Зарплатный проект в 1С 8.3 ЗУП: настройка, лицевые счета и обмен с банком

Компания сменила банк, договор подписан, карты выпущены — а реестр на выплату банк отбивает с формальной ошибкой. Внутри ЗУП всё ещё старый проект, у половины сотрудников чужие лицевые счета. Разбираться приходится в день выплаты.

Ниже — как настроить зарплатный проект в 1С 8.3 ЗУП с нуля: где его внести, что писать в карточке, как добавить лицевые счета, выгрузить ведомость и реестр в банк, загрузить подтверждение. Всё на ЗУП 3.1, с числами и разбором затыков.

Что такое зарплатный проект в 1С ЗУП и зачем он нужен

Без проекта каждая выплата — это отдельное платёжное поручение на счёт каждого работника. Двадцать сотрудников — двадцать платёжек, двадцать шансов опечататься в реквизитах.

С зарплатным проектом схема другая:

• 📄 одна ведомость в ЗУП вместо десятков платёжек;
• 🔢 суммы привязаны к лицевым счетам сотрудников внутри проекта;
• 🔁 файлы реестров, подтверждений и заявок на карты ходят автоматически;
• ✅ статус выплаты по каждому человеку виден прямо в документе;
• 💰 комиссия банка считается от общей суммы реестра, а не за каждый перевод.

Ориентир по стоимости: комиссия за перечисление обычно 0,1–0,5 % от суммы реестра (у крупных клиентов часто 0 %), обслуживание карты сотрудника — от 0 до 500 ₽ в год. Точные цифры смотрите в тарифах своего банка, в ЗУП они нужны только как процент в карточке проекта.

Сравнение способов выплаты

Система расчетов по банковским картам в 1С 8.3 ЗУП — что это

Это поле в карточке зарплатного проекта, которое многих ставит в тупик. Речь не о банке и не о формате файла, а о платёжной системе карты: МИР, Visa, Mastercard, UnionPay, Maestro.

Заполняется из одноимённого справочника (Выплаты → Зарплатные проекты → карточка проекта → поле системы расчётов). Зачем оно нужно:

1. Часть банков требует указывать платёжную систему в заявке на выпуск карт — ЗУП подставит её в файл автоматически.
2. По ней удобно разделять проекты, если банк один, а карты разных систем.
3. Для бюджетных выплат это не формальность: по ст. 30.5 закона № 161-ФЗ зарплата работников бюджетной сферы перечисляется на карты «Мир».

Как перевести сотрудников на зарплатный проект

Настройки в 1С — вторая часть работы. Первая — кадровая, и её пропускают чаще всего.

• 📝 Уведомите сотрудников о смене банка и соберите заявления с согласием получать зарплату на карту проекта.
• 📋 Если способ выплаты прописан в трудовом договоре — оформите допсоглашение.
• 🏦 Передайте банку список работников с паспортными данными для открытия счетов.
• 🗓 По ст. 136 ТК РФ работник вправе сменить банк, письменно сообщив об этом не позднее чем за 15 рабочих дней до дня выплаты.

Подготовка: что нужно завести до настройки

Соберите данные заранее, иначе на середине настройки упрётесь в пустое обязательное поле.

Где в 1С ЗУП внести зарплатный проект

Сначала включаем возможность выплаты через банк, потом создаём карточку.

1. Настройка → Организации → нужная организация → вкладка Учётная политика и другие настройки → Бухучёт и выплата зарплаты. Проверьте, что указан банковский счёт для выплат.
2. Настройка → Расчёт зарплаты — убедитесь, что не отключены механизмы выплаты через банк (в базовых настройках они включены).
3. Сам справочник: Выплаты → Зарплатные проекты.

Если пункта Зарплатные проекты в разделе Выплаты нет — вы либо в упрощённом интерфейсе, либо у пользователя нет прав. В актуальных релизах ЗУП 3.1 справочник также доступен через Настройка → Зарплатные проекты и через Все функции.

Как создать зарплатный проект в 1С 8.3 ЗУП: пошагово

Один договор с банком — одна карточка справочника. Дальше по шагам.

Проектов может быть несколько: разные банки, разные категории персонала, переход с одного банка на другой. Старый проект не удаляйте, пока по нему есть незакрытые выплаты и история — пометьте его на удаление позже или просто не используйте.

Как добавить зарплатный проект для Сбербанка

Отдельного «сберовского» механизма в ЗУП нет — та же карточка, но нюансы такие:

• номер проекта берётся из договора и пишется без пробелов;
• формат обмена — стандартный файловый реестр, который загружается в СберБизнес;
• многие подключают DirectBank — тогда файлы не выгружаются вообще, обмен идёт по кнопке из ЗУП.

Как настроить обмен с банком

Файловый обмен — это два каталога и один формат. Настраивается в карточке проекта:

Как добавить лицевые счета сотрудников

Проект создан, но без лицевого счёта человек в реестр не попадёт. Два способа: по одному или списком.

Заполнение через карточку сотрудника

Точечный вариант, когда сотрудников один-два:

1. Кадры → Сотрудники → нужный сотрудник.
2. Ссылка Выплаты, учёт затрат.
3. Способ выплаты — По зарплатному проекту, затем выберите проект и введите номер лицевого счёта (20 знаков).
4. Записать.

Здесь же указывается дата, с которой действует способ выплаты — это важно, если человек переходит с кассы на карту посреди месяца.

Массовый ввод лицевых счетов

Когда людей десятки, вводить по одному мучительно. Работает документ ввода лицевых счетов:

1. Выплаты → Лицевые счета (или из карточки проекта — Ввод лицевых счетов).
2. Создайте документ, выберите зарплатный проект и месяц.
3. Кнопкой Подбор/Заполнить добавьте сотрудников и проставьте номера счетов.
4. Проведите документ — способ выплаты у всех перечисленных сменится на проектный.

Загрузка счетов из файла банка

Многие банки после открытия карт присылают файл с номерами счетов. Его не нужно перебивать руками: откройте проект → Обмен с банком → загрузка подтверждения на открытие счетов. ЗУП сопоставит сотрудников по ФИО и подставит счета сам, а спорные строки покажет для ручного сопоставления.

Открытие и закрытие лицевых счетов: реестр на выпуск карт

Если карты у сотрудника ещё нет, сначала заявка в банк.

1. В карточке зарплатного проекта — Открытие лицевых счетов → Создать.
2. Добавьте новых сотрудников (у которых счёта нет). Проверьте паспортные данные и ИНН — банк вернёт заявку, если есть пустые обязательные поля.
3. Проведите документ и выгрузите файл-заявку.
4. Банк открывает счета и присылает подтверждение с номерами — загружаете его обратно, счета проставляются автоматически.

Так решается вопрос открытия лицевых счетов новым сотрудникам: приняли человека → заявка на карту → подтверждение → счёт в карточке → попадает в ведомость.

Закрытие счетов — документ Закрытие лицевых счетов в том же месте. Оформляйте его при увольнении или переходе человека в другой банк, иначе банк будет держать счёт активным, а ЗУП — предлагать его в ведомостях.

Рабочее место «Обмен с банками по зарплатным проектам»

Вместо того чтобы лазить по отдельным документам, удобнее работать из одного окна: Выплаты → Обмен с банками по зарплатным проектам.

В этой обработке видно всё разом:

• 🟡 заявки на открытие/закрытие счетов, ожидающие отправки;
• 🔵 сформированные реестры на выплату;
• 🟢 загруженные подтверждения и статусы по каждому сотруднику;
• 🔴 строки с отказами банка.

Кнопки Выгрузить и Загрузить работают для всех выбранных документов сразу — один файл на пачку заявок вместо файла на документ.

Если рабочего места в меню нет (усечённый интерфейс, нет прав, старый релиз) — работайте напрямую: выгрузка файла из самой ведомости и загрузка подтверждения из карточки проекта дают тот же результат. Это и есть выплата «без использования обработки обмена».

Как выгрузить ведомости из ЗУП в 1С 8.3 в банк

Цепочка простая: начислили → создали ведомость → выгрузили реестр → банк выплатил → загрузили подтверждение.

Формируем ведомость в банк

1. Выплаты → Ведомости в банк → Создать.
2. Укажите месяц, организацию, вид выплаты (зарплата, аванс, отпуск, больничный, расчёт при увольнении) и зарплатный проект.
3. Заполнить — ЗУП подтянет сотрудников этого проекта с суммами к выплате и номерами лицевых счетов.
4. Проверьте итог и проведите документ.

Пример. Ведомость на 12 сотрудников, сумма к выплате 1 248 500 ₽. Комиссия банка 0,3 % → 3 745,50 ₽. В реестр уходит 1 248 500 ₽, комиссия списывается отдельной операцией и в расход по сотрудникам не попадает.

Как выгрузить реестр на выплату в банк

Из проведённой ведомости — кнопка Выгрузить файл (или Отправить в банк при DirectBank):

• формируется реестр на выплату в формате банка;
• файл загружаете в клиент-банк (СберБизнес, интернет-банк и т. п.);
• банк списывает общую сумму одним платёжным документом и разносит по картам.

Как загрузить подтверждение из банка

Файл-подтверждение загружать обязательно — иначе выплата останется незакрытой, а долг перед сотрудниками «повиснет».

1. Карточка проекта или рабочее место обмена → Загрузить / Загрузить подтверждение.
2. Укажите файл от банка.
3. ЗУП сверит строки: успешные пометит выплаченными, отклонённые оставит в долге.
4. По отклонённым разбираетесь (неверный счёт, закрытая карта) и выплачиваете повторно отдельной ведомостью.

При DirectBank шаги те же, но без файлов: статусы подтягиваются кнопкой обновления.

Обмен с банком по технологии DirectBank

DirectBank убирает ручную возню с папками и файлами: ЗУП общается с банком напрямую по защищённому каналу.

Что меняется на практике:

• не нужны каталоги выгрузки и загрузки;
• реестры и подтверждения уходят и приходят по кнопке;
• статус выплаты обновляется почти сразу;
• меньше шансов отправить банку файл прошлого месяца.

Подключение — по инструкции банка: сертификат, логин, согласие в договоре. В карточке проекта включается прямой обмен вместо файлового. Технология поддерживается не всеми банками — уточните до того, как обещать бухгалтерии «кнопку».

Как выплата отражается в учёте

Сам ЗУП 3.1 проводки не делает — он передаёт данные в бухгалтерскую программу (синхронизация с 1С:Бухгалтерией) или отдаёт готовые ведомости. В бухучёте выплата через зарплатный проект выглядит так:

Дата выплаты по реестру — дата списания с расчётного счёта организации. От неё считается и срок перечисления НДФЛ, поэтому дату в ведомости и в банковской выписке нужно держать одинаковой.

Отчёты для проверки

Перед закрытием месяца прогоните три отчёта из раздела Выплаты и Зарплата:

• 📊 Задолженность по зарплате — покажет, у кого выплата не закрыта;
• 📄 Анализ выплат (или Выплаты по зарплатным проектам) — суммы в разрезе проектов и банков;
• 🧾 Ведомость учёта расчётов — сверка начисленного и выплаченного по каждому сотруднику.

Если в отчёте по задолженности кто-то висит с суммой, равной строке реестра, — почти всегда не загружено подтверждение.

Типичные ошибки и что с ними делать

Особые случаи

• Участие в нескольких проектах. Часть выплат идёт на карту одного банка, часть — другого. Заводите два лицевых счёта и в каждой ведомости явно указывайте проект; суммы делите отдельными документами.
• Сотрудник отказался от проекта. Способ выплаты — На счёт в банке с его реквизитами. В реестр проекта он не попадёт, на него формируется отдельная ведомость перечислением.
• Смена банка. Не правьте старый проект: создайте новый, переключите сотрудникам способ выплаты с нужной даты, старые счета закройте документом закрытия.
• Обособленные подразделения. Если у ОП свой счёт и свой договор, проект нужен отдельный — иначе реестр уйдёт с реквизитами головной организации.
• Выплата под увольнение вне графика. Создаётся отдельная ведомость с видом выплаты «расчёт при увольнении» — по тому же проекту, ждать общей выплаты не нужно.
• Отпускные и аванс. Отдельный проект под них не нужен: вид выплаты выбирается в ведомости.

На что обратить внимание при настройке

Короткий чек перед первой выплатой:

• ☑️ БИК, расчётный счёт и номер проекта в карточке совпадают с договором;
• ☑️ система расчётов по картам выбрана (для бюджета — «Мир»);
• ☑️ у всех «карточных» сотрудников заполнены 20-значные лицевые счета;
• ☑️ версия формата файла согласована с банком;
• ☑️ каталоги выгрузки и загрузки существуют, и у пользователя есть права на запись;
• ☑️ комиссия банка указана, если она удерживается;
• ☑️ первый реестр проверен банком до дня массовой выплаты.

Частые вопросы