Отражение удержанного НДФЛ в 1С:ЗУП и уведомление по НДФЛ: где найти и как заполнить

Документ «Отражение удержанного НДФЛ в бухучёте» в 1С:ЗУП нужен для одного: передать в бухгалтерскую базу суммы налога, который фактически сняли с сотрудников, вместе с датами и сроками перечисления. Лежит он в разделе «Зарплата», создаётся раз в месяц после всех выплат.

Типичная ситуация: зарплату считаете в 1С:ЗУП, учёт ведёте в 1С:Бухгалтерии. Подходит 25-е, пора отправлять уведомление — а в бухгалтерской базе удержанный НДФЛ либо нулевой, либо не тот. Ниже — где найти документ отражения, как его заполнить, какие проводки он делает и как из этих данных собирается уведомление по НДФЛ.

Для чего нужен документ «Отражение удержанного НДФЛ в бухучёте» в 1С:ЗУП

С 2023 года НДФЛ платят с удержанной суммы, а не с начисленной. Дата удержания = дата выплаты. Бюджету важна не «зарплата за месяц», а сколько налога вы сняли при каждой выплате и в какой период она попала.

Когда расчёт живёт в ЗУП, а проводки уходят в Бухгалтерию по синхронизации, сумм удержанного налога в обмене «зарплатных» документов нет — их везёт отдельный документ. Он решает две задачи:

1. 🧾 Формирует проводку по удержанию налога (Дт 70 Кт 68.01).
2. 📤 Передаёт аналитику: дату удержания, срок перечисления, ставку, КПП и ОКТМО подразделения.

Без него в Бухгалтерии повиснет начисленная зарплата, но не будет данных, что налог удержан такого-то числа и в таком-то размере. Уведомление соберётся с нулями.

Отражение удержанного НДФЛ в бухучёте в 1С:ЗУП: где найти

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (ред. 3.1):

1. Раздел «Зарплата».
2. Пункт «Отражение удержанного НДФЛ в бухучёте». В части релизов он спрятан в группе «См. также» или в журнале «Все документы по НДФЛ».
3. Кнопка «Создать» → организация и месяц → «Заполнить».

Документ подтянет все удержания за период из проведённых ведомостей. Останется проверить суммы и провести.

Второй путь — из журнала: «Зарплата» → «Все начисления» или «Отчётность, справки» → журнал операций по НДФЛ, смотря какой релиз. Быстрее всего — через поиск по конфигурации (Ctrl+Shift+F или строка «Все функции») по слову «удержанного».

Сведения об удержанном НДФЛ в 1С:Бухгалтерия: где найти

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) документ-приёмник называется «Сведения об удержанном НДФЛ»:

1. Раздел «Зарплата и кадры».
2. Группа «НДФЛ» → «Сведения об удержанном НДФЛ» (в части релизов — «Все документы по НДФЛ»).
3. Документы, пришедшие из ЗУП по синхронизации, лежат здесь же и доступны для просмотра.

Если синхронизации нет, документ создаётся тут вручную кнопкой «Создать».

Как заполнить сведения об удержанном НДФЛ в 1С:Бухгалтерия

Порядок для ручного ввода — когда обмена с ЗУП нет и суммы переносят руками:

Поля, где ошибаются чаще всего:

Про ставки: по основной базе действует прогрессивная шкала, и налог с разных ставок должен идти отдельными строками. Дивиденды и доходы нерезидентов — тоже своими строками.

Проводки: что сформируется

Удержание НДФЛ уменьшает долг перед работником. Отдельной проводки «начислен налог» нет — она внутри начисления зарплаты. Удержание и уплата выглядят так:

Счёт 68.01 в 1С разбит на субсчета: 68.01.1 — расчёты налогового агента, 68.01.2 — задолженность на едином налоговом счёте. Программа подставляет их сама, вручную лезть не нужно.

Проверка на месте: оборот Дт 70 Кт 68.01 за период должен совпасть с суммой в документе отражения.

Где в 1С:ЗУП сформировать уведомление по НДФЛ

Уведомление об исчисленных суммах налогов в ЗУП 3.1 живёт не в разделе «Зарплата», а в отчётности:

1. «Отчётность, справки» → «Уведомления, сообщения и заявления».
2. «Создать» → группа «Уведомления» → «Уведомление об исчисленных суммах налогов».
3. Выбрать организацию и период (месяц + срок перечисления), нажать «Заполнить».

Программа подтянет НДФЛ из данных об удержании, разложит по КБК, ОКТМО и кодам периода. Взносы при необходимости добавляются в то же уведомление отдельными строками.

Как в 1С:ЗУП создать уведомление по НДФЛ: последовательность

Порядок жёсткий, перескакивать шаги нельзя:

1. ✅ Провести все ведомости на выплату за период (банк, касса, перечисления).
2. ✅ Создать и провести «Отражение удержанного НДФЛ в бухучёте».
3. ✅ Открыть «Уведомления, сообщения и заявления», создать уведомление, «Заполнить».
4. ✅ Сверить сумму с отчётом по удержанному НДФЛ.
5. ✅ Отправить через 1С-Отчётность или выгрузить файл для сторонней программы.

Где найти уведомление по НДФЛ в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 путей два:

• «Отчёты» → «Уведомления, сообщения и заявления» → Создать → «Уведомление об исчисленных суммах налогов».
• Через «Задачи организации» в разделе «Главное» — там уведомление по НДФЛ появляется само к сроку, с подсказкой по датам.

Второй путь удобнее: 1С сама предложит нужный период и не даст перепутать срок перечисления.

1С: какие ещё уведомления формируются в ЗУП

Кроме НДФЛ, в журнале уведомлений ЗУП 8.3 обычно встречаются:

• 📄 уведомление об исчисленных суммах страховых взносов;
• 📄 уведомления и сообщения в СФР (кадровые события, сведения о трудовой деятельности);
• 📄 заявления на зачёт/возврат переплаты по ЕНС (если функционал включён в вашей версии).

Все они лежат в одном журнале «Уведомления, сообщения и заявления» — там же, где уведомление по НДФЛ. Наличие конкретного вида зависит от версии (базовая / ПРОФ / КОРП) и релиза.

Когда подаются уведомления по НДФЛ: сроки

НДФЛ отчитывается и платится дважды в месяц. От того, в какой период попала выплата, зависит срок.

Пример. Зарплата за январь: аванс выплатили 20-го (НДФЛ 18 200 ₽), остаток — 5 февраля (НДФЛ 24 700 ₽). В уведомление до 25 января уйдёт 18 200 ₽, а 24 700 ₽ — только в февральское уведомление до 25 февраля. Одна зарплата, два уведомления.

Если срок падает на выходной, он переносится на следующий рабочий день.

Проверка удержанного НДФЛ в 1С

Перед отправкой уведомления сверьте суммы. Рабочие отчёты:

• 📊 «Удержанный НДФЛ» / «Контроль сроков уплаты НДФЛ» — раздел «Зарплата» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия). Показывает суммы по срокам перечисления.
• 🧾 «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» — стыковка удержаний с датами.
• 📄 ОСВ по счёту 68.01 — сальдо и обороты по агентскому налогу.

Контрольная цепочка: сумма в документе отражения = сумма в уведомлении = оборот Дт 70 Кт 68.01 за тот же период. Расходится хотя бы одно звено — ищите ошибку ниже.

Типичные ошибки при формировании уведомления по НДФЛ

Если данные всё равно не сходятся

Когда сверка не бьётся, а причину не видно:

1. Откройте «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» — увидите удержания, «повисшие» без даты.
2. Проверьте регистр накопления по НДФЛ через универсальный отчёт — нет ли записей с пустым сроком перечисления.
3. Сравните перечень ведомостей в ЗУП и в Бухгалтерии: расхождение в количестве документов сразу показывает, что обмен прошёл не полностью.
4. В крайнем случае перепроведите документы по НДФЛ последовательно: ведомости → отражение удержанного НДФЛ → уведомление.

Альтернативный путь, если обмен с Бухгалтерией сломан и починить его быстро не получается: сформируйте уведомление прямо в ЗУП, а в бухгалтерскую базу внесите одну сводную «Сведения об удержанном НДФЛ» руками — по данным отчёта «Удержанный НДФЛ». Отчётность уйдёт в срок, обмен доналадите потом.

Перед массовым перепроведением документов сделайте резервную копию базы. Откат проще, чем разбор последствий.

Частые вопросы