Выдача денег под отчёт в 1С: заявление, приказ и проводки

Бухгалтеру говорят: «Выдай Иванову 15 000 на канцелярию». А дальше вопросы. Нужно ли заявление? Или хватит приказа? И где вообще в 1С сделать это заявление на выдачу денежных средств под отчёт — отдельным документом или как-то из кассы?

Разберём по порядку: чем заявление отличается от приказа, что из этого требует закон, где в 1С Бухгалтерии 8.3 печатается заявление на выдачу денег под отчёт, как провести саму выдачу через РКО или карту и какие получаются проводки.

Заявление или приказ — что нужно для выдачи под отчёт

Основание для выдачи денег подотчётному лицу — распорядительный документ. Здесь у вас есть выбор, и это прямо закреплено в п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У.

Выдать деньги можно на основании одного из двух документов:

• 📝 Заявление подотчётного лица — работник сам просит выдать сумму, руководитель ставит согласование.
• 📋 Приказ (распоряжение) руководителя — инициатива идёт «сверху», заявление от работника не нужно.

💡 До 19 августа 2017 года заявление было обязательным всегда. Указание № 4416-У добавило альтернативу — приказ. Теперь достаточно чего-то одного, оформлять оба документа на одну выдачу не нужно.

Ещё одно послабление из той же реформы: выдать новую сумму под отчёт можно, даже если работник не отчитался по предыдущей. Раньше долг по старому авансу блокировал новую выдачу — сейчас это на усмотрение организации.

Что должно быть в заявлении

Жёсткой формы нет, пишется в свободной. Но набор реквизитов сложился, и без него заявление «не работает».

Раньше требовалась собственноручная надпись руководителя о сумме и сроке прямо на заявлении. Сейчас резолюция желательна, но её роль может играть приказ.

Образец заявления

Директору ООО «Ромашка»
Петрову П. П.
от менеджера Иванова И. И.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать под отчёт 15 000 (Пятнадцать тысяч) рублей
на приобретение канцелярских товаров сроком на 10 календарных дней.

12.07.2026            Иванов /Иванов И. И./

Резолюция: Выдать 15 000 руб. на 10 дней.
Директор Петров /Петров П. П./  12.07.2026

Приказ на выдачу денежных средств под отчёт в 1С

Если идёте через приказ — заявление не потребуется. Приказ удобен, когда подотчётников много или суммы выдаются регулярно: одним документом можно утвердить список лиц, лимиты и сроки на весь квартал.

Что включить в приказ:

• перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчёт;
• предельные суммы по каждому или общий лимит;
• срок, на который выдаются деньги;
• срок сдачи авансового отчёта.

⚠️ В типовой 1С Бухгалтерии 8.3 нет отдельного документа «Приказ на подотчёт». Приказ готовится в текстовом редакторе, подписывается и хранится как скан. К записи о выдаче в 1С его можно прикрепить через «Присоединённые файлы» (скрепка в форме документа).

Как в 1С сделать заявление на выдачу денег под отчёт

Само заявление — первичка, которую пишет работник. Но в 1С Бухгалтерии 8.3 есть удобный момент: печатную форму заявления можно получить прямо из кассового документа, не набирая её вручную.

Порядок такой:

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы и создайте Выдачу наличных (РКО).
2. Вид операции — Выдача подотчётному лицу.
3. Заполните получателя, сумму, основание и назначение платежа.
4. Проведите документ.
5. Нажмите Печать и выберите форму заявления (в ряде релизов и отраслевых конфигураций — «Заявление на выдачу денежных средств под отчёт»).

💡 В базовой БП 3.0 стандартный набор печатных форм РКО — это КО-2 и Расписка. Готовой формы «Заявление» там может не быть. Если её нет в меню, заявление оформляют отдельным шаблоном или дополнительной печатной формой; данные для неё всё равно берутся из этого же РКО.

Логика здесь простая: заявление и приказ — это основание, а в 1С вы отражаете факт выдачи. Поэтому «сделать заявление в 1С» на практике означает — оформить выдачу так, чтобы из неё распечатать бланк.

Оформление выдачи денег под отчёт

Выдать подотчётные деньги можно двумя способами. Выбор влияет на счёт кредита в проводке.

Наличными через РКО

Банк и касса → Кассовые документы → Выдача → Выдача подотчётному лицу. Указываете сотрудника, сумму, основание («Заявление №… от…» или «Приказ №… от…»).

Перечислением на карту

Банк и касса → Банковские выписки → Списание. Вид операции — Перечисление подотчётному лицу. Если платите на личную карту работника, в назначении платежа прямо укажите, что это подотчётные средства, — так у банка не будет вопросов по НДФЛ.

Проводки по выдаче под отчёт

Расчёты с подотчётниками ведутся на счёте 71. Дебет — выдали, кредит — списали по отчёту или вернули.

Авансовый отчёт: закрываем выданную сумму

Выдача — только половина дела. Работник обязан отчитаться в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы деньги (или после выхода на работу).

Документ Банк и касса → Авансовые отчёты. Заполняется по вкладкам:

• 💰 Авансы — подбираете ранее выданный РКО или списание, чтобы 1С увидела остаток.
• 🛒 Товары — что купил работник, с какого поставщика, ставки НДС.
• 📄 Прочее — билеты, услуги, госпошлины и другие расходы без оприходования товара.
• 🔁 Возвратная тара — используется редко.

После проведения расходы уйдут в дебет затратных счетов, а сумма на счёте 71 закроется.

Перерасход и возврат

• Потратил больше выданного → на счёте 71 останется кредитовый остаток (долг фирмы перед работником). Гасится РКО или перечислением.
• Потратил меньше → дебетовый остаток. Работник возвращает разницу приходным кассовым ордером.

Типичные ошибки

• 🔴 Оформили и заявление, и приказ на одну выдачу. Достаточно одного основания. Дубль не ошибка, но лишняя работа.
• 🔴 В заявлении нет срока. Без срока непонятно, когда наступают 3 дня на отчёт, — налоговая может признать долг доходом работника.
• 🔴 Выдали на карту без пометки «под отчёт». Банк и инспекция могут расценить перевод как зарплату или иной доход с НДФЛ и взносами.
• 🔴 Неверный остаток в авансовом отчёте. Обычно причина — не подобран или не проведён документ выдачи. Проверьте вкладку «Авансы» и даты.
• 🔴 Забыли про НДС по чекам. Если в кассовом чеке НДС выделен, но нет счёта-фактуры, к вычету его не принять — относите на расходы.

Проверка расчётов с подотчётниками

Чтобы увидеть, кто не отчитался, сформируйте ОСВ по счёту 71 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту).

Читается так:

• дебетовое сальдо по сотруднику — за ним висит невозвращённый аванс;
• кредитовое сальдо — фирма должна работнику (был перерасход);
• нулевое сальдо — по подотчётнику всё закрыто.

💡 Настройте группировку по субконто «Работники» — сразу увидите поимённо, с кого спросить авансовый отчёт.

Частые вопросы