Как выплатить деньги бывшему сотруднику в 1С ЗУП 8.3

Человек уже уволен, а начислить ему деньги надо: премию за отработанный период, материальную помощь, сохраняемый средний заработок или выплату по решению суда. В обычном Начислении зарплаты его нет — он выбыл из списка. Разберём, как в 1С ЗУП 8.3 (ред. 3.1) выплатить бывшему сотруднику: что включить в настройках, каким документом оформить и как правильно удержать НДФЛ и посчитать взносы.

Ключевой момент: для расчётов с уволенными в программе есть отдельный механизм. Его надо один раз включить — и тогда появится документ, в котором бывший работник снова доступен для начисления.

Какие бывают выплаты бывшим сотрудникам

Сначала определитесь с типом выплаты — от него зависят налоги и взносы. Самые частые случаи:

• 💰 Премия за отработанный период. Начислена уже после увольнения, но за время, когда человек работал (например, годовая премия). Облагается НДФЛ и взносами.
• 🤝 Материальная помощь. По решению работодателя (юбилей, тяжёлая ситуация). До 4 000 ₽ в год НДФЛ не облагается, взносами на бывшего — не облагается вовсе.
• 📅 Сохраняемый средний заработок при сокращении. За 2-й и 3-й месяцы трудоустройства. НДФЛ и взносы — в пределах необлагаемого лимита.
• ⚖️ Выплата по решению суда. Зарплата за вынужденный прогул, компенсация, проценты за задержку. Налогообложение зависит от вида суммы.
• 🧾 Доначисление зарплаты или перерасчёт. Нашли ошибку, доплачиваете уже уволенному.

Выберите свой сценарий — подскажем, что делать:

Настройка выплат бывшим сотрудникам

По умолчанию функция выключена, поэтому документа для уволенных вы просто не увидите. Включается в два действия.

1. Включите саму возможность. Настройка → Расчёт зарплаты → установите флажок «Регистрируются выплаты бывшим сотрудникам».

2. Создайте вид начисления (если нужного ещё нет). Настройка → Начисления → кнопка Создать. На вкладке Основное:

• Назначение начисления — Прочие начисления и выплаты. Без этого назначения начисление не попадёт в документ для бывших сотрудников.
• Начисляется — «По отдельному документу».
• Способ выполнения — «Результат вводится при начислении» (сумму задаёте вручную).

На вкладках Налоги, взносы, бухучёт укажите код дохода НДФЛ и настройку взносов под ваш тип выплаты (см. таблицу ниже).

💡 В типовой поставке ЗУП уже есть заготовки «Премия бывшим сотрудникам» и «Материальная помощь». Проверьте список начислений, прежде чем создавать своё.

Коды дохода и обложение

Оформление выплаты бывшему сотруднику: пошагово

Когда настройка включена, весь процесс — от начисления до выдачи денег — укладывается в несколько шагов.

После выплаты удержанный НДФЛ надо перечислить в бюджет в общем порядке — по срокам единого налогового платежа.

⚠️ Дивиденды бывшему участнику через этот документ не проводятся. Дивиденды — это не выплата в рамках трудовых отношений; их начисляют в бухгалтерской программе, а НДФЛ по коду 1010.

Проводки и синхронизация с бухгалтерией

Сам ЗУП проводки по счетам не делает — их формирует «1С:Бухгалтерия» после синхронизации либо документ отражения зарплаты в учёте. Ориентир по типовым записям:

Счёт затрат (26, 44, 91.02) зависит от того, учитываете ли вы выплату в расходах. Материальная помощь и премии к праздникам в налоговые расходы обычно не идут — их относят на 91.02.

Отчётность: где отразится выплата

Выплата бывшему сотруднику не «выпадает» из отчётов — она попадёт в них за месяц начисления:

• 📄 6-НДФЛ — доход и удержанный налог в разделах 1 и 2, плюс в приложении (бывшая справка 2-НДФЛ) по итогам года.
• 📊 РСВ — если начислялись взносы (премия, зарплата за прогул). Матпомощь бывшему в базу не входит.
• 🧾 Персонифицированные сведения о физлицах — за месяц выплаты уволенный включается снова, даже если кадровых событий нет.
• 📁 ЕФС-1 — подраздел 1.1 подавать не нужно: кадрового мероприятия (приёма, увольнения) при выплате нет.

Проверить себя удобно отчётами Налоги и взносы → Анализ НДФЛ по месяцам и Проверка расчёта взносов.

Частые ошибки и как их избежать

Большинство проблем — не в расчёте, а в настройке и выборе документа.

• ❌ Ищут сотрудника в обычном «Начислении зарплаты». Его там нет и не будет — уволенные доступны только в документе Начисления бывшим сотрудникам.
• ❌ Не включён флажок в настройках. Нет раздела «Начисления бывшим сотрудникам» → вернитесь в Настройка → Расчёт зарплаты.
• ❌ У начисления не то назначение. Если стоит не «Прочие начисления и выплаты», оно не подтянется в документ. Пересоздайте или поправьте вид начисления.
• ❌ Матпомощь обложили взносами. На бывшего сотрудника взносы не начисляются — проверьте настройку вида начисления, а не только сумму в документе.
• ❌ Забыли про вычет 503. Первые 4 000 ₽ матпомощи в год НДФЛ не облагаются; без кода вычета налог удержится со всей суммы.
• ❌ Не тот месяц начисления. Ставьте месяц фактической выплаты — иначе НДФЛ и перс. сведения уедут не в тот период.

Если не помогло

Когда документ проведён, а суммы или отчёты «не бьются», по шагам:

Частые вопросы