Как выплатить деньги бывшему сотруднику в 1С ЗУП 8.3

Выплата бывшему сотруднику в 1С 8.3 ЗУП оформляется отдельным документом — Начисления бывшим сотрудникам. В обычном Начислении зарплаты уволенного физлица нет и не появится: он выбыл из списка расчёта. Механизм по умолчанию выключен, включается одним флажком в настройках.

Дальше — что именно включить, каким начислением закрыть премию, матпомощь или средний заработок, как программа считает НДФЛ и взносы по уволенному, и где эта сумма вылезет в отчётности.

Когда возникает выплата бывшему работнику

От типа выплаты зависит всё: код дохода, вычет, обложение взносами, счёт затрат. Самые частые случаи:

• 💰 Премия за отработанный период. Годовая или квартальная премия, начисленная после даты увольнения. Облагается НДФЛ и взносами.
• 🤝 Материальная помощь. По решению работодателя — к юбилею, в трудной ситуации. Взносами не облагается вообще, с НДФЛ есть нюанс (ниже).
• 📅 Сохраняемый средний заработок при сокращении за 2-й и 3-й месяц трудоустройства.
• ⚖️ Выплата по решению суда: зарплата за вынужденный прогул, компенсация морального вреда, проценты по ст. 236 ТК РФ.
• 🧾 Доначисление или перерасчёт — нашли недоплату уже после расчёта при увольнении.
• 🎁 Подарок или приз бывшему работнику (код дохода 2720, вычет 501 до 4 000 ₽).

Настройка выплат бывшим сотрудникам в ЗУП 3.1

Пока функция не включена, раздела с нужным документом в интерфейсе нет. Два действия — и он появится.

Шаг 1. Включить регистрацию выплат уволенным

Настройка → Расчёт зарплаты → флажок «Регистрируются выплаты бывшим сотрудникам». Сохраните настройку.

После этого в разделе Зарплата появится журнал Начисления бывшим сотрудникам.

Шаг 2. Создать вид начисления

Настройка → Начисления → Создать. На вкладке Основное:

Если назначение отличается от «Прочие начисления и выплаты», начисление не подтянется в документ по уволенным. Это причина номер один у тех, у кого «список видов начислений пустой».

На вкладке Налоги, взносы, бухучёт задайте:

• НДФЛ — код дохода из таблицы ниже, при необходимости код вычета.
• Страховые взносы — для матпомощи и подарков бывшему выберите «Не является объектом обложения страховыми взносами».
• Бухучёт — способ отражения (счёт затрат), если ведёте синхронизацию с бухгалтерской программой.

Коды дохода и обложение

Выплаты бывшим сотрудникам в 1С ЗУП 8.3: как выплатить пошагово

Порядок одинаковый для всех типов выплат — меняется только вид начисления.

Пример с числами

Уволенному в марте менеджеру в июле начислили годовую премию 40 000 ₽.

• Начислено: 40 000 ₽, код дохода 2002.
• НДФЛ 13 %: 5 200 ₽.
• К выплате на карту: 34 800 ₽.
• Страховые взносы по единому тарифу 30 %: 12 000 ₽, плюс взносы на травматизм по тарифу организации.
• Месяц начисления в документе — июль, доход попадёт в 6-НДФЛ за 9 месяцев.

Проводки и синхронизация с бухгалтерией

Сам ЗУП записей по счетам не делает — их формирует «1С:Бухгалтерия» после синхронизации либо документ отражения зарплаты в учёте. Ориентир по типовым проводкам:

Счёт затрат зависит от того, признаёте ли вы выплату в налоговых расходах. Премия по положению о премировании — на счёт затрат (26, 44, 20). Матпомощь, подарки, выплаты по суду — как правило, на 91.02.

Расчёты с уволенным удобнее вести через счёт 70: тогда суммы видны в стандартных зарплатных отчётах. Счёт 73 применяют, когда выплата явно вне трудовых отношений.

Отчётность: где отразится выплата уволенному

Выплата бывшему работнику из отчётов не выпадает — она встаёт в период начисления.

• 📄 6-НДФЛ. Доход и налог — в разделах 1 и 2 за период выплаты, по итогам года — в приложении со сведениями о доходах.
• 📊 РСВ. Попадает, только если начислялись взносы: премия, прогул, проценты за задержку. Матпомощь и подарки бывшему — не объект обложения, в расчёт они не входят.
• 🧾 Персонифицированные сведения о физлицах. Уволенного включают за месяц, в котором ему начислены выплаты, облагаемые взносами. Если начисление вне объекта обложения — физлицо в отчёт не идёт.
• 📁 ЕФС-1, подраздел 1.1. Подавать не нужно: кадрового мероприятия при выплате нет, договор не заключается и не расторгается.
• 💼 Уведомление по ЕНП. НДФЛ с выплаты включается в уведомление за соответствующий период удержания.

Проверить себя: Налоги и взносы → Анализ НДФЛ по месяцам, Проверка расчёта взносов, а также Зарплата → Отчёты → Анализ начислений и удержаний с отбором по физлицу.

Особые сценарии

Средний заработок при сокращении

Начисляйте отдельным видом начисления с кодом 2000 (или 2014 для выходного пособия) и с настройкой обложения «в пределах лимита». ЗУП сам сравнит сумму с трёхкратным средним месячным заработком и обложит только превышение.

Основание для выплаты за 2-й и 3-й месяц — заявление бывшего работника и трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности без записи о новом трудоустройстве.

Выплата по решению суда

Дробите сумму по видам дохода — иначе НДФЛ посчитается неверно. В одном документе можно добавить несколько строк с разными начислениями: прогул, моральный вред, проценты.

Выплата по договору ГПХ

Если с уволенным заключили гражданско-правовой договор, это уже не «выплата бывшему сотруднику». Оформляйте договором ГПХ и актом: другой код дохода, другие взносы, и по такому договору придётся сдать ЕФС-1 подраздел 1.1.

Выплата наследникам

Суммы, причитавшиеся умершему работнику, выплачивают родственникам. Они не облагаются ни НДФЛ, ни взносами — и оформляются не через документ по бывшим сотрудникам, а отдельно.

Сроки выплаты и ответственность за задержку

Жёсткого срока для премии, начисленной после увольнения, ТК РФ не устанавливает — ориентируйтесь на дату, зафиксированную в приказе или положении о премировании.

Но если срок назван, а деньги не ушли, включается ст. 236 ТК РФ: компенсация за каждый день задержки. С 2024 года такие проценты облагаются НДФЛ — учитывайте это при начислении.

Частые ошибки и как их избежать

Почти все проблемы — не в расчёте, а в настройке и выборе документа.

• ❌ Ищут уволенного в обычном «Начислении зарплаты». Там его нет — только в Начислениях бывшим сотрудникам.
• ❌ Не включён флажок в настройках. Нет журнала в разделе Зарплата → вернитесь в Настройка → Расчёт зарплаты.
• ❌ У вида начисления не то назначение. Всё, кроме «Прочие начисления и выплаты», в документ не попадёт.
• ❌ Матпомощь обложили взносами. На бывшего работника взносы не начисляются — правьте вид начисления.
• ❌ Применили вычет 503 всем подряд. Для бывших работников 4 000 ₽ не облагаются, только если человек уволился по инвалидности или в связи с выходом на пенсию.
• ❌ Указали не тот месяц начисления. НДФЛ и персонифицированные сведения уедут в чужой период, придётся корректировать.
• ❌ Выплатили обычной зарплатной ведомостью. Сумма в неё не попадёт, а в учёте останется незакрытый долг.
• ❌ Сотрудника приняли заново «чтобы начислить». Лишний приём портит кадровый учёт, стаж и ЕФС-1. Так делать не нужно.

Если не помогло

Документ проведён, а суммы или отчёты не бьются — идите по симптомам.

Частые вопросы