Формируем отчёт кассира и лист кассовой книги в 1С 8.3

Отчёт кассира в 1С 8.3 — это отрывная нижняя часть листа кассовой книги. Чтобы его сформировать, идите в раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга», задайте период и нажмите «Сформировать». Программа сама подтянет все приходные и расходные ордера за день.

Но под словами «отчёт кассира» бухгалтеры понимают две разные вещи. Ниже разберём обе: и лист кассовой книги в 1С:Бухгалтерии, и отчёт по смене онлайн-кассы (та самая КМ-6 и отчёт о розничных продажах). Плюс проводки, проверка и типовые ошибки.

Отчёт кассира — это лист кассовой книги или КМ-6?

Путаница возникает из-за двух документов с похожим названием.

• 📘 Отчёт кассира как часть кассовой книги. Лист кассовой книги печатается в двух одинаковых экземплярах. Верхний остаётся в книге, нижний отрывной — это и есть «отчёт кассира». Кассир отдаёт его в бухгалтерию вместе с ПКО и РКО за день.
• 🧾 Справка-отчёт кассира-операциониста (КМ-6). Старая унифицированная форма по выручке за смену на ККТ. С переходом на онлайн-кассы её роль выполняет отчёт о закрытии смены и документ «Отчёт о розничных продажах».

Если вы ведёте обычный бухучёт и вам нужна кассовая книга — вам нужен первый вариант. Если у вас розница с онлайн-кассой и вопрос про выручку за смену — второй. Разберём по очереди.

Что настроить перед формированием

Прежде чем формировать отчёт кассира, в базе должны быть заведены сами кассовые документы. Проверьте по списку.

• ✅ Включена функциональность «Касса». Раздел «Главное» → «Функциональность» → вкладка «Банк и касса».
• ✅ Заведена организация и хотя бы одна касса (справочник «Кассы»).
• ✅ Внесены приходные (ПКО) и расходные (РКО) кассовые ордера за нужный день.
• ✅ Для розницы — подключена онлайн-касса и настроен склад НТТ или АТТ.

💡 Кассовая книга собирается из проведённых ПКО и РКО. Если ордер не проведён (серый значок), в лист он не попадёт. Проверьте проведение до формирования.

Как сформировать отчёт кассира в 1С 8.3 пошагово

В 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельной кнопки «Отчёт кассира» нет — он печатается из кассовой книги. Где найти: раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга» (блок «Касса»).

Приход: откуда деньги в отчёте

В строку «Приход» листа попадают все ПКО за день: оплата от покупателей наличными, возврат подотчётных сумм, поступления с расчётного счёта, розничная выручка.

Расход: что уходит из кассы

В строку «Расход» — все РКО: выдача под отчёт, выплата зарплаты, сдача наличных в банк, оплата поставщику, возврат покупателю.

⚠️ Остаток на конец дня в отчёте кассира не может быть отрицательным. Если 1С показывает минус — где-то расход проведён раньше прихода или пропущен ПКО. Отрицательный остаток в кассе — грубая ошибка, налоговая трактует её как неоприходование выручки.

Кассовые проводки: что формируется в учёте

Сам отчёт кассира проводок не делает — он лишь печатная форма. Проводки создают ПКО и РКО. Вот типовой набор.

Оплаты по картам в кассовую книгу (наличную) не попадают — это безнал через счёт 57.03. В отчёт кассира входит только наличность по счёту 50.

Отчёт по онлайн-кассе: закрытие смены и розница

Если вопрос про выручку за смену на ККТ, порядок другой. Здесь «отчёт кассира» = отчёт о закрытии смены плюс документ «Отчёт о розничных продажах».

Как закрыть смену и оприходовать выручку:

1. Раздел «Продажи» → «Розничные продажи (чеки)» или рабочее место кассира.
2. Пробитые за день чеки закрываете кнопкой «Закрыть смену».
3. 1С формирует «Отчёт о розничных продажах» — он и делает проводку выручки Дт 50.01 Кт 90.01.1.
4. Отчёт о закрытии смены (Z-отчёт) уходит в ОФД автоматически.

Для автоматизированной торговой точки (АТТ) выручка приходуется сводно за смену. Для НТТ — при передаче денег в кассу организации отдельным ПКО.

Подключение кассы к 1С

Онлайн-касса подключается в разделе «Администрирование» → «Подключаемое оборудование». Добавляете строку «ККТ с передачей данных», выбираете драйвер, указываете порт. После этого — «Тест устройства».

Регистрация фискального накопителя

Фискальный накопитель регистрируют не в 1С, а в личном кабинете ФНС и в самой кассе. В 1С вы лишь указываете параметры уже зарегистрированной ККТ. Дату замены ФН программа отслеживает и предупреждает заранее.

Типичные ошибки и что делать, если не помогло

Форумы по теме «где найти отчёт кассира» полны одних и тех же вопросов. Собрали частые ситуации.

• ❌ «Кассовая книга пустая, хотя ордера есть». Причина почти всегда — ордера не проведены или выбрана не та касса/организация. Проверьте проведение и реквизиты в шапке отчёта.
• ❌ Не заполнен обязательный реквизит "Касса". В настройках отчёта не выбрана касса. Укажите её вручную.
• ❌ Нумерация листов сбилась. В 1С:Бухгалтерии листы нумеруются сквозно за год. Если появились «дыры», проверьте, не удаляли ли ПКО/РКО задним числом.
• ❌ Не совпадает остаток с прошлым днём. Остаток на начало дня тянется из остатка на конец предыдущего. Сформируйте книгу за весь месяц — увидите, где разрыв.

💡 Быстрая сверка: остаток в отчёте кассира на конец дня = сальдо счёта 50.01 в оборотно-сальдовой ведомости на ту же дату. Расходятся — ищите непроведённый или задним числом изменённый документ.

Если ничего не помогло, откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» → счёт 50 с детализацией по регистратору. Так видно каждый документ дня и легко поймать лишний или пропущенный.

Как проверить отчёт кассира: контрольные отчёты

Чтобы убедиться, что лист сформирован верно, используйте стандартные отчёты 1С.

Лимит остатка кассы 1С не контролирует автоматически — его вы задаёте сами приказом. Если превышаете, сверхлимитный остаток нужно сдать в банк тем же днём (кроме дней выплаты зарплаты).

Частые вопросы