Как сформировать выписку из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП

Отдельного документа «Выписка из штатного расписания» в 1С 8.3 ЗУП нет. Выписку формируют из обычного штатного расписания — просто накладывают отбор на одно подразделение или одну должность и печатают. Ниже разберём, как сделать выписку из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП: где включить механизм, как отобрать нужные строки и что делать, если печать выходит пустой.

Способов два. Если штатка ведётся в программе — берём данные из справочника «Штатное расписание». Если нет — формируем через отчёт по фактической расстановке сотрудников. Выбор зависит от того, включён ли учёт ШР в настройках.

Что такое выписка и когда её просят

Выписка — это часть штатного расписания по конкретному подразделению, должности или сотруднику. Полный документ Т-3 показывать целиком нельзя: там зарплаты всех работников, а это персональные данные.

Кто и зачем запрашивает выписку:

• 🏦 банк — для подтверждения должности и оклада заёмщика;
• ⚖️ суд или пристав — по запросу о доходах;
• 👤 сотрудник — для визы, соцзащиты, оформления пособия;
• 📋 проверяющие — трудовая инспекция, прокуратура.

💡 В выписку включают только запрошенные строки. Оклады «соседей» по штатке в неё не попадают — это и есть смысл выписки против полного Т-3.

Где найти штатное расписание в 1С ЗУП

Раздел зависит от того, ведётся ли история изменений ШР.

• Без истории: Кадры → Штатное расписание.
• С историей изменений: Кадры → Изменения штатного расписания, документы Утверждение штатного расписания.

Если пункта в меню нет — механизм просто выключен. Включается в Настройка → Кадровый учёт → флажок «Ведётся штатное расписание». Там же ставят «Ведётся история изменений штатного расписания», если нужна работа документами по датам.

⚠️ После включения флажка штатка не заполнится сама. Позиции придётся создать или загрузить — программа лишь откроет раздел.

Как сформировать выписку из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП

Порядок для типового случая — выписка по одной должности или подразделению.

Готовый файл распечатывают или отправляют по ЭДО. Отдельная кнопка «Выписка» в интерфейсе не нужна — её роль выполняет отбор плюс ручная шапка.

Если история изменений ведётся документами

Когда штатка меняется документами Утверждение штатного расписания, выписку удобнее строить на дату:

1. Откройте Кадры → Штатное расписание, задайте дату вверху формы.
2. Программа покажет позиции, действующие на этот день.
3. Дальше — отбор и печать, как в шагах выше.

Так выписка отразит именно ту редакцию, что действовала в нужный момент, а не текущую.

Как посмотреть отчёты по штатному расписанию

Кроме печати из списка, в ЗУП есть готовые отчёты. Они пригодятся, когда нужна аналитика, а не бланк.

Для выписки чаще всего берут Штатную расстановку — в ней видно и позицию, и сотрудника. Любой отчёт настраивается кнопкой Настройки: добавляете отбор по подразделению и убираете лишние колонки.

Если штатное расписание не ведётся в программе

Флажок «Ведётся штатное расписание» снят, а выписка нужна? Данные всё равно есть — в кадровых документах приёма и переводов.

• Постройте отчёт Кадры → Отчёты по кадрам → Штатная расстановка.
• Он соберёт должности и оклады из фактических назначений сотрудников.
• Отберите по подразделению и распечатайте.

Формально это не Т-3, а фактическая расстановка. Но для банка или суда такой информации почти всегда достаточно — там важны должность и оклад конкретного человека.

Как поменять или дополнить бланк

Стандартная форма — Т-3 из Постановления Госкомстата № 1. С 2013 года она необязательна: организация вправе утвердить свой бланк.

Если печатная форма в 1С не устраивает:

• выгрузите её в Excel кнопкой Сохранить и доработайте шапку/подписантов вручную;
• либо закажите доработку внешней печатной формы у программиста 1С — тогда «Выписка» появится отдельной кнопкой в меню Печать.

Для разовой выписки хватает выгрузки в Excel — дорабатывать конфигурацию ради этого смысла нет.

Типичные ошибки при формировании выписки

Перед выдачей выписки третьим лицам проверьте, чтобы в неё не попали оклады других сотрудников — это персональные данные.

Частые вопросы