Рассылка расчётных листков по электронной почте в 1С ЗУП 3.1: пошаговая настройка

Рассылка расчётных листков по электронной почте в 1С ЗУП 3.1 настраивается в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов: добавляете отчёт «Расчётный листок», ставите отбор по получателю, выбираете доставку e-mail и расписание. Один раз настроили — дальше письма уходят сами, каждому сотруднику только его листок.

Частое заблуждение: «раз пересылаем персональные данные, нужен отдельный сервер и шифрование канала». Нет. Хватает штатной учётной записи почты, пароля на PDF-вложении и закреплённой в документах электронной формы извещения. Ниже — весь путь: от SMTP до разбора ошибки В настройках отчета "Расчетный листок" не указан отбор по получателю рассылки.

Кому это нужно и что в итоге получится

Рассылка закрывает три больные точки:

• 📨 Удалёнщики, вахтовики и отпускники получают листок без курьера и без «зайдите в бухгалтерию».
• ⏱ Бухгалтер не печатает 200 листов и не собирает подписи в ведомости выдачи.
• 🔒 Листок уходит адресно, запароленным файлом, а не лежит распечаткой на общем столе.

На выходе: 6-го числа каждого месяца в 09:00 программа сама формирует листки за прошлый месяц, накладывает пароль и отправляет каждому на его личный ящик. Вы только просматриваете журнал доставки.

Что проверить перед стартом

Прежде чем лезть в настройки, убедитесь, что база к рассылке готова. Иначе первое же тестовое письмо упадёт с ошибкой.

• ✅ У организации есть рабочий почтовый ящик (корпоративный или на публичном сервисе).
• ✅ Известны параметры SMTP: сервер, порт, логин, пароль (или пароль приложения).
• ✅ У сотрудников заполнены адреса электронной почты.
• ✅ В отчёте «Расчётный листок» есть отбор по сотруднику.
• ✅ Есть письменное согласие работников на получение листка в электронном виде.

Где найти и как сформировать расчётный листок

Сам отчёт лежит в Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. В ЗУП КОРП он же доступен из раздела Отчёты → Расчётные листки.

1. Укажите период — месяц, за который считали зарплату.
2. Выберите организацию, при необходимости — подразделение.
3. Нажмите «Сформировать».

Чтобы получить листок по одному человеку, разверните «Настройки» и добавьте отбор Сотрудник = <нужный>. Печать — кнопкой «Печать»: 1С разложит каждого сотрудника на отдельный лист, если в настройках включено «Выводить каждого сотрудника на отдельной странице».

Шаг 1. Настройка учётной записи электронной почты отправителя

Рассылка уходит от имени учётной записи организации. Заводим её в разделе Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи (или Почта → Учётные записи электронной почты).

Автоматическая настройка

Для популярных сервисов достаточно ввести адрес и пароль — 1С сама подставит серверы и порты. Работает для Яндекса, Mail.ru, Gmail. Если автонастройка не подхватила параметры, переключайтесь на ручной режим.

Сервер исходящей почты (SMTP)

Это главное — именно через него уходят письма. Заполняем:

• Адрес — почтовый ящик, с которого шлём (например, hr@company.ru).
• Сервер исходящей почты — SMTP-хост провайдера.
• Порт — обычно 465 (SSL) или 587 (STARTTLS/TLS).
• Пользователь и пароль — логин и пароль ящика.

Ориентиры по популярным сервисам:

Сервер входящей почты (POP3/IMAP)

Для самой рассылки входящий сервер не обязателен — письма только уходят. Но если хотите видеть в 1С ответы сотрудников или отчёты о недоставке, заполните POP3/IMAP-параметры. В большинстве случаев эту вкладку можно пропустить и снять галку «Проверять входящую почту».

Дополнительные настройки и проверка параметров

• Задайте имя отправителя — сотрудники увидят «Бухгалтерия ООО Ромашка», а не голый адрес.
• Отметьте, что учётная запись используется для рассылок и почтовых уведомлений.
• Проверьте таймаут ожидания сервера: при медленном канале 30 секунд мало, ставьте 60.
• Нажмите «Проверить настройки» — 1С отправит тестовое письмо. Если пришло — SMTP работает.

Шаг 2. Ввод адресов электронной почты получателям

Программа берёт адрес получателя из карточки физлица. Пустой email — сотрудник просто выпадет из рассылки без предупреждения.

Открываем Кадры → Физические лица, выбираем человека, жмём «Ещё информация» → «Адреса, телефоны» и вносим email с видом контактной информации «Личный e-mail» (или «Рабочий e-mail» — как удобнее, главное потом выбрать тот же вид в настройках рассылки).

Как отправить расчётный листок из 1С ЗУП 3.1 на личную почту работника — тут важен именно вид контактной информации. Рассылка спросит, какой email использовать; укажете «Личный» — листки пойдут на домашние ящики, а не на корпоративные.

Быстрая проверка, у кого адрес не заполнен: отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Личные данные сотрудников, вывести колонку с email и отсортировать по пустым.

Шаг 3. Настройка отчёта «Расчётный листок» для рассылки

Это тот шаг, который чаще всего и роняет рассылку. В обычном отчёте хватает периода, а для персональной рассылки отчёт обязан уметь фильтроваться по конкретному получателю.

1. Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.
2. Сформируйте листок за нужный месяц, сверьте начисления, удержания, НДФЛ, «к выплате».
3. Зайдите в «Настройки» → «Расширенный» и проверьте, что отчёт умеет отбираться по сотруднику (поле Сотрудник или Физическое лицо в отборах).
4. Сохраните вариант отчёта с говорящим именем, например Для рассылки, — его потом и подключите к рассылке.

Если отчёт настроен «все сотрудники одной таблицей», при рассылке каждый получит зарплату всего отдела. Проверьте отбор и группировку до первой отправки.

Шаг 4. Как настроить рассылку расчётных листков в 1С ЗУП 8.3

Сам механизм рассылки живёт в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов. Создаём новую рассылку кнопкой «Создать» и заполняем четыре вкладки.

Вкладка «Отчёты»

Здесь список того, что рассылаем. Для нашей задачи — один отчёт «Расчётный листок». Период задаётся относительной датой («Прошлый месяц», «Текущий месяц»), чтобы рассылка сама подставляла актуальный интервал.

Можно добавить в ту же рассылку второй отчёт — например, справку о доходах. Но тогда пароль и отбор надо настроить для каждого отчёта отдельно.

Вкладка «Доставка»

Сердце настройки. Способ доставки — e-mail. Ключевой переключатель:

• «Одному получателю» — весь свод уходит на один адрес (бухгалтеру, руководителю).
• «Каждому получателю свой отчёт» — каждому сотруднику его личный листок. Это наш вариант.

Тут же выбираем учётную запись-отправитель (из Шага 1), вид email получателя, тему и текст сопроводительного письма. В теме удобно использовать подстановку периода, чтобы письма не склеивались в одну ветку у сотрудника.

Вкладка «Расписание»

Отвечает за автоматизацию. Без расписания рассылка запускается только вручную кнопкой. С расписанием — сама, в заданный день и час. Требует работающего планировщика: в файловой базе — открытая 1С или агент, в клиент-серверной — регламентное задание на сервере.

Вкладка «Дополнительно» — пароль на листки

Расчётный листок — персональные данные (152-ФЗ). Пересылать его открытым PDF по интернету рискованно. На вкладке «Дополнительно»:

• ✅ Включите «Защищать вложения паролем».
• ✅ Задайте пароль — общий или индивидуальный формулой.
• ✅ Сообщите каждому его пароль отдельным каналом (СМС, лично).

Тут же можно включить архивирование вложений в ZIP — удобно, когда листок за квартал идёт тремя файлами.

«Не указан отбор по получателю рассылки» — разбор ошибки

Самая частая остановка на полпути. При записи или запуске рассылки 1С пишет:

В настройках отчета "Расчетный листок" не указан отбор по получателю рассылки

Смысл: вы попросили персональную рассылку (каждому своё), но программа не понимает, по какому полю отчёта фильтровать данные под конкретного человека.

Лечение по шагам:

1. Откройте рассылку, вкладка «Отчёты».
2. Встаньте на строку с отчётом «Расчётный листок» и нажмите «Настройки».
3. Перейдите в расширенные настройки отчёта, раздел «Отборы».
4. Добавьте отбор по полю Сотрудник (в некоторых вариантах отчёта — Физическое лицо).
5. Для этого отбора укажите, что значение подставляется из получателя рассылки — в списке отборов есть отдельная колонка/признак «Получатель рассылки».
6. Запишите настройки отчёта, затем запишите саму рассылку.

Второй сценарий той же ошибки: получателями указаны не физлица, а, скажем, партнёры или пользователи. Тогда 1С физически не может связать получателя с сотрудником. Получатели персональной рассылки листков — только физические лица или сотрудники.

Шаг 5. Выполнение рассылки и первый тестовый прогон

Первый прогон делаем вручную — открываем рассылку и жмём «Выполнить сейчас». 1С сформирует листки, наложит пароль, разошлёт и покажет журнал: кому ушло, кому нет.

Полезный приём: перед боевой рассылкой оставьте в списке получателей одного себя (свой ящик в карточке физлица). Откройте PDF, проверьте пароль, вёрстку, что видны нужные суммы и нет чужих. Убедились — возвращайте полный список.

Как в 1С ЗУП отправить расчётный лист по электронной почте разово, без создания рассылки? Прямо из отчёта: сформировали «Расчётный листок» по одному сотруднику → кнопка «Отправить» (конверт) на панели отчёта → выбираем email. Быстро, но без пароля и без расписания — для единичных случаев.

Как отправлять расчётные листки из 1С ЗУП 8.3 автоматически

Чтобы рассылка расчётных листов по зарплате в 1С 8.3 уходила без вашего участия, нужны две вещи:

1. Заполненное расписание в самой рассылке (Шаг 4).
2. Работающий планировщик заданий.

В файловой базе регламентные задания выполняются только при запущенной 1С. Варианты: держать открытый сеанс, поднять отдельный сеанс-агент или перейти на серверный вариант. В клиент-серверной базе задание крутится на сервере 1С круглосуточно — надёжнее всего.

Реалистичный график для бухгалтерии: зарплата за месяц выплачена 5-го → рассылка ставится на 6-е, 09:00. Если аванс выплачивается 20-го и по нему тоже нужен листок, делают вторую рассылку с периодом «Текущий месяц».

Отчёт по рассылке: как проверить, кому ушло

Контроль — в самой форме рассылки, кнопка «История рассылки» (или закладка с результатами выполнения). Там по каждому запуску видно:

Разово проверить недоставки можно и по журналу регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, фильтр по событиям почты.

Расчётный листок при увольнении и другие особые случаи

• Увольнение. Листок формируют за месяц увольнения после проведения окончательного расчёта. В автоматическую рассылку уволенный может не попасть (его уже нет в отборе «работающие») — отправляйте вручную кнопкой «Отправить» из отчёта.
• Приём в середине месяца. Попадёт в рассылку штатно, если email заполнен в карточке физлица до даты запуска.
• Декрет и длительный отпуск. Начислений нет — листок уйдёт почти пустой. Многие исключают таких сотрудников из списка получателей.
• Несколько организаций в базе. Отдельная рассылка на каждую организацию: у каждой свой отправитель и свой текст письма.
• Внешние совместители. Проверьте, чтобы человек с двумя местами работы не получил два письма с одинаковой темой — добавьте в тему название организации.

Типичные ошибки и как их лечить

Если не помогло

Когда SMTP проверен, отбор выставлен, а рассылка всё равно молчит — идите по этому порядку:

1. Отправьте тестовое письмо из учётной записи (Проверить настройки). Не уходит — проблема в почте, а не в рассылке.
2. Запустите рассылку вручную на одного получателя. Работает — значит виноват планировщик, а не настройка.
3. Загляните в журнал регистрации сразу после запуска: там лежит текст реальной ошибки, а не обобщённое сообщение формы.
4. Проверьте права пользователя, под которым выполняется регламентное задание: ему нужны права на рассылки отчётов и на чтение данных зарплаты.
5. Обновите релиз ЗУП. Часть проблем с персонализацией вложений лечилась обновлением в пределах ветки 3.1.
6. Отключите пароль на вложение одним прогоном. Если без пароля письма уходят, дело в формуле пароля.
7. Проверьте лимиты провайдера. Публичные сервисы режут массовую отправку: типично 100-500 писем в сутки с одного ящика.

Когда рассылку настраивать НЕ стоит

• ❌ Нет закреплённой в ЛНА или договоре электронной формы извещения — сначала оформите документы.
• ❌ Работник письменно против email-листка — для него оставляют бумагу.
• ❌ Единичная разовая отправка одному человеку — проще кнопкой «Отправить» из отчёта, чем городить рассылку.
• ❌ У половины штата нет личной почты (производство, линейный персонал) — сначала соберите адреса, иначе рассылка создаст ложное чувство, что всех известили.

Проверьте себя

Частые вопросы

Настроили один раз — и каждый месяц листки уходят сами, с паролем и по расписанию. Останется раз в квартал открывать историю рассылки и проверять два пункта: не появились ли сотрудники с пустым email и нет ли получателей со статусом «Ошибка».