Без этого флага документа регистрации переработок в программе просто не будет.

Шаг 2. Создать график с суммированным учётом

Откройте Настройка → Графики работы сотрудников → Создать.

1. Задайте название, например Смена 2/2 суммированный.
2. Нажмите Изменить свойства графика.
3. Установите флаг При подсчёте нормы учитывать, что это суммированный учёт рабочего времени.
4. Выберите учётный период: месяц, квартал, полугодие или год.

Шаг 3. Заполнить и назначить график

Заполните график сменами на весь год. Программа подтянет производственный календарь и сама посчитает норму часов по периоду.

Назначьте график сотруднику через Кадры → Приёмы/переводы или документом Изменение графика работы списком.

Как считается норма часов для переработок

Регистрация переработок в 1С 8.3 ЗУП — как считается: программа берёт норму часов по производственному календарю за учётный период и вычитает её из фактически отработанных часов.

Формула по сути одна:

Переработка = Отработано по графику − Норма по производственному календарю

Норму 1С считает по 40-часовой рабочей неделе (или меньше, если у сотрудника сокращённая продолжительность). Источник — тот же производственный календарь, что и для пятидневки.

Что уменьшает норму, а что нет

Это ключевой момент, на котором часто спотыкаются.

• ✅ Отпуск, больничный, командировка — норму периода уменьшают (сотрудник отсутствовал по уважительной причине, эти часы из нормы вычитаются).
• ❌ Прогул и неявка по невыясненным причинам — норму не уменьшают.

Логика простая: прогул — это вина работника, освобождать его от нормы за счёт работодателя нельзя. Иначе прогульщик «зарабатывал» бы себе переработку.

Проверка нормы часов

Прежде чем начислять, сверьте норму. Откройте отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ отработанного времени или карточку сотрудника за учётный период.

Сравните три числа:

1. Норма по производственному календарю.
2. Отработано по графику (плановые часы).
3. Фактически отработано (по табелю, с учётом отсутствий).

Если факт больше нормы — есть переработка. Если меньше — сверхурочных нет, даже если в отдельные месяцы человек перерабатывал.

Как начислить переработку в 1С 8.3 ЗУП

Переработки при суммированном учёте фиксируют в конце учётного периода, а не помесячно. Пока период не закрыт, итоговую переработку посчитать нельзя.

Документ «Регистрация переработок»

Создайте Зарплата → Регистрация переработок (в старых релизах — Работа в выходные и праздники и сверхурочные).

1. Укажите месяц окончания учётного периода.
2. Выберите сотрудников.
3. Нажмите Заполнить — программа сама подтянет часы переработки.
4. Проверьте разбивку часов на оплату в 1,5 и 2-кратном размере.
5. Проведите документ.

Начисление попадёт в ближайший документ Начисление зарплаты и взносов.

Сколько часов оплатить в полуторном, а сколько в двойном

По ст. 152 ТК РФ первые 2 часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — в двойном.

При суммированном учёте «первые два часа» считаются за весь учётный период, а не за каждую смену. Правило Минтруда: в 1,5-кратном размере оплачивают часы в количестве, равном двум часам за каждый рабочий день учётного периода по календарю пятидневки, остальные переработанные часы — в двойном.

Пример расчёта с числами

Учётный период — квартал. По производственному календарю в квартале 62 рабочих дня, норма 496 часов. Сотрудник отработал 540 часов.

• Переработка: 540 − 496 = 44 часа.
• Лимит полуторного размера: 62 дня × 2 = 124 часа. Наши 44 часа в него укладываются.
• Значит, все 44 часа оплачиваются в 1,5-кратном размере.

Если бы сотрудник отработал 700 часов:

• Переработка: 700 − 496 = 204 часа.
• 124 часа — в полуторном размере.
• 204 − 124 = 80 часов — в двойном.

На какое число берётся стоимость часа

Стоимость часа для доплаты 1С определяет на месяц окончания учётного периода — то есть на месяц, в котором регистрируются переработки. Именно поэтому периоды закрывают вовремя: тариф на момент закрытия и уходит в расчёт.

Проводки по начислению переработок

Доплата за сверхурочные при суммированном учёте отражается как обычное начисление оплаты труда.

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, к какому подразделению и виду деятельности отнесён сотрудник — берётся из способа отражения зарплаты.

Отгулы вместо оплаты переработок

По желанию работника сверхурочные можно компенсировать не деньгами, а дополнительным временем отдыха (ст. 152 ТК РФ). Тогда сама переработка оплачивается в одинарном размере, а сотрудник получает отгул.

В 1С:ЗУП для этого:

1. В документе Регистрация переработок укажите способ компенсации Отгулом.
2. Накопленные часы отдыха отслеживаются в программе.
3. Отчёт Остатки отгулов (или Неиспользованные дни переработки) покажет, сколько отдыха ещё не отгуляно.
4. Отгул оформляется документом Отгул со ссылкой на переработку.

Расчёт переработок при увольнении

Если сотрудник увольняется до конца учётного периода, дожидаться его закрытия нельзя. Учётный период для этого работника закрывается досрочно — на дату увольнения.

Норму часов 1С пересчитает пропорционально отработанной части периода:

• норма считается от начала периода до даты увольнения;
• фактические часы сравниваются с этой сокращённой нормой;
• переработка регистрируется в документе увольнения или отдельной регистрацией переработок на месяц увольнения.

Так же поступают с неиспользованными отгулами — они превращаются в денежную компенсацию.

Частые ошибки и как их избежать

Отчёты для проверки

Перед закрытием периода и сдачей зарплаты сверьтесь по отчётам:

• 📊 Анализ отработанного времени — норма против факта по каждому сотруднику;
• 📋 Табель учёта рабочего времени (Т-13) — плановые и фактические часы по дням;
• 📈 Полный свод начислений и удержаний — суммы доплат за переработку в расчётном листке;
• ⏱️ Остатки отгулов — неиспользованное время отдыха.

Проверьте себя

Частые вопросы