Как ввести начальные остатки в 1С:ЗУП 8.3 по работникам

Частая ошибка при переходе на 1С:ЗУП — начать вносить остатки по сотрудникам обычными документами: «Начисление зарплаты», «Отпуск», «Больничный» задним числом. Так делать нельзя: система пересчитает налоги и взносы за прошлые периоды, и цифры разъедутся с тем, что уже сдано в отчётах.

Правильный ввод начальных остатков в 1С 8.3 ЗУП по сотрудникам — это перенос начальных данных по работникам специальными документами, без движений по регламентированному учёту за прошлое. Ниже — что именно переносить, в каком порядке и как потом проверить.

Когда нужно вводить начальные остатки в ЗУП

Начальные остатки нужны в трёх случаях:

• 🆕 переходите на 1С:ЗУП 8.3 с другой программы (Бухгалтерия, «Камин», Excel, старая ЗУП 2.5);
• 🔀 разделяете учёт: зарплату выносите из «1С:Бухгалтерии» в отдельную ЗУП;
• 🏢 начинаете вести уже работающую организацию с середины года.

💡 Если организация новая и сотрудников нанимаете «с нуля» — остатки не нужны. Просто оформляете приёмы на работу обычными документами.

Дата ввода остатков — последнее число месяца перед началом учёта. Начинаете считать зарплату с июля — остатки вводите на 30 июня.

Что проверить перед вводом остатков

Перед стартом соберите данные из старой системы. Без них половину документов заполнить нечем.

Отдельно уточните у бухгалтера, ведётся ли в организации кадровый учёт в ЗУП или только расчёт. От этого зависит, нужно ли переносить штатное расписание и штатную расстановку.

Где найти помощника ввода начальных остатков

В 1С:ЗУП 8.3 (редакция 3.1) документы остатков спрятаны — в стандартном меню их нет. Есть два пути.

Способ 1. Через настройку. Раздел Настройка → Начальная настройка → закладка Начальные штатные данные и Данные для расчёта зарплаты. Это и есть помощник начальной настройки — он ведёт по шагам.

Способ 2. Через «Все функции». Если помощник недоступен, включите меню Все функции:

1. Нажмите на иконку меню (Сервис и настройки, значок ☰ в правом верхнем углу).
2. Настройки → Параметры.
3. Поставьте галку Отображать команду "Все функции".
4. Теперь Главное меню → Все функции → Документы → Начальная штатная расстановка и Начисления, удержания и взносы.

⚠️ Меню «Все функции» показывает документы напрямую, без подсказок помощника. Новичку удобнее идти через Начальную настройку.

Ввод штатного расписания

Если ведёте штатное расписание — заносите его первым. Остальные документы ссылаются на позиции штатки.

Документ Утверждение штатного расписания вводите на дату, которая ≤ даты остатков. Обычно берут ту же дату перехода.

В табличной части — по строке на позицию:

Если штатное расписание не ведёте — пропускайте этот шаг, сразу к сотрудникам.

Заполнение данных по сотрудникам

Сотрудников заводят обычным справочником Кадры → Сотрудники, но без документов приёма на работу задним числом. Приём отражается через начальную штатную расстановку.

На каждого работника заполните:

• 👤 ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС;
• 📄 паспортные данные и адрес (нужны для отчётности);
• 🏦 способ выплаты (карта/касса) — для будущих ведомостей;
• 🧾 статус налогоплательщика и вычеты по НДФЛ.

Личные карточки и справочник физлиц из старой базы можно перенести выгрузкой, чтобы не набивать вручную сотни человек.

Начальная штатная расстановка

Ключевой документ для тех, кто ведёт кадры. Он заменяет приёмы на работу и фиксирует, кто где и на каких условиях числится на дату перехода.

Открывается: Все функции → Документы → Начальная штатная расстановка (или из помощника начальной настройки).

По каждому сотруднику в строке:

• подразделение и должность;
• вид занятости (основное место, совместительство);
• плановые начисления — оклад, надбавки, доплаты с суммами;
• график работы.

После проведения программа считает этих людей работающими. Их оклады подтянутся в первое «Начисление зарплаты».

💡 Если кадровый учёт не ведёте, а нужна только расстановка для расчёта — используйте документ Начальная штатная расстановка в упрощённом виде: только сотрудник + плановые начисления.

Данные о работниках по договорам ГПХ

Договоры гражданско-правового характера (ГПХ) переносят отдельно — это не штатные сотрудники.

Заведите исполнителя в справочнике и создайте документ Договор (работы, услуги) с параметрами:

• срок действия договора;
• сумма и порядок выплаты (за этап / ежемесячно / по завершении);
• вид дохода для НДФЛ и взносов.

Если по договору ГПХ уже были выплаты в текущем году — их суммы учтите в данных для НДФЛ (см. раздел ниже), иначе программа неверно посчитает нарастающий итог.

Отпуск по уходу за ребёнком

Сотрудниц в отпуске по уходу за ребёнком переносят специальным документом, а не расстановкой.

Через помощник: Начальная настройка → блок отпусков по уходу, либо документ Отпуск по уходу за ребёнком с признаком ввода остатков.

Укажите:

• 👶 дату начала отпуска и предполагаемую дату окончания;
• возраст ребёнка (до 1,5 или до 3 лет — от этого зависит пособие);
• размер ежемесячного пособия, если оно назначено.

Так система будет знать, что человек в отпуске, и не начислит ему зарплату, но продолжит вести пособие.

Плановые начисления и удержания

Постоянные удержания переносят, чтобы они автоматически считались с первого месяца.

Типичные плановые удержания:

• 💸 алименты и другие исполнительные листы;
• 🏦 удержания по заявлению (кредит, профсоюзные взносы);
• 📉 займы сотрудникам с графиком погашения.

Заносятся документами Исполнительный лист, Договор займа сотруднику и т.п. — на дату не позже даты остатков. По займам обязательно перенесите остаток непогашенной суммы, а не первоначальную.

Ввод остатков отпусков в 1С:ЗУП 3.1

Это то, ради чего чаще всего и лезут в остатки. Без переноса остатков отпусков программа при первом же отпуске неверно посчитает, сколько дней сотруднику положено.

Документ: Кадры → Остатки отпусков (или через помощник → Ввод остатков отпусков).

На каждого работника укажите по каждому виду отпуска:

Дробный остаток — норма: за месяц накапливается 2,33 дня основного отпуска (28 дней / 12 мес).

⚠️ Проверьте, чтобы период, за который считается отпуск, не «перекрывал» ноль. Если человек перегулял отпуск авансом — остаток будет отрицательным, и это тоже нужно внести.

Пример. Сотрудник принят 10.01.2024, к 30 июня 2025 отработал ~17,5 месяцев, накопил ≈ 40,8 дня, отгулял 28. Остаток на дату перехода — примерно 12,8 дня.

Ввод остатков по зарплате: задолженность

Теперь остатки взаиморасчётов — сколько организация должна сотруднику или сотрудник организации на дату перехода.

Документ: Все функции → Документы → Начисления, удержания и взносы (или блок в помощнике). Через него вводят взаиморасчёты без формирования проводок за прошлое.

• 💰 Долг организации перед работником — начисленная, но не выплаченная зарплата (например, за июнь при переходе на июль).
• 🔻 Долг работника перед организацией — например, невозвращённый аванс или переплата.

Сумму указывают со знаком: положительная — организация должна, отрицательная — сотрудник должен.

Эти суммы попадут в первую же ведомость на выплату — программа предложит закрыть долг.

Остатки по оценочным обязательствам (резерв отпусков)

Если организация формирует резерв на оплату отпусков (оценочные обязательства), его остаток тоже переносят — иначе резерв в бухучёте «поедет».

Документ ввода остатков оценочных обязательств заполняют по каждому сотруднику:

• сумма накопленного резерва;
• сумма страховых взносов с резерва;
• количество дней отпуска, под которые создан резерв.

Малые предприятия, которые вправе не создавать резерв, этот шаг пропускают.

Данные для расчёта НДФЛ

Чтобы программа с первого месяца правильно считала НДФЛ нарастающим итогом и применяла вычеты, переносят доходы и налог с начала года.

Документ помощника — Данные для расчёта НДФЛ (доходы, исчисленный/удержанный/перечисленный налог по месяцам).

На каждого сотрудника внесите с января текущего года:

• 📊 облагаемый доход по месяцам и кодам дохода;
• предоставленные вычеты (детские, имущественные, стандартные);
• исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ.

💡 Данные берите из справки о доходах (бывшая 2-НДФЛ) или из регистров старой программы. Расхождение хотя бы в рубле — и годовая отчётность по НДФЛ не сойдётся.

Данные для расчёта среднего заработка

Последний блок — сведения для среднего заработка. Без них первый же больничный, отпуск или командировка посчитаются неверно.

Средний заработок по ТК РФ считают за расчётный период (обычно 12 месяцев для отпусков, 2 календарных года для пособий). Эти базы нужно перенести.

Документ помощника — Данные для расчёта среднего заработка. Вносят два набора:

1. Для отпусков и командировок — заработок за 12 месяцев до даты перехода помесячно + отработанные дни.
2. Для пособий (больничные, декрет) — облагаемая база за 2 предыдущих года по каждому году отдельно.

Данные для пособий берут из справки для расчёта больничных от прежнего работодателя или из своей старой базы.

Типичные ошибки при вводе остатков

Как проверить, что остатки введены верно

После ввода — обязательная сверка. Прогоните отчёты и сравните со старой системой.

• 📋 Кадры → Отчёты по кадрам → «Остатки отпусков» — совпадают ли дни с ведомостью из старой базы.
• 🧾 Зарплата → «Задолженность по зарплате» — сходится ли долг на дату перехода.
• 📈 Налоги и взносы → «Анализ НДФЛ» — доход и налог нарастающим итогом равны справке о доходах.
• 🔍 Отчёт «Начисления и удержания» — плановые суммы подтянулись в расстановку.

⚠️ Первую реальную зарплату после перехода посчитайте и сверьте вручную по 2–3 сотрудникам, прежде чем проводить массово. Это ловит 90% ошибок в остатках.

Частые вопросы