Нумерация документов в 1С 8.3 Бухгалтерия: настройка и перенумерация

Номера документам 1С присваивает сама: при записи берётся последний номер по этому виду документа и к нему прибавляется единица. Настройка нумерации документов в 1С 8.3 Бухгалтерия сводится к трём вещам — префиксу организации, разрядности номера и тому, с какой даты счётчик обнуляется.

Проблемы начинаются, когда в номерах появляются дыры, буквы или задвоения. Ниже — как устроен номер, где его менять и как перенумеровать документы, не сломав учёт.

Как устроен номер: алгоритм нумерации документов в 1С

Номер документа состоит из трёх частей:

• 🔤 Префикс — буквы или цифры в начале (ГК, 00-).
• 🔢 Порядковый номер — растёт на 1 при каждой записи.
• 📅 Период обнуления — год или месяц, после которого счётчик стартует заново.

Пример номера ГК00-000123: префикс ГК00-, порядковый 123. Нули слева — это разрядность (сколько знаков резервируется под число).

💡 Счётчик считает не «сколько документов», а «какой последний номер записан». Удалили документ №50 — следующий всё равно будет №51 не станет, номер 50 просто выпадет.

Символы и буквы в номере

По умолчанию 1С разрешает в номере цифры, а буквы приходят из префикса. Вручную в поле номера можно вписать и буквы, и дефис — поле текстовое. Но лучше так не делать: ручная буква ломает автосчётчик, и следующий документ 1С пронумерует непредсказуемо.

Префиксы — буквы в начале номера

Префикс задаётся на двух уровнях:

1. Префикс информационной базы — общий для всей базы. Администрирование → Обслуживание либо в Конфигураторе.
2. Префикс организации — свой для каждой фирмы. Главное → Организации → Реквизиты → префикс.

Если в базе две организации без разных префиксов — их документы получат общий сквозной счётчик и номера перемешаются. Разные префиксы (ГК-, ТД-) разводят нумерацию по фирмам.

Настройка нумерации документов в «1С 8.3 Бухгалтерия»

Базовые настройки, которые закрывают 90% задач:

Обнуление с нового года включено по умолчанию: 1 января счётчик по каждому виду документа стартует с единицы. Отдельная кнопка не нужна.

Как изменить номер документа вручную

Разовая правка — самый простой случай:

1. Откройте документ.
2. Нажмите на поле Номер (по умолчанию оно заблокировано).
3. Появится запрос «Установка номера вручную» — подтвердите.
4. Впишите нужный номер и запишите документ.

⚠️ После ручной установки 1С «запоминает» этот номер как заданный вручную и больше не пересчитывает его автоматически. Для одного документа это нормально, но массово так не правят.

Перенумерация документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Перенумерация нужна, когда номеров много и они «поехали». Способ зависит от того, что именно сломалось.

Восстановление нумерации «Экспресс-проверкой»

Штатный и безопасный способ. Отчёты → Экспресс-проверка ведения учёта.

💡 Экспресс-проверка нумерует по дате и времени документа. Если два документа за одну секунду — порядок между ними задаст 1С; поправьте вручную, если важно.

Как перенумеровать кассовые документы в 1С 8.3

Кассовые ордера (ПКО и РКО) требуют строгой сплошной нумерации в течение года — это требование к кассовой дисциплине.

• Проверяйте ПКО и РКО отдельными прогонами Экспресс-проверки.
• Нумерация приходных и расходных ордеров — независимая: свои №1 у ПКО и свои №1 у РКО.
• После перенумерации сверьте номера с кассовой книгой (Банк и касса → Кассовая книга) — она должна пересобраться.

Как перенумеровать счета-фактуры в 1С 8.3

Счета-фактуры чувствительны вдвойне: их номера уходят в книгу продаж и к контрагенту.

⚠️ Не перенумеровывайте счета-фактуры за закрытый и сданный период. Изменение номера уже выставленного покупателю СФ создаёт расхождение с его книгой покупок и данными ФНС.

Перенумерацию СФ делают только внутри текущего незакрытого периода, до отправки документов контрагентам.

Прочие способы перенумерации

Групповое изменение реквизитов

Обработка Администрирование → Обслуживание → Групповое изменение реквизитов. Подходит, когда номера надо привести к своему шаблону.

• Выберите вид документа и отбор по периоду.
• Реквизит Номер доступен для изменения.
• Меняйте осторожно: обработка не проверяет уникальность и порядок — можно наплодить дубли.

Отключение «Автонумерации» через Конфигуратор

Радикальный вариант — снять автонумерацию у объекта в Конфигураторе (свойство реквизита «Номер» → «Автонумерация: Нет»). Тогда номера придётся задавать полностью вручную.

Это нужно редко и почти всегда — ошибка. Автонумерацию отключают разве что при переносе данных из другой системы, где номера уже присвоены.

Создание обработки разработчиком

Если стандартных инструментов мало (сложное правило, нумерация по подразделениям, восстановление за несколько лет) — заказывают внешнюю обработку у 1С-специалиста. Обработка проходит по документам и проставляет номера по заданному алгоритму.

Перенумерация справочников в 1С 8.3

У справочников (номенклатура, контрагенты) есть код, а не номер. Логика похожая: код присваивается автоматически по возрастанию.

• Перенумеровать коды справочника разом штатно нельзя — Экспресс-проверка их не трогает.
• Разовый код правится вручную в карточке элемента.
• Массовая переиндексация кодов — только через обработку.

Как узнать техническое имя документа

Пригодится для обработок и обращения к разработчику. Техническое имя — это латинское имя объекта метаданных.

• Наведите курсор на документ и нажмите Ctrl+Alt+I — 1С покажет имя типа Документ.ПоступлениеТоваровУслуг.
• Или откройте документ → меню Ещё → О документе (в части конфигураций).

Типичные ошибки при настройке нумерации

• ❌ Правят номера в закрытом периоде — рушат сданную отчётность и книги НДС.
• ❌ Меняют номера без перепроведения — старый номер остаётся в печатных формах.
• ❌ Отключают автонумерацию «на всякий случай» — получают ручной ад с номерами.
• ❌ Забывают про префикс второй организации — счётчики фирм слипаются.
• ❌ Групповое изменение без бэкапа — при ошибке откатить нечем.

⚠️ Перед любой массовой перенумерацией сделайте резервную копию базы: Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование.

Частые вопросы