Рассылка расчётных листков по электронной почте в 1С ЗУП 3.1: пошаговая настройка

Многие бухгалтеры до сих пор печатают расчётные листки пачкой и раздают под роспись — а потом ищут тех, кто в отпуске или на удалёнке. При этом зуп рассылка расчётных листков по электронной почте в 1С 3.1 настраивается один раз и дальше уходит сама, по расписанию. Программа сама подставит период, сформирует листок каждому сотруднику и отправит его на личную почту.

Частое заблуждение: «раз это рассылка ПДн, значит нужно шифрование и отдельный сервер». Нет. Достаточно штатной учётной записи почты, паролей на файлах-вложениях и согласия работника на электронную форму листка. Ниже — как настроить отправку расчётных листков в 1С 8.3 ЗУП на почту от начала до конца, с разбором того, где чаще всего всё ломается.

💡 Механизм работает и в 1С ЗУП КОРП, и в ПРОФ, и в базовой версии — интерфейс совпадает. Скриншоты условны: пути к настройкам одинаковые начиная с релизов 3.1.14.

Что нужно проверить перед стартом

Прежде чем лезть в настройки, убедитесь, что база к рассылке готова. Иначе первое же тестовое письмо упадёт с ошибкой.

• ✅ У организации есть рабочий почтовый ящик (корпоративный или на публичном сервисе).
• ✅ Известны параметры SMTP: сервер, порт, логин, пароль (или пароль приложения).
• ✅ У сотрудников заполнены адреса электронной почты.
• ✅ В отчёте «Расчётный листок» настроен вывод по одному сотруднику.
• ✅ Есть письменное согласие работников на получение листка в электронном виде.

⚠️ По ст. 136 ТК РФ работодатель обязан извещать сотрудника о составных частях зарплаты. Форму извещения (бумага или email) закрепляют в локальном акте или трудовом договоре. Без такого закрепления электронная рассылка не заменяет бумажный листок юридически.

Шаг 1. Настройка учётной записи электронной почты отправителя

Рассылка уходит от имени учётной записи организации. Заводим её в разделе Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи (или Почта → Учётные записи электронной почты).

Сервер исходящей почты (SMTP)

Это главное — именно через него уходят письма. Заполняем:

• Адрес — почтовый ящик, с которого шлём (например, hr@company.ru).
• Сервер исходящей почты — SMTP-хост провайдера.
• Порт — обычно 465 (SSL) или 587 (STARTTLS/TLS).
• Пользователь и пароль — логин и пароль ящика.

Ориентиры по популярным сервисам:

⚠️ Для Яндекса, Mail.ru и Gmail обычный пароль от ящика не подойдёт — нужен пароль приложения. Его создают в настройках безопасности почтового сервиса при включённой двухфакторной аутентификации.

Сервер входящей почты (POP3/IMAP)

Для самой рассылки входящий сервер не обязателен — письма только уходят. Но если хотите видеть в 1С ответы сотрудников или отчёты о недоставке, заполните POP3/IMAP-параметры. В большинстве случаев эту вкладку можно пропустить и снять галку «Проверять входящую почту».

Дополнительные настройки и проверка

• Задайте имя отправителя — сотрудники увидят «Бухгалтерия ООО Ромашка», а не голый адрес.
• Отметьте, что учётная запись используется для рассылок и почтовых уведомлений.
• Нажмите «Проверить настройки» — 1С отправит тестовое письмо. Если пришло — SMTP работает.

Шаг 2. Ввод адресов электронной почты для сотрудников

Программа берёт адрес получателя из карточки физлица. Пустой email — сотрудник просто выпадет из рассылки без предупреждения.

Открываем Кадры → Физические лица, выбираем человека, жмём «Ещё информация» → «Адреса, телефоны» и вносим email с видом контактной информации «Личный e-mail» (или «Рабочий e-mail» — как удобнее, главное потом выбрать тот же вид в настройках рассылки).

Как отправить расчётный листок из 1С ЗУП 3.1 на личную почту работника — тут важен именно вид контактной информации. Рассылка спросит, какой email использовать; укажете «Личный» — листки пойдут на домашние ящики, а не на корпоративные.

💡 Массово адреса удобно грузить через обработку Кадры → Сервис → Групповое изменение реквизитов или загрузкой из Excel, если сотрудников много.

Шаг 3. Настройка отчёта «Расчётный листок»

Перед рассылкой проверьте сам отчёт: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.

1. Сформируйте листок за нужный месяц.
2. Убедитесь, что данные корректны: начисления, удержания, НДФЛ, к выплате.
3. Через «Настройки → Расширенный» проверьте, что отчёт группируется по одному сотруднику — при рассылке каждому уходит только его листок, а не общий свод.

Это ключевой момент безопасности. Если отчёт настроен «все сотрудники на одном листе», в рассылке каждый получит зарплату всего отдела. Проверьте группировку до первой отправки.

Шаг 4. Как настроить рассылку расчётных листков в 1С ЗУП 8.3

Сам механизм рассылки живёт в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов. Создаём новую рассылку кнопкой «Создать» и заполняем четыре вкладки.

Вкладка «Отчёты»

Здесь список того, что рассылаем. Для нашей задачи — один отчёт «Расчётный листок». Период задаётся относительной датой («Прошлый месяц», «Текущий месяц»), чтобы рассылка сама подставляла актуальный интервал.

Вкладка «Доставка»

Сердце настройки. Способ доставки — e-mail. Ключевой переключатель получателей:

• «Одному получателю» — весь свод уходит на один адрес (бухгалтеру, руководителю).
• «Определять по расчётному листку» — каждому сотруднику его личный листок. Это наш вариант.

Тут же выбираем учётную запись-отправитель (из Шага 1), вид email получателя, тему и текст сопроводительного письма.

Вкладка «Расписание»

Отвечает за автоматизацию. Без расписания рассылка запускается только вручную кнопкой. С расписанием — сама, в заданный день и час. Требует, чтобы был настроен регламент: в файловой базе — открытая 1С или агент, в клиент-серверной — регламентное задание на сервере.

Вкладка «Дополнительно» — пароль на листки

Расчётный листок — это персональные данные (152-ФЗ). Пересылать его открытым PDF по интернету рискованно. На вкладке «Дополнительно»:

• ✅ Включите «Защищать вложения паролем».
• ✅ Задайте пароль — общий или индивидуальный формулой.
• ✅ Сообщите каждому его пароль отдельным каналом (СМС, лично).

Шаг 5. Выполнение рассылки расчётных листков

Первый прогон делаем вручную — открываем рассылку и жмём «Выполнить сейчас». 1С сформирует листки, наложит пароль, разошлёт и покажет журнал: кому ушло, кому нет.

Полезный приём: перед боевой рассылкой поставьте в «Доставке» временно один тестовый адрес и отправьте на себя. Откройте PDF, проверьте пароль, вёрстку, что видны нужные суммы. Убедились — возвращайте автоопределение получателей.

Как в 1С ЗУП отправить расчётный лист по электронной почте разово, без создания рассылки? Можно прямо из отчёта: сформировали «Расчётный листок» по одному сотруднику → кнопка «Отправить» (конверт) на панели отчёта → выбираем email. Быстро, но без пароля и без расписания — для единичных случаев.

Автоматическая отправка расчётных листов по расписанию

Чтобы рассылка расчётных листов зарплата 1С 8.3 уходила без вашего участия, нужны две вещи:

1. Заполненное расписание в самой рассылке (Шаг 4).
2. Работающий планировщик заданий.

В файловой базе регламентные задания выполняются только при запущенной 1С. Варианты: держать открытый сеанс, поднять отдельный сеанс-агент или перейти на серверный вариант. В клиент-серверной базе задание крутится на сервере 1С круглосуточно — надёжнее всего.

💡 Проверить, что задание живо: Администрирование → Обслуживание → Регламентные и фоновые задания. Найдите задание рассылки, посмотрите дату последнего выполнения и статус.

Типичные ошибки и как их лечить

Когда рассылку настраивать НЕ стоит

• ❌ Нет закреплённой в ЛНА или договоре электронной формы извещения — сначала оформите документы.
• ❌ Работник письменно против email-листка — для него оставляют бумагу.
• ❌ Единичная разовая отправка одному человеку — проще кнопкой «Отправить» из отчёта, чем городить рассылку.

Проверьте себя

Частые вопросы

Настроили один раз — и каждый месяц листки уходят сами, с паролем и по расписанию. Останется только раз в квартал проверять журнал рассылки: не появились ли сотрудники с пустым email.