ЭТрН в 1С: как оформить электронную транспортную накладную пошагово

1С электронная транспортная накладная — это документ ЭТрН, который формируется прямо в базе из реализации или заказа, подписывается электронной подписью и уходит перевозчику и грузополучателю через сервис 1С-ЭПД. Отдельная программа не нужна: механизм встроен в «1С:Бухгалтерию 8», УТ, УНФ и ERP, а сведения о перевозке оператор сам передаёт в ГИС ЭПД.

Типичная картина сентября: водитель стоит на погрузке, менеджер требует «электронную ТН», а бухгалтер первый раз видит в базе журнал перевозочных документов и не понимает, где там подпись и почему накладная висит в статусе «Ожидается приём груза». Ниже — весь цикл: от включения сервиса до закрытия обмена, с титулами, полями, статусами и разбором ошибок.

Что такое электронная транспортная накладная и зачем её вести в 1С

Транспортная накладная — документ, который подтверждает заключение договора перевозки груза автотранспортом. Её форма закреплена Правилами перевозок грузов (ПП РФ № 2200). Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — та же накладная, но в формате XML, подписанная УКЭП и переданная через оператора ЭПД.

Чем ЭТрН отличается от бумаги по существу:

• 📦 Один документ на всех. Не три экземпляра с подписями, а один файл, к которому участники по очереди прикладывают свои титулы.
• 🕒 Фиксация времени. Приём и выдача груза датируются автоматически — простой и задержку уже не спишешь «на память».
• 🔗 Связь с учётом. ЭТрН привязана к документу реализации, её видно в журнале ЭДО базы.
• 🏛 Прозрачность для контролёров. Сведения уходят в ГИС ЭПД, инспектору на дороге достаточно показать документ со смартфона.
• 🧾 Расходы на перевозку. Электронный оригинал закрывает вопрос подтверждения затрат без «довозим оригинал через месяц».

ЭТН, ЭТрН, электронная ТТН — как правильно

В поиске и в разговорах живут четыре варианта названия, и это один и тот же документ:

Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) перестала быть обязательной ещё в 2013 году, но аббревиатура ТТН прижилась. Если коллега просит «электронные ТТН в 1С» — речь про ЭТрН.

ЭПД — понятие шире. Электронные перевозочные документы включают саму транспортную накладную , заказ и заявку, сопроводительную ведомость, путевой лист и заказ-наряд. ЭТрН — самый массовый из них.

Электронные ТТН с 1 сентября 2026 в 1С: кого касается обязанность

С 1 сентября 2026 года электронная форма транспортной накладной стала обязательной — поправки в 259-ФЗ перевели оформление перевозочных документов в электронный вид. До этой даты ЭПД работали в добровольном режиме с 1 марта 2022 года.

Кого это затрагивает:

• 🚚 грузоотправителей — производителей, оптовиков, интернет-магазины с доставкой;
• 🚛 перевозчиков и транспортные компании любого размера, включая ИП с одной машиной;
• 📥 грузополучателей — они обязаны подписать свой титул о приёме груза;
• 🧭 экспедиторов, когда доставка организована через экспедиционную компанию.

Что осталось вне обязательного электронного обмена

Полного запрета на бумагу нет. Бумажная накладная сохраняется там, где электронный обмен технически невозможен или прямо не требуется:

• перевозки для личных, семейных нужд физлицами;
• отдельные случаи, для которых нормативно предусмотрена бумажная форма;
• аварийные ситуации — сбой у оператора, потеря связи (оформляется бумажный экземпляр, затем ЭТрН досылается).

Чем рискует компания без электронной ТН

Отсутствие оформленной транспортной накладной — это статья 12.3 КоАП РФ для водителя со штрафом в районе 500 ₽. Для организации последствия дороже: инспекция снимает расходы на перевозку и вычет НДС по услугам, потому что документально факт доставки не подтверждён.

Перед первой обязательной отгрузкой проверьте, что подпись, роуминг и справочник транспортных средств работают: настроить это «на погрузке» не получится.

Участники и полный цикл ЭТрН: кто и какой титул подписывает

ЭТрН — не один файл с тремя подписями, а последовательность титулов. Каждый участник подписывает свою часть, и только после закрывающего титула перевозка считается оформленной.

Четыре основных титула:

1. Титул грузоотправителя — сведения о грузе, адресах, перевозчике, водителе и машине. Формирует и подписывает грузоотправитель.
2. Титул перевозчика о приёме груза — водитель или диспетчер подтверждает, что груз принят к перевозке.
3. Титул грузополучателя — приём груза, отказ или приём с расхождениями.
4. Титул перевозчика о выдаче груза — фиксирует момент выдачи, закрывает документооборот.

Плюс дополнительные титулы, которые появляются по ситуации: переадресовка, замена водителя или транспортного средства, изменение сведений о грузе, задержка. Формат перевозочных документов ФНС предусматривает их отдельными частями одного документа.

Подготовка: что настроить в 1С до первой ЭТрН

Работа с перевозочными документами идёт поверх 1С-ЭДО — отдельного «канала» у ЭПД нет. Значит, сначала должен быть живой ЭДО, потом включается ЭПД.

Проверка версии конфигурации и платформы

ЭТрН поддерживают актуальные релизы типовых конфигураций: «1С:Бухгалтерия 8» (в том числе КОРП), «Управление торговлей 11», «Управление нашей фирмой», «Комплексная автоматизация», «1С:ERP». Платформа — 1С 8.3 актуального релиза.

Версию смотрите в меню Главное → О программе. Там же виден номер платформы.

Подключение 1С-ЭДО и включение сервиса 1С-ЭПД

Путь в «Бухгалтерии»: Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами.

1. Убедитесь, что у организации есть настроенный профиль ЭДО и идентификатор участника.
2. Раскройте группу настроек перевозочных документов и включите флаг использования электронных перевозочных документов.
3. Примите условия использования сервиса 1С-ЭПД — подключение бесплатное, платите только за отправленные документы.
4. Дождитесь регистрации организации у оператора ЭПД. Обычно это минуты, иногда до суток.

После включения в разделах Продажи и Покупки появляется журнал «Электронные перевозочные документы», а в документах реализации — кнопка создания ЭТрН.

Подписи, МЧД и водители

Здесь спотыкаются чаще всего. Титулы подписывают разные люди, и подпись нужна каждому.

Справочники: транспорт, водители, адреса по ФИАС

ЭТрН — формализованный XML. Пустых обязательных полей он не прощает.

Отдельно про адреса: адрес, вбитый строкой «г. Москва, склад №3», в формат не пролезет. Нужен выбор из классификатора с домом и, если есть, помещением.

Заполнение ЭТРН в 1С пошагово: грузоотправитель

Разбираем базовый сценарий: вы продали товар, доставку выполняет сторонний перевозчик.

Шаг 1. Документ реализации

Оформите Реализация (акты, накладные, УПД) как обычно: номенклатура, количество, цены, склад. ЭТрН берёт из него груз, стороны и суммы — дублировать данные вручную не придётся.

Шаг 2. Создание ЭТрН из реализации

В документе реализации нажмите ЭДО → Создать электронный перевозочный документ и выберите транспортную накладную. Программа развернёт форму титула грузоотправителя с уже заполненными строками груза.

Шаг 3. Заполнение обязательных блоков

Проверьте и добейте руками то, чего в реализации нет:

• 📍 Погрузка — адрес по ФИАС, дата и время подачи машины.
• 🏁 Разгрузка — адрес получателя, планируемая дата доставки.
• 🚛 Перевозчик — контрагент с ИНН и идентификатором ЭДО.
• 🚗 Транспортное средство — тип, марка, госномер, разрешённая максимальная масса, при наличии прицеп.
• 🧑‍✈️ Водитель — ФИО, данные удостоверения.
• ⚖️ Груз — масса брутто, количество грузовых мест, вид упаковки, объявленная стоимость.
• 💰 Стоимость перевозки — если она согласована на момент отгрузки.

Пример по числам: 12 паллет тушёнки, масса брутто 8 400 кг, объявленная стоимость 1 260 000 ₽, стоимость перевозки 38 000 ₽ без НДС по маршруту Воронеж — Ростов-на-Дону. Все эти цифры в титуле обязательны, «примерно 8 тонн» формат не примет.

Шаг 4. Подпись и отправка

Нажмите Подписать и отправить. Документ уйдёт оператору, статус сменится на «Отправлено». Если организация подписывает по доверенности, программа попросит указать МЧД.

Шаг 5. Контроль в журнале

Дальше вы просто наблюдаете: Продажи → Электронные перевозочные документы. Здесь видно, чей титул ожидается и не завис ли обмен.

Электронная ТТН в 1С для перевозчика: приём и выдача груза

У перевозчика работа начинается с входящего титула. Он приходит в журнал перевозочных документов автоматически.

Приём груза к перевозке

1. Откройте входящую ЭТрН в журнале ЭПД.
2. Сверьте груз и машину с тем, что реально грузят: масса, мест, госномер, водитель.
3. Заполните фактические дату и время приёма груза, при необходимости — отметку о состоянии груза и упаковки.
4. Подпишите титул о приёме. Водитель делает то же самое из мобильного приложения.

Расхождения на погрузке фиксируйте сразу в титуле, а не в чате с менеджером. Потом ровно этот текст станет аргументом при разборе недостачи.

Выдача груза грузополучателю

После разгрузки перевозчик подписывает закрывающий титул о выдаче груза: фактическая дата и время выдачи, отметки о простое, если он был.

Только после этого документооборот по перевозке закрыт. Если перевозчик забыл подписать выдачу, ЭТрН останется незавершённой, и подтверждать расходы придётся перепиской.

Услуги перевозки в учёте

Свою реализацию услуг перевозчик оформляет отдельно — актом или УПД по ЭДО. ЭТрН подтверждает факт перевозки, но не заменяет документ на услугу.

ЭТрН в 1С у грузополучателя: приём, отказ, расхождения

Получателю приходит титул с данными о грузе, который вот-вот приедет. Работа — в три клика, но клики важные.

Варианты действий:

• ✅ Принял полностью — подписываете титул грузополучателя, указываете фактическую дату и время приёма.
• ⚠️ Принял с расхождениями — указываете, чего и сколько не хватает или что повреждено, и подписываете с оговоркой.
• ❌ Отказ от приёма — фиксируете причину отказа; груз уходит обратно или на переадресовку.

Пример: по накладной 12 паллет, фактически выгрузили 11, одна повреждена при перевозке. В титуле указываете принятое количество 11 мест и описываете повреждение. Претензию к перевозчику потом строите на этой записи.

Особые сценарии: экспедитор, своя машина, самовывоз, заказ-заявка

Базовый сценарий с тремя сторонами покрывает не всё. Остальное встречается ежедневно.

Доставка через экспедитора

Когда перевозку организует транспортно-экспедиционная компания, экспедитор встаёт в позицию перевозчика в ЭТрН, а фактического перевозчика привлекает сам. Вашим контрагентом в титуле указывается экспедитор — с ним и обмениваетесь.

Дополнительно к ЭТрН здесь появляются экспедиторские документы: поручение экспедитору и экспедиторская расписка. Они формируются отдельно.

Доставка своим транспортом

Если везёте на собственной машине своему покупателю, вы одновременно грузоотправитель и перевозчик. Титулы 1 и 2 подписываете сами, получатель подписывает приём, вы закрываете выдачу.

Формально перевозка для собственных нужд не всегда требует транспортной накладной, но покупатель почти всегда просит её для подтверждения доставки — проще оформить.

Самовывоз

Покупатель приехал своей машиной — он и грузоотправитель по факту вывоза, и перевозчик. Практика такая: продавец даёт УПД на товар, транспортная накладная оформляется покупателем, если она ему нужна для собственных расходов.

Заказ и заявка → ЭТрН

Электронный заказ (для перевозчика) и заявка (для экспедитора) — отдельные ЭПД. Удобство в том, что подписанная заявка превращается в титул грузоотправителя без повторного набора: данные о машине и водителе перевозчик уже подтвердил в заявке.

Такая связка экономит время на регулярных маршрутах: раз в месяц согласовали условия заявкой, дальше каждая перевозка оформляется в два клика.

1С БП: где находится ЭТН и журнал перевозочных документов

Самый частый вопрос после включения сервиса — куда вообще смотреть. В «1С:Бухгалтерии» точки входа такие:

В УТ и ERP журнал живёт в разделе ЭДО, а ЭТрН создаётся ещё и из документа «Доставка» — там доступны маршруты и несколько точек разгрузки.

Чем отличается работа с ЭТрН в УТ, УНФ и ERP

Логика титулов и формат везде одинаковые — отличается только точка входа и глубина планирования перевозки. Если склад работает в УТ, а учёт в «Бухгалтерии», ЭТрН лучше формировать там, где живут данные о доставке, и не дублировать документ в двух базах.

Хранение и проверка: как предъявить электронную ТН

Электронный оригинал — это XML плюс подписи. Печатная копия сама по себе юридической силы не имеет, поэтому важно понимать, что и кому показывать.

• 👮 Инспектору на дороге. Водитель открывает накладную в мобильном приложении и предъявляет с экрана. Бумажная распечатка допустима как вспомогательная, но основной — электронный документ.
• 🏛 Налоговой при проверке. Выгружайте из 1С сам файл документа с подписями (ЭДО → Архив ЭДО, выгрузка в каталог), а не картинку печатной формы.
• 📚 В своей базе. Срок хранения перевозочных документов — не меньше общего срока хранения первички по договору перевозки. Оператор хранит технологическую историю, но полагаться только на него не стоит.
• 🧮 Для подтверждения расходов. Связка «ЭТрН + акт или УПД на услуги перевозки + платёжка» закрывает вопрос обоснованности транспортных затрат.

Как проверить, что по всем отгрузкам есть закрытая накладная

Прямого отчёта «перевозки без ЭТрН» в типовой «Бухгалтерии» нет, поэтому сверяют вручную:

1. Откройте журнал Электронные перевозочные документы и отфильтруйте по периоду.
2. Отсортируйте по состоянию — все, кроме «Документооборот завершён», требуют внимания.
3. Сопоставьте количество завершённых ЭТрН с числом реализаций с доставкой за тот же период.
4. Расхождения разбирайте сразу: через месяц вспомнить, кто не подписал титул по рейсу от 12-го числа, уже не получится.

Изменения в пути: переадресовка, замена водителя и транспортного средства

Перевозка редко идёт по плану. Формат ЭТрН рассчитан на изменения, и оформлять их надо документом, а не звонком.

• 🔄 Замена водителя или машины. Перевозчик формирует титул с новыми данными до приёма груза либо в пути, если машину меняли на маршруте.
• 📍 Переадресовка. Грузоотправитель меняет адрес разгрузки или получателя, перевозчик подтверждает. В цепочку добавляются два титула.
• ⏱ Простой и задержка. Фиксируются отметками о времени — потом ими считают неустойку по договору.
• ⚖️ Уточнение груза. Если по факту погрузили меньше, чем в титуле, оформляется изменение сведений о грузе.

Транспортная накладная в 1С на бумаге: печатная форма

Электронный обмен не отменяет умения напечатать накладную. Резервный бумажный экземпляр нужен при сбоях связи и при перевозках, где ЭПД не применяется.

Где взять печатную форму:

1. Откройте документ Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Печать и выберите транспортную накладную.
3. Проверьте адреса, данные машины и водителя — в печатной форме они берутся из тех же полей, что и в ЭТрН.
4. Распечатайте в нужном количестве экземпляров.

В УТ печатная форма доступна из документа «Доставка», там же указываются перевозчик и маршрут. Часть полей (масса брутто, количество мест, вид упаковки) в базовых настройках не заполняется автоматически — дозаполняйте перед печатью.

Типичные ошибки при работе с электронными ТН в 1С

Разбор по симптомам — так быстрее, чем читать общий список причин.

Если не помогло: обходные пути, когда ЭТрН не проходит

Ситуация на погрузке не ждёт, пока настроится роуминг. Порядок действий по убыванию удобства:

1. Веб-кабинет оператора ЭПД. Титул можно подписать через сайт оператора, минуя базу. Документ потом подтянется в 1С.
2. Оператор контрагента. Если роуминг не настроен, быстрее оформить перевозку через кабинет того оператора, где работает перевозчик.
3. Заявка на роуминг. Оформляется из настроек ЭДО, срок — обычно от нескольких часов до пары дней. Делайте заранее, а не в день отгрузки.
4. Бумажный экземпляр как резерв. При технической невозможности электронного обмена оформляйте бумагу и фиксируйте причину — сбой оператора, отсутствие связи.

Сколько стоит электронный документооборот по перевозкам

Подключение 1С-ЭПД денег не стоит — платите за трафик документов. Ориентиры на осень 2026 года, точные цифры смотрите у своего оператора:

Считайте так: 200 перевозок в месяц при 15 ₽ за комплект — около 3 000 ₽. Бумажный вариант тех же 200 рейсов — три экземпляра накладной, печать, курьеры и хранение, обычно в разы дороже.

Частые вопросы