Где найти и как распечатать уведомление об отпуске в 1С:ЗУП 8.3

Уведомление о начале отпуска в 1С:ЗУП 8.3 не лежит в отдельном разделе меню — искать его в панели «где найти» бесполезно. Печатная форма прячется внутри документа Отпуск и внутри Графика отпусков. Дальше — где именно нажать, как распечатать уведомление об отпуске и как разослать его сразу всем, кого касается.

Смысл простой: работника нужно письменно предупредить о датах отпуска не позднее чем за две недели (ТК РФ, ст. 123). 1С:ЗУП умеет и печатать бумажную форму под роспись, и отправлять уведомление в электронном виде.

Зачем нужно уведомление и что требует закон

Извещение о начале отпуска — обязанность работодателя, а не пожелание. Норма одна:

• 📅 предупредить нужно не позднее чем за 2 недели до начала отдыха;
• ✍️ форма — письменная, работник расписывается в получении;
• 📄 унифицированного бланка нет — организация утверждает свой, 1С даёт готовый.

⚠️ Просрочка уведомления даёт работнику право перенести отпуск на удобное время (ст. 124 ТК РФ). Поэтому дату вручения фиксируют — на бумаге подписью, в электронном виде отметкой о доставке.

Где найти уведомление о начале отпуска в 1С:ЗУП 8.3

Точек входа две, и это главная причина, почему многие «не находят» форму.

Способ 1. Из документа «Отпуск». Раздел Кадры → Отпуска (или Зарплата → Отпуска). Открываете конкретный документ Отпуск по сотруднику → кнопка Печать → в списке форм пункт «Уведомление о начале отпуска». Подходит, когда отпуск уже оформлен документом.

Способ 2. Из графика отпусков. Раздел Кадры → Графики отпусков → открываете График отпусков на год → на основании строк формируется документ «Уведомление о датах отпуска». Подходит, чтобы известить людей заранее — ещё до того, как оформлен сам отпуск.

💡 Если в документе Отпуск нет пункта в списке печатных форм — форма добавляется в актуальных релизах ЗУП 3.1. Обновите конфигурацию: устаревшая версия — самая частая причина «пропавшей» кнопки.

Как распечатать уведомление об отпуске в 1С 8.3 ЗУП — пошагово

Электронный вариант печатать не нужно: уведомление уходит на почту или в сервис «1С:Кабинет сотрудника», а отметка о доставке остаётся в базе.

Как заранее сформировать уведомления, чтобы никого не пропустить

Печатать по одному документу неудобно, когда в отпуск в один период уходит десяток человек. Для этого есть массовая обработка на базе графика.

1. Откройте Кадры → Графики отпусков и нужный График отпусков.
2. Сформируйте документ «Уведомление о датах отпуска» сразу по нескольким строкам графика.
3. Программа подберёт всех, у кого начало отпуска попадает в заданный срок.
4. Распечатайте пакет форм одной командой или отправьте электронно.

Так вы закрываете задачу «предупредить за две недели» по всему подразделению, а не гоняетесь за каждым сотрудником вручную.

Настройка шаблона и способа отправки

Электронную рассылку в ЗУП 3.1 включают в настройках, иначе доступна только бумажная печать.

• ⚙️ Настройка → Кадровый учёт (или Настройка → Расчёт зарплаты) — включите функционал рассылки уведомлений и информирования сотрудников.
• ✉️ Способ отправки: электронная почта или «1С:Кабинет сотрудника». Для почты нужна настроенная учётная запись в Администрирование → Органайзер.
• 📝 Шаблон текста редактируется отдельно — можно поменять формулировки, оставив автоподстановку периода и дат.
• 🔐 Права доступа: сотруднику, который делает рассылку, нужна роль на работу с уведомлениями. Без неё команда просто не появится.
• ⏰ Регламентное задание автоматизирует рассылку по расписанию — уведомления уходят без ручного запуска.

💡 Готовое расширение «рассылка уведомлений об отпуске» от сторонних вендоров стоит ориентировочно 3 000–8 000 ₽ за конфигурацию. Штатного функционала ЗУП 3.1 обычно хватает — переплачивать за расширение есть смысл только под нестандартный шаблон или сложное расписание.

Типичные ошибки и как их избежать

Частые вопросы