Суммированный учёт рабочего времени в ЗУП 3.1: настройка и переработки

Суммированный учёт рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП включается за пять минут, а вот переработки программа сама не начислит — их надо зарегистрировать после окончания учётного периода, когда виден весь «недо-» или «пере-» работанный баланс. Дальше — как настроить механизм в ЗУП 8.3, как считается норма и отработанные часы, как в 1С 8.3 ЗУП начислить переработку и не переплатить.

Разберём на цифрах: где взять норму, как система делит часы на полуторный и двойной размер, что делать при увольнении в середине периода. Плюс — типичные ошибки, из-за которых сумма доплаты «не бьётся» с ручным расчётом.

💡 Речь про 1С:ЗУП ред. 3.1. В ЗКГУ (для госсектора) механизм тот же, отличаются только названия начислений.

Что такое суммированный учёт и когда он нужен

Обычный режим — это пятидневка с фиксированной нормой на каждый день. Суммированный учёт применяют там, где по дням норму соблюсти нельзя: сменные графики, сутки через трое, вахта, скользящие выходные.

Норма считается не за день и не за неделю, а за учётный период целиком — месяц, квартал, полугодие или год (для вредных условий — не больше 3 месяцев). Переработки в 1С 8.3 ЗУП вылезают только на границе периода: сравниваем факт с нормой ТК РФ.

Основание — статья 104 ТК РФ. Смысл: за смену человек может отработать 12 часов, но если по итогам квартала он уложился в норму — сверхурочных нет.

⚠️ Учётный период обязательно закрепите в правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре. Без этого документа суммированный учёт считается неоформленным.

1. Как в 1С настроить суммированный учёт рабочего времени (ЗУП 8.3)

Настройка идёт на двух уровнях: включаем возможность в целом и создаём сам график с признаком суммированного учёта.

Шаг 1. Включаем возможность

Идём в Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний, вкладка «Учёт отсутствий» (в свежих релизах — «Прочие начисления»). Ставим флаг «Переработки при суммированном учёте рабочего времени».

После этого в программе появляется вид начисления «Оплата переработок при суммированном учёте» и документ для их регистрации.

Шаг 2. Создаём график работы

Настройки → Графики работы сотрудников → Создать. Ключевой момент — флаг «При суммированном учёте рабочего времени» прямо в шапке графика.

Здесь же выбираем учётный период: месяц, квартал, полугодие, год. Именно за него программа будет сравнивать факт с нормой.

💡 Норму часов график берёт из производственного календаря по 40-часовой неделе. Если сотрудник на сокращённой норме (36 или 24 часа) — это задаётся отдельно, и норма пересчитается.

Шаг 3. Заполняем смены

Кнопка «Заполнить график» раскидывает смены по циклу (например, «2 через 2» по 11 часов). Проверьте, что итог по месяцам совпадает с реальным графиком бригады.

Шаг 4. Назначаем сотрудникам

График цепляется к сотруднику через Приём на работу, Кадровый перевод или отдельный документ Изменение графика работы. Без назначения переработки не посчитаются — программе не с чем сравнивать факт.

Нормы ТК РФ, от которых считается переработка

Программа опирается на норму производственного календаря. Полезно держать в голове опорные цифры (40-часовая неделя):

Точное число зависит от количества рабочих дней и праздников в конкретном году — 1С берёт его из производственного календаря автоматически.

⚠️ Чем длиннее учётный период, тем позже сотрудник получит доплату за переработку. При годовом периоде сверхурочные оплатят только в декабре. Это законно, но людей стоит предупредить.

Регистрация переработок в 1С 8.3 ЗУП: как считается

Здесь главное непонимание пользователей: ЗУП не начисляет переработки в течение периода. Пока период не закрыт, факт может «догнать» норму. Регистрируют переработку одним документом в последнем месяце периода.

Документ: Зарплата → Регистрация переработок (или Начисление зарплаты и взносов → он подтягивает данные).

Как система считает часы переработки

Формула по шагам:

Пример с числами

Учётный период — квартал. Норма — 480 ч. Сотрудник отработал 512 ч, из них 16 ч пришлись на праздники и уже оплачены в двойном размере.

• Переработка = 512 − 480 − 16 = 16 часов.
• В квартале ~60 рабочих дней. Правило «2 часа за 2 дня» → в полуторном размере оплачиваются первые 2 часа, оставшиеся 14 часов — в двойном.

💡 Норма «в 1,5-ном за первые два часа» при суммированном учёте трактуется как два часа за каждый рабочий день учётного периода, а не за каждую смену. На практике почти вся переработка попадает в двойной размер.

Как определяется норма и отработанные часы (проверка)

Расхождение расчёта чаще всего в норме. Проверить можно вручную.

Норму смотрим в отчёте Кадры → Отчёты по кадрам → Табель (Т-13) или в форме графика — там виден плановый фонд по месяцам.

Отработанные часы — по отчёту Зарплата → Отчёты → Табель учёта рабочего времени. Сюда попадают все виды времени: явка, ночные, работа в выходные.

Что уменьшает и что не уменьшает норму:

• ✅ Отпуск, больничный, командировка — уменьшают норму (эти дни исключаются из планового фонда).
• ✅ Отгул, донорские дни — уменьшают норму.
• ❌ Прогул и неявка по невыясненной причине — норму не уменьшают.

⚠️ Почему прогул не снижает норму: время, которое человек должен был отработать, никуда не делось — он просто не вышел. Программа держит норму прежней, поэтому «переработка» из-за прогула не возникает искусственно.

Edge-кейсы: перевод на пятидневку и смена нормы внутри периода

Два сценария, которые ломают ручной расчёт, но 1С обрабатывает корректно.

Перевод на обычный график (пятидневку) в середине периода. Программа считает норму составной: часть периода — по суммированному графику, часть — по пятидневке. Итоговая норма = сумма норм по каждому отрезку.

Норма менялась внутри периода (например, ушёл на 36-часовую неделю из-за вредности). Аналогично — норма пересчитывается по каждому интервалу действия графика и складывается.

💡 Если цифры «не бьются», первым делом проверьте, не было ли кадровых движений внутри учётного периода — переводов, изменений графика, ставки.

Как начислить переработку в 1С 8.3 ЗУП: оплата и средний заработок

После Регистрации переработок суммы попадают в Начисление зарплаты и взносов автоматически.

Стоимость часа для доплаты определяется на дату окончания учётного периода (последний месяц). Берётся тарифная ставка или средний заработок — в зависимости от настройки вида расчёта.

Средний заработок при суммированном учёте 1С считает через среднечасовой заработок: сумма выплат за расчётный период делится на фактически отработанные часы. Это же значение используется для отпускных и командировок таких сотрудников.

Отгул вместо оплаты

По статье 152 ТК РФ сотрудник может выбрать не деньги, а дополнительное время отдыха. В ЗУП это оформляется документом Отгул (или «Отсутствие с сохранением оплаты» в зависимости от политики учёта). Тогда переработка оплачивается в одинарном размере, а сверх того даётся отгул.

Для контроля неиспользованных дней есть отчёт по остаткам отгулов — видно, у кого «висит» неотгулянное время.

Учёт переработок при увольнении

Если человек увольняется до конца учётного периода — период для него закрывается досрочно, на дату увольнения.

Порядок:

1. В документе Увольнение программа сама предлагает рассчитать переработки за неполный период.
2. Норма берётся не за весь квартал/год, а за фактически отработанную часть периода.
3. Переработка сверх этой урезанной нормы оплачивается в общем порядке (1,5 и 2).

⚠️ Не забудьте: при увольнении норма считается по календарю до даты увольнения, а не по всему учётному периоду. Иначе почти всегда получите ложную «переработку».

Частые ошибки и как их избежать

Отчёты для проверки

Перед закрытием периода прогоните три отчёта:

• 📊 Табель учёта рабочего времени — сверить фактические часы.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам — увидеть сумму доплаты за переработки.
• 📊 Полный свод начислений — проверить, что переработка легла на нужный вид расчёта и обложилась взносами.

Частые вопросы