Как оформить и начислить учебный отпуск в 1С 8.3 ЗУП

Сотрудник приносит справку-вызов из вуза: сессия через две недели. Кадровик уже готов оформить, а бухгалтер по зарплате смотрит на дату и думает, попадёт ли отпуск в текущий расчёт. Знакомая ситуация — учебный отпуск в 1С 8.3 ЗУП оформляется отдельным документом, и пошаговая инструкция ниже проведёт от настройки до начисления.

Разберём оба варианта: как в 1С провести учебный (ученический) отпуск с сохранением заработной платы и как оформить его без оплаты. Покажу настройки, ввод документа, расчёт среднего заработка, НДФЛ и места, где чаще всего спотыкаются.

Кто имеет право на учебный отпуск и на сколько дней

Право даёт не любое обучение, а только по имеющей госаккредитацию программе и при получении образования соответствующего уровня впервые. Основание — справка-вызов установленной формы от учебного заведения.

Продолжительность оплачиваемого учебного отпуска по ТК РФ (ст. 173–176):

💡 Отпуск оплачивается по среднему заработку, если обучение первое для данного уровня образования. Второе высшее — как правило, отпуск без сохранения зарплаты.

Есть и неоплачиваемые случаи: вступительные экзамены, обучение на подготовительных отделениях, промежуточная аттестация при заочной форме сверх оплачиваемых дней.

Подготовка: необходимые настройки в 1С ЗУП 3.1

Прежде чем вводить документ, проверьте, что нужный вид отпуска включён в программе. По умолчанию оплачиваемый учебный отпуск в ЗУП 3.1 доступен, а вот отражение без оплаты иногда приходится включать.

Проверить виды отпусков: Настройка → Виды отпусков. Здесь для учебного оплачиваемого стоит признак расчёта по среднему заработку. Для неоплачиваемого — отметка, что дни не оплачиваются, но сохраняется место работы.

⚠️ Если в списке нет отдельного «учебного без сохранения оплаты», создайте вид отпуска на основе типового и снимите флаг оплаты. Не переделывайте оплачиваемый вид под неоплачиваемый — это ломает уже проведённые документы.

Как оформить и начислить оплачиваемый учебный отпуск в 1С 8.3 ЗУП

Основной документ — Отпуск (раздел Зарплата → Отпуска или Кадры → Все отпуска). Порядок пошагово:

1. Создайте документ Отпуск, выберите сотрудника и месяц начисления.
2. На закладке Основной отпуск снимите галку основного и перейдите к блоку учебного — либо поставьте флаг «Учебный отпуск».
3. Укажите период отпуска: даты начала и окончания строго из справки-вызова.
4. Отметьте «с оплатой». Программа подтянет средний заработок за 12 месяцев.
5. Проверьте вкладку Начислено (подробно) — сумма и количество дней.
6. Задайте дату выплаты. По ст. 136 ТК выплата — не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
7. Проведите документ.

Пример расчёта. Средний дневной заработок сотрудника — 2 150 ₽, отпуск на 20 календарных дней:

Начислено = 2 150 ₽ × 20 дн. = 43 000 ₽
НДФЛ 13% = 5 590 ₽
К выплате = 37 410 ₽

Средний заработок для учебного отпуска считается так же, как для ежегодного, — по ст. 139 ТК и Постановлению № 922. Если хотите быстро прикинуть сумму до ввода документа, воспользуйтесь калькулятором:

💡 Способ выплаты (С зарплатой, В межрасчётный период, С авансом) укажите в поле «Выплата». Для соблюдения срока «за 3 дня» обычно ставят межрасчёт с ведомостью.

Как провести неоплачиваемый учебный отпуск в 1С ЗУП

Когда отпуск без сохранения зарплаты, начисления нет — задача лишь корректно отразить отсутствие, чтобы табель и взносы посчитались верно.

Два рабочих способа:

• Документ Отпуск с видом «учебный» и снятым флагом оплаты — подходит, если вид настроен.
• Документ Отпуск без сохранения оплаты (Кадры → Отпуска) с причиной «учебный» — универсальный вариант.

Порядок:

1. Откройте Отпуск без сохранения оплаты.
2. Выберите сотрудника, укажите период по справке-вызову.
3. В поле причины выберите учебный (или создайте такой вид отсутствия).
4. Проведите — дни попадут в табель как ДО/У без начислений.

⚠️ Неоплачиваемый учебный отпуск сокращает стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска только сверх 14 календарных дней в году. ЗУП это учитывает автоматически, но проверьте вид отсутствия — от него зависит влияние на стаж.

Что сформируется: НДФЛ, взносы и отражение в отчётности

По оплачиваемому учебному отпуску:

• 💰 Начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами — это оплата труда по среднему, не компенсация.
• 📅 Дата получения дохода для НДФЛ — день выплаты; попадает в 6-НДФЛ за соответствующий период.
• 📊 Сумма отражается в РСВ и в персонифицированных сведениях.

По неоплачиваемому — начислений нет, в 6-НДФЛ и РСВ по этому событию ничего не идёт, но период отражается в кадровом учёте и табеле.

💡 Сами проводки формируются уже в бухгалтерской программе (например, при загрузке из ЗУП). В самой ЗУП вы задаёте только способ отражения зарплаты — по нему подтянутся счёт затрат и статья.

Типичные ошибки при оформлении учебного отпуска

• ❌ Отпуск оформили основным ежегодным. Тогда он спишет дни ежегодного отпуска и исказит остатки. Всегда выбирайте вид «учебный».
• ❌ Даты не совпали со справкой-вызовом. Оплачивается ровно период из справки. Лишние дни — переплата и риск при проверке.
• ❌ Оплатили второе высшее. Гарантии по среднему — только для первого образования данного уровня.
• ❌ Забыли про срок выплаты за 3 дня. Просрочка = компенсация по ст. 236 ТК.
• ❌ Нет данных для среднего заработка. Если сотрудник недавно принят, проверьте ввод начислений прошлого работодателя или базы для расчёта.

Как проверить начисление после проведения

Быстрая самопроверка перед закрытием месяца:

1. Отчёт Начисления и удержания — есть строка учебного отпуска с верной суммой.
2. Анализ зарплаты по сотрудникам — количество дней совпадает со справкой-вызовом.
3. Подробный анализ НДФЛ — НДФЛ удержан и разнесён по дате выплаты.
4. Табель Т-13 — период помечен кодом учебного отпуска (У — оплачиваемый, УД — без оплаты).

Частые вопросы