Увольнение по сокращению штата в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция и выплаты

Кадровик приносит приказ: с первого числа закрывают отдел, три человека под сокращение. Дальше всё падает на расчётчика — и вопросов больше, чем кажется: каким документом провести, что 1С посчитает сама, а что придётся донастроить, и как потом не забыть про второй месяц.

Ниже — увольнение по сокращению в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция от изменения штатного расписания до выплаты сохраняемого заработка бывшему сотруднику. С примерами в цифрах, проводками, отчётностью и разбором мест, где программа молча считает не то, что вы ожидаете.

Что положено сотруднику при сокращении штата

Сокращение — самое «дорогое» основание увольнения по объёму выплат. Полный набор:

Для районов Крайнего Севера и приравненных территорий сохраняемый заработок платят до 3 месяцев по умолчанию и до 6 — по решению центра занятости (ст. 318 ТК РФ).

Подготовка: приказ, штатное расписание и уведомления

До расчётов идёт кадровая часть. Пропустите шаг — и увольнение оспорят в суде вместе со всеми выплатами.

1. Приказ о сокращении численности или штата с датой, с которой должности выводятся.
2. Новое штатное расписание или изменение действующего — приказом.
3. Определить преимущественное право на оставление (ст. 179 ТК РФ): производительность, квалификация, иждивенцы.
4. Уведомить работника письменно — не позднее чем за 2 месяца до увольнения, под подпись.
5. Предложить вакантные должности — все подходящие, включая ниже по квалификации.
6. Уведомить службу занятости и профсоюз (при наличии) в сроки по закону о занятости; при массовом сокращении — за 3 месяца.

Изменение штатного расписания в ЗУП

Если в базе включён учёт штатного расписания (Настройка → Кадровый учёт → флаг «Ведётся штатное расписание»), сокращаемые позиции нужно закрыть.

• Кадры → Штатное расписание → Изменение штатного расписания.
• В документе выберите действие «Закрыть» для сокращаемых позиций, укажите дату закрытия.
• Дата закрытия позиции должна быть позже даты увольнения сотрудника, иначе программа не даст провести увольнение — человек «висит» на закрытой ставке.

Сокращение штата в 1С 8.3 ЗУП пошагово: документ «Увольнение»

Основной документ — Кадры → Увольнения (или Зарплата → Все начисления → Увольнение). Он одновременно и кадровый приказ, и расчётный документ.

После проведения пособие за первый месяц начислено. Выплатить его нужно вместе с окончательным расчётом — в последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ).

Как в 1С начислить выходное пособие при сокращении: настройка

В типовой ЗУП 3.1 нужные виды начислений уже есть, но они включаются флагами. Если на вкладке «Выходное пособие» пусто или сумма не считается — проверьте настройки.

1. Настройка → Расчёт зарплаты → раздел про выплаты при увольнении.
2. Включите флаг о выплате выходных пособий и сохраняемого заработка при увольнении.
3. Программа подключит виды начислений: «Выходное пособие», «Сохраняемый заработок на время трудоустройства», «Компенсация при увольнении до истечения срока предупреждения».

Проверить можно в Настройка → Начисления: у начисления должно стоять назначение «Выходное пособие при увольнении» или «Средний заработок на период трудоустройства». Именно от назначения зависит, как 1С применит лимит по НДФЛ и взносам.

Как считается средний заработок для пособия

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем увольнения. Средний дневной заработок = база / отработанные дни.

Дальше — момент, из-за которого суммы в старых и новых релизах расходятся. Поправки в ст. 178 ТК РФ, действующие с 1 сентября 2025 года, закрепили расчёт выходного пособия через среднее месячное число рабочих дней, а не через рабочие дни конкретного месяца после увольнения. В актуальных релизах ЗУП 3.1 алгоритм обновлён; в базе на старом релизе пособие посчитается по прежним правилам.

Пример расчёта выходного пособия

Менеджер уволен по сокращению 30 января. Оклад 80 000 ₽, расчётный период — предыдущие 12 месяцев.

Если сотрудник не найдёт работу, за второй месяц начислят ещё около 82 400 ₽, за третий (по решению службы занятости) — столько же. Итого ≈ 247 200 ₽ при трёхкратном лимите 247 200 ₽ — в необлагаемую часть укладывается ровно.

Как в 1С ЗУП начислить выходное пособие при сокращении за второй месяц

Второй месяц оплачивают, только если человек не трудоустроился. Подтверждение — трудовая книжка без новой записи или сведения о трудовой деятельности. Заявление бывший сотрудник подаёт не позднее 15 рабочих дней после окончания второго месяца, работодатель платит в течение 15 календарных дней со дня обращения.

Документа Увольнение здесь уже нет — начисление делают отдельно.

1. Откройте Зарплата → Сохраняемый заработок на время трудоустройства (в актуальных релизах ЗУП 3.1 это отдельный документ; в более старых — начисление внутри Начисление зарплаты и взносов).
2. Выберите человека: в списке он доступен как «Бывший сотрудник».
3. Укажите период — второй месяц после даты увольнения (например, с 31 января по 28 февраля при увольнении 30 января).
4. Программа возьмёт тот же средний заработок, что и при увольнении, и рассчитает сумму.
5. Проведите документ.

Третий месяц оформляется точно так же, но только при наличии решения службы занятости. Без него выплата превращается в обычную «добровольную» и облагается по-другому.

Единовременная компенсация вместо сохраняемого заработка

Работодатель вправе не ждать два-три месяца, а закрыть вопрос сразу: выплатить единовременную компенсацию в размере двукратного среднего месячного заработка (при увольнении в день уведомления — с учётом компенсации по ст. 180 ТК РФ). После этого сохраняемый заработок за 2-й и 3-й месяцы не платится.

В ЗУП 3.1 такой выплаты «одной кнопкой» нет — делают через настройку начисления:

• Настройка → Начисления → создать начисление;
• назначение — «Средний заработок на период трудоустройства» (чтобы сработал необлагаемый лимит);
• способ расчёта — по среднему заработку с ручным вводом количества месяцев или суммой, рассчитанной по среднему месячному числу дней;
• начислить документом Разовое начисление бывшему сотруднику.

Обязательно сверьте итог с трёхкратным лимитом: единовременная компенсация чаще всего подводит выплату вплотную к границе, и любая доплата сверху уже облагается.

Компенсация за досрочное увольнение по сокращению

Если сотрудник согласен уйти раньше двухмесячного срока, помимо пособия ему платят средний заработок за оставшиеся дни (ст. 180 ТК РФ). Согласие — письменное.

Считать надо аккуратно: период — с даты фактического увольнения по дату, когда истекли бы два месяца с уведомления.

Пример: уведомили 10 марта, срок истекал 11 мая, уволили 31 марта. Компенсация — за рабочие дни с 1 апреля по 11 мая.

Компенсация за отпуск: правило 5,5 месяцев

При увольнении по сокращению сотруднику, отработавшему 5,5 месяцев и более в первом рабочем году, компенсация за отпуск выплачивается в полном размере — за все 28 дней, а не пропорционально отработанному времени.

В ЗУП 3.1 это регулируется настройкой расчёта компенсации по «особым» причинам увольнения (сокращение, ликвидация, призыв). Если настройка не включена, программа посчитает пропорционально — и сотрудник недополучит.

• Проверьте Настройка → Расчёт зарплаты → параметры расчёта компенсации отпуска при увольнении.
• Пересчитайте документ Увольнение после включения настройки.
• Сверьте с расшифровкой по кнопке в документе: должно быть 28 дней (а не, например, 16,33).

НДФЛ и взносы: трёхкратный лимит и четыре ситуации

Выходное пособие и сохраняемый заработок не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка; для Крайнего Севера — шестикратного (ст. 217 и ст. 422 НК РФ). Сверх лимита — НДФЛ по применимой ставке и взносы на общих основаниях.

Нюанс, который путает всех: базы для лимита по НДФЛ и по взносам считаются по-разному, потому что «средний месячный заработок» для двух налогов определяется не одинаково. В большинстве случаев суммы совпадают, но при неровном графике расхождение возможно.

Четыре ситуации на практике:

Пример. Средний месячный заработок — 60 000 ₽, лимит = 180 000 ₽.

• Пособие 60 000 + 2-й месяц 60 000 + 3-й месяц 60 000 = 180 000 ₽ → налогов нет.
• По соглашению доплатили 50 000 ₽ → с 50 000 ₽ удерживается НДФЛ и начисляются взносы.

Как выплатить пособие бывшему сотруднику

Выплата — обычной ведомостью, но с одним обязательным переключателем.

• Сформируйте Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу) на дату выплаты.
• В поле «Выплачивать» выберите «Бывшим сотрудникам». При значении «Сотрудникам» уволенный человек в ведомость не попадёт.
• Нажмите «Заполнить» — подтянется непогашенный сохраняемый заработок.
• Проведите ведомость, сформируйте платёжное поручение.

Именно этот фильтр закрывает вопрос «почему бывший сотрудник не виден в ведомости».

Проводки и отражение в учёте

Способ отражения берётся из вида начисления или из настроек сотрудника/подразделения.

Выплаты при сокращении в пределах норм ТК РФ учитываются в расходах по налогу на прибыль как расходы на оплату труда. Сверхнормативные «золотые парашюты» по соглашению сторон налоговая проверяет пристально — нужно экономическое обоснование.

Отчётность после увольнения по сокращению

В ЗУП 3.1 подраздел 1.1 формируется из Отчётность, справки → 1С-Отчётность → ЕФС-1. Заполняется автоматически по проведённому документу Увольнение — но проверьте код основания и дату приказа, они попадают в отчёт напрямую из документа.

Отчёты для проверки расчёта

Перед выплатой прогоните три отчёта — они ловят почти все ошибки:

• Расчётный листок по сотруднику — видно все начисления, лимиты и удержания одним экраном.
• Анализ начисленных налогов и взносов — покажет, попала ли часть пособия в облагаемую базу.
• Задолженность по зарплате — остаток к выплате бывшему сотруднику; если после ведомости не ноль, часть выплаты не прошла.
• Незарплатные доходы / Подробный анализ НДФЛ — контроль необлагаемой части по каждому месяцу.

Типичные ошибки при сокращении в ЗУП

• ❌ Основание выбрано не из списка. Тогда не появится вкладка «Выходное пособие», а в ЕФС-1 уйдёт неверный код.
• ❌ Разовое начисление вместо типового. Ломается расчёт лимита → лишний НДФЛ и взносы.
• ❌ Позиция штатного расписания закрыта раньше даты увольнения. Документ не проводится.
• ❌ Забыт фильтр «Бывшим сотрудникам» в ведомости → человек не попадает в выплату.
• ❌ Второй месяц оплачен без подтверждения, третий — без решения службы занятости.
• ❌ Неверная дата увольнения сдвигает границы месяцев сохраняемого заработка.
• ❌ Не проверена расшифровка среднего: неполные данные за 12 месяцев занижают базу.
• ❌ Компенсация отпуска посчитана пропорционально там, где положены полные 28 дней (правило 5,5 месяцев).
• ❌ Старый релиз ЗУП — пособие считается по правилам до 1 сентября 2025 года.

Выходное пособие в 1С Бухгалтерия 8.3

Если зарплата считается не в ЗУП, а прямо в 1С Бухгалтерия 8.3 (небольшой штат), логика та же, но возможностей меньше.

1. Зарплата и кадры → Увольнение — сотрудник и основание.
2. Начисление выходного пособия в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово : строка пособия появится на вкладке начислений, если в настройках зарплаты включён учёт таких выплат.
3. Сохраняемый заработок за второй и третий месяцы вводят документом Начисление зарплаты с отдельным видом начисления — автоматизации, как в ЗУП, здесь нет.

При сложном сокращении (много сотрудников, Крайний Север, досрочные увольнения) расчёт в Бухгалтерии становится ручным. Это аргумент в пользу ЗУП.

Частые вопросы