Как настроить группировку строк в отчётах 1С 8.3

Группировка в 1С в отчёте — это то, по каким полям система собирает строки в блоки и считает промежуточные итоги. Меняете группировку — меняется вся форма отчёта: вместо простыни из тысячи строк вы получаете свёрнутую сводку по складам, контрагентам или номенклатуре.

Настраивается всё это в пользовательских настройках, без программирования. Разберём, как добавить и убрать поля группировки, выстроить иерархию, задать уровни, свернуть-развернуть строки и сохранить результат как отдельный вариант отчёта.

Всё описанное работает в отчётах на СКД (система компоновки данных) — а это почти все типовые отчёты в 1С:Бухгалтерии, ЗУП, УТ и ERP.

Что такое группировка в отчёте и зачем она нужна

Группировка — это поле (или несколько), по которому строки объединяются в блоки с подытогами. Один и тот же отчёт по продажам можно свернуть по-разному:

• 📊 по контрагентам — увидите, кто сколько купил;
• 📦 по номенклатуре — что лучше продаётся;
• 🏢 по складам — откуда идёт отгрузка;
• 📅 по периодам (месяц, квартал) — динамику.

Данные те же, разрез — разный. В этом вся сила настройки: одна и та же выборка превращается в нужный вам отчёт за пару кликов.

Где включается настройка группировок

По умолчанию отчёт открывается в простом виде — доступны только отбор и период. Чтобы добраться до полей группировки:

1. Откройте отчёт и нажмите Настройки (или Ещё → Настройки).
2. Переключите режим отображения с Простой на Расширенный — иначе вкладки группировок вы не увидите.
3. Перейдите на вкладку Структура — это и есть дерево группировок отчёта.

Вкладка Структура показывает вложенную структуру: верхний уровень, под ним подчинённые группировки, в самом низу — детальные записи.

Как добавить и убрать поля группировки

Чтобы убрать группировку — выделите её в дереве Структура и нажмите Удалить (красный крестик). Данные не пропадут: строки просто перестанут собираться по этому полю.

Переставить поля местами можно стрелками ↑↓ или мышью. Порядок в дереве = порядок вложенности в отчёте: что выше, то и группирует первым.

Настройка иерархии и подчинённых группировок

Иерархия — это когда поле само по себе имеет вложенность. Классика — папки в справочнике Номенклатура: группа «Материалы» → подгруппа «Метизы» → конкретные позиции.

Три режима для поля:

• Иерархия — сначала папки с итогами, внутри — элементы. Самый наглядный вид.
• Только иерархия — показываются только папки-итоги, без разворота до позиций.
• Без иерархии — плоский список элементов, папки игнорируются.

Подчинённые группировки — это уровни ниже по дереву. Настройки родителя частично наследуются: например, отбор с верхнего уровня действует и на вложенные. А вот оформление и итоги можно задать для каждого уровня отдельно.

Уровни группировок: сколько делать

Технически уровней можно навесить сколько угодно. На практике 2–3 — потолок читаемости.

• 1 уровень — простая сводка (только по контрагентам).
• 2 уровня — разрез в разрезе (контрагент → договор).
• 3 уровня — детальный анализ (склад → контрагент → номенклатура).
• 4+ — отчёт превращается в лабиринт, в котором тонут итоги.

Общий итог по отчёту считается всегда, промежуточные — на каждом уровне группировки. Чем больше уровней, тем больше строк с подытогами.

Группировка в шапке отчёта (строки и колонки)

Группировки бывают не только по строкам. В структуре отчёта есть отдельные ветки:

• 📋 Строки — вертикальная группировка (обычная, сверху вниз).
• 📊 Колонки — горизонтальная: значения разносятся по столбцам. Так делают «шахматки» и кросс-таблицы — например, номенклатура по строкам, а месяцы по колонкам.

Группировку в шапке (по колонкам) добавляют так же: выделяете ветку Колонки в дереве и жмёте Добавить. Удобно, когда нужно сравнить периоды или организации бок о бок.

Как свернуть и развернуть группировки

Сформированный отчёт можно сворачивать прямо в готовой форме — перегенерировать не нужно:

• клик по значку ➖ / ➕ слева от строки сворачивает/разворачивает один блок;
• Ещё → Все действия → Свернуть все группы / Развернуть все группы — целиком;
• двойной клик по строке группировки тоже её разворачивает.

Свёрнутый отчёт показывает только итоги верхнего уровня — удобно для быстрого просмотра, а потом раскрываете нужную ветку до деталей.

Заголовок и оформление группировки

Каждый уровень можно подписать и оформить:

1. В настройках выделите нужную группировку.
2. Вкладка Оформление → добавьте условие оформления или задайте заголовок.
3. Здесь же настраиваются цвет, шрифт, выделение итогов жирным.

Заголовок группировки полезен, когда стандартное имя поля неочевидно: вместо «Контрагент.Договоры» подпишете «Договор с покупателем».

Сохранение и сброс настроек группировок

Настроили удобный разрез — не теряйте его.

Сохранить как вариант отчёта:

• Ещё → Варианты отчёта → Сохранить вариант;
• дайте имя (например, «Продажи по складам и номенклатуре»);
• вариант появится в списке и будет открываться в один клик.

Сбросить настройки группировок к типовым:

• Ещё → Стандартные настройки — вернёт заводскую структуру варианта;
• либо выберите исходный вариант отчёта из списка.

Пользовательские варианты и права на них

Вариант отчёта — это сохранённый набор настроек: структура группировок, отборы, оформление. Варианты бывают:

• предопределённые — заданы разработчиком, менять нельзя (только копировать);
• пользовательские — созданы вами, редактируются свободно.

Через Ещё → Варианты отчёта → Назначение прав администратор решает, кому виден ваш вариант: только автору, конкретным пользователям или всем. Так удобная настройка группировок становится общей для отдела, а не живёт у одного бухгалтера.

Проверьте себя

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Не переключили в расширенный режим — и не находят вкладку Структура. Лечится одним кликом по переключателю режима.
• ❌ Слишком много уровней — 4–5 группировок делают отчёт нечитаемым. Оставьте 2–3.
• ❌ Перепутали иерархию с обычной группировкой — плоский список вместо папок. Проверьте тип поля в окне выбора.
• ❌ Настроили и не сохранили — при следующем открытии всё сбросилось. Сохраняйте вариант.
• ❌ Убрали детальные записи, ждут расшифровку — если нужен разворот до операций, детальные записи в структуре оставляют.

Видео-инструкция

Частые вопросы