Настройка заполнения дополнительных полей в 1С-ЭДО

Дополнительные поля в 1С-ЭДО — это реквизиты, которые крупный покупатель требует включить в электронный УПД, ТОРГ-12 или счёт-фактуру сверх стандартного формата. Номер заказа, код грузополучателя, артикул покупателя — без них торговая сеть просто отклонит документ.

Настройка заполнения дополнительных полей 1С-ЭДО решает это раз и навсегда: один раз сопоставили поля контрагента с данными базы — дальше система подставляет значения сама при каждой отправке.

Зачем контрагенту эти поля

Стандартный формат электронного УПД содержит фиксированный набор данных: реквизиты сторон, номенклатуру, суммы, НДС. Но у сетевых покупателей своя учётная система, и ей нужны «якоря», чтобы автоматически разнести ваш документ.

Чаще всего просят:

• 🔢 номер и дату заказа — по ним сеть сверяет поставку с заявкой;
• 🏢 код грузополучателя (GLN) — если складов у покупателя несколько;
• 📦 артикул (код товара) покупателя — их внутренний код номенклатуры;
• 📄 номер и дату договора — для привязки к контракту;
• 🆔 ваш код поставщика в системе покупателя.

Если хотя бы одно обязательное поле пустое, документ уходит в ошибку на стороне оператора или получателя. Поэтому настройку делают заранее, до первой отгрузки.

Где открыть настройку заполнения дополнительных полей

Путь одинаков для 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11:

1. Откройте раздел «Администрирование» (в некоторых конфигурациях — «НСИ и администрирование»).
2. Перейдите в «Обмен электронными документами».
3. Раскройте группу «Обмен с контрагентами».
4. Нажмите ссылку «Настройки заполнения дополнительных полей».

💡 Если ссылки не видно — проверьте, что включён флажок «Сервисы ЭДО». Без него блок настроек скрыт.

Откроется список настроек по видам исходящих документов. Настройка задаётся отдельно для каждого типа: УПД, ТОРГ-12, счёт-фактура, акт.

Пошаговая настройка: сопоставляем поля

В форме настройки добавляете строку и заполняете три вещи: вид документа, наименование поля (как его называет контрагент) и способ заполнения.

1. Нажмите «Создать» и выберите вид электронного документа.
2. В табличной части добавьте строку для каждого дополнительного поля.
3. Впишите точное наименование поля — оно должно совпадать с тем, что прислал покупатель, вплоть до регистра.
4. Укажите способ заполнения и, если нужно, источник значения.
5. Запишите и закройте.

Наименование поля переносите ровно так, как его прислал контрагент. Лишний пробел или другая раскладка — и значение уйдёт «мимо» нужного поля в его системе.

Четыре способа заполнить значение

Для каждого поля выбираете, откуда 1С возьмёт данные. Способ подбирают под то, меняется значение от документа к документу или нет.

Фиксированное значение — самый простой вариант: пишете текст, он подставляется в каждый документ.

Реквизит объекта — указываете путь к реквизиту (например, Ссылка.Договор.Номер). Значение подтянется автоматически из документа реализации.

Дополнительный реквизит нужен, когда штатного поля под данные нет. Сначала создайте его через «Дополнительные реквизиты и сведения» (раздел «Администрирование» → «Общие настройки»), затем привяжите к нему поле ЭДО.

⚠️ Способ «Заполнять вручную» удобен для разовых заявок, но легко забыть про поле при отправке. Для регулярных отгрузок в сеть выбирайте автозаполнение.

Дополнительные реквизиты: куда их добавлять

GLN, артикул покупателя и номер заказа обычно хранят в дополнительных реквизитах — их создают там, где логичнее вводить данные.

• Артикул покупателя — доп. сведение справочника «Номенклатура». Заполняете один раз по каждой позиции.
• GLN грузополучателя — доп. реквизит справочника «Контрагенты» или «Договоры».
• Номер заказа — доп. реквизит документа реализации, вводится при создании отгрузки.

После создания реквизита вернитесь в настройку дополнительных полей и в способе заполнения выберите «Дополнительный реквизит», затем сам реквизит из списка.

Особенности по видам документов

Один и тот же покупатель может требовать разный набор полей для разных документов. Настройка задаётся под каждый вид отдельно.

• УПД — самый частый случай. Обычно просят заказ, GLN и артикулы.
• ТОРГ-12 — товарная накладная в старом формате; поля похожи на УПД.
• Счёт-фактура — дополнительных полей минимум, чаще всего только код договора.

Если отгружаете разным сетям, сделайте отдельные настройки: у каждой свой перечень и свои наименования полей.

Типичные ошибки при настройке

• ❌ Поле не заполнилось. Проверьте, что источник (реквизит или доп. реквизит) действительно содержит значение в конкретном документе — пустой реквизит даст пустое поле.
• ❌ Значение ушло не в то поле. Наименование поля не совпало с форматом контрагента. Сверьте символ в символ.
• ❌ Настройка есть, но не применяется. Она задана для другого вида документа. Проверьте, что вид совпадает с тем, что отправляете.
• ❌ Дублируются значения. Одно поле настроено дважды разными способами — оставьте одну строку.

💡 Перед первой боевой отправкой выгрузите тестовый документ и откройте его просмотр в форме отправки. Так вы увидите заполненные дополнительные поля до того, как их увидит покупатель.

Что проверить после настройки

Быстрая самопроверка перед отправкой в сеть:

1. Все обязательные поля из письма покупателя добавлены в настройку.
2. У каждого выбран корректный способ заполнения.
3. Источники значений (реквизиты, доп. реквизиты) заполнены в самом документе.
4. Вид документа в настройке совпадает с отправляемым.
5. Тестовая отправка прошла без ошибок формата.

Частые вопросы