Как отправить акт выполненных работ контрагенту по ЭДО из 1С 8.3

Чтобы отправить акт выполненных работ по ЭДО в 1С 8.3, откройте документ реализации услуг, нажмите ЭДО → Отправить электронный документ, подпишите его КЭП — акт уйдёт контрагенту через оператора за пару секунд. Дальше вопрос только в том, отправлять «чистый» акт или УПД со статусом 2, и что делать со статусами обмена.

Ситуация знакомая: закрыли месяц, реализация услуг проведена, а контрагент требует не бумагу с курьером, а электронный акт. В 1С это делается прямо из документа — но по умолчанию программа норовит отправить УПД, а заказчику нужен именно акт. Ниже разберём, как настроить обмен, отправить нужный вид документа, отследить его статус и не споткнуться на типичных ошибках.

Что нужно, чтобы отправить электронный акт: подготовка

Прежде чем жать «Отправить», убедитесь, что база готова к обмену. Без этого кнопка ЭДО либо не появится, либо документ зависнет.

• 🔐 Действующая КЭП — та же квалифицированная подпись, что и для 1С-Отчётности, подойдёт.
• 📡 Подключённый 1С-ЭДО — учётная запись у оператора (Калуга Астрал / «Такснет» и партнёры).
• 🤝 Настроенный контрагент — с ним установлено приглашение (роуминг), статус «Присоединён».
• 📄 Проведённый документ реализации — акт формируется из «Реализации (акт, накладная, УПД)».

Если 1С-ЭДО ещё не подключён — сначала пройдите подключение, это 15–30 минут при готовой подписи.

Подключение к 1С-ЭДО и настройка параметров обмена

Порядок первичной настройки обмена электронными документами:

Отдельно на сайте оператора регистрироваться не нужно — 1С-ЭДО делает это изнутри программы.

Как настроить 1С-ЭДО «через почту» и настройка контрагента под ЭДО

«Через почту» — это не электронная почта, а идентификация участника по адресу вида ид@оператор. Чтобы обмен заработал с конкретным заказчиком:

1. Откройте Текущие дела ЭДО → Приглашения → Создать.
2. Выберите контрагента и его договор.
3. Укажите идентификатор участника ЭДО контрагента (если знаете) или отправьте приглашение по ИНН — программа найдёт его у оператора.
4. Дождитесь, пока контрагент примет приглашение. Статус сменится на Присоединён.

Как отправить акт выполненных работ по ЭДО в 1С 8.3: пошагово

Основной сценарий — когда обмен уже настроен, а контрагент присоединён. Тогда отправка занимает три клика.

1. Откройте документ Реализация (акт, накладная, УПД) с видом операции Услуги (или «Работы, услуги»).
2. Проверьте табличную часть: наименование работ, сумма, ставка НДС, счёт учёта доходов (обычно 90.01.1).
3. Нажмите ЭДО → Отправить электронный документ (либо Просмотреть электронный документ — чтобы сперва глянуть печатную форму XML).
4. В открывшемся окне проверьте вид документа (акт / УПД), при необходимости смените формат.
5. Нажмите Подписать и отправить. Программа наложит КЭП и передаст акт оператору.

Всё — акт ушёл. В Текущих делах ЭДО он появится со статусом Ожидается подтверждение или Ожидается подпись (для двусторонних документов).

Проводки: что формирует акт услуг

Электронная отправка на проводки не влияет — их создаёт сам документ реализации при проведении. Для акта на услуги без себестоимости они простые:

ЭДО лишь фиксирует юридически значимый факт передачи результата работ — по смыслу ст. 720 ГК РФ это и есть подписанный сторонами акт.

Акт или УПД со статусом 2 — что именно отправлять

Здесь спотыкается большинство. В 1С один и тот же документ реализации услуг можно отправить в двух форматах, и заказчики часто просят конкретный.

Разница между «Актом» и «УПД со статусом 2» на бумаге минимальна — оба закрывают только первичный документ и не содержат счёт-фактуру. Но формат XML разный, и если контрагент настроил приём строго актов, УПД со статусом 2 он может отклонить (и наоборот).

Как переключить формат в 1С:

• Разовая смена — при отправке в окне электронного документа выберите нужный вид из выпадающего списка.
• Постоянная настройка — Учётные записи ЭДО → Настройки отправки → для «Реализации услуг» задайте формат по умолчанию (Акт или УПД).

Статусы электронного акта и что с ними делать

После отправки акт живёт в Текущих делах ЭДО и меняет статусы. Понимание цепочки экономит нервы: часто «зависший» документ просто ждёт действия контрагента.

Для акта на услуги обмен часто односторонний: вы подписали и отправили, подтверждение подписи контрагента для первички не всегда обязательно. Уточните регламент у заказчика.

Видеоинструкция: отправка документа по ЭДО

Наглядно весь путь — от кнопки ЭДО до подписи — в коротком видео.

Сколько стоит отправка акта по ЭДО и лимиты бесплатной отправки

Приём входящих документов в 1С-ЭДО бесплатен всегда. Платите только за исходящие — то есть за ваши акты.

Ориентировочные цены (уточняйте у своего партнёра 1С):

• 🆓 Бесплатный лимит — как правило, некоторое число комплектов в месяц включено в тариф ИТС (часто около 100 исходящих). Точное число зависит от уровня договора.
• 💸 Сверх лимита — примерно 8–12 ₽ за один отправленный комплект документов.
• 📦 Пакетные тарифы операторов — от нескольких сотен рублей за пакет на сотни-тысячи документов, выгоднее поштучной оплаты при большом потоке.

Один «комплект» — это обычно один пакет по сделке (например, акт + счёт-фактура считаются вместе, если идут одним УПД). Отдельный акт — один комплект.

Типичные ошибки при отправке акта по ЭДО

Диагностика частых сбоев — что означает симптом и как лечить.

Если контрагент не в ЭДО: альтернатива и роуминг

Не у всех заказчиков есть ЭДО, и не все на том же операторе. Варианты:

• 📨 Роуминг — если контрагент у другого оператора, отправьте приглашение по ИНН. Роуминг между крупными операторами обычно автоматический, реже нужна ручная заявка.
• ✉️ Приглашение — контрагент есть в ЭДО, но связи нет: создайте приглашение, дождитесь принятия.
• 📃 Бумага или PDF по e-mail — если контрагент категорически не переходит на ЭДО. Тогда акт печатается и подписывается по старинке; юридическую силу электронке без ЭДО-оператора придётся подкреплять договором об обмене.

Частые вопросы