Обороткабаза знаний по 1С 8.3

Как отправить и подписать согласие на присоединение к КЭДО в 1С:Кабинете сотрудника

· 7 мин

Содержание

Присоединить сотрудника к кадровому ЭДО без его согласия нельзя: он должен подписать согласие на присоединение к КЭДО прямо в 1С:Кабинете сотрудника, а работодатель формирует и отправляет это согласие из 1С:ЗУП. Это не бумажная бумажка «для галочки», а обязательное условие перехода — пока согласия нет, отправлять человеку кадровые документы в электронном виде вы не вправе.

Частое заблуждение: раз в компании подписан приказ о переходе на КЭДО, значит все сотрудники автоматически в системе. Нет. Приказ фиксирует решение работодателя, а вот от каждого работника нужно отдельное согласие — добровольное и персональное. Ниже разберём, как настроить обмен в 1С, сформировать согласия, отправить их через Кабинет и проследить, кто подписал, а кто нет.

Согласие на присоединение к КЭДО и согласие на подписание документов простой электронной подписью (ПЭП) — это два разных документа. Часто их формируют и подписывают вместе, но путать не стоит: первое — про сам факт участия в электронном обмене, второе — про способ подписания.

Зачем нужно согласие на присоединение к кадровому ЭДО

Переход на кадровый электронный документооборот — дело добровольное с обеих сторон. Работодатель решает, вводить ли КЭДО, а каждый сотрудник решает, участвовать ли в нём.

Основание — статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса. Работник, не давший согласие, сохраняет право получать кадровые документы на бумаге, и отказ не может быть причиной для увольнения или дисциплинарного взыскания.

Что даёт согласие на практике:

  • 📄 работодатель получает право направлять сотруднику приказы, уведомления, графики отпусков и другие кадровые документы в электронном виде;
  • ✍️ сотрудник подписывает их прямо в 1С:Кабинете — с телефона или из браузера, без визита в отдел кадров;
  • 🗂️ вся история подписаний хранится в базе 1С:ЗУП, бумажные дубликаты не нужны.

Без подписанного согласия любой электронный кадровый документ, отправленный сотруднику, юридической силы не имеет. Поэтому согласие — первый шаг, с которого начинается работа с человеком в КЭДО.

Что нужно настроить в 1С:ЗУП до отправки согласий

Согласия формируются в 1С:ЗУП (редакция 3.1), а подписывает их сотрудник в мобильном или веб-приложении 1С:Кабинет сотрудника . Чтобы механизм заработал, в базе включают две настройки.

Подготовка 1С:ЗУП к работе с КЭДО
Выполнено: 0 / 5

Порядок такой:

  1. В разделе Настройка → Кадровый учёт (или Администрирование → Органайзер, зависит от релиза) активируйте сервис 1С:Кабинет сотрудника и опубликуйте базу на веб-сервере.
  2. Откройте Кадры → Электронный документооборот и поставьте флаг «Используется ЭДО». После этого в программе появятся документы для работы с согласиями и электронными кадровыми документами.
  3. Настройте, какой электронной подписью работодатель заверяет документы, и кто именно подписывает со стороны компании.
  4. Разошлите сотрудникам приглашения в Кабинет. Пока человек не принял приглашение и не вошёл, отправить ему согласие на подпись не получится.

Настройка «Используется ЭДО» доступна начиная с релизов 1С:ЗУП 3.1.18 и выше. Если флага нет — сначала обновите конфигурацию до актуального релиза, иначе документов КЭДО в меню просто не будет.

Как работодателю сформировать и отправить согласие

Когда сотрудники приняли приглашение в Кабинет, работодатель формирует согласия одним документом сразу на группу людей или по отдельности.

Пошаговый помощник
Создайте документ формирования согласий
В 1С:ЗУП откройте список кадровых электронных документов и создайте документ на формирование согласий на присоединение к ЭДО. Он соберёт сотрудников, которым согласие ещё не отправлено.

Отправка массовая: не нужно заходить к каждому сотруднику отдельно. Один документ — десятки согласий, разлетевшихся по Кабинетам. Ответ тоже собирается автоматически, вручную сверять ничего не надо.

Как сотрудник подписывает согласие в 1С:Кабинете

Со стороны работника всё занимает минуту. Согласие приходит в приложение как задача.

  1. Сотрудник открывает 1С:Кабинет сотрудника — мобильное приложение или веб-версию в браузере.
  2. В разделе документов (или на главном экране) видит согласие на присоединение к кадровому ЭДО со статусом «Требуется подписать».
  3. Читает текст согласия и нажимает подписать. Программа заверяет документ простой электронной подписью — отдельная УКЭП для этого сотруднику не нужна.
  4. Готово: статус меняется на «Подписано», и работодатель это видит в своей базе.

Если сотрудник не согласен присоединяться к КЭДО, он может отклонить согласие в Кабинете. Это его право. Отказавшемуся работнику кадровые документы продолжают выдавать на бумаге — принуждать к электронному обмену нельзя.

Статусы согласия: как понять, кто присоединился

Главная задача работодателя после рассылки — получить ответ от каждого. Отслеживать это удобно по статусам документа в 1С:ЗУП.

Статусы согласия на присоединение к КЭДО

Сводную картину даёт список кадровых электронных документов: отфильтруйте его по виду «Согласие» и статусу — сразу видно «хвост» из тех, кто ещё не подписал.

Частые ошибки и как их избежать

На переходе к КЭДО спотыкаются чаще всего на организационных мелочах, а не на самой программе.

ОшибкаПочему возникаетЧто делать
Согласие не отправляетсяСотрудник не принял приглашение в КабинетПроверьте, вошёл ли работник в 1С:Кабинет; повторно вышлите приглашение
Нет пункта «Используется ЭДО»Старый релиз конфигурацииОбновите 1С:ЗУП до актуального релиза 3.1
Статус «зависает» на «Отправлено»Сотрудник не открыл или игнорирует задачуНапомните лично; статус сменится только после его действия в Кабинете
Путают согласие на КЭДО и согласие на ПЭПДва документа формируются рядомПроверьте, что подписаны оба: без согласия на ПЭП сотрудник не сможет подписывать документы
Отправили согласие, а сотрудник уволилсяНе почистили список перед рассылкойПодбирайте в документ только действующих работников

Не считайте согласие «фоновой» задачей. Пока сотрудник не подписал, все электронные кадровые документы, которые вы ему отправите, будут недействительны. Начинайте электронный обмен только с теми, у кого статус «Подписано».

Проверьте себя

Проверьте себя
Можно ли перевести сотрудника на кадровый ЭДО без его согласия?
Где сотрудник подписывает согласие на присоединение к КЭДО?
Что грозит сотруднику за отказ присоединяться к КЭДО?

Частые вопросы

Обязательно ли сотруднику подписывать согласие на КЭДО?
Нет. Присоединение к кадровому ЭДО добровольное. Работник вправе отказаться и продолжать получать кадровые документы на бумаге — по статьям 22.1–22.3 ТК РФ отказ не влечёт никаких санкций.
Нужна ли сотруднику усиленная электронная подпись?
Нет. Согласие и большинство кадровых документов в 1С:Кабинете подписываются простой электронной подписью (ПЭП), которую формирует само приложение. УКЭП сотруднику покупать не нужно.
Чем согласие на присоединение к КЭДО отличается от согласия на ПЭП?
Согласие на присоединение — про сам факт участия в электронном обмене. Согласие на использование ПЭП — про способ подписания документов. Обычно подписывают оба: без согласия на ПЭП сотрудник технически не сможет заверять документы.
Как отправить согласия сразу всем сотрудникам?
В 1С:ЗУП создайте документ формирования согласий, подберите в него нужных работников (можно всех сразу) и проведите. Согласия уйдут в 1С:Кабинет каждому персонально, а ответы соберутся в программе автоматически.
Что делать, если сотрудник не подписывает согласие?
Статус останется «Отправлено», пока работник не отреагирует. Проверьте, вошёл ли он в Кабинет, напомните лично. Присоединять его к КЭДО, минуя подпись, нельзя.
Можно ли повторно отправить согласие тому, кто отклонил?
Да. Если сотрудник передумал, сформируйте и отправьте согласие заново — он подпишет его в Кабинете, и статус сменится на «Подписано».

Источники

  • Трудовой кодекс РФ, ст. 22.1–22.3 (электронный документооборот в сфере трудовых отношений)
  • Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ (введение кадрового ЭДО в ТК РФ)