Как оформить и учесть займ сотруднику в 1С ЗУП 8.3

Выдача займа в 1С ЗУП сотруднику 8.3 оформляется тремя связанными документами: договор, выдача денег и ежемесячное удержание из зарплаты. Программа сама строит график платежей, списывает взнос из начислений и — если займ беспроцентный или дешевле рынка — считает НДФЛ с материальной выгоды.

Ниже весь путь по шагам: как включить функционал, как заполнить договор займа сотруднику в 1С 8.3 ЗУП, на каком счёте отражается долг, какие получаются проводки и где смотреть остаток. С числами и типичными граблями.

Что умеет учёт займов и зачем его включать

Ручной вариант — договор в Word, выдача через кассу, а бухгалтер каждый месяц сам считает взнос и матвыгоду. На двух-трёх займах терпимо, на десятке — ошибки неизбежны.

Встроенный механизм ЗУП закрывает всю цепочку:

• 📄 хранит условия договора: сумму, срок, ставку, способ погашения;
• 📅 строит график платежей (аннуитет или равными долями тела долга);
• ➖ автоматически удерживает взнос в документе начисления зарплаты;
• 💰 считает материальную выгоду и НДФЛ по ней;
• 📊 показывает остаток долга по каждому сотруднику в отчётах.

Какие займы выдают работникам и на каких условиях

Юридических ограничений по сумме и сроку нет — договариваетесь как хотите, но письменно. На практике встречаются четыре сценария.

Подключение учёта займов в настройках

Функционал по умолчанию выключен. Включается один раз на всю базу.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Поставьте флажок «Выдаются займы сотрудникам».
3. Запишите настройку.

После этого в разделе Зарплата появляется журнал «Займы сотрудникам», а в списке удержаний — предопределённый вид расчёта для погашения. Создавать его руками не нужно: программа добавляет удержание сама.

Договор займа сотруднику в 1С 8.3 ЗУП

Договор в программе — это карточка условий. Из неё берутся данные для графика и расчёта процентов.

Путь: Зарплата → Займы сотрудникам → Создать → Договор займа сотруднику.

Ключевые поля:

Порядок погашения: аннуитет, равные доли, свой график

От этого выбора зависит, какую сумму программа поставит в удержание.

• Аннуитет. Взнос одинаковый весь срок, внутри него меняется соотношение «проценты / тело долга». Удобно для процентных займов.
• Равными долями. Тело долга делится на срок, проценты начисляются сверху на остаток — первые взносы больше.
• Произвольный график. Суммы и даты вбиваете руками в таблицу. Подходит, когда платежи привязаны к премиям или сезону.

Для беспроцентного займа аннуитет и равные доли дают один и тот же результат: 120 000 ₽ / 12 = 10 000 ₽ в месяц.

Беспроцентный займ сотруднику в 1С 8.3 ЗУП

Ставим ставку 0%. Формально для работника это выгодно, но появляется скрытый налог.

При беспроцентном займе (или ставке ниже ⅔ ключевой ставки ЦБ) у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах — НК РФ, ст. 212. С неё удерживается НДФЛ по ставке 35% для налоговых резидентов (НК РФ, ст. 224).

ЗУП считает матвыгоду сам — ежемесячно, последним числом месяца, исходя из ⅔ ключевой ставки, действовавшей в периоде.

Пример: беспроцентный займ 120 000 ₽, ключевая ставка условно 16%. ⅔ ставки = 10,67% годовых. За месяц матвыгода ≈ 120 000 × 10,67% / 12 ≈ 1 067 ₽. НДФЛ 35% ≈ 373 ₽. Дальше база уменьшается вместе с остатком долга: со 110 000 ₽ выгода уже ≈ 978 ₽, НДФЛ ≈ 342 ₽.

Целевой займ на жильё: когда НДФЛ с матвыгоды не удерживается

Если деньги пошли на покупку или строительство жилья и у работника есть подтверждённое право на имущественный вычет, матвыгода от НДФЛ освобождается.

В договоре укажите цель займа и снимите расчёт матвыгоды только после того, как получили из ИФНС уведомление о праве на вычет. Без уведомления освобождение не применяется — налог придётся удержать, а потом пересчитывать.

Выдача займа в 1С ЗУП сотруднику 8.3

Договор задаёт условия, а деньги «выдаёт» отдельный документ.

Из формы договора нажмите «Выдать займ» либо создайте Выдача займа сотруднику вручную. Укажите:

• дату выдачи;
• сумму (может совпадать с суммой договора или быть её частью);
• способ выплаты — через кассу, банк или ведомость.

После проведения ЗУП фиксирует задолженность и стартует график погашения со следующего расчётного периода.

Чем именно выплатить деньги

Документ «Выдача займа» — это регистрация факта, а не платёжка. Сама выплата проходит так:

• 💳 на счёт — платёжным поручением в банке или в 1С:Бухгалтерии;
• 💵 из кассы — расходным кассовым ордером в БП;
• 🧾 вместе с зарплатой — строкой в ведомости, если такая схема принята в компании.

Выдача займа несколькими траншами

Если по одному договору деньги выдаются частями, создайте несколько документов «Выдача займа» с разными датами. Общая сумма выдач не должна превышать сумму договора.

График программа пересчитывает от фактически выданной суммы. Пока весь транш не выдан, взнос считается от текущего остатка задолженности.

Займ сотруднику: на каком счёте отражается в 1С

Расчёты по займам работникам ведутся на счёте 73.01 «Расчёты по предоставленным займам» — это субсчёт к 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям».

Важный нюанс: сами проводки формирует 1С:Бухгалтерия, а не ЗУП. ЗУП передаёт в БП суммы удержаний и НДФЛ через синхронизацию. Если синхронизация не настроена — операции по 73.01, 50/51, 91.01 бухгалтер отражает в БП вручную.

Синхронизация с 1С Бухгалтерией: настроена и нет

Логика зависит от того, связаны ли базы:

• Синхронизация настроена. ЗУП отдаёт в БП проводки по зарплате и удержаниям. Выдачу займа (Дт 73.01) проводит документ оплаты в БП. НДФЛ с матвыгоды уезжает вместе с зарплатной проводкой.
• Синхронизация НЕ настроена. ЗУП считает суммы для расчётки, но проводок не делает. Все записи по 73.01 бухгалтер вводит в БП руками, сверяя остаток долга с отчётом из ЗУП.

Удержание займа из заработной платы в 1С 8.3 ЗУП

Отдельный документ каждый месяц создавать не нужно. Удержание попадает в «Начисление зарплаты и взносов» автоматически.

Как это выглядит:

1. Открываете документ начисления за месяц.
2. На закладке «Удержания» видите строку по займу с суммой взноса из графика.
3. Там же — строка НДФЛ с материальной выгоды (если займ льготный).
4. Проводите документ — взнос уменьшает сумму к выплате.

Если начислений не хватило на полный взнос

Помните про общий лимит: все удержания по инициативе работодателя вместе с алиментами не должны съедать больше допустимой доли выплаты. Если по сотруднику уже идёт исполнительный лист, взнос по займу может не влезть — договоритесь о внесении денег в кассу.

Как программа распределяет платёж между процентами и телом долга

При процентном займе поступивший взнос сначала закрывает начисленные проценты, а остаток уменьшает основной долг. Поэтому в первых месяцах аннуитета тело долга падает медленно.

Если сотрудник внёс больше графика, излишек тоже уходит на тело долга — экономия на процентах получается сразу.

Погашение займа в середине месяца

Сотрудник может внести деньги досрочно — через кассу или банк. Оформите документ «Погашение займа сотрудником» с фактической датой и суммой.

Программа уменьшит остаток долга и пересчитает следующий взнос. Если внесли больше очередного платежа — срок сократится либо уменьшатся будущие взносы (зависит от порядка погашения в договоре).

Изменение условий договора займа

Ставку, срок или порядок погашения меняют не в самом договоре, а документом «Изменение условий договора займа сотруднику».

Типичные поводы:

• 🔄 перевод беспроцентного займа в процентный (или наоборот);
• ⏸️ отсрочка платежей на несколько месяцев;
• ➕ увеличение или уменьшение суммы взноса.

Документ действует с указанной даты, прошлые периоды не трогает.

Увольнение с непогашенным займом

Долг не сгорает: расчёты по 73.01 остаются, просто удерживать больше не из чего. Варианты три.

1. Удержать из расчёта при увольнении — в пределах допустимой доли выплаты, по письменному заявлению сотрудника.
2. Оставить долг за физлицом — заключить соглашение о графике платежей, деньги принимать в кассу или на счёт.
3. Простить остаток — тогда это доход работника: НДФЛ 13/15% со всей прощённой суммы, проводка Дт 91.02 Кт 73.01.

Расчёт материальной выгоды, процентов и НДФЛ

Собираем в одну картину, что и когда считается:

НДФЛ с матвыгоды удерживается из ближайшей денежной выплаты и отражается в 6-НДФЛ как доход с кодом материальной выгоды. ЗУП подтягивает его в отчёт автоматически, если удержание проведено.

Отчёты для проверки и контроля состояния займа

Не доверяйте графику вслепую — сверяйтесь по отчётам:

• 📊 «Задолженность по займам» — остаток долга по каждому сотруднику на дату.
• 📈 «Погашение займов» — сколько удержано и осталось.
• 🧾 Расчётный листок — видно строку удержания и НДФЛ с матвыгоды у конкретного работника.

Путь: Зарплата → Отчёты по зарплате → раздел «Займы».

Раз в квартал сверяйте итог отчёта «Задолженность по займам» из ЗУП с сальдо счёта 73.01 в 1С:Бухгалтерии. Расхождение — сигнал, что какой-то платёж или выдача не доехали через обмен.

Частые ошибки и как их избежать

Коротко о порядке действий

1. Включить флажок «Выдаются займы сотрудникам».
2. Завести договор займа с условиями и порядком погашения.
3. Оформить выдачу (одним документом или траншами).
4. Ежемесячно проводить начисление зарплаты — взнос удержится сам.
5. Досрочные платежи — документом погашения.
6. Правки условий — документом изменения условий.
7. Сверять остаток по отчётам по займам и с сальдо 73.01 в БП.

Частые вопросы