Где в 1С ЗУП найти, создать и отправить сведения о застрахованном лице

Сведения о застрахованном лице в 1С ЗУП находятся в разделе Кадры → Сведения о застрахованных лицах, а в свежих релизах — в рабочем месте Кадры → Застрахованные лица (СЭДО). Оттуда документ создаётся, проверяется и отправляется в ФСС (СФР) одной кнопкой.

Ситуация знакомая: сотрудник закрыл больничный, СФР прислал запрос — а банковских реквизитов в базе нет. Или приняли пятерых новичков, и надо разом отдать Фонду их способ выплаты. Ниже — где искать нужный документ в 1С 8.3, как его создать на сотрудника и договорника ГПХ, как выгрузить и отправить, что такое застрахованные лица СЭДО в 1С ЗУП и что делать с «сообщением 86».

Всё показано на 1С:ЗУП 3.1. Названия пунктов меню между релизами плавают, поэтому даю по два-три пути — какой-нибудь совпадёт с вашей конфигурацией.

Что это за сведения и зачем они ФСС (СФР)

С 2021 года пособия платит напрямую Фонд, а не работодатель. С 2023 года ФСС и ПФР объединены в СФР, но суть обмена та же: Фонду нужны реквизиты выплаты по каждому застрахованному лицу, иначе деньги некуда перечислять.

Вот эти реквизиты и есть «Сведения о застрахованном лице»:

• 💳 способ выплаты — на банковский счёт, на карту «МИР» или почтовым переводом;
• 🏦 реквизиты счёта или номер карты;
• 📮 почтовый адрес — если деньги идут переводом;
• 🆔 паспортные данные, СНИЛС, адрес регистрации.

Правовая рамка — 255-ФЗ и Правила из постановления № 2010: работодатель обязан передать в Фонд сведения, необходимые для назначения пособия, в установленный срок после запроса.

Где найти сведения о застрахованном лице в 1С ЗУП

Единой «одной кнопки» нет: сам документ живёт в кадровом блоке, а обмен с Фондом — в отчётности. Смотрите по своей задаче.

Через раздел «Кадры»

Основной путь к документу:

Кадры → Сведения о застрахованных лицах

Откроется журнал — здесь создаются документы на конкретного человека или сразу на список. Если пункта не видно, проверьте функционал: Настройка → Расчёт зарплаты → флажок про пособия за счёт ФСС / прямые выплаты.

Рабочее место «Застрахованные лица (СЭДО)»

В актуальных релизах ЗУП 3.1 удобнее работать не с журналом, а с рабочим местом:

Кадры → Застрахованные лица (СЭДО)

Это список всех сотрудников с признаком, отправлены по ним сведения или нет. Сразу видно, кто «не передан», и оттуда же создаются документы пачкой.

Через карточку сотрудника

Кадры → Сотрудники → нужный человек. Внизу карточки есть гиперссылки, среди них — переход к сведениям для ФСС и банковским реквизитам. Удобно, когда правите данные по одному человеку.

Через «Отчётность, справки»

Всё, что касается отправки и входящих запросов, ищите здесь:

Отчётность, справки → 1С-Отчётность

а также рабочие места по пособиям и электронному обмену:

Отчётность, справки → Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) / Проактивные выплаты

Именно сюда приходят сообщения СЭДО и запросы от СФР.

Как в 1С ЗУП создать сведения о застрахованном лице в ФСС

Документ создаётся по одному человеку или списком — зависит от того, закрываете вы разовый запрос или заводите базу с нуля.

На одного сотрудника

1. Откройте Кадры → Сведения о застрахованных лицах и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. Укажите способ выплаты: банковский счёт, карта «МИР» или почтовый перевод.
4. Заполните реквизиты, проверьте паспорт, СНИЛС и адрес.
5. Проведите документ.

Сразу на всех сотрудников

В рабочем месте Застрахованные лица (СЭДО) отберите тех, по кому сведения не переданы, отметьте галочками и нажмите Создать сведения (в части релизов — Заполнить). 1С сформирует документы пачкой, останется дозаполнить пустые реквизиты.

На договорника по ГПХ

Исполнители по договорам ГПХ с 2023 года тоже застрахованы по ВНиМ, и сведения на них подаются так же. Разница одна: в базе такой человек должен быть заведён как физлицо с договором ГПХ, иначе он не попадёт в отбор рабочего места. Проверьте, что в Настройка → Расчёт зарплаты включён учёт договоров ГПХ.

Как заполнить сведения перед отправкой

Документ бесполезен без корректных данных. Пробегитесь по чек-листу, прежде чем что-то выгружать.

Частая мелочь: в счёте 20 цифр, а не 16, как на карте. Номер карты в поле банковского счёта Фонд завернёт.

Как выгрузить сведения о застрахованном лице из 1С 8.3 ЗУП

Отдать данные в Фонд можно двумя способами. Выбор зависит от того, подключена ли у вас 1С-Отчётность.

Способ 1. Электронно через 1С-Отчётность (рекомендуется)

1. Откройте документ в журнале Кадры → Сведения о застрахованных лицах.
2. Проверьте заполнение, проведите документ.
3. Нажмите Отправить — данные уйдут в СФР через оператора ЭДО.
4. Следите за статусом обмена: должно прийти подтверждение о приёме.

Способ 2. Выгрузка в файл

1. В документе нажмите Выгрузить (или Ещё → Выгрузить).
2. Укажите папку — 1С сформирует XML нужного формата.
3. Файл загрузите в программу оператора или в шлюз Фонда.

Застрахованные лица СЭДО в 1С ЗУП: что это

СЭДО — социальный электронный документооборот с Фондом. По этому каналу СФР и работодатель обмениваются сообщениями по пособиям: Фонд шлёт запросы и уведомления, вы отвечаете.

Отчёт (документ) «Застрахованные лица (СЭДО)» — это то, во что превратились прежние «Сведения о застрахованных лицах». Суть та же: передать Фонду реквизиты выплаты, но уже в рамках проактивной схемы, где инициатор обмена — сам СФР.

Статусы сообщения в СЭДО подскажут, на каком этапе застрял обмен:

Когда отправлять сведения о застрахованных лицах

Ориентируйтесь на два момента:

• 📥 По запросу Фонда. Когда сотрудник открыл ЭЛН и СФР готовит выплату, в базу приходит запрос. Ответить нужно в течение 3 рабочих дней — срок из Правил проактивных выплат.
• 🆕 Заранее, при приёме. Реквизиты выплаты лучше передать сразу после трудоустройства или при их изменении (сменил банк, потерял карту). Тогда к моменту болезни Фонду не придётся ничего запрашивать.

Пропущенный срок задерживает пособие сотруднику, а претензии он адресует бухгалтерии.

Контроль сроков и напоминания в 1С

ЗУП сам подсказывает, где непорядок:

• 🔔 на начальной странице и в Задачи появляются напоминания о неотправленных сведениях;
• 🟠 в рабочем месте Застрахованные лица (СЭДО) люди без переданных сведений подсвечены;
• ⏳ у входящих запросов виден срок ответа — проверяйте список хотя бы раз в день.

Как отправить сведения о застрахованных лицах в ФСС через 1С ЗУП: частные случаи

Изменились данные работника

Сменил банк, фамилию, паспорт или адрес — создайте новый документ со сведениями и отправьте заново. Исправлять уже принятый Фондом документ бессмысленно: СФР ориентируется на последние полученные данные.

Уволенные работники

По уволенному сведения подавать не нужно, если он не на больничном. Но если ЭЛН открыт в период работы или в течение 30 календарных дней после увольнения, Фонд запросит данные — и ответить придётся, несмотря на увольнение. В рабочем месте СЭДО отбор по умолчанию скрывает уволенных, включите показ всех.

Скрытые сведения в рабочем месте

Строку по сотруднику можно скрыть кнопкой Скрыть — например, когда человек отказался давать реквизиты и вопрос закрыт. Чтобы вернуть скрытых, включите в настройке списка показ скрытых записей. Если сотрудник «пропал» из рабочего места, а сведения по нему не отправлены — почти всегда он просто скрыт.

Исправление ошибочных сведений для СФР

Порядок зависит от того, что именно напутали.

Ошибка в любых данных, кроме СНИЛС

Достаточно исправить данные в базе и отправить новый документ со сведениями. Фонд перезапишет реквизиты по СНИЛС — он служит ключом идентификации.

Ошибка в СНИЛС

Здесь простой перезаписью не обойтись: для Фонда неверный СНИЛС — это другой человек.

1. Отмените отправку / пометьте ошибочный документ на удаление, чтобы он не мешал.
2. Исправьте СНИЛС в карточке физлица.
3. Создайте и отправьте сведения заново с верным СНИЛС.
4. Если Фонд уже принял данные на «чужой» СНИЛС — пишите в отделение СФР, автоматом из 1С такое не снимается.

Сообщение 86 в ФСС и как его отправить в 1С

В СЭДО у сообщений есть числовые коды типов. Бухгалтеры часто спрашивают про «сообщение 86» — обычно за этим номером стоит входящее сообщение от Фонда в цепочке проактивных выплат, чаще всего о несоответствии переданных сведений о застрахованном лице. Реагировать надо из 1С.

Отдельной кнопки «86» в программе нет — сообщение обрабатывается штатно:

1. Зайдите в рабочее место обмена: Отчётность, справки → 1С-Отчётность (входящие) либо Проактивные выплаты.
2. Найдите новое входящее сообщение от СФР — непрочитанные выделены.
3. Откройте и прочитайте, что запрашивает Фонд.
4. Если нужны данные застрахованного лица — сформируйте ответ прямо из сообщения кнопкой Ответить / Создать ответ.
5. Заполните недостающие поля, проведите и нажмите Отправить.
6. Дождитесь смены статуса на «Принято».

Если сообщение долго не появляется, обновите входящие кнопкой Получить — автозагрузка иногда запаздывает.

Несоответствие сведений о застрахованном лице

Такое уведомление означает: данные из вашей базы не совпали с тем, что у Фонда (паспорт, ФИО, дата рождения при том же СНИЛС). Сверьте карточку физлица с паспортом сотрудника, исправьте расхождение и отправьте сведения заново. Если верны ваши данные, а устарели данные Фонда — сотруднику надо обратиться в СФР лично.

Типичные ошибки и как их снять

Чем проверить себя перед закрытием месяца

Два быстрых среза, которые ловят почти все дыры:

• 📋 рабочее место Застрахованные лица (СЭДО) с отбором «сведения не отправлены» — идеально должно быть пусто;
• 🧾 раздел Кадровые отчёты → отчёты по личным данным сотрудников: покажет пустые СНИЛС, паспорта и адреса до того, как их запросит Фонд.

Заодно посмотрите на ЕФС-1: те же личные данные уходят в подраздел по кадровым мероприятиям, и ошибка в СНИЛС завернёт оба отчёта сразу.

Если не помогло: куда ещё смотреть

Когда документ упорно не находится или не отправляется, проверьте по порядку:

• 🔄 Релиз конфигурации. Форматы обмена с СФР меняются. На старом релизе Фонд отклоняет даже корректные данные — обновите ЗУП.
• 🔑 Электронную подпись. Истёкший или непривязанный сертификат блокирует отправку. Проверьте в настройках 1С-Отчётности.
• 🏢 Регистрацию в СЭДО. Организация должна быть подключена к электронному обмену с Фондом на стороне оператора.
• 📞 Оператора ЭДО. Если 1С-Отчётность подключена через партнёра, часть настроек делается на их стороне — иногда быстрее позвонить в поддержку.

Совсем крайний вариант: выгрузить XML из 1С и загрузить его в личном кабинете страхователя на сайте СФР. Срок вы не сорвёте, а с обменом разберётесь потом.

Частые вопросы