Как оформить отчёт о расходах подотчётного лица в 1С:БГУ

Отчёт о расходах подотчётного лица (ф. 0504520) в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения оформляют, когда сотрудник отчитывается за потраченные под отчёт деньги. С 2023 года этот электронный документ заменил в госсекторе привычный авансовый отчёт (ф. 0504505).

Форма утверждена Приказом Минфина № 61н и составляется только в электронном виде с ЭП. Ниже — когда её нужно формировать, какие документы служат основанием, как заполнить отчёт в 1С:БГУ и какие проводки он создаёт.

Когда нужно составлять отчёт о расходах подотчётного лица

Документ формируют, если сотрудник получил деньги (или денежные документы) под отчёт и потратил их. Основные ситуации:

• 🧾 закупка товаров, работ, услуг за наличные или через подотчётную карту;
• ✈️ командировочные расходы — проезд, проживание, суточные;
• 🎫 использование денежных документов — билетов, конвертов, марок, топливных карт;
• 📦 приобретение материальных запасов и основных средств хозяйственным способом.

Срок сдачи — по общему правилу в течение трёх рабочих дней после окончания срока, на который выданы деньги, или после возвращения из командировки.

Документы-основания

Отчёт о расходах не появляется сам по себе — он завершает цепочку. В 1С:БГУ эти документы связываются между собой:

Сначала оформляют выдачу (РКО), затем — по факту трат — отчёт. К отчёту прикладывают чеки, накладные, акты, билеты. Без первичных документов, подтверждающих расход, суммы принять нельзя.

Как создать отчёт в 1С:БГУ — пошагово

В 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 (ред. 2) документ лежит в разделе «Денежные средства» → «Расчёты с подотчётными лицами».

После утверждения перерасход выдают сотруднику, а неиспользованный остаток он возвращает в кассу или на лицевой счёт.

Какие проводки формирует отчёт

Расчёты с подотчётниками в бюджетном учёте ведут на счёте 0 208 XX, где XX — код КОСГУ по виду расхода. Вот типовые операции.

Пример оформления с числами

Сотруднику выдали под отчёт 5 000 ₽ на канцтовары. Он купил бумагу и папки на 4 300 ₽, приложил кассовый чек и накладную.

В отчёте:

1. вкладка «Авансы» — 5 000 ₽ по РКО;
2. вкладка «Расходы» — номенклатура «Бумага А4», «Папки», сумма 4 300 ₽, счёт 105.36, КОСГУ 346;
3. остаток к возврату — 700 ₽.

Проводки: Дт 105.36 Кт 208.34 на 4 300 ₽ (оприходование) и Дт 201.34 Кт 208.34 на 700 ₽ (возврат в кассу). Счёт 208.34 закрывается в ноль по этому авансу.

Отчёт по денежным документам

Если под отчёт выдавали не деньги, а денежные документы (авиабилеты, конверты, топливные карты), в отчёте заполняют отдельную вкладку по денежным документам. Выдачу оформляют РКО ф. 0310002 на выдачу денежных документов, а списание идёт с кредита счёта 0 201 35.

Пример: выдан авиабилет за 12 000 ₽, использован в командировке. Проводка списания — Дт 208.26 Кт 201.35 на стоимость билета, затем расход относят на счёт затрат.

Типичные ошибки

Отчёты для проверки

После проведения сверьте расчёты стандартными отчётами:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 208 — в разрезе подотчётных лиц и КОСГУ;
• 🧮 Карточка счёта 208.XX — по конкретному сотруднику, видно все выдачи и списания;
• 📋 Анализ счёта 208 — общая картина расчётов с подотчётниками.

Если по сотруднику «висит» ненулевой остаток без движения — это сигнал незакрытого аванса.

Частые вопросы