Сведения об удержанном НДФЛ в 1С:Бухгалтерии: заполняем документ и уведомление

Документ Сведения об удержанном НДФЛ в 1С:Бухгалтерии нужен, когда зарплату вы считаете во внешней программе (чаще всего в 1С:ЗУП), а в бухгалтерской базе удержанный налог сам не появляется. Заполнить сведения об удержанном НДФЛ в 1С:Бухгалтерия — значит перенести суммы налога по датам получения дохода, чтобы из них корректно собралось уведомление и платёж в бюджет.

Если же зарплату вы начисляете прямо в 1С:Бухгалтерии, отдельный документ не нужен — удержание фиксируется автоматически при проведении ведомости. Разберём оба случая: где документ лежит, как его заполнить руками, какие проводки он делает и как из него собрать уведомление по НДФЛ.

Что такое удержанный НДФЛ и зачем нужны эти сведения

Исчисленный НДФЛ — это налог, который вы посчитали при начислении дохода. Удержанный — тот, который фактически вычли из выплаты сотруднику в день перевода денег. В бюджет вы перечисляете именно удержанный налог.

Для налоговой важна дата удержания: от неё зависит, в какое уведомление и в какой срок попадёт сумма. С 2023 года НДФЛ платят через единый налоговый счёт (ЕНС), а суммы к списанию налоговая берёт из уведомления об исчисленных суммах.

💡 Простая логика цепочки: удержали налог из выплаты → сведения зафиксировали это в базе → из сведений собралось уведомление → по уведомлению деньги списались с ЕНС в счёт НДФЛ.

Сведения об удержанном НДФЛ нужны в двух ситуациях:

• 📥 Зарплата в 1С:ЗУП, учёт в 1С:Бухгалтерии. Данные об удержании переносятся в бухгалтерскую базу — либо синхронизацией, либо документом вручную.
• ✍️ Нет автоматического удержания. Например, доход выплачен не через стандартную ведомость, и налог нужно отразить отдельно.

Где найти сведения об удержанном НДФЛ в 1С:Бухгалтерии

Путь к документу зависит от релиза, но ориентиры одинаковые. Ищите в разделе зарплаты и налогов.

• Раздел Зарплата и кадры → блок НДФЛ → Все документы по НДФЛ (или Сведения об удержанном НДФЛ).
• Через уведомление: Операции → Единый налоговый счёт → Уведомления — оттуда виден и удержанный НДФЛ, который попадёт в уведомление.
• Быстрый способ — поиск по программе (значок лупы вверху): начните набирать удержанном НДФЛ, и 1С предложит нужный журнал.

⚠️ Если пункта нет вовсе, проверьте настройки: Администрирование → Функциональность → закладка Сотрудники должна быть включена. Без учёта зарплаты журналы по НДФЛ скрыты.

Отражение удержанного НДФЛ в бухучёте смотрят там же, но в проводках — через Дт 70 Кт 68.01. Где найти сами проводки: откройте документ удержания и нажмите кнопку Дт/Кт (показать движения).

Как заполнить сведения об удержанном НДФЛ в 1С:Бухгалтерии: пошагово

Разберём ручное заполнение — когда синхронизации с 1С:ЗУП нет и данные вносим сами.

Заполняя строки, держите под рукой расчётные листки или свод из 1С:ЗУП: суммы удержания в базах должны совпадать до копейки.

Проводки: как отражается удержанный НДФЛ в бухучёте

Сам факт удержания налога из зарплаты — это уменьшение долга перед сотрудником и рост долга перед бюджетом.

Пример. Оклад 60 000 ₽, вычетов нет, ставка 13 %. НДФЛ = 7 800 ₽. При выплате проводка Дт 70 Кт 68.01 — 7 800. На руки сотрудник получает 52 200 ₽. Эти же 7 800 ₽ и должны лечь в сведения об удержанном НДФЛ.

Как сформировать уведомление по НДФЛ в 1С:Бухгалтерии

После того как удержание отражено, из него собирается уведомление для налоговой — тот самый документ, по которому деньги спишутся с ЕНС.

1. Откройте Операции → Единый налоговый счёт → Уведомления.
2. Нажмите Создать и выберите Уведомление об исчисленных суммах налогов.
3. Укажите период. Кнопка Заполнить подтянет удержанный НДФЛ по срокам перечисления автоматически.
4. Проверьте КБК, ОКТМО и сумму по каждой строке (в уведомлении НДФЛ дробится по периодам внутри месяца).
5. Проведите и отправьте через встроенную отчётность (1С-Отчётность) либо выгрузите файл для стороннего оператора.

💡 Одно уведомление может содержать несколько налогов и несколько сроков. НДФЛ за первую и вторую половину месяца — это разные строки уведомления с разными сроками уплаты.

Сумма НДФЛ в уведомлении обязана совпадать с той, что вы фактически удержали и покажете в 6-НДФЛ. Расхождение — прямой повод для требования из инспекции.

Как проверить удержанный НДФЛ в 1С

Перед отправкой уведомления сверьте суммы. Три инструмента, которые снимают большинство вопросов:

Порядок проверки простой:

• ✅ Исчисленный и удержанный НДФЛ по сотруднику совпадают (если доход выплачен полностью).
• ✅ Удержанный налог из отчёта равен сумме в уведомлении.
• ✅ Сальдо по счёту 68.01 закрывается перечислением в срок.

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Перепутали дату начисления и дату удержания. Налог удерживается в день выплаты. Поставите дату начисления — сумма уедет не в то уведомление.
• ❌ Заполнили сведения, но не сформировали уведомление. Данные в базе есть, а налоговая их не видит — деньги с ЕНС не спишутся вовремя, набегут пени.
• ❌ Двойной учёт при синхронизации с 1С:ЗУП. Если настроен обмен, не вносите те же суммы ещё и руками — получите удвоение НДФЛ.
• ❌ Не совпадают суммы с 6-НДФЛ. Сведения и отчёт заполняются из разных мест — сверяйте их до отправки, а не после требования.
• ❌ Забыли про выплаты по ГПХ и дивиденды. Их НДФЛ тоже идёт в уведомление, но проводки другие (счета 76 и 75.02).

⚠️ Перед массовой правкой сумм в закрытом периоде сделайте резервную копию базы (Администрирование → Резервное копирование). Откат перепроведённых документов вручную — это часы работы.

Частые вопросы