Как проверить в 1С, все ли счета-фактуры проведены и выписаны

Перед сдачей декларации по НДС нужно понять, как проверить в 1С, все ли счета-фактуры проведены: и полученные от поставщиков, и выписанные покупателям. Один непроведённый или отсутствующий документ — это потерянный вычет или занижение налога, а значит, требование из инспекции.

Хорошая новость: искать вручную по всем документам не придётся. В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть готовые инструменты, которые за пару минут показывают, где счёт-фактуры не хватает или где он не проведён. Ниже — по шагам.

Что значит «счёт-фактура проведён» и почему это важно

Счёт-фактура в 1С — отдельный документ, привязанный к накладной или акту. Он бывает двух видов:

• 📥 полученный — регистрируется на основании Поступления (акты, накладные), даёт право на вычет входного НДС;
• 📤 выданный — создаётся на основании Реализации, попадает в книгу продаж.

Проведённый документ — тот, который сформировал движения по регистрам НДС. Если счёт-фактура только записан, но не проведён, в книгу покупок или продаж он не попадёт.

Экспресс-проверка ведения учёта по НДС

Самый быстрый способ увидеть картину целиком — встроенная экспресс-проверка.

1. Откройте Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка.
2. Задайте период (обычно квартал).
3. Нажмите Показать настройки и оставьте раздел Ведение книги покупок и Ведение книги продаж.
4. Нажмите Выполнить проверку.

1С проверит десятки контрольных соотношений. Нас интересуют строки вида:

• «Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации»;
• «Соответствие суммы НДС, начисленного по реализации, записям книги продаж»;
• «Наличие документа Счёт-фактура полученный по документам поступления».

Красный треугольник напротив строки — есть расхождения. Разверните её: 1С покажет конкретные документы, по которым счёта-фактуры нет или он не проведён.

Проверка полученных счетов-фактур по документам поступления

Здесь ловим ситуацию, когда поставщик документ дал, а в базе счёт-фактуру забыли создать.

Через сам документ поступления

Откройте список Покупки → Поступления (акты, накладные, УПД). В колонке Счёт-фактура видно:

• есть номер и дата — счёт-фактура зарегистрирован;
• пусто — документа нет, вычет не заявлен.

Отсортируйте список по этой колонке или включите отбор, чтобы пустые строки собрались вместе.

Через универсальный отчёт

Массово по всем поступлениям надёжнее смотреть отчётом.

1. Отчёты → Универсальный отчёт.
2. Тип объекта — Документ, вид — Поступление (акт, накладная).
3. В настройках выведите поля с суммой НДС и наличием счёта-фактуры.
4. Установите отбор «счёт-фактура не заполнен».

Так вы получите список поступлений с НДС, но без зарегистрированного счёта-фактуры — прямой перечень того, что надо доделать.

Проверка выданных счетов-фактур по документам реализации

Обратная задача: реализация есть, а счёт-фактуру покупателю не выписали.

Быстрее всего — через обработку Формирование счетов-фактур или через ту же экспресс-проверку (строка «Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации»).

Ручной способ по списку:

• откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД);
• в колонке Счёт-фактура найдите пустые ячейки;
• по нужным документам нажмите Выписать счёт-фактуру.

Отдельно проверьте авансы: на каждый полученный аванс должен быть счёт-фактура на аванс. Их формирует регламентная операция Регистрация счетов-фактур на аванс в Помощнике по учёту НДС.

Отчёты для проверки: книга покупок, книга продаж, ОСВ

Когда нужен не поиск дыр, а сверка сумм, помогают стандартные отчёты.

Логика простая: если на счёте 19 на конец квартала висит остаток, а причин для этого нет — скорее всего, по какому-то поступлению не проведён счёт-фактура и вычет не принят.

Особые случаи: авансы, ОС и банковские выписки

Не все документы дают счёт-фактуру напрямую — про них часто забывают.

• 💰 Авансы поставщикам. Вычет по авансовому счёту-фактуре возможен, только если он зарегистрирован в базе. Основание — платёжка из банковской выписки плюс счёт-фактура от поставщика.
• 🏢 Ввод ОС и НМА в эксплуатацию. НДС по основным средствам принимается к вычету после Принятия к учёту ОС. Если операция не проведена, вычет не попадёт в книгу покупок, даже когда счёт-фактура есть.
• 🏦 Банковские выписки. Сами по себе счёта-фактуры не создают, но по ним отслеживают полученные и выданные авансы, под которые счёт-фактура нужен.

Типичные ошибки и что с ними делать

Как не пропускать счета-фактуры дальше

Чтобы не искать дыры каждый квартал вручную:

• регистрируйте счёт-фактуру сразу при вводе поступления, не откладывая;
• используйте Помощник по учёту НДС (Операции → Помощник по учёту НДС) — он ведёт по всем регламентным операциям по порядку;
• подключите 1С:ЭДО: входящие электронные счета-фактуры создаются в базе автоматически при приёме документа, пропусков почти не бывает;
• раз в неделю прогоняйте экспресс-проверку.

В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 3.0 помощник по учёту НДС сам подсвечивает незакрытые шаги — ориентируйтесь на него как на главный маршрут перед отчётностью.

Частые вопросы