Как настроить и заполнять электронные перевозочные документы в 1С:Бухгалтерии

Самое частое заблуждение: «у нас подключён 1С-ЭДО, значит перевозочные документы уже уходят электронно». Не уходят. Настройка ЭПД в 1С:Бухгалтерии — это отдельный контур поверх ЭДО: свой флажок сервиса, регистрация в ГИС ЭПД, роли участников и настройка справочников, из которых программа собирает накладную.

Пропустите любой из уровней — и получите либо пустые поля в титуле, либо документ, который оператор не примет. Ниже — весь путь: что включить в базе, как подтвердить готовность к обмену, что дозаполнить в номенклатуре и транспорте, как в 1С заполнить ЭПД по титулам и где чаще всего спотыкаются на первой отгрузке.

Четыре уровня настройки: почему одного флажка мало

1С:Бухгалтерия эпд не «включает» одной галочкой. Работают четыре независимых слоя, и сбой на любом из них выглядит одинаково — документ не создаётся или не отправляется.

Что проверить до начала настройки

Релиз конфигурации и платформы

Поддержка электронных перевозочных документов появилась в 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 в релизах ветки 3.0.121 и с тех пор дополняется почти каждым обновлением: добавляются новые виды документов, титулы и форматы ФНС.

Практический вывод простой — работайте на актуальном релизе БП 3.0 и свежей платформе 8.3. На релизе двухлетней давности половины титулов просто не будет в интерфейсе, и никакая настройка их не вернёт.

Проверить версию: Главное — О программе либо надпись в правом верхнем углу через Сервис и настройки.

Подпись, МЧД и роли участников

Для ЭПД нужна квалифицированная электронная подпись. Если подписывает не руководитель, а логист или кладовщик — потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД), зарегистрированная в распределённом реестре ФНС.

Кто участвует в обмене ЭПД и что подписывает:

• 🏢 Грузоотправитель — формирует титул отправителя, указывает груз и указания перевозчику.
• 🚚 Перевозчик — подтверждает приём груза, подписывает титул приёма и титул сдачи.
• 📥 Грузополучатель — подписывает приёмку, фиксирует расхождения и оговорки.
• 🧭 Экспедитор — если перевозка через экспедиторские услуги, добавляются свои документы.
• 👷 Водитель — не подписывает КЭП в базе, работает через мобильное приложение.

Шаг 1. Включаем сервис 1С-ЭПД в базе

Начинаем с транспорта. Настройка живёт в разделе Администрирование — Обмен электронными документами.

1. Раскройте группу Обмен с контрагентами и убедитесь, что флажок Сервисы ЭДО включён.
2. Проверьте учётную запись ЭДО: организация, сертификат, идентификатор участника. Если записи нет — сначала пройдите помощник подключения к ЭДО.
3. Включите флажок, отвечающий за электронные перевозочные документы (ЭПД). В разных релизах он называется чуть по-разному, но всегда лежит рядом с настройками обмена с контрагентами.
4. После включения в интерфейсе появится отдельный журнал перевозочных документов и помощник регистрации в ГИС ЭПД.

Шаг 2. Настройка ГИС ЭПД в 1С:Бухгалтерии 3.0

Сервис 1С-ЭПД передаёт сведения в государственную информационную систему через оператора. Чтобы это заработало, организацию нужно зарегистрировать как участника.

Что запросит помощник регистрации:

• реквизиты организации (ИНН, КПП, ОГРН) — подтягиваются из справочника;
• роли, в которых вы будете обмениваться: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор, фрахтовщик;
• сертификат КЭП для подписания заявления;
• контактные данные ответственного.

После отправки заявления статус меняется на «Ожидается регистрация», затем — на подтверждённый. Обычно это минуты, но иногда сутки: ГИС ЭПД сверяет данные с ЕГРЮЛ.

Шаг 3. Как подтвердить готовность к ЭПД в 1С

Этот пункт вызывает больше всего вопросов, потому что «готовность» означает три разные вещи одновременно.

Готовность организации. Сервис подключён, регистрация в ГИС ЭПД подтверждена, роли выбраны, сертификат действует. Смотрите в настройках ЭДО — там виден статус учётной записи и признак работы с перевозочными документами.

Готовность контрагента. В карточке контрагента или в списке настроек ЭДО программа показывает, поддерживает ли партнёр обмен перевозочными документами. Если нет — отправьте приглашение к обмену и дождитесь принятия. Пока настройка ЭДО не в статусе «Присоединён», отправить ЭТрН не получится.

Готовность по конкретному документу. Перед отправкой 1С проверяет комплектность титула: заполнен ли груз, есть ли перевозчик, транспортное средство, водитель, адреса погрузки и разгрузки. Ошибки выводятся списком — их и нужно закрыть.

Шаг 4. Включаем учёт доставки и правим справочники

Дальше начинается та часть, которую обычно откладывают — и потом набивают накладные вручную. А данные для ЭПД программа берёт из обычных справочников учёта.

Учёт доставки

В Администрирование — Функциональность (либо в настройках склада, зависит от релиза) включите учёт доставки. После этого в документах реализации появляется закладка или раздел с данными о перевозке: грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, транспорт, адреса.

Без этой настройки реализация не знает, кто и чем везёт, — значит, автозаполнение ЭТрН работать не будет.

Транспортные средства и водители

Заполните справочники заранее, по одному разу на каждую машину:

• 🚛 марка и модель, тип транспортного средства;
• 🔢 государственный регистрационный номер, номер прицепа;
• 📄 тип владения: собственность, аренда, лизинг;
• 👤 водители — ФИО, реквизиты водительского удостоверения, гражданство.

Карточка номенклатуры: вес, объём, признак груза

Груз в ЭТрН описывается количественно, и эти реквизиты живут в номенклатуре:

1. Наименование груза для перевозочных документов — часто отличается от учётного. «Смесь сухая строительная М-150, 25 кг» читается в накладной лучше, чем «Смесь М150».
2. Вес брутто одной единицы — с учётом упаковки.
3. Объём одной единицы — нужен для габаритных грузов и расчёта загрузки.
4. Признак «насыпной, наливной груз» — меняет порядок описания мест и упаковки.
5. Код ТН ВЭД / вид упаковки — если работаете с маркируемой или подакцизной продукцией.

Пример: реализуете 1 200 упаковок, вес брутто одной — 0,95 кг, объём — 0,0021 м³. В титуле автоматически встанет масса брутто 1 140 кг и объём 2,52 м³. Заполните эти поля один раз — и больше не считаете на калькуляторе перед каждой отгрузкой.

Шаг 5. Откуда 1С берёт данные при автозаполнении ЭПД

Чтобы понимать, где искать причину пустого поля, полезно держать в голове карту соответствий.

Логика однозначная: пустое поле в накладной = пустой реквизит в справочнике. Лезть в сам документ и исправлять руками имеет смысл только для разовых отклонений.

Где в 1С:Бухгалтерии электронные перевозочные документы

После включения сервиса появляется отдельное рабочее место. Искать так:

• Продажи — Электронные перевозочные документы — журнал исходящих и входящих ЭПД;
• Покупки — Электронные перевозочные документы — для входящих, если вы грузополучатель;
• Продажи — ЭДО — Текущие дела ЭДО — общая очередь: что подписать, отклонить, отправить;
• из документа реализации — кнопка ЭДО и команда создания перевозочного документа.

В журнале есть фильтры по виду документа, статусу и контрагенту. Удобный приём: сохраните отбор «Требуется подпись» как настройку списка и открывайте её утром вместо ручного просмотра.

Как в 1С заполнить ЭПД: разбор ЭТрН по титулам

Электронная транспортная накладная — не один файл, а цепочка титулов, которые подписывают разные участники. Программа ведёт по цепочке сама, если поняла вашу роль.

Титул грузоотправителя

Создаётся из реализации или прямо в журнале. Что проверить после автозаполнения:

1. Грузоотправитель и грузополучатель — совпадают ли с фактическими сторонами, а не только с продавцом и покупателем.
2. Адреса погрузки и разгрузки — с индексом, до дома. Абстрактное «г. Казань» не пройдёт.
3. Груз — наименование, количество мест, масса брутто, объём, вид упаковки.
4. Сопроводительные документы — накладные, сертификаты, паспорта качества.
5. Указания грузоотправителя — температурный режим, запрет на перегрузку, особые условия.
6. Перевозчик и стоимость перевозки — если стоимость фиксируется в накладной.
7. Сроки — дата и время подачи транспорта под погрузку.

Титул перевозчика: приём груза

Перевозчик подтягивает транспортное средство, прицеп, водителя и фиксирует фактическое время прибытия и отъезда. Здесь же вносятся оговорки: несоответствие пломбы, повреждение упаковки, недостача мест.

Титул сдачи и приёмки

Грузополучатель принимает груз и подписывает свой титул. Если есть расхождения — заполняет раздел с замечаниями, и накладная уходит на согласование дальше. Отказываться от подписи целиком не нужно: расхождения фиксируются внутри документа.

Замена водителя, транспорта, переадресовка

Отдельные титулы для ситуаций «в пути»:

• замена транспортного средства или водителя;
• переадресовка — смена грузополучателя или адреса разгрузки;
• привлечение соисполнителя к перевозке.

Как подписать и отправить

Кнопка Подписать и отправить в документе или в «Текущих делах ЭДО». Программа проверяет комплектность, подписывает выбранным сертификатом и отдаёт оператору. Дальше следите за статусом: от «Отправлен» до «Завершён».

Как заполнить другие виды перевозочных документов

Электронный заказ и заявка

Стартовый документ: грузовладелец сообщает перевозчику, что и куда везти. В 1С удобно начинать цепочку именно с заказа — тогда ЭТрН заполнится из него, а не вручную.

Электронный путевой лист

Формируется на транспортное средство и водителя. Заполняются показания одометра, время выезда и возврата, отметка о предрейсовом медосмотре. Медработник и механик могут проставлять отметки через мобильное приложение.

Электронная сопроводительная ведомость

Нужна при перевозке порожних и гружёных контейнеров. В 1С выбирается тип операции: передача порожнего контейнера, перевозка гружёного, возврат пустого. Заполняются номер контейнера, тип, масса тары.

Договор фрахтования и заказ-наряд

Оформляются, когда заказывается транспорт целиком (фрахтование) или когда перевозчик работает по заказ-наряду. Отличие от ЭТрН — в предмете: не перемещение конкретного груза, а предоставление транспортного средства.

Экспедиторские документы

Поручение экспедитору , экспедиторская расписка, складская расписка. Актуально, если вы экспедитор или работаете через него. В журнале они лежат в той же группе перевозочных документов.

Мобильное приложение 1С-ЭПД для водителя

Водителю не нужна КЭП и доступ в базу. Схема работы:

1. В базе отправляете водителю приглашение или QR-код на подключение.
2. Он устанавливает мобильное приложение и авторизуется.
3. Видит свои накладные и путевые листы, подтверждает погрузку и выгрузку, прикладывает фото.
4. Данные возвращаются в базу и попадают в титулы.

Приложение решает главную боль ЭПД: без него фактические времена и отметки приходится вносить постфактум, со слов водителя.

Типичные ошибки настройки и заполнения ЭПД

Когда настраивать ЭПД не нужно

Не каждой организации этот контур нужен здесь и сейчас:

• 🚫 перевозки нет вообще — работаете самовывозом, документы на перевозку не оформляете;
• 🚫 доставку организует покупатель своим транспортом и своим договором — ЭТрН оформляет он;
• 🚫 перевозки внутренние, между своими подразделениями, без сторонних участников;
• 🚫 контрагент физически не готов к электронному обмену — тогда сначала роуминг и приглашение, а не настройка титулов.

Проверка перед первой боевой отгрузкой

Прогоните одну накладную по всей цепочке — лучше с дружественным контрагентом и на реальной, но небольшой поставке.

Что должно получиться:

1. ЭТрН создаётся из реализации за один клик, разделы заполнены автоматически.
2. Титул отправителя подписывается и уходит без ошибок формата.
3. Перевозчик видит документ и подтверждает приём груза.
4. Водитель видит накладную в мобильном приложении.
5. Грузополучатель подписывает приёмку.
6. Статус документа доходит до завершённого, сведения ушли в ГИС ЭПД.
7. В журнале ЭПД документ связан с реализацией — по кнопке перехода.

Если спотыкается на любом шаге — возвращайтесь к соответствующему уровню из таблицы в начале. Это быстрее, чем перебирать настройки наугад.

Частые вопросы