Выгрузка данных из 1С в Excel: все рабочие способы

Распространённое заблуждение: чтобы в 1С выгрузить в эксель данные, нужна отдельная обработка или помощь программиста. Не нужна. Механизм выгрузки встроен в саму 1С 8.3, и печатная форма, отчёт, список справочника или таблица подбора переносятся в Excel за два-три клика.

Ниже — четыре штатных способа выгрузить данные из 1С в Excel, сравнение по задачам, выбор формата файла, автоматизация через OData и регламентную рассылку, а также разбор ситуаций, когда кнопка сохранения серая или таблица приезжает «съехавшей».

Что можно выгрузить из 1С в Excel

Правило простое: если что-то отображается на экране как таблица или печатная форма — это выгружается в Excel. Способ отличается только источником данных.

То есть «выгрузить документ» и «выгрузить отчёт» — это один и тот же приём. А список номенклатуры или контрагентов достаётся по-другому, через «Вывести список ».

Какой способ подходит для вашей задачи

Чтобы не перебирать всё подряд — короткое сравнение.

Способ 1. Как из 1С сохранить документ или отчёт в эксель

Самый частый сценарий — получить в Excel печатную форму: счёт на оплату, накладную, акт сверки . Порядок такой:

1. Откройте документ и нажмите кнопку Печать.
2. Выберите нужную печатную форму — на экране появится табличный документ 1С.
3. В верхнем меню формы нажмите Сохранить (значок дискеты) или Ещё → Сохранить.
4. В поле Тип файла выберите Лист Excel 2007 (.xlsx).
5. Укажите имя и папку, нажмите Сохранить.

Файл открывается в Excel как обычная книга. Отчёт сохраняется так же, только без кнопки «Печать»: сформировали ОСВ или карточку счёта — и тем же Сохранить кладёте в .xlsx.

Как выгрузить отчёт в эксель из 1С: нюансы по ОСВ

• Настройте отбор и группировку до выгрузки (по субсчетам, по контрагентам) — в Excel не придётся пересобирать таблицу руками.
• Сверните лишние группировки кнопкой с минусом слева от строк: свёрнутые строки в файл не попадут.
• Отчёт с «шапкой на каждой странице» лучше сохранять в .xlsx, а не .pdf — иначе повторяющиеся заголовки разорвут таблицу.
• Сохранённый вариант отчёта (Сохранить вариант) избавляет от повторной настройки при следующей выгрузке.

Способ 2. Как из 1С перенести таблицу в эксель через «Вывести список»

Список номенклатуры, контрагентов, договоров, документы журнала — это не печатная форма. Для них работает «Вывести список»:

1. Откройте список (например, Справочники → Номенклатура).
2. При необходимости настройте отбор и колонки (Ещё → Изменить форму).
3. Нажмите Ещё → Вывести список.
4. В окне отметьте нужные колонки, тип вывода — Табличный документ, нажмите ОК.
5. Получившуюся таблицу сохраните через Сохранить → .xlsx.

Так же переносится таблица подбора или любая табличная часть, которую 1С показывает списком.

Контрагенты с ИНН и КПП, номенклатура с артикулами

В форме списка контрагентов по умолчанию нет ни ИНН, ни КПП. Добавьте их через Ещё → Изменить форму → в дереве реквизитов поставьте галочки на ИНН и КПП, затем выгружайте список. Для номенклатуры так же добавляются Артикул, Единица, Ставка НДС, Группа.

Чтобы длинные ИНН не превратились в 7,71234E+11, заранее задайте столбцу в Excel текстовый формат либо выгружайте в .xlsx — там 1С помечает такие поля как текст сама.

Быстрый способ: копирование ячеек

Когда нужно перенести две-три строки, файл не обязателен. Выделите ячейки в таблице 1С мышью, нажмите Ctrl+C, перейдите в Excel и Ctrl+V. Данные вставятся с сохранением колонок. Способ грубый, зато мгновенный.

Способ 3. Универсальный отчёт: выгрузка любых данных из 1С

Когда нужных полей нет ни в списке, ни в типовом отчёте, помогает универсальный отчёт: Отчёты → Стандартные отчёты → Универсальный отчёт.

1. В шапке выберите тип объекта: справочник, документ, регистр накопления или регистр сведений .
2. Укажите сам объект (например, регистр Товары на складах) и период.
3. Откройте Настройки → вкладка Поля и сортировки, отметьте нужные реквизиты.
4. На вкладке Отборы задайте условия, Сформировать — и Сохранить в .xlsx.

Так из 1С выгружают данные, до которых интерфейс обычно не даёт дойти: остатки в разрезе складов и характеристик, движения по регистру взаиморасчётов, историю цен.

Способ 4. Как в 1С сделать выгрузку в Excel автоматически

Если один и тот же отчёт выгружается каждый день, ручная работа начинает съедать время.

OData и Power Query: связь Excel с базой 1С

1С 8.3 умеет отдавать данные по протоколу OData. Администратор включает его в Администрирование → Публикация на веб-сервере (стандартный интерфейс OData) и выдаёт пользователю роль на чтение.

Дальше в Excel: Данные → Получить данные → Из других источников → Из веб-канала OData, адрес вида http://server/base/odata/standard.odata/. Таблица в Excel обновляется кнопкой Обновить всё — выгружать заново не нужно.

Рассылка отчётов по расписанию

В типовых конфигурациях есть регламентная рассылка: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов. Выбираете отчёт с сохранённым вариантом, формат вложения (xlsx), получателей и расписание — 1С сама формирует файл и шлёт на почту.

Программная выгрузка и таблица значений

Для разработчика штатный путь — записать табличный документ в файл:

ТабДок = Отчет.ПолучитьТабличныйДокумент();
ТабДок.Записать("D:\Обмен\osv.xlsx", ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);

Таблицу значений сначала выводят в табличный документ (через построитель или ВывестиТаблицу), а потом сохраняют тем же Записать. COM-соединение с Excel тоже работает, но оно медленнее и требует установленного Excel на машине.

Какой формат выбрать: xlsx, xls, csv, mxl

Для обычной работы берите .xlsx. .csv нужен, когда файл пойдёт не человеку, а другой системе — там важна «чистота» данных, а не красота.

Чем «Сохранить как» отличается от кнопки «Выгрузить»

В некоторых формах 1С рядом есть команда Выгрузить. Она делает совсем другое: формирует служебный XML для обмена между базами или для отправки в контролирующий орган. В Excel такой файл не открывается по-человечески. Для эксель нужна именно команда «Сохранить» с типом файла xlsx, а не «Выгрузить».

Права доступа и ограничения при выгрузке

Иногда кнопка Сохранить есть, но выгрузка не идёт. Причина часто не в 1С, а в правах.

• 🔒 У роли пользователя снято право Вывод (печать/сохранение) — кнопки печати и сохранения неактивны по всей базе. Включает администратор в настройке прав.
• 🔒 В облачных и арендованных базах выгрузку файлов ограничивают на уровне сервера: файл формируется, но не отдаётся на локальный диск. Тогда сохраняют в хранилище провайдера.
• 🔒 Выгрузка справочника сотрудников и физлиц может логироваться — персональные данные.

Если прав не хватает, не обходите ограничение, а запросите доступ у администратора базы.

Частые ошибки и как их избежать

Отдельные случаи, о которых спрашивают чаще всего

• 🗂 Журнал регистрации. Администрирование → Журнал регистрации, задайте отбор по дате и пользователю, затем Ещё → Вывести список → сохранить в .xlsx.
• 🧾 Пачка печатных форм. Excel умеет только по одной форме за раз. Нужны десятки документов сразу — используйте групповую печать в один PDF.
• 🕰 1С 7.7. Там та же логика: в табличном документе Файл → Сохранить как → тип Microsoft Excel (*.xls). Формата .xlsx в 7.7 нет.
• 📦 Номенклатура из УТ 10.3 и других баз на обычных формах. Меню Действия → Вывести список, дальше сохранение в .xls.
• 🔄 Обратная задача — загрузка из Excel в 1С. Через Загрузка данных из внешнего файла (или обработку «Загрузка из табличного документа»): подготовить лист с колонками, сопоставить их с реквизитами, проверить дубли, записать.

Частые вопросы