Как настроить массовую рассылку актов сверки контрагентам

Автоматическая рассылка актов сверки в 1С 8.3 Бухгалтерия делается штатным помощником сверки расчётов: программа сама формирует акты по всем контрагентам, подставляет адреса из карточек и отправляет письма пачкой. Ручной выгрузки в PDF и рассылки по одному больше не требуется.

Перед закрытием квартала или года бухгалтер обычно рассылает десятки, а то и сотни актов сверки. Разберём, как настроить этот процесс в 1С, чем встроенный механизм отличается от внешних обработок, и как отследить, кто ответил.

Что умеет встроенный помощник сверки расчётов

Начиная с релизов «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 в разделе Покупки и Продажи есть рабочее место «Сверка расчётов с контрагентами». Оно берёт на себя весь цикл:

• 📄 массово формирует акты сверки по выбранным контрагентам и договорам;
• ✉️ рассылает их на e-mail одним нажатием по готовому или своему варианту;
• 📊 показывает статусы: отправлено, доставлено, получен ответ, есть расхождения;
• 🔁 хранит историю по каждому контрагенту, чтобы не слать акт дважды.

Расхождения подсвечиваются прямо в списке — удобно разбирать спорные суммы до сдачи отчётности.

Что понадобится перед рассылкой

Массовая отправка сорвётся, если не подготовить два узла: почту и карточки контрагентов. Пройдитесь по списку до запуска.

Шаг 1. Настройте почту организации

Без исходящей учётной записи 1С не отправит ни одного письма. Настройка живёт в Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи (или Почта).

Учётная запись отправки (SMTP)

1. Откройте Органайзер и включите флажок «Почтовый клиент».
2. Создайте системную учётную запись: адрес, сервер исходящей почты, порт, логин, пароль.
3. Поставьте галку «Использовать для отправки» и снимите ограничение «только для получения».

Настройка Яндекс-почты и других провайдеров

У Яндекса, Mail и Gmail обычная связка «логин + пароль от ящика» не проходит — нужен пароль приложения.

После настройки нажмите «Проверить» — 1С отправит тестовое письмо само себе.

Шаг 2. Проверьте карточки контрагентов

Адрес рассылки программа берёт из карточки контрагента, поле «Адрес электронной почты» (вид контактной информации — именно e-mail для деловой переписки).

Быстрый способ найти пробелы:

• откройте список Контрагенты, добавьте колонку с e-mail через Ещё → Изменить форму;
• отсортируйте — пустые адреса всплывут наверх;
• заполните недостающие до запуска рассылки.

Контрагент без e-mail в рассылку не попадёт — программа его молча пропустит. Поэтому проверку адресов делаем до, а не после.

Шаг 3. Откройте монитор сверки расчётов

Рабочее место открывается из Покупки → Сверка расчётов или Продажи → Сверка расчётов (в части релизов — Руководителю или общий раздел Продажи).

Задайте параметры отбора:

1. Период сверки — обычно квартал или год.
2. Организация, по которой сверяемся.
3. Контрагенты — все сразу или отбор по группе/менеджеру.
4. Счета учёта — 60, 62, 76 (расчёты с поставщиками, покупателями, прочими).

Программа заполнит таблицу: строка на контрагента, суммы по вашим данным и место под данные контрагента.

Шаг 4. Запустите рассылку по готовому варианту

В 1С уже есть предустановленные варианты рассылки — их не нужно программировать.

1. Отметьте флажками контрагентов, которым шлём акты.
2. Нажмите «Отправить» и выберите предлагаемый вариант (например, «Запрос сверки по e-mail»).
3. Проверьте текст сопроводительного письма и вложение (акт в PDF или Excel).
4. Подтвердите отправку — 1С поставит письма в очередь и начнёт рассылать.

Шаг 5. Настройте и отредактируйте свой вариант рассылки

Готовый шаблон не всегда подходит: нужен свой текст, подпись, формат вложения. Редактирование и настройка варианта рассылки — в том же окне, кнопка «Настроить рассылку» / «Варианты рассылки».

Что можно поменять:

• 📝 тему и текст письма — с автоподстановкой имени контрагента и периода;
• 📎 формат вложения — PDF, Excel или оба файла;
• 🖋️ подпись — ФИО ответственного, телефон, реквизиты;
• 📅 условие отбора — только контрагенты с ненулевым сальдо, только договоры определённого вида.

Сохраните вариант под своим именем — он останется в списке и на следующий квартал.

Шаг 6. Отследите статусы ответов

После отправки монитор показывает движение по каждому письму. Не закрывайте окно — по статусам видно, где затык.

Встроенный механизм или внешняя обработка: что выбрать

Если штатного помощника в вашем релизе нет или нужен тонкий контроль, ставят внешние обработки с Инфостарта или бесплатные расширения из каталога 1cfresh. Сравним подходы.

Для типовой «1С:Бухгалтерии 8» в облаке или на сервере встроенного помощника хватает в 9 случаях из 10. Внешние решения берут, когда нужен нестандартный шаблон или интеграция с CRM.

Типичные ошибки рассылки и как их снять

Что проверить перед закрытием периода

Рассылка актов сверки — это ещё и контроль дебиторки/кредиторки. Перед отчётностью пробегитесь по чек-пунктам:

• ✅ по всем крупным контрагентам получены подписанные акты;
• ✅ расхождения разобраны, спорные документы исправлены;
• ✅ подписанные акты подшиты к строкам в мониторе;
• ✅ по «молчунам» отправлено повторное письмо-напоминание;
• ✅ безнадёжная задолженность с истёкшим сроком (ст. 196 ГК РФ) вынесена на списание.

Частые вопросы