Увольнение умершего сотрудника в 1С ЗУП 8.3: пошагово

Бухгалтер приходит утром, а в почте — сообщение из отдела кадров: один из сотрудников умер. На нём остались неполученная зарплата за отработанные дни, недоплаченный аванс и пара дней неотгулянного отпуска. Кому это платить, надо ли удерживать НДФЛ, начислять ли взносы и как всё это провести в программе — вопросов сразу много.

Разберём увольнение в связи со смертью работника в 1С ЗУП 8.3 пошагово: от документа увольнения умершего сотрудника до выплаты зарплаты родственникам. Покажу, как оформить удержание в пользу третьих лиц по смерти, как выплатить причитающиеся суммы родственникам умершего сотрудника в 1С ЗУП 8.3 и как правильно сдать ЕФС-1. Версия — ЗУП ред. 3.1, но логика та же и в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 более ранних релизов.

💡 Дата увольнения = дата смерти по свидетельству. Не дата, когда родственники принесли документы, и не дата приказа.

Правовое основание: по какой статье увольняют умершего

Смерть работника — это прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Основание — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Документ-основание для приказа — свидетельство о смерти (или решение суда о признании умершим либо безвестно отсутствующим). Заявление от самого работника, естественно, не требуется.

Ключевые точки:

• 📅 Дата прекращения — день смерти, указанный в свидетельстве.
• 📄 Приказ оформляется по форме Т-8 (или своей), но работник его не подписывает — в графе для подписи ставят отметку о невозможности ознакомления.
• 👨‍👩‍👧 Кому платить — членам семьи или лицам, находившимся на иждивении умершего (ст. 141 ТК РФ, ст. 1183 ГК РФ).
• ⏳ Срок выплаты — не позднее недели со дня подачи родственниками документов.

Если за выплатой никто не обратился в течение 4 месяцев со дня смерти, суммы включаются в состав наследства и выдаются наследникам на общих основаниях.

НДФЛ и страховые взносы: что облагается, а что нет

Это главное, из-за чего тему боятся. Разберём по полочкам.

Со дня смерти обязанность физлица по уплате налога прекращается (п. 3 ст. 44 НК РФ). Значит, суммы, которые организация начислила умершему, но выплачивает уже его родственникам, НДФЛ не облагаются.

Со страховыми взносами похожая логика: после смерти человек перестаёт быть застрахованным лицом, выплаты в пользу родственников объектом обложения не признаются. Взносы (включая травматизм) не начисляются.

⚠️ Если НДФЛ с зарплаты умершего уже был удержан и перечислен раньше (например, с аванса при жизни) — это корректно и пересчитывать не нужно. Не облагается только та часть, которая начисляется и выплачивается уже после даты смерти.

Какие документы нужны от родственников

Прежде чем что-то проводить в ЗУП, соберите основания для выплаты. Иначе бухгалтерия рискует отдать деньги не тому человеку.

Заявление пишет тот член семьи, который обращается первым. Если претендентов несколько — платят обратившемуся, споры между родственниками работодателя не касаются.

Увольнение умершего сотрудника в 1С ЗУП 8.3 пошагово

Теперь сама последовательность в программе. Порядок действий такой, чтобы суммы начислились без НДФЛ и взносов, а выплата ушла на родственника.

Документ «Увольнение»: настройка причины

Открываете Кадры → Увольнения, создаёте документ. Важное:

• Дата увольнения — день смерти. ЗУП по этой дате рассчитает отработанное время и компенсацию отпуска.
• Причина увольнения — выберите статью п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Именно от этого значения подтянется правильный код основания в ЕФС-1.
• Компенсацию за неиспользованный отпуск оставляем — она тоже причитается родственникам.

Как убрать НДФЛ и взносы с расчёта

Здесь два подхода в зависимости от релиза:

1. Есть спец-настройка. В актуальных ЗУП 3.1 в документе увольнения/начислении рядом с причиной «смерть» программа сама не считает НДФЛ и взносы. Проверьте столбец НДФЛ — должно быть 0.
2. Настройки нет. Тогда НДФЛ обнуляете вручную в документе, а по взносам — используете отдельный вид начисления, у которого в настройке обложения стоит «Не облагается». Некоторые бухгалтеры заводят вид начисления «Расчёт при смерти сотрудника» с плановым способом «не облагается НДФЛ и взносами» и переносят туда суммы.

💡 Не забудьте про взносы «на травматизм» — они тоже не начисляются. Проверьте это в «Начислении зарплаты и взносов» по сотруднику.

Удержание в пользу третьих лиц по смерти

Это тот самый механизм, через который зарплата умершего физически уходит родственнику, а не «висит» на уволенном сотруднике.

1. Заведите контрагента-получателя (родственника) в справочнике или прямо из настройки удержания.
2. Настройка → Удержания → создайте/используйте вид «Удержание в пользу третьих лиц».
3. Документ Зарплата → Алименты и другие удержания → «Удержание в пользу третьих лиц», получатель — родственник, сумма — вся сумма к выплате.
4. В ведомости сумма к выплате переадресуется на этого получателя.

Итог: по сотруднику всё закрыто в ноль, деньги ушли конкретному родственнику, в учёте — прозрачный след.

Проводки: что сформируется в учёте

ЗУП сам проводок не делает — их формирует «Бухгалтерия» при синхронизации по данным «Отражения зарплаты». Но понимать движения полезно.

Обратите внимание: счёта 68.01 (НДФЛ) и 69 (взносы) в этих проводках нет — потому что ни налог, ни взносы не начисляются.

Компенсация за отпуск и другие суммы к расчёту

При увольнении по смерти считаются те же суммы, что и при обычном расчёте, — минус налоги:

• 💰 Зарплата за фактически отработанные до смерти дни.
• 🏖 Компенсация за все неиспользованные дни отпуска.
• 🎁 Премии, право на которые возникло при жизни (по положению о премировании).
• 🧾 Больничный, если лист был открыт до смерти и не оплачен.

Если сотрудник, наоборот, «переотгулял» отпуск авансом — удержание за неотработанные дни отпуска при смерти не производится. Это прямо запрещено ст. 137 ТК РФ: удержать долг с умершего нельзя.

Примеры с числами

Разберём типовые ситуации, которые чаще всего встречаются на практике.

Пример 1. Аванс выплачен, работник умер в том же месяце

Оклад 60 000 ₽. 5-го числа выплатили аванс 24 000 ₽ (НДФЛ с аванса удержали — при жизни это законно). Работник умер 20-го, отработав 13 из 21 рабочего дня.

• Начислено за месяц: 60 000 / 21 × 13 = 37 143 ₽.
• НДФЛ на остаток после смерти — 0.
• Уже выданный аванс (за вычетом удержанного с него НДФЛ) — не пересчитываем.
• К выплате родственнику: 37 143 − 24 000 (аванс) − 3 120 (уже удержанный с аванса НДФЛ вернётся расчётно) — итог считается в документе.

Смысл: часть, выплаченная при жизни, остаётся с НДФЛ; часть после смерти — без него.

Пример 2. Зарплата начисляется в следующем месяце

Работник умер 28-го числа. Зарплата за месяц будет начислена и выплачена уже в начале следующего.

• Всю начисленную сумму выдаём без НДФЛ и без взносов.
• Выплата — родственнику по заявлению, через удержание в пользу третьих лиц.

Пример 3. Больничный с кодом 34 во время отпуска

Код 34 в листке — «умер». Если сотрудник заболел в отпуске и умер:

• Отпуск на дни болезни не продлевается (человека нет).
• Пособие по больничному наследуется, выдаётся родственникам без НДФЛ.
• Дни отпуска, пришедшиеся на болезнь, компенсации не подлежат в части «продления».

Пример 4. Премия начислена, но не выплачена

Премия за прошлый период уже начислена приказом, но выплатить не успели.

• Право на премию возникло при жизни → она входит в суммы к выдаче родне.
• НДФЛ и взносы с неё после смерти не начисляются.

Пример 5. Материальная помощь родственнику

Организация решила выплатить единовременную матпомощь семье.

• Основание — п. 8 ст. 217 НК РФ: единовременная выплата членам семьи в связи со смертью работника полностью освобождена от НДФЛ и взносов, без ограничения по сумме.
• В ЗУП оформляется отдельным начислением с видом «Материальная помощь», обложение — «не облагается».

ЕФС-1: подраздел 1.1 при увольнении

Кадровое событие «увольнение» отражается в ЕФС-1, подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД).

• 📤 Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
• 🧭 Основание — код по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (подтянется из документа увольнения автоматически, если верно выбрана причина).
• В ЗУП форма готовится в Отчётность, справки → ЕФС-1.

Подразделы по стажу и взносам (1.2, раздел 2) за период после увольнения по этому сотруднику не заполняются.

⚠️ Проверьте, что в подразделе 1.1 не «слетела» причина на общую «ст. 77». Код должен быть именно про п. 6 ст. 83 — иначе СФР вернёт форму или зачтёт неверное основание.

Задачи кадровика (не только бухгалтерия)

Расчёт — половина дела. Параллельно кадры оформляют:

1. Приказ о прекращении трудового договора (Т-8) с основанием п. 6 ст. 83.
2. ЕФС-1 подраздел 1.1 об увольнении.
3. Запись в личную карточку работника.
4. Запись в трудовую книжку; книжку выдают родственнику под расписку (или хранят до востребования).
5. Записка-расчёт при прекращении договора.
6. Окончательный расчёт с родственниками.
7. Уведомление в военкомат — если работник состоял на воинском учёте.

Типичные ошибки

Самое частое, на чём спотыкаются:

Если стандартная схема не сработала: альтернатива

Бывает, что в конкретном релизе нет удобной галочки «смерть» или суммы упорно облагаются. Варианты:

• 🔧 Ручное обнуление. Прямо в документе начисления обнулите НДФЛ, а для взносов используйте отдельный необлагаемый вид начисления.
• 🧩 Отдельный вид начисления «Расчёт при смерти сотрудника» с настройкой «не облагается НДФЛ и взносами» — перенесите туда суммы к выплате.
• 🔁 Обновите конфигурацию. В свежих релизах ЗУП 3.1 механизм расчёта при смерти автоматизирован — часть ручной работы отпадёт.
• 📞 Спорные суммы (наследование пособия, несколько претендентов) — фиксируйте документально, платите обратившемуся первым.

Отчёты для самопроверки

Перед закрытием периода прогоните три проверки:

• 📊 «Анализ НДФЛ» по сотруднику — по суммам после даты смерти НДФЛ должен быть 0.
• 📈 «Проверка расчёта взносов» — на выплаты родне взносов быть не должно.
• 🧾 «Задолженность по зарплате» / расчётный листок — по умершему всё закрыто, остаток по нему нулевой, а сумма отражена как задолженность перед родственником.

Частые вопросы