ЭПД с 1 сентября 2026 в 1С: как подготовиться и подключить

С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов можно оформлять только в электронном виде — бумажная транспортная накладная и сопутствующие документы перестают быть законной альтернативой. В 1С за это отвечает встроенный сервис 1С-ЭПД, который передаёт документы в государственную систему ГИС ЭПД.

Если ваша компания что-то отгружает, возит или принимает грузы автотранспортом — это касается вас напрямую. Ниже разберём, какие документы становятся обязательными, кого затрагивает переход и как подключить ЭПД в 1С по шагам.

Тема живая: бухгалтер грузоотправителя привык распечатывать ТрН в трёх экземплярах, а теперь эту же накладную нужно сформировать электронно, подписать и отправить контрагенту через оператора ЭДО. Логика знакомая, инструменты новые.

Что такое ЭПД и что меняется с 1 сентября 2026

ЭПД — электронные перевозочные документы. Это те же транспортные документы, что и раньше, но в утверждённом XML-формате, подписанные квалифицированной электронной подписью и переданные через ГИС ЭПД — государственную информационную систему, которую ведёт Минтранс.

Добровольный обмен ЭПД работает с сентября 2022 года. С 1 сентября 2026-го наступает обязательный этап: по ряду документов бумажный вариант больше не считается юридически значимым.

Что даёт переход на ЭПД:

• 📦 нет бумажных экземпляров и курьеров — обмен за минуты;
• ⏱️ статус доставки и подписи видно прямо в 1С;
• 🔍 налоговая и Ространснадзор получают данные из ГИС автоматически;
• 🧾 меньше расхождений по датам и суммам между отправителем, перевозчиком и получателем.

Какие документы становятся обязательными

Перевозочный процесс описывают несколько документов. К обязательному электронному оформлению в первую очередь относятся основные из них.

Ориентируйтесь на итоговую редакцию Устава автомобильного транспорта и приказы Минтранса о форматах — перечень обязательных документов расширяется поэтапно.

Транспортная накладная — ключевой документ. Она формируется в три «титула»: титул грузоотправителя, титул перевозчика и титул грузополучателя. Каждый участник подписывает свою часть, и только все вместе они образуют завершённую ЭТрН.

Кого касается обязательный переход на ЭПД

Короткий ответ: всех, кто участвует в автоперевозке груза по договору. Роль в цепочке определяет, какие именно документы вы формируете и подписываете.

Что будет, если не перейти на ЭПД

Главный риск — документ, оформленный на бумаге там, где закон требует электронную форму, не подтверждает расходы и факт перевозки должным образом.

Последствия отказа от перехода:

• 🚫 бумажная ТрН по обязательным перевозкам теряет юридическую силу;
• 💸 сложности с подтверждением расходов по налогу на прибыль и вычетов;
• 📋 претензии со стороны Ространснадзора и налоговой при проверках;
• ⛔ контрагенты на ЭДО просто не смогут корректно закрыть с вами перевозку.

Штрафные санкции за нарушение правил оформления перевозочных документов предусмотрены КоАП. Точные суммы уточняйте в актуальной редакции — но экономически проще подключиться заранее, чем разбираться с непринятыми расходами.

Этапы перехода: не оставляйте на последний день

Обязательность вводят поэтапно, поэтому запас времени на настройку и обучение водителей есть.

Как подключить 1С-ЭПД: пошаговая инструкция

Сервис 1С-ЭПД встроен в актуальные релизы типовых конфигураций — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP. Отдельную программу ставить не нужно, ЭПД работает поверх механизма 1С-ЭДО.

Перед подключением приведите в порядок три вещи: обновите конфигурацию, подготовьте квалифицированную электронную подпись (КЭП) и проверьте доступ в интернет с рабочего места.

Шаг 1. Обновите конфигурацию и включите ЭДО

Обновите платформу и конфигурацию до релиза с поддержкой 1С-ЭПД. Затем в разделе Администрирование → Обмен электронными документами включите обмен и подключите сервис 1С-ЭДО.

Шаг 2. Подготовьте электронную подпись

Понадобится КЭП на руководителя или уполномоченное лицо. Подпись, которой вы уже сдаёте отчётность, обычно подходит — проверьте, что сертификат виден в 1С и не истёк.

Шаг 3. Зарегистрируйтесь в ГИС ЭПД

В настройках 1С-ЭПД отправьте заявление на подключение к государственной системе. Регистрация идёт из программы, дублировать её на внешних порталах не нужно.

Шаг 4. Настройте роли и рабочие места

Определите, кто формирует накладные, кто подписывает, кто из водителей работает через мобильное приложение. Раздайте права доступа в 1С .

Шаг 5. Проведите тестовый обмен

Отправьте пробную ЭТрН дружественному контрагенту или внутри группы. Убедитесь, что документ уходит, статусы меняются, подпись проходит.

Как работать с ЭПД в 1С и сценарии по ролям

После подключения ЭТрН формируется на основании документа реализации или отгрузки. Программа заполняет титул вашей стороны, вы подписываете и отправляете. Дальше документ «путешествует» по цепочке.

Типовой сценарий грузоотправителя:

1. создаёте реализацию и на её основании — транспортную накладную;
2. заполняете сведения о грузе, перевозчике и транспорте;
3. подписываете титул грузоотправителя КЭП;
4. отправляете — перевозчик получает документ в своей 1С или в приложении;
5. получаете обратно подписанные титулы перевозчика и грузополучателя.

Мобильное приложение 1С-ЭПД для водителя

Водителю бумага у кабины больше не нужна. Мобильное приложение 1С-ЭПД показывает электронную накладную, позволяет отметить приёмку/сдачу груза и подписать документ прямо в рейсе — при наличии подписи на устройстве.

Типичные ошибки при переходе на ЭПД

• ❌ Ждут 1 сентября. Регистрация в ГИС ЭПД и обучение водителей занимают время — начинать за неделю поздно.
• ❌ Забывают про контрагентов. ЭДО двусторонний: если перевозчик не на ЭПД, обмена не будет. Согласуйте заранее.
• ❌ Старый релиз. Без обновления конфигурации механизма ЭПД в программе просто нет.
• ❌ Одна подпись на всех. Продумайте, кто и чем подписывает — особенно водители в рейсе.
• ❌ Путают титулы ТрН. Пока не подписаны все три титула, накладная не завершена, и расходы «висят».

Частые вопросы