Отчёт «Сводная справка 2-НДФЛ» в 1С ЗУП: настройка и проверка

«Сводная справка 2-НДФЛ» — это внутренний контрольный отчёт в 1С ЗУП, а не форма для сдачи в налоговую. Он собирает по каждому сотруднику начисления, вычеты, налоговую базу и три суммы налога: исчисленный, удержанный и перечисленный. По нему вы за минуту видите, сойдётся ли 6-НДФЛ и справки о доходах.

Отчёт удобно гонять перед каждой отчётной датой. Если исчисленный НДФЛ не равен удержанному без объективной причины — значит, где-то ошибка в проводках или в дате получения дохода. Ниже — где найти отчёт, как его настроить и что смотреть в первую очередь.

Что показывает отчёт и когда он нужен

Сводная справка — это ведомость на одном листе, где по строкам идут сотрудники, а по колонкам — суммы за период. В отличие от печатной справки о доходах на конкретного человека, здесь сразу вся организация.

Смотреть её стоит:

• 📅 перед сдачей 6-НДФЛ (ежеквартально);
• 📄 перед выдачей справок о доходах сотрудникам;
• 🔁 после перерасчётов, увольнений и исправления начислений задним числом;
• 🧾 при сверке с бухгалтерской программой (например, 1С:Бухгалтерия).

💡 Официальной формы «2-НДФЛ» с 2021 года нет — её заменили на «Справку о доходах и суммах налога». Название отчёта в 1С осталось прежним по привычке, но сдаёте вы 6-НДФЛ и приложение-справку.

Где найти отчёт в 1С ЗУП 3.1

Путь зависит от релиза, но в актуальных версиях ЗУП 3.1 отчёт лежит в разделе налогов.

1. Откройте раздел Налоги и взносы.
2. Перейдите в Отчёты по налогам и взносам.
3. В списке выберите «Сводная справка 2-НДФЛ».

Если в вашем интерфейсе отчёта в списке нет — он может быть скрыт. Загляните в Ещё → Прочие отчёты или воспользуйтесь поиском отчётов по слову сводная.

Как настроить и сформировать сводную справку

1. В шапке отчёта задайте период — обычно квартал или год нарастающим итогом.
2. Выберите организацию (и подразделение, если нужно раздельно).
3. Нажмите Настройки → включите расшифровку по начислениям и выплатам, если хотите видеть, из чего сложилась база.
4. При желании добавьте группировку по подразделениям или сотрудникам через Настройки → Структура.
5. Нажмите Сформировать.

Расшифровка по начислениям и выплатам — ключевая опция. Она разворачивает колонки так, что видно и начисленный доход по видам расчёта, и суммы выплат, с которых удержан налог. Именно на этом стыке чаще всего и «плавает» НДФЛ.

⚠️ Отчёт считает по данным учёта на момент формирования. Если после правок вы не сделали перерасчёт НДФЛ — цифры будут старые. Сначала перепроведите документы, потом стройте справку.

Проверка налогов: исчисленный, удержанный, перечисленный

Три колонки налога должны стыковаться между собой. Разберём, что означает каждая и как их читать.

Логика простая:

• 🟢 Исчислено = Удержано — доход выплачен полностью, налог удержан. Норма на конец периода.
• 🟡 Исчислено > Удержано — есть невыплаченный доход (например, декабрьская зарплата, выплаченная в январе). На отчётную дату это может быть корректно.
• 🔴 Удержано > Исчислено — почти всегда ошибка: излишне удержанный налог, который нужно вернуть сотруднику.

Инструменты для проверки исчисленного НДФЛ

Исчисленный налог берётся из документов начисления. Если он «не тот», проверяйте:

• виды начислений и их настройку налогообложения (облагается / не облагается);
• применённые вычеты — стандартные детские, имущественные;
• дату получения дохода в документе (для зарплаты — последний день месяца, для отпуска и больничного — дата выплаты).

Для детального разбора рядом с этим отчётом держите «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Регистр налогового учёта по НДФЛ».

Инструменты для проверки удержанного НДФЛ

Удержанный налог появляется только после проведения ведомости на выплату. Типичная причина расхождения — выплата проведена, а налог в ней не отразился.

Проверьте:

• в ведомости стоит флаг удержания НДФЛ и заполнена сумма налога;
• нет ведомостей, проведённых до документа-начисления (тогда налог удерживать нечего);
• нет «ручных» правок сумм в ведомости.

Для контроля удержания используйте отчёт «Проверка разд. 1 6-НДФЛ» — он показывает удержания в разрезе сроков перечисления.

Типичные ошибки при работе со сводной справкой

• ❌ Строят отчёт до перепроведения. После любых правок задним числом сначала перерасчёт НДФЛ, потом отчёт.
• ❌ Путают период документа и период отчёта. Справка идёт нарастающим итогом с начала года — квартальные суммы считайте как разницу.
• ❌ Игнорируют межрасчётные выплаты. Отпускные и больничные имеют свою дату дохода, и налог по ним удерживается сразу при выплате.
• ❌ Сверяют с бухгалтерией по «оборотке», а не по факту уплаты. Перечисленный НДФЛ теперь идёт через ЕНС — сверяйте с уведомлениями и сальдо.

Как отчёт связан с 6-НДФЛ и справками о доходах

Сводная справка — это черновик-контроль. Если она сходится, то и итоговые формы соберутся без сюрпризов:

• суммы дохода и налога должны совпасть с разделом 2 6-НДФЛ;
• данные по каждому человеку — с его справкой о доходах (приложение к годовому 6-НДФЛ);
• удержания по срокам — с разделом 1 6-НДФЛ.

Расхождение между сводной справкой и 6-НДФЛ почти всегда означает непроведённый документ или разные настройки периода — ищите разницу именно там.

Частые вопросы