Как в 1С передать отчёт другому пользователю: рабочие способы

Вы полдня настраивали отчёт — отборы, группировки, поля, условное оформление — а коллеге нужен точно такой же. Пересобирать вручную по скриншотам? Не нужно.

В 1С 8.3 отчётом можно поделиться с другим пользователем за пару кликов: сохранить общий вариант, скопировать настройки адресно или передать файл. Ниже — три способа, когда какой брать, и что делать, если сотрудник настроек так и не увидел.

Что именно передаётся

Сам «отчёт» в 1С — это встроенный объект конфигурации, он и так есть у всех. Делятся не отчётом, а вариантом отчёта и его настройками: отборы, поля, группировки, сортировка, оформление.

Настройки живут в двух местах:

• 🗂️ Вариант отчёта — именованный набор (например, «Продажи по менеджерам за квартал»). Хранится в базе, виден в списке вариантов.
• ⚙️ Пользовательские настройки — то, что вы правите в шапке отчёта перед формированием. Привязаны к конкретному пользователю.

От этого зависит способ. Разовая передача одному человеку — файл. Общий вариант для отдела — сохранение с доступом «всем». Массовый перенос между сотрудниками — копирование настроек через администрирование.

Какой способ выбрать

Способ 1. Общий вариант отчёта (для всех сразу)

Самый удобный вариант, когда отчётом пользуется весь отдел.

1. Откройте отчёт и настройте его: отборы, поля, группировки.
2. Нажмите Ещё → Прочее → Изменить вариант (или Сохранить вариант отчёта).
3. Задайте понятное имя варианта.
4. В поле размещения выберите «Доступен всем пользователям» вместо «Только для автора».
5. Сохраните.

Теперь коллеги увидят ваш вариант в выпадающем списке вариантов отчёта — без всякой передачи.

Способ 2. Файл настроек (одному коллеге)

Когда админских прав нет, а поделиться нужно с конкретным человеком — выручает выгрузка в файл.

У себя (отправитель):

1. Сформируйте отчёт с нужными настройками.
2. Ещё → Настройки → Сохранить настройки (в некоторых конфигурациях — Сохранить вариант в файл).
3. Сохраните .xml и отправьте коллеге любым способом.

У коллеги (получатель):

1. Открывает тот же отчёт.
2. Ещё → Настройки → Загрузить настройки.
3. Указывает полученный файл — настройки применяются.

Способ 3. Копирование настроек через администрирование

Когда пришёл новый сотрудник и ему надо разом перенести настройки отчётов «как у Иванова».

1. Администрирование → Настройки пользователей и прав → Копирование настроек.
2. Слева выберите пользователя-источник (у кого настройки уже есть).
3. Отметьте, что копируем: «Настройки отчётов» (можно и другие — формы, избранное).
4. Справа выберите одного или нескольких получателей.
5. Нажмите Скопировать и закрыть.

Настройки отчётов уедут выбранным пользователям целиком. Удобно при онбординге и при пересадке сотрудника на новый участок.

Сравнение способов

Если коллега не видит настроек

Классика жанра с форумов: «сохранил вариант, а другой пользователь его не видит». Разбираем по симптомам.

Типичные ошибки

• ❌ Сохранили «для автора» и удивляетесь, что коллега не видит. Общий доступ задаётся при сохранении варианта, а не отдельной кнопкой «поделиться».
• ❌ Путают вариант и пользовательские настройки. Файлом уходят пользовательские настройки; общий вариант — это отдельная сущность в базе.
• ❌ Ждут, что права на данные передадутся вместе с отчётом. Настройки отчёта и права доступа — разные вещи. Отбор скопируется, доступ к строкам — нет.
• ❌ Правят вариант, забыв нажать сохранить. Изменили настройки «на лету» — они не попадут к коллеге, пока вы не пересохраните вариант.

Видео по теме

Частые вопросы