Как сформировать и распечатать реестр счетов-фактур в 1С 8.3

Реестр счетов-фактур в 1С 8.3 — это не отдельный документ, который нужно «завести», а печатная форма-список, которую программа собирает из уже проведённых счетов-фактур. Отдельно вводить его руками не надо: выделяете документы в журнале и жмёте печать.

Частое заблуждение — что реестр приравнивают к журналу учёта счетов-фактур. Это разные вещи. Реестр — рабочий список для себя, аудитора или контрагента. Журнал учёта — регламентированная форма по Постановлению № 1137, и обязателен он только для посредников (комиссионеров, агентов, экспедиторов, застройщиков).

Ниже — как в 1С:Бухгалтерия 8.3 (БП 3.0) собрать реестр счетов-фактур выданных и полученных, распечатать, отправить по почте и сверить с поставщиком.

Что попадает в реестр счетов-фактур

Реестр — это таблица со списком счетов-фактур за период. Обычно в неё выводятся:

• 📅 дата и номер счёта-фактуры;
• 🏢 контрагент;
• 💰 сумма с НДС и сумма налога;
• 📄 документ-основание (реализация, поступление, аванс).

Два основных вида:

Как сформировать реестр счетов-фактур выданных

Список выданных счетов-фактур лежит в разделе Продажи → Счета-фактуры выданные.

Если кнопки Реестр документов не видно — значит, не выделена ни одна строка. Сначала выделяете, потом печатаете.

Как сформировать реестр счетов-фактур полученных

Логика та же, но идём в раздел Покупки → Счета-фактуры полученные.

1. Откройте журнал полученных счетов-фактур.
2. Задайте период и, при желании, отбор по поставщику.
3. Выделите строки (Ctrl+A — все).
4. Печать → Реестр документов.

Реестр полученных счетов-фактур особенно полезен перед сдачей декларации по НДС: по нему быстро видно, все ли входящие документы в базе и нет ли задвоений.

Печать реестра и отправка по email

Из формы реестра доступны стандартные действия 1С:

• 🖨 Печать — вывод на принтер.
• 💾 Сохранить — выгрузка в Excel, PDF или ODF, чтобы отправить файлом.
• ✉️ Отправить по почте — прямо из 1С, если настроена учётная запись электронной почты.

Чтобы работала отправка письмом прямо из программы, один раз настройте почту: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи (или личная учётная запись пользователя). Указываете адрес, сервер и пароль приложения — после этого кнопка Отправить цепляет реестр вложением автоматически.

Сверка счетов-фактур с контрагентом

Реестр — это ещё и основа для сверки. Расхождения по НДС между вами и поставщиком дешевле поймать до декларации, а не после требования из налоговой.

Варианты в 1С:

• Сверка данных учёта НДС — встроенный отчёт: Покупки/Продажи → Сверка данных учёта НДС. Сопоставляет ваши счета-фактуры с данными контрагента.
• Сервис «1С:Сверка» — автоматическая выгрузка книг покупок/продаж и сопоставление с контрагентами по ЭДО. Показывает, где суммы или реквизиты не сходятся.

Журнал учёта счетов-фактур — не путать с реестром

Если вы работаете как посредник (комиссия, агентский договор, экспедирование, застройщик), помимо реестра нужен журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур — это регламентированная форма.

Формируется он отдельно: Отчёты → Регламентированные отчёты → Журнал учёта счетов-фактур. Обычные продавцы и покупатели, которые не ведут посредническую деятельность, журнал не сдают — им достаточно книги покупок, книги продаж и рабочего реестра.

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Печатают из отбора, а отбор сбит. Реестр выводит то, что реально отобрано в журнале. Проверьте период и фильтры перед печатью, иначе часть документов «пропадёт».
• ❌ Не проведены документы-основания. Непроведённая реализация → нет счёта-фактуры → нет строки в реестре.
• ❌ Путают реестр и журнал учёта. Реестр не заменяет регламентированный журнал для посредников и наоборот.
• ❌ Сверяют реестр после сдачи декларации. Расхождения ищите до отправки — иначе получите автотребование и уточнёнку.
• ❌ Ждут в реестре авансовые счета-фактуры, а их отбор снят. Авансовые СФ выводятся вместе с отгрузочными, если они не отфильтрованы отдельно.

Частые вопросы