Что значит «переформировать документ» в 1С‑ЭДО и как это сделать

Переформировать документ в 1С‑ЭДО — значит заново собрать электронный документ из свежих данных учётной базы взамен прежнего, в котором нашлась ошибка. Старый файл при этом уходит, вместо него формируется новый — с исправленной суммой, номенклатурой или реквизитами.

Функция работает, пока документооборот ещё не закрыт: контрагент не подписал документ окончательно. Ниже — когда переформирование доступно, как переформировать электронный документ пошагово и что делать с тремя типовыми ошибками: в табличной части, в реквизитах и в формате.

Переформировать документ в 1С‑ЭДО: что это значит на практике

Электронный документ (ЭД) в 1С‑ЭДО — это не сам документ учёта (реализация, счёт‑фактура, УПД), а его выгрузка в утверждённом XML‑формате, подписанная электронной подписью. Пока вы правите реализацию в базе, отправленный XML остаётся прежним — он «застыл» на момент отправки.

Переформирование связывает их обратно. Вы меняете документ учёта, нажимаете «Переформировать» — и 1С удаляет старую версию ЭД из незавершённого документооборота и собирает новую по актуальным данным.

Проще говоря: это не редактирование отправленного файла (XML править нельзя — слетит подпись), а замена одного файла другим внутри одного и того же документооборота.

💡 Если контрагент ещё не открыл ваш документ, для него всё пройдёт незаметно — он увидит уже исправленную версию.

Когда переформирование доступно, а когда уже поздно

Ключевой признак — стадия документооборота. Пока цикл подписания не завершён с обеих сторон, ЭД можно заменить. Как только контрагент подписал — дороги расходятся.

Отслеживайте стадию в списке «Текущие дела ЭДО» или прямо в карточке электронного документа — там видно статус и доступные команды.

Видеоинструкция

Как переформировать документ ЭДО в 1С: пошагово

Порядок одинаков для реализации, УПД и счёта‑фактуры. Открывать отдельную обработку не нужно — всё делается из документа учёта.

Разберём три ситуации, ради которых переформирование чаще всего и запускают.

1. Ошибки в табличной части документа

Сюда попадают неверная номенклатура, количество, цена, сумма или ставка НДС в строках.

1. Откройте документ реализации (или УПД) в базе.
2. Исправьте строки табличной части, перепроведите документ.
3. Вызовите электронный документ и нажмите Переформировать.
4. Сверьте итоги в новом ЭД — суммы и НДС должны совпасть с исправленной табличной частью.

⚠️ Если документ уже отправлен, но не подписан — сначала система предложит удалить прежний незавершённый ЭД. Соглашайтесь: без этого новая версия не соберётся.

2. Ошибка в реквизитах документа

Реквизиты — это дата, номер, данные организации или контрагента, договор, грузополучатель. XML тянет их из справочников и шапки документа.

• Ошибка в своих данных (КПП, адрес, банк) — поправьте в справочнике Организации.
• Ошибка в данных контрагента — в карточке контрагента или в самом документе.
• Неверный номер или дата — прямо в шапке документа учёта.

После правки — снова Переформировать. Если меняете ИНН/КПП, из‑за которых шёл роуминг, проверьте настройку обмена с этим контрагентом — идентификатор участника ЭДО мог остаться прежним.

3. Ошибки формата электронного документа

Здесь ошибка не в цифрах, а в структуре XML: не заполнено обязательное поле формата, устаревший формат УПД, некорректный код вида операции.

• Обновите конфигурацию до актуального релиза — форматы электронных документов идут вместе с обновлением.
• Проверьте настройки ЭДО → вид исходящего документа (УПД, счёт‑фактура, накладная) должен соответствовать операции.
• Заполните обязательные для формата реквизиты (например, код товара, единицу измерения).
• Переформируйте документ — новый XML соберётся уже по действующему формату.

💡 Форматы ЭД периодически меняются приказами ФНС. Если контрагент отклонил документ с формулировкой про формат, почти всегда помогает обновление и переформирование.

Что произойдёт с прежним электронным документом

Многих пугает, что «потеряется история». Не потеряется.

• Прежний незавершённый ЭД удаляется из активного документооборота — но только если он не был подписан обеими сторонами.
• Новый ЭД создаётся в том же документообороте, с новой электронной подписью.
• Отправленные и подписанные ранее документы переформированием не затрагиваются — их так не исправить.

Если контрагент уже успел получить старую версию, но не подписал, — при отправке новой он увидит именно исправленный документ.

Переформирование, аннулирование и корректировка — не путать

Три разных инструмента под три разные стадии. Ошибиться легко, последствия — разные.

Правило простое: пока не подписано контрагентом — переформировать; после подписания — только корректировка, исправление или аннулирование.

Частые ошибки и как их избежать

Частые вопросы