Как вести воинский учёт в 1С:ЗУП 3.1: от настройки до сведений в военкомат

Из военкомата приходит запрос на сверку, а в базе половина военных билетов не заведена — знакомая история. Воинский учет в 1С закрывает эту задачу почти целиком: программа хранит военно-учётные данные, сама отбирает военнообязанных и печатает готовые формы для комиссариата. Дальше — как включить и вести 1С воинский учет в «Зарплате и управлении персоналом» 3.1, чтобы не собирать сведения вручную в Excel.

Разберём настройку, роль ответственного за ВУР, журнал «Сведения для военкоматов», документы о приёме, увольнении и изменениях личных данных, ежегодную сверку, бронирование и штрафы за просрочку.

Что 1С:ЗУП умеет в воинском учёте

Блок военно-учётной работы в ЗУП 3.1 закрывает четыре группы задач:

• 🗂 Хранение данных — военный билет, ВУС, категория запаса, состав, годность, военкомат по месту регистрации, отметки о бронировании.
• 📄 Печатные формы — карточка гражданина (форма 10), карточка учёта организации (форма 18), списки для сверки и первоначальной постановки.
• ✉️ Сведения в военкомат — о приёме и увольнении, об изменениях личных данных, о гражданах, не состоящих на учёте, извещения о вызове.
• ✅ Контроль — отбор сотрудников с незаполненными данными, напоминания в «Текущих делах», отчёты по забронированным.

Объём функциональности зависит от версии:

Шаг 1. Включаем воинский учёт в настройках 1С

Без галки в настройках раздел не появится, а поля военного билета в карточке сотрудника останутся скрытыми.

Ответственный за ВУР в 1С:ЗУП — что это

ВУР — военно-учётная работа. Ответственный за ВУР в 1С:ЗУП — это сотрудник, который по приказу руководителя ведёт воинский учёт в организации. Программа использует его данные в подписях документов: ФИО и должность автоматически подставляются в форму 18, извещения и сведения для военкомата.

Что важно про эту роль:

1. Назначается приказом по организации — в 1С вы фиксируете уже принятое решение, а не создаёте его.
2. В карточке организации указывается в списке ответственных лиц наряду с руководителем и главбухом, с периодом действия.
3. При смене ответственного новую строку добавляют, а старую не удаляют: иначе в документах прошлых периодов подпись «поедет».
4. Если строка не заполнена, печатные формы выйдут с пустым полем подписи — военкомат такие не принимает.

Сколько человек должно заниматься ВУР, зависит от численности состоящих на учёте: до 500 — работу можно совмещать, дальше нормативы требуют выделенных сотрудников. В 1С численность легко посмотреть отчётом по списку состоящих на воинском учёте.

Шаг 2. Заполняем военно-учётные данные сотрудников

Дальше — самая трудоёмкая часть. Пока данные не заведены, ни один документ для военкомата корректно не заполнится.

Где находится закладка

Откройте карточку сотрудника → ссылка Личные данные → блок или гиперссылка Воинский учёт. В части релизов вход другой: Кадры → Воинский учёт → список сотрудников, двойной щелчок по строке.

Какие поля заполнять

• 🪖 отношение к воинской обязанности: военнообязанный, призывник, не состоит на учёте;
• 📘 серия, номер и дата выдачи военного билета (или приписного свидетельства);
• 🔢 воинское звание, категория запаса, состав (профиль), код ВУС;
• 🏥 категория годности к военной службе (А, Б, В, Г, Д);
• 🏛 наименование военного комиссариата по месту регистрации;
• 📍 отметка о снятии с учёта и основание, если сотрудник с учёта снят;
• 🛡 признак бронирования и номер перечня/пункта, если работник забронирован.

Код ВУС и категория запаса — обязательные поля. Без них список для сверки уйдёт с пробелами, и военкомат вернёт его на доработку.

Кого ставить на учёт

Под воинский учёт попадают призывники, все пребывающие в запасе, а также женщины с военно-учётной специальностью — медики, связисты, картографы, метеорологи. Не подлежат учёту освобождённые от воинской обязанности, постоянно живущие за границей и снятые с учёта по возрасту или здоровью.

Как заполнить быстрее

Если сотрудников сотни, поштучно открывать карточки — потеря недели. Варианты ускорения:

1. Отчёт по незаполненным данным в разделе воинского учёта — покажет, у кого нет билета или ВУС.
2. Групповое изменение реквизитов (Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных) — годится для однотипных полей, например одного и того же военкомата.
3. Загрузка из внешнего файла обработкой «Загрузка данных из табличного документа» — если данные уже есть в реестре кадровика.

Журнал «Сведения для военкоматов»: единая точка работы

В актуальных релизах ЗУП 3.1 все исходящие документы собраны в одном журнале: Кадры → Воинский учёт → Сведения для военкоматов. Это не отчёт, а список документов — каждый со своим видом, датой и составом сотрудников.

Логика работы одинаковая для всех видов:

1. Создаёте документ, выбираете вид сведений.
2. Указываете период — программа сама подбирает подходящих сотрудников по кадровым движениям.
3. Проверяете и, если нужно, правите состав строк.
4. Печатаете форму или выгружаете файл, отмечаете факт отправки.

Плюс журнала в том, что видна история: кто, когда и по каким сотрудникам подавал сведения. При проверке это закрывает половину вопросов.

Сведения о приёме и увольнении для военкомата в 1С:ЗУП

Самый частый документ. Сведения о приеме и увольнении для военкомата в 1С:ЗУП формируются на основании кадровых документов, поэтому порядок такой: сначала «Приём на работу» или «Увольнение», потом сведения.

Как сделать:

1. Кадры → Воинский учёт → Сведения для военкоматов → Создать.
2. Вид — сведения о принятых и уволенных работниках.
3. Задайте период, например неделю, и нажмите заполнение. В документ попадут военнообязанные, у которых в этом периоде был приём или увольнение.
4. Проверьте столбцы: у каждого сотрудника должны быть звание, ВУС, категория запаса и военкомат. Пустые ячейки — признак незаполненной карточки.
5. Распечатайте форму, подпишите у ответственного за ВУР и руководителя, заверьте печатью при её наличии.
6. Запишите документ и отметьте дату отправки — это ваше доказательство соблюдения срока.

Сроки. Сообщить о приёме и увольнении военнообязанного нужно в течение 5 дней со дня события. Срок общий — не «пять рабочих», поэтому если увольнение пришлось на пятницу, готовьте сведения сразу.

Куда отправлять. В военкомат по месту нахождения организации или, если так требует комиссариат, по месту регистрации сотрудника. Способ — лично, заказным письмом с описью либо через электронный сервис для работодателей, если в вашем регионе он уже работает. Заказное письмо с описью сохраняйте: квитанция подтверждает дату.

Сведения об изменениях для военкомата в 1С:ЗУП

Второй регулярный документ. Сведения об изменениях для военкомата в 1С:ЗУП подаются, когда у военнообязанного поменялись данные, влияющие на учёт:

• 👤 фамилия, имя, отчество;
• 🎓 образование;
• 💍 семейное положение и состав семьи;
• 🏠 адрес места жительства или пребывания, в том числе переезд без регистрации;
• 💼 должность, структурное подразделение, перевод в другое подразделение.

Порядок формирования тот же: журнал сведений → новый документ → вид «об изменениях» → период → заполнение. Программа сравнивает данные на начало и конец периода и выводит только тех, у кого действительно есть расхождение.

Срок — 5 дней со дня, когда организации стало известно об изменении. Практическая проблема здесь одна: сотрудники не сообщают о смене адреса и семейного положения. Кадровик узнаёт о переезде случайно, а срок уже вышел. Рабочее решение — раз в квартал рассылать сотрудникам просьбу подтвердить актуальность данных и фиксировать ответы.

Карточки формы 10 и формы 18

Две базовые формы, которые проверяют при любой проверке.

Карточка гражданина (форма 10)

Заводится на каждого состоящего на воинском учёте. В 1С это печатная форма — данные берутся из карточки сотрудника, отдельно ничего заполнять не нужно. Печать: из списка воинского учёта выделяете сотрудников → Печать → карточка гражданина.

Хранят карточки в картотеке по разделам: офицеры запаса, солдаты и сержанты запаса, призывники, забронированные. Порядок внутри раздела — по алфавиту. В ЗУП КОРП есть отчёт-заготовка для разделителей картотеки.

Карточка учёта организации (форма 18)

Одна на организацию (и на каждое обособленное подразделение отдельно). Содержит реквизиты, численность работающих и забронированных, данные ответственного за ВУР.

Формируется из раздела воинского учёта. Перед печатью проверьте:

1. юридический и фактический адреса — заполнены оба;
2. основной ОКВЭД — соответствует выписке;
3. численность — совпадает с фактической на дату составления;
4. ФИО и телефон ответственного за ВУР — актуальные.

Форму 18 сдают при постановке организации на учёт и обновляют при изменении реквизитов, а также по требованию военкомата.

Извещения, списки и первоначальная постановка

Что ещё формируется в разделе воинского учёта:

• 📨 Извещение о вызове гражданина в военкомат — печатается, когда работнику передают повестку. Вручать под подпись, корешок хранить.
• 📋 Список граждан, состоящих на воинском учёте — рабочий инструмент для сверки и внутренней проверки.
• 🚩 Сведения о гражданах, не состоящих на воинском учёте, но обязанных состоять — подаются в течение 3 рабочих дней после того, как факт обнаружен. Типичная ситуация: принят мужчина 25 лет, военного билета нет и на учёте он не стоит.
• 🧒 Списки для первоначальной постановки — по гражданам мужского пола 15 и 16 лет в сентябре и по подлежащим первоначальной постановке в следующем году — до 1 ноября. Для большинства организаций список пустой, но это не повод его не формировать: отсутствие подтверждающего документа проверяющий трактует как непредставление.

Ежегодная сверка с военкоматом и внеплановые запросы

Сверка — обязательная процедура не реже раза в год. Военкомат присылает график, вы готовите данные.

Как это делается в 1С:

1. Сформируйте список состоящих на воинском учёте на дату сверки.
2. Выгрузите его в Excel и сопоставьте с картотекой формы 10.
3. Сверьте с данными комиссариата: звание, ВУС, категория запаса, годность, отметки о снятии.
4. Расхождения внесите в карточки сотрудников в 1С — и отдельным документом подайте сведения об изменениях, если менялись учётные данные.
5. Отметку о сверке поставьте в карточках формы 10 и в журнале учёта проверок.

Внеплановые запросы приходят по отдельным сотрудникам: «работает ли, в какой должности, какие данные». Отвечать нужно в срок, указанный в запросе, — обычно от 3 до 10 дней. Ответ готовится в свободной форме на бланке организации; данные для него удобно брать из справки-отчёта по сотруднику.

Бронирование граждан в 1С:ЗУП

Бронирование — закрепление работника за организацией на период мобилизации. Оформляют его предприятия, у которых есть мобилизационное задание или которые попали в перечни, доводимые через комиссию по бронированию.

Что делается в программе (полноценно — в версии КОРП):

1. В карточке сотрудника в блоке воинского учёта ставится отметка о бронировании: номер перечня, пункт, раздел.
2. Оформляется удостоверение об отсрочке от призыва по мобилизации — печатная форма есть в разделе.
3. Ведётся журнал учёта выданных удостоверений.
4. Формируется форма 6 — численность работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе.

Как снять бронирование

Отметку не удаляют, а закрывают датой: увольнение, снятие с учёта, изменение перечня, достижение предельного возраста. Удостоверение при увольнении изымают и возвращают в военкомат или уничтожают по акту — порядок зависит от требований комиссии.

Контроль: что проверять кадровику каждый месяц

Воинский учёт удобно держать не на памяти, а на коротком регламенте:

• 🔍 раз в месяц — отчёт по сотрудникам с незаполненными военно-учётными данными;
• 📬 после каждого приёма и увольнения военнообязанного — документ сведений в тот же день;
• 🗓 раз в квартал — выборочная проверка 10 карточек формы 10 против данных 1С;
• 📊 раз в год — сверка, форма 18, форма 6, план на следующий год;
• 🧾 постоянно — папка с подтверждениями отправки: описи, квитанции, отметки о принятии.

В «Текущих делах» (Главное → Задачи) ЗУП напоминает о приближающихся сроках воинского учёта, если блок включён. Это не заменяет регламент, но страхует от забытой недели.

Типичные ошибки при ведении воинского учёта в 1С

Штрафы за нарушение сроков

Ответственность в основном административная, суммы после ужесточения КоАП стали заметными.

Срок давности по этим составам — 3 года, то есть проверка поднимет и прошлые периоды. Отдельно возможны предписания военкомата об устранении нарушений и повторные проверки.

Если нужного документа в вашей 1С нет

Бывает, что релиз обновить нельзя — доработанная конфигурация, снятая с поддержки. Варианты:

1. Печатать формы внешней обработкой. Форму 10 и списки для сверки можно собрать внешним отчётом по данным регистров — без изменения конфигурации.
2. Выгружать список в Excel отчётом по сотрудникам с военно-учётными полями и заполнять формы на готовом шаблоне. Трудозатратно, но законно и проверяемо.
3. Вести блок в отдельной базе. Чистая типовая ЗУП, куда синхронизацией переносятся кадровые данные, — вариант для организаций с сильно переписанной основной базой.
4. Обновить конфигурацию по частям. Если доработки локальные, обновление на актуальный релиз со сохранением изменений обычно проходит; оценивать должен 1С-специалист по объёму изменений.

Держать воинский учёт полностью в Word, копируя прошлогодние формы, — самый рискованный путь: ошибки в ВУС и категориях запаса всплывают именно на сверке.

Частые вопросы