Воинский учёт в 1С:ЗУП 8.3 — как включить, вести и сдавать в военкомат

Коротко: чтобы заполнить воинский учёт в 1С 8.3 ЗУП пошагово, включите флаг «Ведётся воинский учёт» в настройках кадрового учёта, заполните блок «Воинский учёт» в карточках сотрудников, заведите карточки гражданина по форме 10 и дальше формируйте сведения для военкомата из журнала. Отдельная база под это не нужна.

Воинский учёт в организации ведут кадровики, а не бухгалтеры — но заполнять его логично там, где уже лежат сотрудники. В 1С ЗУП раздел встроен: данные тянутся из личных карточек, документы для военкомата печатаются в пару кликов. Ниже — как вести воинский учёт в 1С ЗУП от настройки раздела до годовой сверки.

У вас два пути. Первый — вести картотеку руками в Excel и Word, а 1С использовать только как справочник сотрудников: дешево, но при сверке с военкоматом вы утонете. Второй — включить раздел в ЗУП КОРП и получить карточки, извещения и отчёты из одной кнопки. Второй путь и разберём.

Что умеет 1С ЗУП по воинскому учёту и когда её хватает

Воинский учёт обязаны вести все организации, где работают военнообязанные и призывники, — независимо от размера. Штат из одного человека тоже считается. Освобождены только ИП без работников (как сам предприниматель).

В 1С ЗУП КОРП есть почти всё, что нужно ответственному:

• 📇 Карточки граждан по форме № 10 — заполняются из данных сотрудника.
• 📨 Документы для военкомата — извещения о приёме, переводе и увольнении, сведения об изменениях, направления на постановку.
• 📋 Списки и отчёты — для сверки, для граждан 15 и 16 лет, форма 18, донесения по бронированию.
• 🛡️ Бронирование граждан, пребывающих в запасе, с отчётностью (формы 6, 11/МУ, 19).
• 🗂️ Журнал «Сведения для военкоматов» — единая точка, откуда уходит всё.

Чего программа не сделает за вас: приказ об организации воинского учёта, план работы на год и согласование с военкоматом — это документы «на бумаге». 1С хранит данные и печатает формы, а решения и сроки остаются на ответственном.

Что изменилось в правилах воинского учёта и как это отразилось в 1С

Осенью 2023 года учёт переехал на новые формы. Ключевые перемены, которые вы увидите в программе:

• Личная карточка Т-2 больше не используется для воинского учёта. Её заменила карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту, по форме № 10.
• Появился реестр воинского учёта и электронный обмен с военкоматами — часть сведений подаётся в цифровом виде через государственные сервисы.
• Сроки подачи сведений о приёме и увольнении сократились до 5 дней.
• Существенно выросли штрафы по главе 21 КоАП РФ.

В ЗУП 3.1 всё это закрыто новыми документами и печатными формами. Поэтому первое, что стоит сделать перед настройкой, — обновить конфигурацию до актуального релиза: в старых версиях формы 10 просто нет, а извещения печатаются по устаревшим шаблонам.

Подготовка: что собрать до того, как открыть 1С

Полчаса на подготовку экономят день на переделке. Соберите:

1. Приказ об организации воинского учёта — назначает ответственного и его заместителя.
2. План работы по осуществлению воинского учёта и бронирования на календарный год — согласуется с военкоматом.
3. Документы воинского учёта сотрудников: военные билеты (для запаса), удостоверения гражданина, подлежащего призыву (для призывников), справки взамен военного билета.
4. Данные военкоматов по месту жительства сотрудников — понадобятся в карточках.
5. Перечни должностей и профессий для бронирования, если организации доведены нормы.

Приказ и план в 1С не формируются. Их пишут в Word по шаблонам из методических рекомендаций Генштаба, подписывают у руководителя и согласовывают с военным комиссариатом. В программе остаётся текущая работа.

Как в 1С ЗУП настроить воинский учёт — пошаговое включение раздела

Сначала включаем сам раздел, иначе документов и карточек вы просто не увидите.

Ключевые поля личной карточки

Без этих полей учёт «не поедет» — печатные формы будут пустыми:

• Отношение к воинской обязанности — военнообязанный / призывник / не обязан.
• Категория запаса (1 или 2) и состав (солдаты и матросы, сержанты, офицеры и т. д.).
• ВУС — военно-учётная специальность, цифровой код из военного билета.
• Категория годности — А, Б, В, Г, Д.
• Воинское звание.
• Наименование военкомата по месту жительства или пребывания.
• Реквизиты документа: серия, номер, дата выдачи военного билета.

Как заполнить блок воинского учёта сразу для всех

Если сотрудников сотни, поштучно открывать карточки долго. Варианты ускорения:

• Групповое изменение реквизитов — обработка из раздела Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных. Годится для однотипных полей (например, один и тот же военкомат).
• Загрузка из Excel — через типовую обработку загрузки данных или внешнюю обработку. Формируете таблицу «сотрудник — ВУС — категория запаса — звание» и заливаете.
• Ввод по мере сверки — самый надёжный путь: параллельно с проверкой военных билетов.

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту в 1С ЗУП (форма 10)

Форма № 10 — основная учётная карточка на каждого военнообязанного и призывника. С октября 2023 года она заменила старую Т-2 в части воинского учёта.

Как заполнить карточку гражданина, подлежащего воинскому учёту, в 1С ЗУП:

1. Кадры → Воинский учёт → «Карточки граждан, подлежащих воинскому учёту (форма 10)».
2. Создать карточку по сотруднику — большинство полей подтянется автоматически из личных данных.
3. Проверить и дозаполнить раздел I: ФИО, дата и место рождения, образование, семейное положение, адрес регистрации и фактического проживания, телефоны.
4. Дозаполнить раздел II — сведения воинского учёта: звание, ВУС, категория годности, наименование военкомата, отметки о постановке и снятии с учёта.
5. Указать место работы и должность, сведения о бронировании — если оно есть.
6. Распечатать и положить в картотеку: карточки ведутся в том числе на бумаге.

Картотеку удобно держать прямо в программе — из тех же карточек потом собираются списки и сверки.

Как раскладывать картотеку

Методические рекомендации требуют не просто «стопку карточек», а определённый порядок хранения. Разделы картотеки:

Внутри разделов — по алфавиту. 1С печатает карточки, а раскладка и порядок хранения остаются на ответственном за ВУР.

Направление на постановку на воинский учёт в 1С ЗУП — где найти

Частая ситуация: приняли сотрудника, который обязан состоять на учёте, но не состоит. Куда его отправить? В программе для этого есть отдельный документ.

Где найти направление в 1С ЗУП:

• Кадры → Воинский учёт → «Направление для постановки на воинский учёт» (в отдельных релизах — внутри журнала «Сведения для военкоматов»).

Что делает документ: печатает направление, которое вы выдаёте работнику, чтобы он самостоятельно встал на учёт в военкомате по месту жительства или пребывания. Второй экземпляр с подписью работника храните у себя — это доказательство, что обязанность вы выполнили.

Не путайте два разных документа:

Документы и сведения об изменениях для военкомата в 1С ЗУП

Основной рабочий инструмент — журнал «Сведения для военкоматов» (Кадры → Воинский учёт). Из него формируются все уведомления.

Что отправляем в военкомат и когда:

• 📥 Сведения о приёме военнообязанного или призывника — в течение 5 дней.
• 📤 Сведения об увольнении — тоже в течение 5 дней.
• 🔁 Сведения о переводе — если изменилась должность, особенно у забронированного работника.
• ✏️ Сведения об изменениях — при смене ФИО, семейного положения, образования, места жительства, должности. Срок — 5 дней с момента, как узнали.
• 📞 Извещение о вызове гражданина в военкомат — вручаете сотруднику оповещение под подпись.
• 🚩 Извещение о гражданах, не состоящих на учёте, но обязанных состоять — подаётся вместе с выдачей направления.
• 👶 Оповещение о гражданах, впервые подлежащих постановке на учёт — по юношам 17 лет.

Как оформить сведения об изменениях для военкомата в 1С ЗУП:

1. Откройте журнал «Сведения для военкоматов».
2. Создайте документ нужного вида — «Изменение сведений».
3. Выберите сотрудника: программа покажет, какие учётные данные изменились и на какие.
4. Проверьте период и ответственного.
5. Проведите и распечатайте для отправки в комиссариат.

Электронный обмен с военкоматами

Часть сведений подаётся в цифровом виде через государственные сервисы и реестр воинского учёта. В актуальных релизах ЗУП КОРП для этого есть выгрузка сведений в электронном формате — файл формируется из того же журнала.

Порядок в общем виде:

1. Сформировать документ сведений в журнале.
2. Выгрузить файл в установленном формате.
3. Загрузить файл в личный кабинет организации на государственном портале.
4. Получить и сохранить подтверждение о приёме.

Форматы и состав обязательных сведений периодически меняются, поэтому релиз держите свежим. Если электронный канал в вашем регионе ещё не заработал — подаёте на бумаге, порядок формирования в 1С тот же.

Форма 18: карточка учёта организации в 1С ЗУП

Форма № 18 — это карточка учёта самой организации, а не сотрудника. Её сдают при постановке организации на воинский учёт и затем по запросу военкомата, как правило ежегодно.

Что в ней: реквизиты организации, ОКВЭД, адреса, руководитель, численность работников, число военнообязанных и забронированных, данные ответственного за ВУР.

Как сформировать форму 18 в 1С ЗУП:

1. Кадры → Воинский учёт → «Карточка учёта организации (форма 18)».
2. Выбрать организацию и дату, на которую собираются данные.
3. Нажать «Заполнить» — численность и количество военнообязанных программа посчитает по кадровым данным.
4. Проверить: ОКВЭД, адреса, ФИО и телефоны руководителя и ответственного за ВУР — эти поля часто остаются пустыми.
5. Распечатать, подписать у руководителя, заверить и сдать в военкомат.

Списки для сверки и особые списки

Раз в год данные организации сверяют с военкоматом. Для этого в разделе есть готовые списки:

• Список граждан для сверки с военкоматом — сверяете личные данные с картотекой комиссариата.
• Список граждан мужского пола 15 и 16 лет — ежегодно до 15 сентября (будущие призывники, обычно дети сотрудников в организациях с подведомственными учреждениями либо учащиеся).
• Список граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт — юноши, которым исполняется 17 лет, — до 1 ноября.
• Сведения о гражданах, которые обязаны состоять на учёте, но не состоят — подаются по факту выявления.

Сверка — это не формальность. По каждому расхождению военкомат просит письменное пояснение, а в карточке формы 10 ставится отметка о дате сверки.

Ответственный за ВУР в 1С ЗУП — что это и как назначить

ВУР — «воинский учёт и бронирование». Ответственный за ВУР — сотрудник, которого приказом назначили вести учёт: заполнять карточки, общаться с военкоматом, сдавать сведения.

Число работников, занятых учётом, зависит от количества военнообязанных. Ориентировочно:

• до 500 военнообязанных — учёт ведёт работник по совместительству, обычно кадровик;
• 500–2000 — один освобождённый работник;
• 2000–4000 — два освобождённых работника;
• дальше — плюс один на каждые следующие 3000.

В программе ответственного не «назначают» отдельной кнопкой — его подставляют в документы и в подписи печатных форм. Данные берутся из настроек организации и из самого документа.

Как вести воинский учёт в 1С ЗУП — текущая работа ответственного

Настройка — это старт. Дальше воинский учёт превращается в рутину. Чтобы вести его без пробелов, держите цикл действий.

При трудоустройстве:

• проверить документы воинского учёта — военный билет или удостоверение призывника;
• сверить данные документа с тем, что сотрудник заявил в анкете;
• заполнить блок «Воинский учёт» в личной карточке и завести карточку формы 10;
• в течение 5 дней отправить сведения о приёме в военкомат;
• если обязан, но не состоит — выдать направление на постановку и известить комиссариат.

В процессе работы:

• отслеживать изменения данных и в 5-дневный срок сообщать в военкомат;
• вручать повестки и оповещения под подпись, вести журнал вручения;
• реагировать на запросы военкомата, включая внеплановые сверки;
• раз в квартал проводить самопроверку картотеки.

Раз в год:

• сверять картотеку с военкоматом по графику;
• подавать списки 15–16 лет и подлежащих первоначальной постановке;
• обновлять план работы на новый год;
• при необходимости сдавать отчётность по бронированию;
• обновлять форму 18.

При увольнении:

• в течение 5 дней направить сведения об увольнении;
• поставить отметку в карточке формы 10 и переложить её в архивную часть картотеки;
• при увольнении забронированного — снять бронирование.

Календарь ответственного за воинский учёт

Инструменты контроля в программе

В ЗУП есть несколько мест, которые помогают не пропустить работу:

• «Текущие дела» на начальной странице — напоминает о незакрытых кадровых задачах.
• Журнал «Сведения для военкоматов» — фильтр по виду документа и по сотруднику: видно, по кому сведения не сформированы.
• Список граждан, подлежащих воинскому учёту — сравнивайте его с общим списком сотрудников; разница и есть незаполненные карточки.
• Отчёт по кадровым данным с отбором по пустому ВУС — быстрый способ найти дыры в личных карточках.

Бронирование сотрудников и отчётность в 1С ЗУП

Бронирование — закрепление граждан, пребывающих в запасе, за организацией на период мобилизации и в военное время, чтобы их не призвали. Ведут его организации, которым доведены нормы бронирования.

Порядок работы с бронированием в ЗУП 3.1

1. Включить учёт бронирования в настройках воинского учёта.
2. Загрузить или внести перечни должностей и профессий, по которым положено бронирование.
3. Оформить бронирование по сотрудникам, которые подпадают под перечни: оформляется удостоверение об отсрочке, в карточке формы 10 ставится отметка.
4. Переложить карточки забронированных в отдельный раздел картотеки.
5. При необходимости оформить отмену бронирования — увольнение, перевод на «небронируемую» должность, снятие с воинского учёта, изменение перечней.

Отмену не забывайте: забронированный сотрудник, который уже уволился, при проверке выглядит как попытка укрыть человека от призыва.

Отчётность по бронированию

Особые случаи: кого учитывать, а кого нет

Вопросы, на которых обычно спотыкаются:

• 👩 Женщины с ВУС — учитываются как военнообязанные. Врачи, связистки, вычислители, картографы и ряд других специальностей. Карточка формы 10 обязательна, картотека — раздел 3.
• 🌍 Иностранные граждане — воинскому учёту в РФ не подлежат. В блоке личной карточки ставьте «не обязан».
• 🧓 Достигшие предельного возраста запаса и признанные негодными (категория Д) — снимаются с учёта. Карточку переводите в архивную часть, в военкомат подаёте сведения о снятии.
• 🏠 Дистанционные работники — учёт ведётся по общим правилам, военкомат определяется по месту жительства сотрудника.
• 👔 Внешние совместители — сведения подаёт каждый работодатель по своему трудовому договору.
• 🤝 Исполнители по договорам ГПХ — воинский учёт по ним организация не ведёт, они не работники.
• 🎓 Студенты с отсрочкой — призывники, учитываются, в карточке фиксируется основание отсрочки.
• 👶 Юноши до 17 лет — в списки 15 и 16 лет попадают, полноценные карточки формы 10 на них не заводятся.

Штрафы за нарушение правил воинского учёта

Учёт ведут не ради галочки — за пробелы штрафуют, и суммы за последние годы заметно выросли. Ориентировочные размеры для должностных лиц по главе 21 КоАП РФ:

• ❌ Несдача сведений о принятых и уволенных военнообязанных — примерно 40 000–50 000 ₽.
• ❌ Неоповещение сотрудника о вызове в военкомат — ориентировочно 40 000–50 000 ₽.
• ❌ Неведение или неполный учёт, непредставление списков — от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч рублей.
• ❌ Непредставление списков граждан, подлежащих первоначальной постановке — отдельный состав, штраф на должностное лицо.

Считается по каждому эпизоду. Не подали сведения по десяти принятым сотрудникам — это не один штраф, а десять.

Как понять, что воинский учёт в 1С ЗУП настроен правильно

Быстрая самопроверка перед первой сверкой с военкоматом:

Типичные ошибки при ведении воинского учёта в ЗУП

Самые частые грабли и что с ними делать:

Частые вопросы