Как подтвердить уничтожение персональных данных из системы 1С

Уничтожение персональных данных подтверждается актом об уничтожении, а если данные удалялись автоматизированно в информационной системе — ещё и выгрузкой из журнала регистрации событий. Просто нажать «удалить» в базе и забыть нельзя: без документа факт уничтожения персональных данных из системы 1С вы Роскомнадзору не докажете.

Многие уверены, что достаточно пометить карточку сотрудника на удаление и очистить базу. Это заблуждение. Проверяющего интересует не сама операция в программе, а бумага, которая её фиксирует. Разберём, чем именно подтверждается уничтожение, что должно быть в акте и как всё это оформить в «1С:ЗУП 8» (ред. 3).

Чем подтверждается уничтожение персональных данных

Требования утверждены Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 (действует с 1 марта 2023 года). Способ подтверждения зависит от того, как именно вы уничтожали данные.

💡 Если персданные хранились и на бумаге, и в 1С — оформляете акт на весь массив, а по электронной части прикладываете выгрузку из журнала.

Оба документа хранятся не менее 3 лет с даты уничтожения. Это прямое требование, и именно на этот срок ориентируется проверка.

Что обязательно должно быть в акте об уничтожении

Форма акта свободная, но набор сведений задан Приказом № 179. Если пропустить хотя бы один пункт, документ формально не подтверждает уничтожение.

Пара практических моментов:

• 📌 Если субъектов много (например, уволенные за несколько лет), поимённый список не нужен — достаточно указать их количество и категорию.
• 📌 Дата в акте должна совпадать с датой в выгрузке из журнала. Расхождение — повод для вопросов.
• 📌 Комиссия обычно из 2–3 человек: кадровик, специалист по защите ПДн, представитель ИТ.

Акт без даты и без способа уничтожения проверку не проходит — это две самые частые причины, по которым документ признают недействительным.

Когда нужна выгрузка из журнала регистрации событий

Выгрузка требуется только при уничтожении данных средствами автоматизации — то есть когда вы удаляете персданные внутри программы.

В 1С каждое действие с базой фиксируется в журнале регистрации. При уничтожении персданных из журнала выгружают записи, подтверждающие, что операция прошла: дату, пользователя, тип события. Эту выгрузку прикладывают к акту.

⚠️ Журнал регистрации в 1С по умолчанию хранит записи ограниченное время и может очищаться при обслуживании базы. Настройте хранение так, чтобы записи об уничтожении не пропали до конца трёхлетнего срока.

Как оформить уничтожение персональных данных в «1С:ЗУП 8» (ред. 3)

В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3) начиная с релизов 3.1.23 / 3.1.27 появилось отдельное рабочее место для уничтожения персданных. Оно и удаляет данные, и помогает подготовить подтверждающие документы.

1. Подключите механизм удаления персданных

Механизм по умолчанию выключен. Включается в настройках:

• Раздел Настройка → Кадровый учёт (или Организация).
• Найдите блок про хранение и уничтожение персональных данных.
• Установите флажок, разрешающий уничтожение, и задайте сроки хранения по категориям сотрудников.

Сроки хранения программа берёт из ваших настроек: например, данные уволенных хранятся, пока не истечёт установленный вами период.

2. Откройте рабочее место «Уничтожение персональных данных»

После включения появляется отдельное рабочее место. В нём видно:

• 👥 список сотрудников, по которым срок хранения истёк;
• 📅 дату, с которой данные можно уничтожать;
• 🗂️ состав данных, попадающих под уничтожение.

Отберите сотрудников, по которым уничтожаете данные, и запустите обработку.

3. Как выглядят данные после уничтожения

1С не удаляет карточку сотрудника целиком — иначе развалились бы расчёты, отчётность и архив. Вместо этого программа обезличивает персональные данные:

• ФИО заменяется на условное обозначение (например, номер);
• паспорт, СНИЛС, адрес, телефон и прочие поля очищаются;
• суммы и проводки, нужные для отчётности, остаются.

Так соблюдается закон: сами персданные уничтожены, но бухгалтерская и налоговая история не теряется.

4. Сформируйте акт и выгрузку

Из рабочего места печатается акт об уничтожении — программа подставляет состав данных, дату и способ. Проверьте реквизиты, добавьте комиссию, подпишите.

Выгрузку по автоматизированному уничтожению берут из журнала регистрации: Настройка → Обслуживание → Журнал регистрации, отбор по дате и событию, затем сохранение в файл.

Сроки: что и сколько хранить

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Удалили данные, но не составили акт. Факт уничтожения не подтверждён — для проверки его как будто не было. Акт обязателен всегда.
• ❌ Составили акт, но при автоматизированном удалении не приложили выгрузку из журнала. Для данных в 1С нужны оба документа.
• ❌ Полностью удалили карточку сотрудника вручную. Рискуете потерять данные для отчётности и расчётов. Используйте штатный механизм обезличивания.
• ❌ Не указали способ и дату уничтожения. Формально недействительный акт.
• ❌ Журнал регистрации очистился раньше 3 лет. Выгрузку не восстановить. Делайте её сразу и храните файл отдельно.

Частые вопросы