Как сделать выписку из персонифицированных сведений о физлицах при увольнении в 1С 8.3

Частая ошибка кадровика: в последний день сотрудника отдают только трудовую и расчётный листок. А выписку из персонифицированных сведений о физлицах — забывают. Между тем это обязательный документ, и выдать его нужно именно при увольнении в 1С 8.3, а не «когда попросят».

Разберём, где в 1С 8.3 формируется выписка из персонифицированных сведений, как сделать её по одному работнику и какие ещё бумаги вложить в пакет, чтобы не получить претензию от бывшего сотрудника.

Что это за выписка и почему её обязан выдать работодатель

Персонифицированные сведения о физических лицах — это ежемесячный отчёт в налоговую (пришёл на смену СЗВ-М). В нём по каждому работнику: ФИО, СНИЛС, ИНН и сумма начислений за месяц.

При увольнении сотруднику выдают выписку — то есть данные только по нему, а не по всей организации. Так делается, чтобы не раскрывать персональные данные других людей.

💡 Основание — п. 4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ и ст. 84.1 ТК РФ. Срок один: день увольнения.

Формально за невыдачу грозит штраф по ст. 5.27 КоАП. На практике чаще проблема в другом: человек приходит за выпиской через полгода, а поднимать закрытый период в базе уже неудобно.

Какие документы выдать сотруднику при увольнении

Выписка из персонифицированных сведений — не единственная бумага. Полный пакет при увольнении в 1С 8.3 такой:

⚠️ Все выписки выдаются в день увольнения без заявления работника. Справки за прошлые периоды (например, за 2 года для больничного) — уже по письменному запросу, в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Где в 1С 8.3 сформировать персонифицированные сведения по сотрудникам

Место зависит от конфигурации:

• 1С:ЗУП 3.1 — раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность, либо блок Кадры → документы сотрудника при увольнении.
• 1С:Бухгалтерия 8.3 — раздел Зарплата и кадры → Персонифицированные сведения о физлицах.

В обеих программах сам отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах» создаётся помесячно. Выписка на одного человека делается из этого же отчёта — отдельного документа под неё заводить не нужно.

Как сделать выписку из персонифицированных сведений о физлицах при увольнении

Пошаговый порядок в 1С 8.3. Действия одинаковы для ЗУП и Бухгалтерии, отличается только название раздела.

Если в вашем релизе кнопки выписки по одному человеку нет — сформируйте печатную форму всего отчёта и вручную оставьте строку только по увольняемому. Это допустимый обходной путь.

Выписка из раздела 3 РСВ и подраздела 1.2 ЕФС-1

Помимо ежемесячных персведений, при увольнении выдают ещё две «персональные» выписки.

Выписка из раздела 3 РСВ. Раздел 3 расчёта по страховым взносам — это индивидуальные сведения. Выписку формируют из отчёта РСВ (раздел Отчётность, справки), взяв данные последнего сданного квартала по конкретному человеку.

Выписка из подраздела 1.2 ЕФС-1 (бывш. СЗВ-СТАЖ). Отражает стаж за текущий год. В 1С она также формируется по одному сотруднику из соответствующего отчёта ЕФС-1.

💡 В 1С:ЗУП удобнее пользоваться рабочим местом с документами увольнения — программа сама предлагает собрать все выписки одним пакетом, не открывая каждый отчёт вручную.

Частые ошибки и как их избежать

• 📌 Отдали персведения за один месяц. Выписку делают за все месяцы года, отработанные сотрудником, а не только за месяц увольнения.
• 📌 Печать полного отчёта по всем работникам. Так вы раскрываете чужие персданные. Нужна выписка строго по одному физлицу.
• 📌 Не собрали подпись о выдаче. Без отметки о получении сложно доказать, что документы выдали в срок.
• 📌 Формируют выписку до окончательного расчёта. Сначала проведите документ Увольнение и начисление, иначе суммы в персведениях будут неполными.
• 📌 Забыли про раздел 3 РСВ и ЕФС-1. Персонифицированные сведения о физлицах — только часть пакета, а не «всё сразу».

Частые вопросы