Начальные остатки по сотрудникам в 1С ЗУП 8.3: пошаговый ввод

Начальные остатки в 1С ЗУП 8.3 вводят на последний день месяца перед началом учёта в программе — чаще всего 31 декабря, если стартуете с нового года. Никаких бухгалтерских проводок это не создаёт: остатки в зарплатной программе — это накопленные данные по каждому сотруднику, чтобы новая база сразу считала отпускные, средний заработок и НДФЛ правильно.

Главное заблуждение новичков: «раз я начинаю с чистого месяца, вводить ничего не надо». Это ошибка. Без начальных остатков ЗУП не будет знать заработок за предыдущие месяцы — и первый же расчёт отпускных или больничного выйдет неверным. Поэтому ввод начальных остатков в 1С 8.3 ЗУП по сотрудникам делают до первого начисления зарплаты в системе.

Разберём по шагам: когда это нужно, где найти помощника, что именно занести по каждому работнику и как потом проверить результат.

Когда требуется вводить начальные остатки, а когда — нет

Начальные остатки заполняют один раз при старте учёта в ЗУП. Типовые ситуации:

• 🔄 Переход с 1С:Бухгалтерии или с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 — данные не переносятся автоматически или перенеслись не полностью.
• 🆕 Начало учёта в новой базе посреди года или с нового года.
• 📋 Переезд с зарплаты в Excel или из сторонней программы.

Когда остатки вводить не нужно:

• ✅ База ведётся в ЗУП с самого начала деятельности организации.
• ✅ Вы приняли нового сотрудника в уже работающую базу — программа посчитает всё от даты приёма.
• ✅ Выполнен полноценный перенос данных из ЗУП 2.5 штатным конвертером — там остатки переносятся сами, проверьте и не дублируйте.

Определитесь с датой начала учёта до ввода. Изменить её задним числом после начислений — больно.

Ориентация в ЗУП 3.1: где вводятся остатки

В отличие от бухгалтерии, в ЗУП нет одного окна «Ввод начальных остатков». Данные распределены по нескольким документам, потому что зарплата — это не одна цифра, а история: сколько начислено, сколько отгуляно отпуска, какой средний заработок.

Есть два пути внести данные:

Меню Все функции по умолчанию скрыто. Включается так: Сервис → Параметры → галка «Отображать команду Все функции» → ОК. После этого документы вроде «Начальная штатная расстановка» или «Ввод остатков по зарплате» открываются напрямую.

Помощник начальной настройки: с чего начать

Помощник — самый безопасный способ ничего не забыть. Он открывается при первом запуске или через Настройка → Начальная настройка организации.

Помощник по очереди предложит:

1. Заполнить сведения об организации и учётную политику.
2. Занести подразделения, должности, штатное расписание.
3. Ввести сотрудников и их текущие назначения.
4. Внести накопленные данные — отпуска, задолженность, базу для НДФЛ и среднего.

Ниже — тот же порядок, но подробно по каждому блоку. Двигаться удобно сверху вниз: следующий шаг опирается на данные предыдущего.

Ввод штатного расписания

Даже если вы не ведёте штатное расписание как обязательный документ, в ЗУП удобнее его включить: сотрудники привязываются к позициям, оклады и надбавки подтягиваются автоматически.

Порядок:

1. Откройте Настройка → Штатное расписание.
2. Заведите подразделения (Настройка → Подразделения) и должности (Настройка → Должности).
3. Документом «Утверждение штатного расписания» на дату начала учёта создайте позиции с окладами, надбавками, графиком работы.

Заполнение данных по сотрудникам и штатная расстановка

Дальше — сами люди. Работает связка «физлицо → сотрудник → назначение».

• Физическое лицо — паспорт, СНИЛС, ИНН, дата рождения. Один человек = одна карточка физлица, даже если он оформлен на двух ставках.
• Сотрудник — трудовые отношения с организацией. У совместителя может быть несколько записей сотрудника на одно физлицо.
• Начальная штатная расстановка — документ, который «расставляет» сотрудников по позициям штатного расписания на дату старта, с окладом и условиями.

Через помощник расстановка формируется автоматически по введённым сотрудникам. Вручную документ лежит в Все функции → Документы → Начальная штатная расстановка.

Как внести данные о работниках по гражданско-правовым договорам

Исполнители по ГПХ — отдельная история. Их не оформляют штатной расстановкой.

Действующие на дату старта договоры вводят документом «Договор (работы, услуги)» или через помощника — блок «Договоры ГПХ». Указывают:

• 📅 срок действия и порядок выплат (ежемесячно / по актам / разово в конце);
• 💰 сумму договора и уже выплаченное;
• 🧾 нужно ли начислять взносы (зависит от типа договора).

Если по договору ГПХ уже были выплаты в текущем году — их суммы важны для базы по НДФЛ и взносам, занесите их в данные для расчёта НДФЛ (см. ниже).

Ввод остатков отпусков в 1С ЗУП 3.1

Остатки отпусков — то, без чего график отпусков и компенсация при увольнении посчитаются неверно.

Документ: Все функции → Документы → «Начальные остатки отпусков» (или соответствующий шаг помощника).

По каждому сотруднику указывают:

1. Вид отпуска (основной ежегодный, дополнительный).
2. Дату, с которой ведётся отсчёт стажа для отпуска (обычно дата приёма).
3. Остаток неиспользованных дней на дату начала учёта.

Отдельно заносят отпуск по уходу за ребёнком: если сотрудница в декрете на дату старта, оформляется кадровый документ «Отпуск по уходу», иначе программа будет ждать от неё выхода на работу и начислять зарплату .

Как ввести начальные остатки по зарплате: задолженность

Взаиморасчёты на дату старта — это долг между организацией и работником.

• Организация должна сотруднику (не выплатили зарплату за декабрь) — вводится как задолженность организации.
• Сотрудник должен организации (переплатили, аванс не отработан) — задолженность сотрудника.

Документ — «Начальная задолженность по зарплате» (Все функции → Документы). По каждому работнику: сумма и знак долга на дату начала учёта.

Проще всего представить это через взаиморасчёты «кто кому должен»:

Остатки по оценочным обязательствам (резервам отпусков)

Если организация формирует резерв на оплату отпусков, при переходе вводят и его остаток — накопленное оценочное обязательство и сумму по каждому сотруднику.

Малые предприятия резерв могут не создавать — тогда этот шаг пропускают. Документ — «Начальные остатки по оценочным обязательствам». Данные берут из бухгалтерского регистра по счёту резервов (96).

Данные для расчёта НДФЛ

Чтобы справка о доходах и первый же расчёт НДФЛ сошлись, в базу заносят доходы и удержанный налог с начала года до даты старта.

Документ: «Перенос данных» с видами операций по НДФЛ, либо блок помощника «Данные для расчёта НДФЛ».

Что вносим по каждому сотруднику помесячно:

• 📊 облагаемый доход по кодам (2000 — оплата труда, 2012 — отпускные и т. д.);
• ➖ предоставленные вычеты;
• 💵 исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ.

Без этих данных программа посчитает НДФЛ с нуля — и годовая справка о доходах будет неверной.

Если стартуете ровно с 1 января, доходов текущего года ещё нет — этот блок пустой. Он нужен только при старте посреди года.

Данные для расчёта среднего заработка

Средний заработок нужен для отпускных, командировок и больничных (в части, зависящей от заработка). ЗУП считает его по заработку за предыдущие периоды, которых в новой базе нет — их и вводим.

Документ: «Данные для расчёта среднего заработка» (общий и для пособий отдельно).

• Для отпускных и командировок — заработок за 12 месяцев до месяца старта (по ст. 139 ТК РФ).
• Для больничных и декретных — заработок за 2 предыдущих календарных года (по правилам ФСС/СФР).

Заносят помесячно суммы заработка, а для пособий — годовые суммы облагаемой взносами базы за два года.

Проверьте себя: где какие данные

Типичные ошибки при вводе остатков

Разбор частых проблем и что с ними делать:

Отчёты для проверки после ввода

Не переходите к начислениям, пока не сверили остатки. Что смотреть:

• 📄 «Задолженность по зарплате» — сумма долга по сотрудникам совпадает с бухгалтерией.
• 📄 «Остатки отпусков» — дни по каждому работнику как в записке-расчёте.
• 📄 «Анализ НДФЛ» — доход и налог с начала года на месте (если старт посреди года).
• 📄 Тестовое начисление отпуска одному сотруднику — средний заработок считается корректно.

Частые вопросы