Увольнение умершего сотрудника в 1С ЗУП 8.3: пошагово

Увольнение в связи со смертью работника в 1С ЗУП 8.3 пошагово выглядит так: документ «Увольнение» с датой смерти и причиной по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ → расчёт без НДФЛ и взносов → удержание в пользу третьих лиц на родственника → ведомость на него. Дальше — детали, из-за которых всё обычно и ломается.

Ситуация знакомая: в пятницу в бухгалтерию приносят свидетельство о смерти, а по сотруднику висит неполученная зарплата, выданный аванс, неоплаченный больничный и пять дней неотгулянного отпуска. Кому платить, что делать с налогом и как провести это в программе — разберём по порядку, на релизе ЗУП ред. 3.1 (в более ранних версиях логика та же, отличаются только автоматические настройки).

Правовое основание: по какой статье оформляется увольнение по смерти в 1С ЗУП 8.3

Смерть работника — прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Основание — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Документ-основание для приказа — свидетельство о смерти (либо решение суда о признании умершим или безвестно отсутствующим). Заявления от работника, разумеется, не требуется.

Ключевые точки:

• 📅 Дата прекращения — день смерти из свидетельства. Если человек умер в выходной или в отпуске — всё равно этот день.
• 📄 Приказ оформляется по Т-8 или своей форме, но работник его не подписывает: в графе ознакомления ставят отметку о невозможности подписи.
• 👨‍👩‍👧 Кому платить — членам семьи или лицам, находившимся на иждивении умершего (ст. 141 ТК РФ, ст. 1183 ГК РФ).
• ⏳ Срок выплаты — не позднее недели со дня подачи родственниками документов.

Если за выплатой никто не обратился в течение 4 месяцев со дня смерти, суммы входят в состав наследства и выдаются наследникам на общих основаниях — уже по свидетельству о праве на наследство.

НДФЛ и страховые взносы: что облагается, а что нет

Это главное, из-за чего тему боятся трогать.

Со дня смерти обязанность физлица по уплате налога прекращается (п. 3 ст. 44 НК РФ). Значит, суммы, начисленные умершему и выплачиваемые его родственникам, НДФЛ не облагаются.

Со взносами логика похожая: человек перестаёт быть застрахованным лицом, выплаты в пользу родственников объектом обложения не признаются (ст. 420 НК РФ). Взносы, включая травматизм, не начисляются.

Какие документы нужны от родственников

Прежде чем что-то проводить в ЗУП, соберите основания для выплаты. Иначе есть риск отдать деньги не тому человеку — и потом разбираться с остальными претендентами.

Заявление пишет тот член семьи, который обратился первым. Если претендентов несколько — платят обратившемуся, споры между родственниками работодателя не касаются. Повторно ту же сумму выдавать никому не нужно.

Какие выплаты умершему сотруднику в 1С 8.3 ЗУП входят в расчёт

При увольнении по смерти считаются те же суммы, что и при обычном расчёте, — минус налоги:

• 💰 Зарплата за фактически отработанные до смерти дни.
• 🏖 Компенсация за все неиспользованные дни отпуска.
• 🎁 Премии, право на которые возникло при жизни (по положению о премировании).
• 🧾 Пособие по больничному, если лист был открыт и не оплачен.
• 🚗 Подотчётные и прочие долги организации перед работником — уже не через ЗУП, а через 76-й счёт в бухгалтерии.

Если сотрудник, наоборот, «переотгулял» отпуск авансом — удержание за неотработанные дни отпуска при смерти не производится. Это прямо следует из ст. 137 ТК РФ: долг с умершего не взыскивается. В документе увольнения такой минус нужно убрать вручную.

Увольнение умершего сотрудника в 1С 8.3 ЗУП пошагово

Порядок в программе выстраиваем так, чтобы суммы начислились без НДФЛ и взносов, а выплата ушла на родственника.

Документ «Увольнение»: настройка причины

Открываете Кадры → Увольнения, создаёте документ. Что критично:

• Дата увольнения — день смерти. По этой дате ЗУП рассчитает отработанное время и компенсацию отпуска.
• Причина увольнения — статья п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Именно от этого значения подтянется правильный код основания в ЕФС-1.
• Компенсацию за неиспользованный отпуск оставляем — она тоже причитается родственникам.
• Если по сотруднику числится долг по авансовому отпуску — минусовую строку удаляем.

Табель до даты смерти должен быть закрыт корректно: прогулов и неявок после даты смерти в программе быть не должно, иначе среднедневной заработок для компенсации посчитается криво.

Как убрать НДФЛ и взносы с расчёта

Подходов два, выбор зависит от релиза:

1. Программа считает сама. В актуальных релизах ЗУП 3.1 при причине «смерть» НДФЛ по документу не начисляется — достаточно проверить, что в колонке налога ноль, а в «Начислении зарплаты и взносов» по сотруднику пусто по взносам.
2. Автоматики нет. Тогда НДФЛ обнуляете руками в документе, а суммы к выдаче переносите на отдельный вид начисления, у которого в настройке обложения стоит «Не является объектом обложения». Многие заводят вид начисления вроде «Расчёт при смерти сотрудника» один раз и используют его дальше.

Удержание в пользу третьих лиц в 1С ЗУП 3 по смерти

Это тот механизм, через который зарплата умершего физически уходит родственнику, а не «висит» на уволенном сотруднике.

1. Заведите получателя (родственника) как контрагента — в справочнике или прямо из настройки удержания. Физлицо-контрагент подходит.
2. Настройка → Удержания → создайте или используйте вид «Удержание в пользу третьих лиц». Способ расчёта — фиксированной суммой.
3. Документ Зарплата → Алименты и другие удержания → «Удержание в пользу третьих лиц». Получатель — родственник, сумма — вся сумма к выплате по сотруднику.
4. Если получателей несколько (например, супруга и совершеннолетний ребёнок по договорённости) — заводите две строки с разными суммами.
5. В ведомости сумма к выплате переадресуется на получателя, по сотруднику остаток закрывается в ноль.

Итог: взаиморасчёты с умершим закрыты, деньги ушли конкретному человеку, в учёте — прозрачный след, кому и на каком основании выплатили.

Как выплатить зарплату родственникам умершего сотрудника в 1С 8.3 ЗУП: варианты выплаты

Первый вариант — рабочий по умолчанию: он не требует ручных проводок и корректно ложится в отчёты по зарплате.

Больничный умершего сотрудника в 1С 8.3 ЗУП

Отдельный блок, потому что вопросов по нему больше всего.

Код причины нетрудоспособности 34 в листке означает «умер». Дальше два типовых случая.

Случай 1. Больничный открыт до смерти, оплата не проведена.

• Пособие начисляется в общем порядке: первые 3 дня за счёт работодателя, остальное — зона СФР.
• НДФЛ с части работодателя не удерживается — сумма выплачивается после смерти.
• Пособие входит в наследуемые суммы и выдаётся родственникам (ст. 15 № 255-ФЗ, ст. 1183 ГК РФ).
• В ЗУП оформляется обычным документом «Больничный лист» с датой закрытия по листку, дальше — в общую сумму к выплате.

Случай 2. Человек умер во время отпуска.

• Отпуск на дни болезни не продлевается — продление положено работнику, которого уже нет.
• Дни отпуска после даты смерти пересчитываются: они не были использованы, значит идут в компенсацию.
• Если отпускные были выплачены авансом за весь период, часть за дни после смерти удержанию не подлежит — это те же ст. 137 ТК РФ и общая логика «с умершего не взыскиваем». На практике сумму оставляют как есть, а компенсацию за отпуск считают с учётом фактически использованных дней.

Проводки: что сформируется в учёте

ЗУП сам проводок не делает — их формирует «Бухгалтерия» по данным «Отражения зарплаты в бухучёте». Но понимать движения полезно, особенно когда проверяете сальдо по 70-му.

Счетов 68.01 (НДФЛ) и 69 (взносы) в этих проводках нет — ни налог, ни взносы не начисляются. Если они появились, ищите ошибку в настройке вида начисления.

Примеры с числами

Типовые ситуации, которые чаще всего встречаются на практике.

Пример 1. Аванс выплачен, работник умер в том же месяце

Оклад 60 000 ₽, в месяце 21 рабочий день. 20-го числа выплатили аванс за первую половину месяца — начислено 28 571 ₽ за 10 дней, НДФЛ 3 714 ₽ удержан и перечислен, на руки 24 857 ₽. Работник умер 24-го, отработав 13 дней.

• Начислено за месяц: 60 000 / 21 × 13 = 37 143 ₽.
• Компенсация за 4 дня отпуска (средний 2 050 ₽): 8 200 ₽.
• НДФЛ с сумм после даты смерти — 0, взносы — 0.
• Всего начислено: 45 343 ₽. Уже выплачено при жизни: 24 857 ₽, удержано НДФЛ: 3 714 ₽.
• К выплате родственнику: 45 343 − 24 857 − 3 714 = 16 772 ₽.

Смысл: часть, выплаченная при жизни, остаётся с НДФЛ и в отчётности; оставшаяся часть уходит родне без налога.

Пример 2. Зарплата начисляется в следующем месяце

Работник умер 28-го числа. Зарплата за месяц начисляется и выплачивается уже в начале следующего.

• Начислено за отработанные дни: 52 000 ₽, компенсация отпуска: 11 400 ₽.
• Всю сумму 63 400 ₽ выдаём без НДФЛ и без взносов.
• Выплата — родственнику по заявлению, через удержание в пользу третьих лиц.
• В 6-НДФЛ эта сумма не показывается: дохода, облагаемого налогом, нет.

Пример 3. Больничный с кодом 34 во время отпуска

Сотрудник ушёл в отпуск на 14 дней с 1-го числа, заболел 5-го, умер 9-го. Листок с кодом 34.

• Пособие за 5–9-е число начисляется: первые 3 дня — работодатель, остальные — СФР.
• НДФЛ с части работодателя не удерживается.
• Отпуск на дни болезни не продлевается; дни с 10-го по 14-е не использованы → идут в компенсацию.
• Пособие + компенсация выдаются родственнику одной суммой по ведомости.

Пример 4. Премия начислена, но не выплачена

Премия за прошлый квартал 25 000 ₽ начислена приказом, выплатить не успели.

• Право на премию возникло при жизни → она входит в суммы к выдаче родне.
• Если НДФЛ по ней не был удержан (выплаты не было) — налог не начисляем.
• Взносы на неё после смерти не доначисляются; если они уже попали в базу до даты смерти, оставляем как есть.

Пример 5. Материальная помощь родственнику умершего сотрудника

Организация решила выплатить семье единовременную матпомощь 50 000 ₽.

• Основание — п. 8 ст. 217 НК РФ: единовременная выплата членам семьи в связи со смертью работника полностью освобождена от НДФЛ и взносов, без ограничения по сумме.
• В ЗУП оформляется отдельным начислением с видом «Материальная помощь», обложение — «не облагается».
• Важно слово «единовременная»: если разбить помощь на несколько платежей по разным приказам, льгота по второй и последующим суммам под вопросом.

ЕФС-1: подраздел 1.1 при увольнении

Кадровое событие «увольнение» отражается в ЕФС-1, подраздел 1.1 (прежний СЗВ-ТД).

• 📤 Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
• 🧭 Основание — код по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Подтягивается из документа увольнения, если причина выбрана верно.
• В ЗУП форма готовится в Отчётность, справки → ЕФС-1.

Подразделы по стажу и взносам за период после даты смерти по этому сотруднику не заполняются. В персонифицированных сведениях за месяц смерти работник показывается по фактическим облагаемым выплатам до этой даты, а суммы, начисленные после, туда не попадают.

Задачи кадровика: полный список действий

Расчёт — половина дела. Параллельно кадры оформляют:

1. Приказ о прекращении трудового договора (Т-8) с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
2. ЕФС-1 подраздел 1.1 об увольнении.
3. Запись в личную карточку работника (если ведёте Т-2).
4. Запись в трудовую книжку; книжку выдают родственнику под расписку или высылают почтой по его заявлению. Не забрали — храним в архиве.
5. Записка-расчёт при прекращении трудового договора.
6. Окончательный расчёт с родственниками умершего работника.
7. Уведомление в военкомат — если работник состоял на воинском учёте.
8. Закрытие доступов: снять с сотрудника роли в 1С, отключить ЭДО-подпись, если была.

Типичные ошибки

Самое частое, на чём спотыкаются:

Если стандартная схема не сработала: альтернатива

Бывает, что в конкретном релизе нет удобного автоматического расчёта или суммы упорно облагаются. Варианты:

• 🔧 Ручное обнуление. Прямо в документе обнулите НДФЛ, а для взносов используйте отдельный необлагаемый вид начисления.
• 🧩 Отдельный вид начисления «Расчёт при смерти сотрудника» с настройкой «не является объектом обложения» — перенесите туда суммы к выплате. Один раз настроили — работает дальше.
• 🔁 Обновите конфигурацию. В свежих релизах ЗУП 3.1 часть работы автоматизирована, ручных правок будет меньше.
• 🧾 Выплата минуя ЗУП. Если в программе всё уже закрыто и пересчитывать не хочется — ручная операция Дт 70 Кт 76 в «Бухгалтерии» и выплата с 76-го счёта. Аналитика по получателю сохранится.
• 📞 Спорные ситуации (несколько претендентов, наследование пособия, пропущенный 4-месячный срок) — фиксируйте документально и платите тому, кто обратился с полным комплектом.

Отчёты для самопроверки

Перед закрытием периода прогоните четыре проверки:

• 📊 «Анализ НДФЛ» по сотруднику — по суммам после даты смерти налог должен быть 0.
• 📈 «Проверка расчёта взносов» — на выплаты родне взносов быть не должно, травматизм тоже.
• 🧾 «Задолженность по зарплате» — по умершему остаток нулевой, сумма отражена как долг перед получателем-родственником.
• 📄 Расчётный листок — сверьте, что начисления, удержание в пользу третьих лиц и итог к выплате сходятся с ведомостью.

Если сальдо по 70-му счёту по сотруднику не обнулилось — почти всегда дело в том, что удержание в пользу третьих лиц оформлено на сумму меньше, чем к выплате.

Частые вопросы