Архив ЭДО в 1С 8.3: где найти завершённые документы и как в нём работать

Короткий ответ: архив ЭДО в 1С 8.3 лежит в разделе Продажи (или Покупки) → Текущие дела ЭДО → Архив ЭДО, где найти можно все электронные документы, по которым обмен завершён и подписи проставлены обеими сторонами.

Многие ищут завершённые документы в «Текущих делах» и не находят — и делают вывод, что документ «потерялся». На самом деле как только по документу закрыт весь регламент (получен, подписан, квитанции обработаны), 1С убирает его из списка текущих задач и перекладывает в архив. Это не удаление, а нормальный жизненный цикл.

Ниже — где именно открыть архив, как быстро найти в нём нужный документ, что делать с датой первички, как выгрузить пакет для проверяющих и как удалить лишнюю запись, не сломав учёт.

Что попадает в архив ЭДО и почему документ «исчезает»

В архив ЭДО система складывает документы, по которым завершён документооборот. Для входящих это чаще всего подписанный УПД или акт, для исходящих — документ, на который контрагент прислал извещение о получении или встречную подпись.

Пока по документу есть незакрытые действия — подписать, отклонить, обработать входящее извещение — он висит в Текущих делах ЭДО. Как только действий не осталось, документ уходит в архив.

Статусы, при которых документ уже в архиве:

Где найти архив ЭДО в 1С 8.3: точный путь

Расположение зависит от того, откуда пришёл документ. Логика одна: архив открывается из того же раздела, где вы ведёте продажи или закупки.

Путь к архиву:

1. Откройте раздел Продажи (для исходящих) или Покупки (для входящих).
2. Выберите пункт Текущие дела ЭДО.
3. В открывшейся форме перейдите на вкладку или гиперссылку Архив ЭДО.

Есть и второй вход — через карточку контрагента: откройте контрагента → ЭДО → там видно и текущие дела, и завершённые документы по конкретному партнёру.

Пошагово, если открываете впервые:

Как найти нужный электронный документ в архиве

В архиве могут быть тысячи строк, поэтому не листайте вручную — используйте отборы. Они доступны прямо в шапке списка.

Ищите по любому из признаков:

• 🔎 Контрагент — самый частый фильтр, отбирает все документы одного партнёра.
• 📅 Период — задайте диапазон дат, если помните примерно, когда прошёл документ.
• 📄 Вид документа — УПД, счёт-фактура, акт, торг-12, произвольный.
• 🏢 Организация — если в базе несколько юрлиц.
• 🔢 Номер — часть номера документа контрагента в строке поиска.

Чек-лист, если документ никак не находится:

Какой датой вносить первичный документ из ЭДО

Частый вопрос при разборе архива: какой датой проводить поступление, если электронный УПД пришёл в одном месяце, а подписали его в другом.

Общее правило:

• Дата документа учёта (поступления/реализации) = дата первичного документа, указанная в самом УПД, а не дата подписания в ЭДО.
• Дата подписания и дата отправки — это отдельные реквизиты электронного документа, они фиксируются автоматически и на проводки не влияют.

Как изменить вид документа и настройки при загрузке из архива

Иногда контрагент присылает электронный документ, а 1С распознаёт его не как УПД, а как накладную или счёт-фактуру — или наоборот. Вид можно поправить при обработке.

• Откройте электронный документ из архива или текущих дел.
• Через команду создания документа учёта выберите правильный вид — УПД, Поступление (акт, накладная), Счёт-фактура.
• Для УПД проверьте статус: 1 (счёт-фактура + первичный) или 2 (только первичный) — от этого зависит, появится ли счёт-фактура для книги покупок.

Настройки отражения (счета учёта, статьи затрат, ставку НДС) 1С подставляет из сопоставления номенклатуры — о нём ниже.

Как исправить некорректное сопоставление номенклатуры

Если позиции из электронного документа «не встали» на нужную номенклатуру, поступление проведётся с ошибкой или создаст дубли в справочнике.

Что сделать:

1. Откройте электронный документ и перейдите к сопоставлению номенклатуры.
2. Для каждой строки контрагента выберите свою позицию из справочника Номенклатура.
3. Сохраните сопоставление — 1С запомнит связку и в следующий раз подставит её автоматически.

Как выгрузить документ из архива для проверки

Электронный документ вместе с подписями можно выгрузить — например, для налоговой или для аудитора.

• В списке или карточке документа выберите команду выгрузки.
• 1С сформирует комплект: файл документа, файлы подписей (.sig), при необходимости — служебные квитанции.
• Комплект сохранится в выбранную папку и будет иметь юридическую силу вместе с подписями.

Такой комплект — это полноценный юридически значимый документ, а не просто печатная форма. Именно его, а не PDF-скан, предъявляют по требованию.

Как удалить электронный документ из базы

Удалять электронные документы можно, но осторожно — это влияет на связку с учётом и на сам факт документооборота.

• ⚠️ Удаление возможно, если документооборот не завершён или документ ошибочный (дубль, тест).
• ❌ Завершённый и подписанный документ по действующему обмену удалять не стоит — вы разорвёте юридическую связку.
• ✅ Правильный путь: пометить на удаление электронный документ и связанный документ учёта, затем удалить помеченные через Администрирование → Удаление помеченных объектов.

Типичные ошибки при работе с архивом ЭДО

• Ищут завершённый документ в «Текущих делах». Он уже в архиве — переключите список.
• Проводят поступление датой получения файла. Дата должна быть из первички.
• Удаляют документ, чтобы «переделать». Вместо этого правьте вид и сопоставление, не удаляя обмен.
• Забывают снять отбор по периоду. Документ есть, но выпал из заданного диапазона дат.
• Создают дубли номенклатуры. Результат несопоставленных строк — правьте сопоставление один раз.

Частые вопросы