Как оформить и начислить учебный отпуск в 1С 8.3 ЗУП

Бухгалтер приносит справку-вызов из вуза: сотрудник уходит на сессию на 20 дней. Оплачивать или нет, каким документом провести, что с НДФЛ и взносами — вопросы возникают сразу.

Разберём, как оформить учебный отпуск в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция по настройкам, вводу документа, начислению и проводкам. Покажем, как в 1С провести и оплачиваемый, и неоплачиваемый (ученический) отпуск в программе «Зарплата и кадры» редакции 3.1.

Кто имеет право на учебный отпуск

Гарантии дают сотруднику, который совмещает работу с обучением. Основание — справка-вызов установленной формы из учебного заведения с государственной аккредитацией.

Право на учебный отпуск в 1С ЗУП появляется, когда одновременно верно:

• 📄 есть справка-вызов из вуза, ссуза или аспирантуры;
• 🎓 у образовательной организации государственная аккредитация;
• 🥇 работник получает образование этого уровня впервые;
• 🏢 это основное место работы (совместителю по ст. 287 ТК РФ оплачиваемый учебный отпуск не положен — только без оплаты).

Оплачиваемый и неоплачиваемый: в чём разница

Форму справки-вызова смотрите в самом бланке: если стоит «с сохранением среднего заработка» — отпуск оплачиваемый. Если «без сохранения» — неоплачиваемый.

Настройки в 1С 8.3 ЗУП перед оформлением

Если в списке документов нет нужного вида отпуска, включите функциональность. Один раз — потом настройка сохраняется.

После включения флажка Отпуска учебные в документе «Отпуск» появляется отдельная закладка и вид отпуска для учёбы.

Как оформить оплачиваемый учебный отпуск в 1С 8.3 ЗУП

Пошагово по справке-вызову «с сохранением среднего заработка».

1. Откройте раздел Зарплата → Отпуска → кнопка Создать → Отпуск.
2. Выберите сотрудника и месяц начисления.
3. Перейдите на закладку Учебный отпуск и поставьте флажок Учебный отпуск с оплатой.
4. Укажите период отпуска — ровно как в справке-вызове (дата начала и окончания).
5. Проверьте расчётный период и средний заработок на закладке справа — программа подтянет данные автоматически.
6. При необходимости поставьте флажок Выплата → «В межрасчётный период», если платите отдельно от зарплаты.
7. Проведите документ и распечатайте приказ (форма Т-6).

Даты в документе должны совпадать со справкой-вызовом день в день. Расхождение — частая причина спора при проверке.

Как начислить неоплачиваемый (ученический) отпуск

Когда в справке-вызове стоит «без сохранения заработной платы» — например, на вступительные экзамены или сдачу госэкзаменов.

1. Раздел Зарплата → Отпуска → Создать → Отпуск без сохранения оплаты.
2. Выберите сотрудника и период по справке.
3. В поле Вид отпуска укажите основание, связанное с обучением.
4. Проведите документ.

Начислений и проводок здесь нет — только отметка в табеле кодом У (учебный) или УД (без оплаты). Средний заработок не рассчитывается.

Проводки и что сформируется

Оплата учебного отпуска — это расход на оплату труда. В бухгалтерском учёте (после синхронизации с «1С:Бухгалтерией» или в ЗУП КОРП) формируются стандартные проводки.

Оплата учебного отпуска входит в базу по НДФЛ и страховым взносам в полном объёме (ст. 217, 255 НК РФ). Учитывается в расходах на оплату труда.

Типичные ошибки при оформлении

• ❌ Провели оплачиваемый отпуск по справке «без сохранения» — лишнее начисление и переплата.
• ❌ Оформили обычный ежегодный отпуск вместо учебного — искажается остаток дней и средний заработок.
• ❌ Не включили флажок Отпуска учебные и завели невыход «вручную» — нет начисления и кода в табеле.
• ❌ Даты в 1С не совпали со справкой-вызовом — риск при проверке СФР и ИФНС.
• ❌ Оплатили учебный отпуск совместителю — по ст. 287 ТК РФ ему положен только отпуск без оплаты.

Проверить результат удобно в отчётах Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок и Анализ зарплаты по сотрудникам.

Частые вопросы