Где в 1С:Бухгалтерии 8.3 найти и сформировать штатное расписание

Короткий ответ: полноценного документа «Штатное расписание» в 1С:Бухгалтерия 8.3 нет — его заменяет отчёт «Штатные сотрудники» в разделе Зарплата и кадры. Многие бухгалтеры полдня ищут отдельный журнал с бланком Т-3, не находят и решают, что программа «сломана» или урезана. Она не урезана. Просто в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» кадровый блок упрощён, и штатка собирается из справочников должностей, подразделений и окладов, а не из специального документа.

Разница принципиальная. В 1С:ЗУП штатное расписание — это самостоятельный документ с плановыми единицами, вакансиями, «вилкой» окладов и надбавками. В Бухгалтерии вы видите фактически принятых людей: кто, на какой должности, в каком подразделении и с каким окладом на выбранную дату. Это ближе к штатной расстановке, чем к плановому расписанию. Если организации нужен именно утверждённый приказом бланк Т-3 с вакантными ставками — его в БП придётся дособирать вручную или вести в ЗУП.

Ниже — где именно кликать, как настроить отбор и печать, как выгрузить в Excel и что делать, когда отчёт открывается пустым.

Есть ли вообще штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3

Формально — нет отдельного документа. Фактически — да, данные для него есть, и их можно вывести в отчёт.

С 2013 года унифицированная форма Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата № 1) перестала быть обязательной — после вступления в силу ФЗ № 402-ФЗ организации вправе применять собственные бланки. Но само штатное расписание как локальный документ никуда не делось: оно косвенно упомянуто в ст. 15 и 57 ТК РФ, и трудовая функция работника определяется «в соответствии со штатным расписанием». Поэтому инспекторы ГИТ его спрашивают, а суды на него ссылаются.

💡 Вывод для практика: в БП вы формируете отчётную справку о занятых ставках. Приказ об утверждении штатного расписания и сам бланк Т-3 при этом оформляются отдельно — в Word/Excel или в специализированной кадровой программе.

Где найти штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия

Путь одинаковый для коробочной версии и для 1С:Фреш (облако) — интерфейс «Такси» не отличается.

1. Откройте раздел Зарплата и кадры в левом меню.
2. В группе «Отчёты по кадрам» (в некоторых релизах — просто «Кадры → Отчёты») найдите «Штатные сотрудники».
3. Нажмите — откроется форма отчёта с полем даты вверху.
4. Укажите дату, на которую нужен срез, и нажмите «Сформировать».

Если пункта «Штатные сотрудники» не видно, скорее всего выключен кадровый учёт. Проверьте: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → раздел «Кадровый учёт». Должно стоять значение «Полный», а не «Упрощённый». При упрощённом учёте кадровые документы и часть отчётов по кадрам скрыты.

⚠️ Не путайте разделы. «Штатные сотрудники» лежит именно в кадровых отчётах. В блоке «Зарплата» есть похожие по названию отчёты (например, «Свод по зарплате»), но должностей и окладов среза они не дают.

Как заполнить и настроить отчёт под себя

Голый отчёт «Штатные сотрудники» — это заготовка. Под конкретную задачу его донастраивают через кнопку «Настройки» (или «Ещё → Изменить вариант отчёта»).

Шапка отчёта: период и организация

Вверху задаются два параметра, которые определяют результат:

• 📅 Дата — срез строится на конкретный день. Приняли человека 15-го числа — на 10-е его в отчёте не будет.
• 🏢 Организация — если в базе несколько юрлиц, выберите нужное, иначе попадут все.

Отборы

Кнопка «Настройки» → «Отборы» позволяет сузить выборку. Частые сценарии:

• по подразделению — вывести штат одного отдела;
• по должности — посмотреть, сколько человек на одной позиции;
• по виду занятости — отделить основных сотрудников от совместителей.

Поля и сортировки

В расширенных настройках (Настройки → вид «Расширенный») на вкладке «Поля и сортировки» можно добавить колонки: дату приёма, вид занятости, размер ставки, график работы. Сортировку удобно ставить по подразделению, а внутри — по должности. Так отчёт визуально повторяет структуру бланка Т-3.

Сохранение настроек

Настроили один раз — не теряйте. Нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», дайте имя вроде «Штатка для ГИТ». В следующий раз вариант откроется в один клик через «Выбрать настройки».

Откуда отчёт берёт данные: должности, подразделения, оклады

Отчёт ничего не выдумывает — он собирает то, что вы ввели в справочники и кадровые документы. Чтобы «Штатные сотрудники» отражал реальность, эти три источника должны быть заполнены.

• Справочник «Должности» — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Должности. Если должность не заведена, сотрудника корректно не оформить.
• Справочник «Подразделения» — Зарплата и кадры → Подразделения (или в карточке организации). Задаёт структуру штатки.
• Оклад и ставка — вводятся в документе «Приём на работу» и меняются документом «Кадровый перевод». Именно оттуда в отчёт попадает сумма оклада.

Как изменить, добавить или убрать должность в штатке

Отдельного документа «изменение штатного расписания» в БП нет — вы работаете через кадровые документы:

• 🟢 добавить позицию — провести новый «Приём на работу»;
• 🔵 изменить оклад или должность — оформить «Кадровый перевод»;
• 🔴 убрать позицию — провести «Увольнение».

После проведения любого из них переформируйте отчёт на новую дату — состав обновится автоматически.

💡 Вакантную ставку (должность без человека) отчёт «Штатные сотрудники» не покажет — он строится по фактически принятым. Плановые вакансии — это территория 1С:ЗУП.

Как распечатать и выгрузить штатное расписание в Excel

Сформированный отчёт печатается и выгружается стандартными средствами платформы.

Печать:

1. Сформируйте отчёт.
2. Нажмите кнопку «Печать» на панели отчёта (или Ctrl+P).
3. Проверьте предпросмотр, при необходимости настройте поля и ориентацию, отправьте на принтер.

Выгрузка в Excel:

1. В сформированном отчёте нажмите «Ещё» → «Сохранить как…» (либо главное меню → Файл → Сохранить).
2. В типе файла выберите «Лист Excel 2007… (*.xlsx)» или *.mxl для табличного документа 1С.
3. Укажите папку и сохраните.

⚠️ Если выгрузка нужна для дальнейшей обработки формулами, берите именно *.xlsx, а не *.mxl. Формат .mxl открывается только в 1С и не редактируется в обычном Excel.

Можно ли поменять бланк на форму Т-3

Штатный отчёт «Штатные сотрудники» имеет собственную табличную форму — это не Т-3. Если руководителю нужен именно унифицированный бланк, есть два пути:

• выгрузить данные в Excel и вставить их в свой шаблон Т-3;
• вести штатное расписание как полноценный документ в 1С:ЗУП, где форма Т-3 печатается «из коробки».

Менять макет самого отчёта в БП без доработки конфигурации нельзя.

Типичные ошибки и что с ними делать

Большинство обращений «отчёт неправильный» сводится к нескольким причинам. Разберём по симптомам.

Если не помогло

Отчёт настроен, а данные всё равно расходятся с реальностью — пройдитесь по короткому списку:

• 🔁 Перепроведите кадровые документы за период (Операции → Групповое перепроведение). Иногда порядок ввода нарушает последовательность.
• 🧾 Сверьте справочник «Физические лица» и «Сотрудники» — один человек может быть заведён двумя карточками.
• ⚙️ Обновите конфигурацию — в старых релизах набор колонок отчёта беднее. Расположение пунктов меню между версиями слегка отличается, но логика та же.
• 🧩 Если нужна именно плановая штатка с вакансиями, надбавками и историей изменений — это сигнал переходить на 1С:ЗУП или подключать её в связке с Бухгалтерией.

Частые вопросы