Меняем статус УПД с 1 на 2 в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Статус в УПД — не формальность, а признак того, заменяет документ счёт-фактуру или нет. Статус 1 совмещает накладную и счёт-фактуру, статус 2 — только передаточный документ, без налоговой части.

Способов ровно два. Быстрый — убрать счёт-фактуру в конкретном документе реализации, и 1С сама поставит в шапке цифру 2. Системный — поправить настройки налогов и ЭДО, чтобы все новые документы уходили со статусом 2 без правок. Ниже — как поменять статус УПД в 1С 8.3 с 1 на 2 в печатной форме и в электронном обмене, как исправить уже отправленный документ и почему статус иногда «залипает».

Статусы передаточного документа: 1, 2 и почему кнопки нет

В 1С статус УПД не выбирается вручную. Он вычисляется автоматически по одному признаку — выписан ли по документу счёт-фактура.

Пример на цифрах. Отгрузка на 120 000 ₽, в том числе НДС 20 000 ₽, счёт-фактура выписан — статус 1. Та же отгрузка на 120 000 ₽ без НДС у организации на УСН, счёта-фактуры нет — статус 2.

Какой статус УПД нужен именно вам

Сначала убедитесь, что менять вообще надо. Половина «ошибок со статусом» — это корректный статус 1, который пытаются переделать.

Как в 1С изменить статус УПД с 1 на 2 в печатной форме

Работаем в документе Реализация (акт, накладная, УПД) в 1С:Бухгалтерии 8.3, редакция 3.0. В УТ и КА логика та же, отличаются только названия разделов меню.

Если по документу нужны и накладная, и УПД — печатайте что-то одно. Две формы на одну отгрузку дают дубль первичного документа.

Как в 1С сформировать УПД со статусом 2 сразу, без переделок

Чтобы не чистить счёт-фактуру в каждой реализации, уберите причину на уровне настроек.

• 🧾 Система налогообложения. Главное → Налоги и отчёты → Система налогообложения. Для УСН без НДС счёт-фактура не создаётся, и все УПД идут со статусом 2.
• 🚫 Флаг плательщика НДС. Организация на спецрежиме, а в настройках указан НДС — программа продолжит просить счёт-фактуру. Снимите.
• 📄 Ставка в номенклатуре и договоре. Поставьте «Без НДС» в карточках номенклатуры и в договоре с покупателем — тогда в реализации ставка подставится сама.
• ⚙️ Кнопка «Выписать счёт-фактуру». На спецрежиме её быть не должно. Видите её — вернитесь к настройкам налогов, там осталась ОСНО.
• 🧩 Шаблон заполнения. Если пользуетесь копированием прошлых документов, проверьте копию: ставка НДС и признак счёта-фактуры тянутся из источника.

При таких настройках вопрос «как в 1С сделать УПД со статусом 2» отпадает сам: программа формирует нужный статус по умолчанию, вручную ничего переключать не надо.

Как в УПД поставить статус 2 в 1С 8.3 при отправке через ЭДО

В электронном виде УПД уходит не «со статусом», а с функцией документа по формату из приказа ФНС № ММВ-7-15/820@. Логика та же, что в печати.

Порядок отправки УПД со статусом 2 через 1С-ЭДО:

1. Откройте реализацию, по которой счёт-фактура не зарегистрирован.
2. Нажмите ЭДО → Отправить. Программа сама подставит функцию ДОП.
3. В форме отправки проверьте поле с видом документа — там должен быть универсальный передаточный документ с функцией ДОП.
4. Отправьте и дождитесь ответной подписи контрагента.

Смена формата исходящих документов

Если в ЭДО вместо УПД уходит ТОРГ-12 плюс отдельный счёт-фактура, дело не в статусе, а в формате исходящих документов.

1. Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами → Настройки ЭДО.
2. Откройте настройку с нужным контрагентом, перейдите к списку исходящих документов.
3. Для документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» выберите формат универсального передаточного документа вместо пары «ТОРГ-12 + счёт-фактура».
4. Сохраните. Настройка действует на новые отправки, уже отправленное не переформатируется.

Ошибочно отправили УПД со статусом 2 вместо 1

Ситуация частая: покупатель просит вычет, а документ ушёл функцией ДОП. Что делать, зависит от того, завершён ли документооборот.

Обратная ситуация — ушёл статус 1, а нужен был 2 — лечится так же: аннулирование и повторная отправка без счёта-фактуры.

Как исправить информацию в УПД в 1С:Бухгалтерии 8.3

Смена статуса и исправление данных — разные операции. Если ошибка в сумме, количестве или реквизитах, статус трогать не нужно.

Корректировка УПД со статусом 1

Стороны договорились об изменении цены или количества — оформляется универсальный корректировочный документ (УКД, письмо ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@).

1. Откройте реализацию, Создать на основании → Корректировка реализации.
2. Вид операции — «Корректировка по согласованию сторон».
3. На вкладке «Товары» в строке «после изменения» укажите новые данные.
4. Печать → «Универсальный корректировочный документ (УКД)».

Пример: отгружали 10 шт по 1 000 ₽ = 10 000 ₽, покупатель принял 8 шт. В УКД «после изменения» ставим 8 шт, документ уходит на уменьшение 2 000 ₽. УКД со статусом 1 включает корректировочный счёт-фактуру.

Изменения в УПД со статусом 2

У неплательщика НДС корректировочного счёта-фактуры нет, поэтому УКД формируется со статусом 2 — только документ об изменении стоимости. Механика в 1С та же: «Корректировка реализации» с видом «Корректировка по согласованию сторон», счёт-фактура не создаётся.

Исправление ошибок, а не изменение условий

Опечатка в наименовании, ИНН, адресе или арифметическая ошибка — это не корректировка, а исправление.

• В реализации выберите Создать на основании → Корректировка реализации, вид операции — «Исправление первичных документов ».
• Укажите верные данные; программа сформирует исправленный УПД с номером и датой исправления.
• Статус исправленного документа совпадает со статусом исходного: был 1 — останется 1.

Что проверить в отчётах после смены статуса

Смена статуса не меняет проводки по реализации, но влияет на налоговый учёт НДС. Проверьте два места.

• 📘 Отчёты → Книга продаж — документ со статусом 2 в книгу продаж попадать не должен.
• 🔎 Отчёты → Анализ учёта по НДС и Отчёты → Экспресс-проверка — блок по книге продаж покажет, если счёт-фактура остался висеть в регистрах.
• 🧮 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 90.03: при статусе 2 начислений НДС по этой отгрузке быть не должно.

Расхождение осталось — значит счёт-фактура удалён, но документ не перепроведён.

Типичные ошибки: почему статус УПД не меняется

Если статус всё равно остался 1

Когда всё сделано по инструкции, но в шапке упрямо стоит единица:

• Перепроведите документ (Ещё → Провести) — статус считается в момент проведения.
• Проверьте дату реализации: в разных периодах могут действовать разные настройки учётной политики и ставки НДС.
• Посмотрите журнал Продажи → Счета-фактуры выданные — счёт-фактура мог остаться в базе, хотя ссылка в реализации исчезла.
• Обновите конфигурацию до актуального релиза: форма и электронный формат УПД периодически меняются вслед за требованиями ФНС.
• Убедитесь, что печатаете именно «Универсальный передаточный документ», а не ТОРГ-12 или отдельную форму счёта-фактуры.

Проверь себя

Частые вопросы