Уведомление в МВД о приёме на работу иностранца в 1С ЗУП: пошагово

Приняли на работу иностранца — в течение 3 рабочих дней обязаны уведомить МВД. Это делает работодатель, а не сам сотрудник. В 1С ЗУП уведомление о приёме на работу иностранца формируется отдельным документом, его можно распечатать или выгрузить для отправки в орган по вопросам миграции.

Правило одно для всех: договор трудовой или ГПХ, гражданин безвизовой страны или из ЕАЭС, с патентом или с видом на жительство — уведомить нужно в каждом случае. Ниже разберём, как включить учёт иностранцев в программе, где создать уведомление, в какой срок его подать и на чём чаще всего попадают на штраф.

Что это за уведомление и кто обязан его подавать

Уведомление в МВД — это сообщение о том, что вы заключили (или расторгли) трудовой либо гражданско-правовой договор с иностранным гражданином. Подаёт всегда работодатель или заказчик работ: организация, ИП, нотариус, адвокат.

Уведомить нужно по каждому факту:

• 📄 заключения трудового договора;
• 📄 заключения договора ГПХ на работы или услуги;
• 📄 расторжения любого из этих договоров.

Срок — 3 рабочих дня с даты подписания договора (или его прекращения). Считаем от даты в договоре, а не от первого рабочего дня.

Когда уведомлять НЕ нужно

Отдельного уведомления в МВД о приёме на работу не требуется, если:

• сотрудник — гражданин Беларуси (в рамках Союзного государства порядок особый — уточняйте по региону, но общий режим для остальных стран ЕАЭС уведомление сохраняет);
• речь о постановке на миграционный учёт — это другое уведомление (о прибытии), см. раздел ниже.

Во всех остальных случаях — временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий, ВКС, беженец — уведомление о заключении договора обязательно.

Сроки и штрафы за неподачу

Штрафы по статье 18.15 КоАП РФ — одни из самых крупных в кадровом учёте. Ориентиры:

Штраф начисляется за каждого иностранца отдельно. Забыли уведомить о пятерых — это пять протоколов, а не один.

Просрочка даже на один день или ошибка в форме приравниваются к неподаче. Поэтому уведомление лучше формировать в 1С ЗУП сразу после проведения приёма на работу.

Подготовка: настройка 1С ЗУП и данные сотрудника

Перед созданием уведомления в программе нужно два условия: включён учёт иностранцев и корректно заполнена карточка сотрудника.

Включаем учёт труда иностранных работников

1. Откройте Настройка → Кадровый учёт.
2. Установите флажок «Используется труд иностранных работников и лиц без гражданства».
3. Сохраните. В разделе Кадры появится журнал уведомлений в органы МВД.

Заполняем карточку иностранца

В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) проверьте:

• 🌍 Гражданство и страну;
• 📌 статус — временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий, ВКС, беженец, гражданин ЕАЭС;
• 🪪 документ, дающий право на работу: патент, РВП, ВНЖ, разрешение на работу (для ВКС);
• 🔢 СНИЛС и ИНН (если есть);
• 🏠 адрес и реквизиты документа, удостоверяющего личность.

Пошагово: создаём уведомление в МВД в 1С ЗУП

После проведённого приёма на работу переходим к самому уведомлению.

Форма в 1С ЗУП соответствует приложению к приказу МВД России от 05.09.2023 № 655 — вручную бланк искать не нужно, программа заполняет его сама.

Уведомление о заключении и о расторжении договора

Оба документа создаются в том же журнале и по той же логике:

• Заключение — в течение 3 рабочих дней с даты договора.
• Расторжение — в течение 3 рабочих дней с даты увольнения или прекращения договора ГПХ.

При увольнении иностранца не забудьте про второе уведомление — про это забывают чаще всего, а штраф ровно такой же, как за неподачу при приёме.

Как подать уведомление в МВД

Три легальных способа:

1. 📮 Лично — принести распечатанную форму в территориальный орган МВД по вопросам миграции. На отрывной части поставят отметку о приёме — храните её.
2. ✉️ Почтой — заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
3. 💻 Электронно — через оператора ЭДО или специализированный модуль (например, отправка уведомлений МВД реализована в отдельных сервисах-модулях для 1С). Файл выгружается прямо из программы.

Уведомление о прибытии — не путайте с уведомлением о договоре

Отдельная история — миграционный учёт. Если ваша организация выступает принимающей стороной, вы подаёте уведомление о прибытии иностранца по месту пребывания. Это разные документы:

Одно другое не заменяет. Если фирма и работодатель, и принимающая сторона — готовьте оба.

Типичные ошибки при подаче

Особенности по статусам и договорам

• 👨‍💼 ВКС (высококвалифицированный специалист) — работает по разрешению на работу; уведомление о заключении договора всё равно обязательно.
• 🌐 Граждане ЕАЭС (Армения, Казахстан, Киргизия) — патент не нужен, но уведомление о заключении и расторжении договора подаётся на общих основаниях.
• 🧾 Договор ГПХ — уведомляют так же, как по трудовому: вид уведомления в 1С ЗУП выбираете «о заключении договора ГПХ».
• 🏭 Доля иностранных работников — по ряду видов деятельности установлены квоты; превышение доли — отдельное нарушение, проверьте лимиты до приёма.

Частые вопросы