Как сформировать выписку из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП

Отдельного документа «Выписка из штатного расписания» в 1С 8.3 ЗУП нет. Выписку формируют из обычной штатки: накладывают отбор на одно подразделение или одну должность, печатают и дописывают шапку. Ниже — как сформировать такую выписку, как получить штатное расписание на определённую дату и как выгрузить его из программы в Excel.

Путей три, и выбор зависит от того, включён ли в базе учёт ШР. Сравните и переходите к нужному разделу.

Что такое выписка и когда её просят

Выписка — это часть штатного расписания по конкретному подразделению, должности или сотруднику. Полный документ Т-3 наружу не отдают: там оклады всех работников, а это персональные данные.

Кто и зачем запрашивает выписку:

• 🏦 банк — подтвердить должность и оклад заёмщика;
• ⚖️ суд или пристав — по запросу о доходах;
• 👤 сотрудник — для визы, соцзащиты, оформления пособия;
• 📋 проверяющие — трудовая инспекция, прокуратура;
• 🏢 головная организация — для сверки численности и ФОТ по филиалу.

Что должно быть в бланке выписки

Формы выписки в законе нет, её собирают из Т-3 и добавляют реквизиты документа:

• слово «Выписка», номер и дата составления;
• название организации как в уставе;
• ссылка на приказ об утверждении ШР (номер и дата);
• дата, на которую действует расписание;
• сами строки: подразделение, должность, число ставок, оклад, надбавки;
• подписи и расшифровки, печать при наличии.

Где найти штатное расписание в 1С ЗУП

Раздел зависит от того, ведётся ли история изменений ШР.

• Без истории: Кадры → Штатное расписание.
• С историей изменений: Кадры → Изменения штатного расписания, документы Утверждение штатного расписания.

Если пункта в меню нет — механизм выключен. Включается в Настройка → Кадровый учёт → флажок «Ведётся штатное расписание». Там же ставят «Ведётся история изменений штатного расписания», если нужна работа документами по датам.

Как сформировать выписку из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП

Порядок для типового случая — выписка по одной должности или подразделению.

Готовый файл распечатывают или отправляют по ЭДО. Отдельная кнопка «Выписка» в интерфейсе не нужна — её роль выполняет отбор плюс ручная шапка.

Как в 1С сделать выписку по одному сотруднику

Банку обычно нужна не позиция, а человек. Тогда бланк Т-3 не подходит — в нём нет ФИО.

1. Откройте Кадры → Отчёты по кадрам → Штатная расстановка.
2. Кнопка Настройки → добавьте отбор: подразделение, затем должность или сам сотрудник.
3. Уберите лишние колонки, оставьте подразделение, должность, ставку и оклад.
4. Сформировать → выгрузите результат и оформите шапкой выписки.

В расстановке видно и вакансии: если по позиции 2 ставки, а занята одна, вторая строка останется пустой по ФИО.

Если история изменений ведётся документами

Когда штатка меняется документами Утверждение штатного расписания, выписку удобнее строить на дату:

1. Откройте Кадры → Штатное расписание, задайте дату вверху формы.
2. Программа покажет позиции, действующие на этот день.
3. Дальше — отбор и печать, как в шагах выше.

Так выписка отразит именно ту редакцию, что действовала в нужный момент, а не текущую.

Как сформировать штатное расписание на определённую дату в 1С ЗУП 8.3

Запрос «дайте выписку на 1 марта» решается по-разному в зависимости от настроек базы.

Вариант 1. История изменений ведётся. В форме Кадры → Штатное расписание есть поле даты. Поставьте нужный день — список пересоберётся по действовавшим тогда документам утверждения. Печать подхватит эту же дату.

Вариант 2. Истории нет. Список всегда показывает текущее состояние: поля даты в нём просто не будет. Прошлую редакцию восстанавливают по приказам об утверждении ШР на бумаге либо по кадровым документам сотрудников.

Быстрая проверка на конкретном примере. Оклад бухгалтера с 1 апреля вырос с 60 000 до 68 000 ₽:

• выписка на 15 марта должна показать 60 000 ₽;
• выписка на 15 апреля — 68 000 ₽;
• если в обеих 68 000 ₽ — дата не применилась либо изменение внесли правкой позиции, а не документом.

Правка позиции «поверх» вместо документа утверждения убивает историю: старый оклад в базе не сохранится.

Как выгрузить штатное расписание из 1С 8.3 ЗУП

Выгрузка нужна, когда выписку отправляют файлом или дорабатывают шапку вручную.

Порядок для самого частого случая:

1. Сформируйте штатное расписание с нужным отбором и датой.
2. Ещё → Сохранить как….
3. Выберите xlsx, укажите папку, сохраните.
4. В Excel допишите шапку «Выписка…», номер, дату и подписантов.
5. Сохраните итог в PDF и отправьте.

Отчёты по штатному расписанию для проверки

Кроме печати из списка, в ЗУП есть готовые отчёты. Они пригодятся, когда нужна аналитика, а не бланк.

Перед выдачей выписки полезно прогнать Соблюдение штатного расписания: если у сотрудника оклад 72 000 ₽, а по позиции 68 000 ₽, расхождение всплывёт именно у получателя выписки.

Если штатное расписание не ведётся в программе

Флажок «Ведётся штатное расписание» снят, а выписка нужна? Данные всё равно есть — в кадровых документах приёма и переводов.

• Постройте отчёт Кадры → Отчёты по кадрам → Штатная расстановка.
• Он соберёт должности и оклады из фактических назначений сотрудников.
• Отберите по подразделению и распечатайте.

Формально это не Т-3, а фактическая расстановка. Но для банка или суда такой информации почти всегда достаточно — там важны должность и оклад конкретного человека.

Как поменять или дополнить бланк

Стандартная форма — Т-3 из Постановления Госкомстата № 1. С 2013 года она необязательна: организация вправе утвердить свой бланк.

Если печатная форма в 1С не устраивает:

• выгрузите её в Excel кнопкой Сохранить как… и доработайте шапку и подписантов вручную;
• либо закажите внешнюю печатную форму программисту 1С — тогда «Выписка» появится отдельной кнопкой в меню Печать.

Доработка внешней формы стоит ориентировочно 5 000–15 000 ₽ в зависимости от сложности бланка. Для разовой выписки это лишнее — хватает выгрузки в Excel. Смысл появляется, когда выписки уходят десятками в месяц.

Типичные ошибки при формировании выписки

Перед выдачей выписки третьим лицам проверьте, чтобы в неё не попали оклады других сотрудников — это персональные данные.

Частые вопросы