Обязательный переход на ЭПД в 1С: что меняется и что делать

С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов разрешено оформлять только в электронном виде — и в 1С для этого уже встроен сервис 1С-ЭПД. Бумажная транспортная накладная для попавших под норму перевозок перестаёт быть основным документом.

Если ваша компания что-то возит своим транспортом или заказывает машины, тема ЭПД с 1 сентября 2026 в 1С касается вас напрямую. Ниже — что именно меняется, кого затрагивает по ролям, как перевести обмен на электронные рельсы и чем грозит отказ.

💡 ЭПД — это не отдельная программа. Это надстройка над тем же механизмом 1С-ЭДО, через который вы уже (или скоро будете) обмениваетесь счетами-фактурами и УПД. Отдельную «коробку» покупать не нужно.

Что меняется с 1 сентября 2026 года

Раньше электронная транспортная накладная (ЭТрН) была правом: хочешь — оформляй в цифре, хочешь — вози бумагу. Теперь для ряда случаев цифровой формат становится обязанностью.

Ключевых изменений три:

• 📄 перевозочный документ должен быть сформирован в утверждённом электронном формате;
• 🏛️ данные автоматически уходят в государственную систему — ГИС ЭПД;
• ✍️ документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП), а не ручкой водителя.

Бумажный вариант для попавших под обязанность перевозок сохраняется только как исключение — например, при технической невозможности передать документ электронно. Постоянно «возить бумагу» уже не получится.

⚠️ График перехода не раз сдвигался и вводится поэтапно. Точный перечень обязательных документов и дату по каждому виду сверяйте с актуальной редакцией Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ), а не по старым статьям в интернете.

Какие документы становятся обязательными

Под перевозочными документами понимают не только накладную. Электронными постепенно становятся сразу несколько бумаг, сопровождающих груз на автотранспорте.

Все они формируются в 1С привычными документами, а затем уходят контрагенту и в ГИС ЭПД одним подписанием. Печатать в четырёх экземплярах и собирать «живые» подписи больше не требуется.

Кому необходимо перейти на ЭПД

Короткий ответ: всем, кто участвует в цепочке автомобильной перевозки груза. Роль в перевозке определяет, какие именно документы вы оформляете.

• 🚚 Грузоотправитель — инициирует перевозку, формирует ЭТрН, передаёт данные о грузе.
• 🧭 Перевозчик — принимает заявку, отвечает за доставку, подтверждает приём и сдачу груза.
• 📦 Грузополучатель — принимает груз и подтверждает получение в электронном документе.
• 🏢 Экспедитор / фрахтователь — участвует при заказе транспорта, оформляет заказ-наряд.

Если вы возите товар собственными машинами, вы одновременно и грузоотправитель, и перевозчик — и оформляете полный комплект. Заказываете стороннюю машину — вы отправитель и работаете в паре с перевозчиком.

Ваша роль → какие ЭПД оформлять

Нормативная база: на что опираться

Чтобы не спорить с контрагентом «а надо ли», держите под рукой источники нормы. Всё это открытые НПА, их легко проверить.

• 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» — вводит понятие электронных перевозочных документов и обязательность.
• ПП РФ № 2116 от 30.11.2021 — утверждает формы и форматы электронных перевозочных документов.
• ПП РФ № 931 от 21.05.2022 — описывает работу ГИС ЭПД, порядок передачи данных операторами.

💡 В спорной ситуации ссылайтесь на конкретный пункт постановления, а не на «где-то читал». Контрагенты, которые тянут с переходом, обычно быстро подключаются, когда видят норму и дату.

Пошаговый алгоритм перехода на ЭПД в 1С

Перевод обмена на электронный формат — это не «нажать одну кнопку», но и не проект на месяц. Уложиться реально за одну-две недели, если заранее собрать всё нужное.

Разберём ключевые шаги подробнее.

1. Актуальный релиз. Обмен ЭПД появился в свежих версиях «1С:Бухгалтерии» 3.0 и отраслевых конфигураций. На старой платформе документов просто не будет — сначала обновитесь.
2. Электронная подпись. Нужна действующая КЭП на директора — та же, что для сдачи отчётности. Проверьте срок: если истекает в ближайший месяц, перевыпустите заранее.
3. Криптопровайдер. КриптоПро CSP или ВипНет CSP должен быть установлен и видеть сертификат.
4. Подключение сервиса. В настройках обмена включаете 1С-ЭДО и активируете обмен с ГИС ЭПД. Отдельный договор с оператором оформляется прямо из программы.
5. Роуминг. Если контрагент у другого оператора, настраивается роуминг — на согласование уходит от пары часов до нескольких дней.
6. Тестовый документ. До наступления обязанности прогоните одну ЭТрН по реальному маршруту — так вы поймаете нехватку подписи или неверные реквизиты заранее.

Полный разбор настройки с экранами — в отдельном материале про подключение 1С-ЭПД. Здесь важнее общая логика перехода.

Что подготовить заранее

Ключевые возможности работы с ЭПД в 1С

Электронный формат — это не просто «та же бумага на экране». В обмене появляются вещи, которых на бумаге не было.

• 🔄 Статусы в реальном времени — видно, получил ли контрагент документ и подписал ли его.
• 🧾 Автозаполнение — реквизиты груза и сторон подтягиваются из справочников и заказа.
• 📊 Связь с учётом — перевозка закрывается без ожидания «возврата водителя с подписями».
• 🛰️ Передача в ГИС ЭПД — уходит автоматически, отдельно ничего выгружать не нужно.

Мобильное приложение 1С-ЭПД

Для водителя предусмотрено отдельное мобильное приложение. Оно решает главную практическую задачу — подпись и статусы в дороге, без ноутбука с 1С в кабине.

Что умеет приложение:

• 📱 показывает водителю актуальную ЭТрН и маршрут;
• ✍️ позволяет подтвердить приём и сдачу груза прямо с телефона;
• 📍 фиксирует факт передачи груза в точке;
• 🚦 при проверке на дороге инспектор видит документ в системе — бумагу возить не нужно.

Приложение постепенно обрастает функциями: добавляют работу с путевыми листами, офлайн-режим для зон без связи, сканирование реквизитов. Конкретный набор зависит от версии — смотрите описание в актуальном релизе.

Что будет, если не перейти на ЭТрН

Отказ от обязательного электронного оформления — это не «оштрафуют когда-нибудь». Риски вполне конкретные.

• ❌ Документ не признают. Бумажная накладная для попавшей под норму перевозки может не считаться надлежаще оформленной.
• 💸 Штрафы. За нарушение порядка оформления перевозочных документов предусмотрена административная ответственность (КоАП РФ) — на должностное лицо и на организацию.
• 🧮 Проблемы с расходами. Инспекция может снять транспортные расходы, не подтверждённые корректным документом.
• 🚧 Простой на дороге. Без действительного документа перевозку могут остановить при контроле.

⚠️ Конкретные суммы штрафов зависят от состава нарушения и статуса лица. Ориентируйтесь на актуальную редакцию КоАП РФ и не полагайтесь на цифры из старых публикаций — они менялись.

Вывод простой: подключиться заранее дешевле и спокойнее, чем разбираться с последствиями после первой же остановки машины.

Проверьте себя

Частые вопросы